2008 óta nem dolgoztam irodában – rendes irodában -. Akkoriban egy öntapadós cetlikkel teleragasztott fülkében dolgoztam, és egy megkérdőjelezhető ergonómiai értékű íróasztali székem volt. A megbeszéléseket a tárgyalóban tartottam, az ebédet az asztalomnál ebédeltem. A kollégáim a közeli fülkékben tanácsokat adtak és pletykáltak. Voltak egerek, akik éjszakai látogatásaik apró bizonyítékait az íróasztalom fiókjaiban hagyták.

Most az íróasztalom egy öntapadós jegyzetekkel borított falra néz, és a székem még mindig kétes ergonómiai értékű – de az az íróasztal az otthonomban van. A megbeszéléseim telefonon vagy Skype-on keresztül zajlanak, és a legtöbb üzenetváltás e-mailben vagy sms-ben történik. Csend van. Nem vesztegetem az időt az ingázással, és még egy adag szennyest is el tudok mosni, ha lehetőségem van rá.

Már nem csak a hozzám hasonló szabadúszók, hanem egyre többen választják a távmunkát. Egy alternatív irodahelyiség-szolgáltató 2018-as felmérése örömmel számolt be arról, hogy a munkavállalók 70 százaléka világszerte legalább hetente egyszer távolról dolgozik. Egyesek azt javasolják, hogy a startupoknak egyáltalán ne is törődjenek azzal, hogy irodahelyiséget szerezzenek be. Nemrég interjút készítettem egy alkalmazásokat készítő cég két alapítójával, akik közül az egyik New Yorkban, a másik pedig Georgiában élt. Ritkán találkoztak szemtől szembe.

Ha tehát nekem nincs szükségem irodára, és ha az amerikaiak 5 százalékának, akik csak távolról dolgoznak, nincs szüksége irodára, és ha az emberek 70 százalékának, akik már most is távolról dolgoznak néhányszor, nincs szüksége irodára, és ha a startupoknak nincs, akkor kinek van? Tulajdonképpen mire való egy iroda?

Termelékenységi tervezés

A vállalati iroda, ahogyan mi ismerjük, viszonylag új találmány. A 20. század elején az irodák a papírmunka gyárai voltak – íróasztalok sorai, tele hivatalnokok soraival; a magasabb beosztásúaknak saját irodáik voltak, gyakran a gyár területét beharangozva. A század közepén a hatékonysági mérőszámokat is bevezették, de a termelékenységet senki sem tudta igazán számszerűsíteni. A nyitott alaprajzot, amely a papírmunka-gyár leszármazottja, olyan építészek, mint Frank Lloyd Wright, támogatták, hogy elősegítsék az együttműködést és lebontsák a falakat, mind szó szerint, mind társadalmilag. Az 1960-as évek végén feltalálták a fülkét, mint egy futurisztikus kísérletet arra, hogy összeházasítsák az emberek tényleges munkamódszerét a nyitott térrel elvárt hatékonysággal.

Bármennyire is azt gondoljuk, hogy az irodák a 20. század eleje óta megváltoztak, valójában nem változtak. A megbízható nyitott terv ma a legelterjedtebb irodai kialakítás az Egyesült Államokban, de egyben a leggyűlöltebb is – hangos, nincs benne magánszféra, és rossz jeleket küld a bizalomról. És pontosan abban vall kudarcot, amire elvileg hivatott: az együttműködésre való ösztönzésben. Egy 2018-as tanulmány, amely két újonnan kialakított nagyvállalati irodában követte nyomon a dolgozók interakcióját, megállapította, hogy a személyes interakció mindkettőben körülbelül 70 százalékkal csökkent, és az e-mail és a digitális kommunikáció egyéb formái is visszaszorultak. “Úgy tűnt, hogy a nyitott architektúra természetes emberi reakciót vált ki az irodatársaktól való szociális visszavonulásra” – állapították meg a szerzők.”

Az ingázás igazolása

Az irodák életének nagy részében az alkalmazottaknak kellett használniuk. Most már nem, és ez nagy nyomást gyakorol a vezetőkre, hogy igazolják az irodákat. “Az egyik elképzelés az volt, hogy olyan interakciót biztosítottak, amire rajtuk kívül nem volt lehetőség” – mondta Nikil Saval, a 2014-es Cubed: A Secret History of the Workplace (A munkahely titkos története) című könyvének szerzője. 2013-ban, amikor Saval a könyvén dolgozott, az irodatervezés divatos szava a szerendipitás volt: az irodában lenni azt jelentette, hogy az embernek lesznek olyan nem tervezett találkozói, amelyek kreativitáshoz, innovációhoz és együttműködéshez vezetnek.

A koncepció már évtizedek óta létezik. A Bell Labs bámulatos teljesítményét a campus hosszú folyosóinak tulajdonították, amelyek a mérnököket, vegyészeket és kutatókat szerencsés folyosói ütközésekre kényszerítették. Még akkor is, amikor a távmunka egyre jobban terjedt, Marissa Mayer, a Yahoo akkori vezetője 2013-ban betiltotta azt. “A legjobb döntések és meglátások némelyike a folyosói és kávézói beszélgetésekből, új emberekkel való találkozásból és rögtönzött csapatmegbeszélésekből származik” – állt a Yahoo mintegy 11 500 alkalmazottjának szóló emlékeztetőben.

Ez a szerendipitás volt az irodák létjogosultságának adott oka. Kristen Conry, a San Francisco-i székhelyű Gensler építészeti és tervezőiroda ügyvezető igazgatója egy e-mailben kifejtette, hogy a tervezők még mindig “gondosan átgondolt forgalmi utakkal” próbálják előállítani a szerendipitást.”

Lisa Reed, a St. Louis-i székhelyű HOK építészeti, mérnöki és várostervező cég projektvezetője szerint a szerendipitást olyan környezetekkel lehet elősegíteni, amelyekben az emberek biztonságban érzik magukat. “Látom a vágyat a “reszimmerikus” környezetek iránt, ahol lakóhelyi tulajdonságokat viszünk a munkahelyre – legyen szó akár egy nappali stílusú tárgyalóról, vagy egy olyan pihenőszobán való áthaladásról, amely olyan, mint egy hangulatos otthoni konyha, nagyobb valószínűséggel veszítjük el a védelmet, nyitottak vagyunk a beszélgetésre, és néhány pillanatra felfedezzük, hogy az ilyen típusú környezetekben hová vezet a beszélgetés” – mondta Reed.

Az eredmények számszerűsítése

De vajon működik ez? Azok a vállalatok, amelyek beruháznak a munkaterületeik szerendipitásra és jólétre való optimalizálásába, most már adatokat gyűjthetnek, hogy igazolják döntéseiket, bár ennek van néhány idegesítő következménye. A bostoni székhelyű Humanyze tanácsadó ügynökség szociometriai azonosító jelvényeket használ, amelyek mikrofonokat tartalmaznak, amelyek megállapítják, hogy az emberek beszélnek-e, és gyorsulásmérőket, amelyek figyelik a fizikai mozgásukat. Taemie Kim, a Humanyze társalapítója és vezető kutatója szerint az adatok meglepőek lehetnek. Például az egyik vállalat, amely a Humanyze ügyfele volt, több kis pihenőszobával rendelkezett, amelyek mindegyike egy-egy “vacak” kávéfőzőnek adott otthont. “Senki sem volt igazán elégedett a kávéval” – mondta Kim, és ami még rosszabb, túl sok gép volt, ami “nem adott lehetőséget az embereknek arra, hogy egymásba botoljanak a kávéért”. A Humanyze azt javasolta, hogy fektessenek be egy jobb minőségű gépbe, amelyet központi helyen helyezzenek el. Nemcsak az emberek voltak boldogabbak, de a lépés “óriási mértékben növelte a nem tervezett összefutások számát más csapatokban dolgozó emberekkel” – mondta Kim. Az elküldött irodán belüli e-mailek és a naptári események száma is megugrott.

Az, hogy a több megbeszélés több kreativitást eredményezne, kevés empirikus bizonyíték van, de egy 2012-es tanulmány, amely szociometriai jelvényeket használt, megállapította, hogy az emberek mind tudományos, mind ipari környezetben egy szabványosított kreatív értékelő skála szerint kreatívabbak voltak, amikor személyesen találkoztak.

A termelékenységi rejtvény megoldása

A jövő irodája tehát csak egy számítás az ingatlanok költsége és a rugalmasság előnyei között? Néhány nagyvállalat, például a Bank of America és az IBM csökkentette vagy megszüntette a távmunka lehetőségeit; az IBM még azután is így tett, hogy 2009-ben arról számolt be, hogy globális alkalmazottainak 40 százaléka távolról dolgozik, ami lehetővé tette számára, hogy közel 2 milliárd dollár értékű ingatlanvagyonát eladja. Ez azt jelzi, hogy a nagyvállalatok újra befektetnek a kisebb terekbe, és arra számítanak, hogy a személyes kapcsolatok nyereségesek lesznek a csökkentett létszámú munkaerő számára.

Az innovációra és a szerencsére való tervezés csak egy része a termelékenységi rejtvény megoldásának; az emberre való tervezés az egész. Vannak, akiknek az a “resimmerikus” környezet kell; másoknak egy nagyszerű kávéfőző vagy egy ajtó kell, amely kizárja a zajt. Szabadon bevallom, hogy minden jelenlegi termelékenységem ellenére hiányzik az iroda: leginkább az emberek, valamint az a lehetőség, hogy egyszerűen személyesen feltehessek valakinek egy kérdést. Egy évtizednyi otthon töltött idő után valószínűleg még az egereket sem bánnám.