Beszerzési igénylés:

Egy szervezetben különböző részlegek vannak. Az osztályoknak szükségük lehet bizonyos anyagokra vagy szolgáltatásokra. Az osztályhoz tartozó alkalmazottnak beszerzési kérelmet vagy beszerzési igénylést kell benyújtania. Ennek a beszerzési igénynek olyan információkat kell tartalmaznia, mint az anyag/szolgáltatás neve, mennyisége, a szállítás várható időpontja és várható ára. A beszerzési igényt a pénzügyi osztály jóváhagyásának kezdeményezése előtt az osztályvezetőnek is jóvá kell hagynia. Miután a pénzügyi osztály vezetője jóváhagyja a beszerzési igénylést, a beszerzési csoport létrehozza a beszerzési rendelést, hogy a beszerzési osztály intézkedhessen.

Beszerzési rendelés:

Mihelyt a beszerzési rendelés elkészült, a beszerzési osztály elindítja a beszerzési folyamatot. A beszerzési osztály átadja a beszerzési rendelést a szállítónak; a szállító szállítja az árut vagy szolgáltatást a vállalatnak, és ennek megfelelően számláz a vállalatnak.

A beszerzési rendelés olyan információkat tartalmaz, mint például:

Az árubeszerzés (GR):

Amikor a szervezet megkapja az árut, az árubeszerzést (GR) T kóddal könyvelik a sap rendszerben: MIGO

Az alábbi könyvelési tétel a sap

DR-ben kerül könyvelésre. Leltárszámla

CR. GR/IR számla

Számlaátvétel (IR):

Amikor a szervezet megkapja a számlát a szállítótól, a számlaátvételt (IR) a sapban T kóddal könyveljük: MIRO

A szállítói számla számviteli bizonylatát a sapban az alábbiak szerint könyvelik

CR. Vendor

DR. GR/IR

Fizetési kötelezettség (szállítói számla) jön létre a szállító kifizetéséhez.

Vállalkozói fizetés:

A szállítót időben ki kell fizetni. (A szervezetnek nagyszámú szállítója lehet, akiknek nagyszámú számla esedékes kifizetésre. Ezért biztosítja a fizetési folyamat automatizálásának funkcióját.)

Automatikus fizetési program (APP) végrehajtása. Összegyűjti a kifizetésre váró számlákat, és feldolgozza azokat a kifizetéshez.

Az APP eredményeként az alábbi könyvelési tételek kerülnek könyvelésre:

DR. Vendor

CR. Banki elszámolási számla

Mihelyt a szervezet online megkapja a bankszámlakivonatot, a bankszámlakivonat betöltődik a sapba, és automatikus banki egyeztetés történik, amelynek eredményeként az alábbi számviteli bizonylat keletkezik:

DR. Banki elszámolási számla

CR. Fő bankszámla