Vállalkozása van? Valószínűleg Önnek is sok levéllel kell foglalkoznia. Egyszerűsítse a levelek kezelését azzal, hogy az összes csomagot & csigapostát továbbítja és online kezeli.

A kisvállalkozások vezetése sosem könnyű feladat; attól függően, hogy milyen iparágat és ügyfeleket szolgál ki, bonyolult műveletekkel, HR-rel, állami szabályozásokkal kell foglalkoznia (és a lista folytatható.) Ráadásul számos olyan adminisztratív feladat van, amely az amúgy is nagyon elfoglalt tulajdonos figyelmét igényli.

A blog megírásának idején a Covid-19 új valóságként állt be. A távmunkahelyek, a társadalmi távolságtartás és az otthonmaradás megrendelései szó szerint minden vállalkozást felforgattak. Azok, amelyek képesek voltak online menni, képesek voltak átvészelni a vihart és új körülmények között működni. Az olyan helyi vállalkozásoknak, mint például az éttermek, amelyek nem fektettek nagymértékben a digitális alternatívákba, nem volt más lehetőségük, mint bezárni.

A posta átvehetősége kritikus fontosságúvá vált; mivel mindenki otthonról dolgozik, ki megy be az irodába csak azért, hogy felvegye a postát? Nagyon kényelmetlen és nagy időrabló.

Mi az a postai továbbítás?

Amikor normál esetben a postát az üzleti telephelyén kapná meg, a postai továbbítással Ön értesíti az USPS-t a postai kézbesítés átirányításáról, és ahelyett, hogy a korábbi telephelyére küldené a leveleket, minden levelet az új telephelyére továbbít. Erre a legjobban úgy lehet gondolni, hogy ha egy vállalkozás átköltözik: mi történik azokkal a kapcsolattartókkal, akik csak a korábbi címét ismerik? Át kellene néznie az összes barát, üzleti partner & ügyfél listáját, hogy tájékoztassa őket a címről (ami egyáltalán nem praktikus.)

A postai továbbítással az összes levelét átirányítja a korábbi helyéről az új helyére. Mindössze annyit kell tennie ahhoz, hogy ez a folyamat elinduljon, hogy kitöltse a címváltoztatást az USPS-nél. És néhány napon belül minden készen áll.

Hogyan továbbítsa az üzleti leveleket

Most, mielőtt rátérnénk az üzleti levelek továbbításának legjobb módjára (azaz egy virtuális postafiók-szolgáltatásra való feliratkozással), nézzük meg, hogyan használhatja egyszerűen az Egyesült Államok postai szolgálatát az üzleti továbbítási cím megváltoztatásához.

Az első lehetőség, amelyet az USPS kínál, egy postafiók megnyitása. Ezért minden további nélkül rátérünk a részletekre.

USPS postafiókok üzleti célokra

A postafiókokat számos helyi postahivatal kínálja, és mind személyes, mind üzleti célokra használhatók. Biztonságosak, elérhetőek és könnyen nyithatók online. Érdemes azonban megjegyezni, hogy hetente egyszer vagy kétszer még mindig meg kell látogatnia a postahivatalt, hogy összeszedjen mindent, ami beérkezett; egyeseknek ez elég ahhoz, hogy elriassza őket.

Mielőtt döntene, megnézzük a postafiók üzleti célú postai továbbításként való használatának előnyeit és hátrányait.

A postafiókok előnyei

• Ez egy biztonságos módja a posta fogadásának, amíg Ön nincs az irodában.
• Nem kell aggódnia amiatt, hogy a csomagok a küszöbén állnak.
• Egyszerűen biztonságban tarthatja a bizalmas dokumentumokat.
• A postafiókjához akkor utazhat, amikor Önnek kényelmes.
• Némelyik a nap 24 órájában, a hét minden napján nyitva van.

A postafiókok hátrányai

• Nincs más választása, mint hetente egyszer, kétszer vagy háromszor elmenni a fizikai postafiókhoz.
• Nem olyan biztonságos, mint a virtuális postafiók, mivel közvetlenül mindenki más postafiókja mellett van.
• Ha az irodája messzire költözik, meg kell változtatnia a postafiókját, mivel az nem költözik Önnel.

USPS Business Mail Pickup

Ez a lehetőség azoknak szól, akik sok levelet kapnak (vagy számos csomagot és csomagot, amelyek túl nagyok a legnagyobb postafiókhoz).

Hogyan működik?

A posta átveszi az összes üzleti címre küldött levelét, ha az irodája elköltözött, vagy ha már teljes munkaidőben otthonról dolgozik. Ezután egyeztet egy időpontot az összes levél, csomag és csomag átvételére, megjelenik, összeszedi őket, és már készen is van!

Hogyan kezdjem el?

Ha érdekli (bár javasoljuk, hogy nézze meg az alábbi előnyöket és hátrányokat, mielőtt megállapodna), itt van, hogyan kell beállítani az üzleti levelek átvételét. Nem tart sokáig, csak két személyi igazolványt kell benyújtania és egy űrlapot kitöltenie.

1. Megtalálja a PS Form 1093-C online.
2. Nyomtassa ki.
3. Töltse ki a “Application for Post Office Caller Service” részt.
4. Vigye magával a kitöltött űrlapot és kétféle, a kormány által jóváhagyott amerikai személyazonosító okmányt. Az elsődleges formanyomtatványhoz az alábbiak egyikét használhatja (biztosítva, hogy azok szövetségi, állami vagy törzsi kibocsátásúak legyenek):
   1. Állami jogosítvány
   2. Nem…vezetői igazolvány
   3. Uniformed Service ID card
   4. US Armed Forces card
   5. Corporate identification
   6. US passport
   7. US passport card
   8. US university identification
   9. US permanent resident kártya
   10. Az Egyesült Államok Állampolgársági és Bevándorlási Szolgálata által kiállított személyazonosító igazolvány
   11. USA honosítási vagy állampolgársági bizonyítvány
   12. Törzsi személyazonosító igazolvány

A másodlagos személyazonosító okmányhoz, a következők egyikét hozhatja magával:

1. Lízingszerződés
2. Hitelszerződés
3. Vagyonkezelői okirat
4. Választói regisztrációs kártya
5. Házbiztosítási kötvény
6. Jármű-nyilvántartási kártya
7. Számla
8. Formanyomtatvány I…94
9. Járműbiztosítási kötvény
10. Döntse el, hogy melyik szolgáltatási lehetőséget szeretné. Ez lehet 1 év vagy 6 hónap.
11. Fizesse meg a díjat. Győződjön meg róla, hogy ezt abban a postahivatalban teszi meg, ahol ezt a szolgáltatást igénybe fogja venni. Fizethet hitel- vagy bankkártyával, készpénzzel, csekkel vagy átutalással.
12. Amikor csak akarja, vegye át üzleti leveleit.

Az üzleti levélfelvétel előnyei

• Nagyméretű küldeményeket kaphat anélkül, hogy aggódnia kellene, hogy beférnek-e a postafiókjába.
• Ha nincs postafiókja, akkor itt a lehetőség, hogy még jobb szolgáltatást kapjon.
• A postáját akkor veheti át, amikor Önnek kényelmes.
• Vállalkozása könnyen bővülhet anélkül, hogy attól kellene tartania, hogy nem tud megbirkózni a beáramló postával.

Az üzleti levélfelvétel hátrányai

• Nem biztos, hogy szeretne fizetni egy olyan postai szolgáltatásért, amely egy évig vagy 6 hónapig tart, különösen, ha induló vállalkozásról van szó, mivel ez egy helyre korlátozza Önt.
• Még mindig egy adott helyre kell utaznia, hogy átvegye a postáját.
• Az utazási időtől függően meglehetősen időigényes lehet.

Oké, most, hogy már ismeri az USPS által kínált postai továbbítási üzleti címszolgáltatásokat, itt az ideje, hogy megmutassuk, hova érdemes igazán pénzt tenni!

Miért van szüksége a kisvállalkozásának postai továbbításra?

Rengeteg oka van annak, hogy a kisvállalkozásának szüksége van postai továbbításra! Most sorban végigmegyünk mindegyiken, de ha nincs sok ideje, csak robogjon le a fejezet végére, ahol egy gyors áttekintő listát talál.

Szóval, ha még mindig velünk van, ugorjunk rögtön azokra az előnyökre, amelyeket akkor élvezhet, ha virtuális levéltovábbítási szolgáltatást állít be.

Kényelem

Amikor egy csomagot küldenek Önnek, és ahhoz, hogy átvegye, Önnek a közelben kell lennie, problémás lehet, ha Ön történetesen nincs az irodában, egy munkahelyen jár, vagy egyszerűen túl elfoglalt ahhoz, hogy átvegye a csomagját. Amit az üzlettulajdonosok végül tesznek, az az, hogy feliratkoznak egy postafiókra, hogy minden csomagot és levelet megkapjanak. Ez egy új problémát szül; a hét egy bizonyos napját ki kell jelölnie arra, hogy elmenjen a helyi postahivatalba, beálljon a sorba, és átvegye a postáját. De mi lenne, ha valaki csak az Ön felhatalmazásával írná alá a csomagjait, méghozzá töredék áron, mintha a titkárnője tenné ezt meg? Mi lenne, ha kérhetné, hogy a csomagot igény szerint az Ön helyére szállítsák, akár 80%-kal olcsóbban, mint a szokásos szállítási díjak? Az időmegtakarítás és a szállítási költségek előnye elég nyilvánvaló.

Levélbiztonság

Amikor az Ön telephelyére érkezik a posta, ahhoz általában nagyjából bárki hozzáférhet, aki csak rá akarja tenni a kezét. A személyazonossági lopástól kezdve a levéllopásig, és minden, ami a kettő között van, valószínűleg nem a legjobb ötlet, ha a levelek felügyelet nélkül vagy távollétedben a helyszínen maradnak. Ha kiszervezi postáját, minden csomagot egy olyan raktárban tárolnak, ahol 24/7 felügyeleti rendszer és helyszíni biztonsági személyzet van. Nincs biztonságosabb hely a csigaposta tárolására, mint egy postai továbbító létesítmény.

Élesnek látszik

Vállalkozásként nincs rosszabb, mint szakszerűtlennek látszani, igaz? Nos, ha Ön egy online vállalkozás, vagy egyszerűen csak úgy döntött, hogy postafiók vagy az otthoni címe alatt regisztrálja azt, ez számos problémával jár.

Nem csak a biztonsági aggályokat kell figyelembe vennie (a dühös ügyfelek ismerik a lakóhelyét stb.), de a vállalkozása egyáltalán nem tűnik professzionálisnak. Egy postafiókba bejegyzett vállalkozás biztosan nem néz ki olyan jól, mint egy valódi fizikai címre bejegyzett vállalkozás.

Home Privacy

Ezt már érintettük egy kicsit, de amikor úgy dönt, hogy az otthoni címét szeretné használni üzleti levelezéshez, akkor ezzel szó szerint minden rossz szándékú online személynek kiteszi ezt a címet. A dühös ügyfelek, alkalmazottak vagy befektetők egy egyszerű Google-kereséssel megtudhatják az Ön és családja hollétét. Ha vállalkozását egy valódi fizikai címmel regisztrálja, amely nem az otthoni címe, az megvédi magánéletét és családját.

Állandó cím

Mi történik, ha úgy dönt, hogy áthelyezi vállalkozása székhelyét? Folyamatosan frissítenie kell az összes elérhetőségi adatot, tájékoztatnia kell az ügyfeleket a költözésről, és ki kell töltenie a címváltoztatási űrlapokat az USPS-nél. Ha virtuális címet regisztrál, ez a cím egy életre az Öné marad, függetlenül attól, hogy fizikailag hol található. Gondoljon csak bele; megváltoztatja a telefonszámát, amikor elköltözik? Akkor miért kellene megváltoztatnia a levelezési címét, amikor ezt teszi?

Streamlined Mail Management

Ha virtuális üzleti címre regisztrál, minden alkalmazottja digitálisan kezelheti a beérkező leveleket. Nincs szükség arra, hogy valaki a helyszínen legyen, és virtuálisan, kényelmesen, a saját irodájából vagy otthonából néhány kattintással online kezelheti a leveleket.

A gyors áttekintés előnyei és hátrányai

Az elfoglalt nyusziknak, akiknek most nincs idejük a teljes körű beszélgetésünkre, itt egy gyors összefoglaló mindarról, amiről fentebb beszéltünk.

Készen állsz? Gyerünk!

A gyors pillantás profik

• Kényelem – nem kell a közelben lennie, hogy átvegye fontos dokumentumát vagy csomagját, ezt egy szakértő levélkezelő elvégzi Ön helyett.
• Postabiztonság – minden levelét egy biztonságos létesítményben tároljuk, 24 órás videómegfigyeléssel és egyebekkel kiegészítve. Ennél biztonságosabbat sehol sem talál!
• Élesebben néz ki – az, hogy az otthoni címe az üzleti címe, nem néz ki túl profin. A virtuális postafiókkal ez a probléma megoldódik.
• Az otthoni adatvédelem – az otthoni cím üzleti célú használata rendetlenséget okozhat. Dühös ügyfelek, elégedetlen befektetők és dühöngő alkalmazottak hihetetlenül
• Permanens – soha többé nem kell azzal bajlódnia, hogy minden irodaváltáskor megváltoztassa a levelezési címét!
• Streamlined mail management – minden alkalmazottja hozzáférhet irodája levelezéséhez egy okostelefonos alkalmazásról vagy a számítógépéről. Senkinek sem kell a helyszínen tartózkodnia.

Oké, akkor mik itt a hátrányok? Mindennek van hátránya, nem?

Nos, igen, de a virtuális levéltovábbítási szolgáltatásra való feliratkozás előnyei drasztikusan felülmúlják a lehetséges hátrányokat. Ettől függetlenül röviden elbeszélgetünk azokról a dolgokról, amelyek nem olyan jók a virtuális postafiókrendszerben. (Tipp: amikor azt mondtuk, hogy “dolgok”, akkor úgy értettük, hogy “dolog”, mivel csak egy potenciális hátránya van)!

A gyors pillantás kontra

• Extraköltség – ez különösen az induló vállalkozásokra vonatkozik. Azt tapasztaltuk, hogy sok új cég nem akarja vállalni azt a többletköltséget, amit az üzleti címtovábbítás javasol. Fontos azonban megjegyezni, hogy a virtuális postafiók hatalmas megtérülést hoz a befektetésnek (a fenti előnyök megtekintése ezt elárulja!).

A végeredmény

.