Mikor és mikor ne használjunk rövidítéseket és rövidítéseket

Mindennek megvan a maga helye és ideje, és ez alól a rövidítések és rövidítések használata sem kivétel. A rövidítések ezen formáinak üzleti írásaiban való használatának lényege, hogy érthetőbbé tegye az írását. Ha azonban rosszul használja vagy visszaél az iniciálékkal és/vagy rövidítésekkel, akkor éppen az ellenkezőjét éri el, és a feljegyzései és kézikönyvei zavaros masszává válnak.

Mi az az iniciálé?

Az iniciálék lényegében szavak vagy kifejezések rövidebb formái, amelyek akkor jöhetnek jól, ha ugyanazt a szót vagy kifejezést többször is meg kell ismételnie egy írásműben. Betűsorozatként ejtik ki őket. Például a “Kereskedelmi Világszervezetet” gyakran “WTO”-nak írják. Láthatja, hogy a hárombetűs kezdőbetűs írásmóddal sok időt takaríthat meg, és megakadályozhatja, hogy üzleti dokumentuma ismétlődőnek tűnjön.

Mi az a rövidítés?

A rövidítés egy név vagy kifejezés kezdőbetűiből alkotott szó. Úgy ejtjük ki, mintha egy szó lenne. Példák a gyakori rövidítésekre: “SARS” (súlyos akut légzőszervi szindróma) és “UNICEF” (United Nations International Children’s Emergency Fund) – képzelje el, hogy ezt minden egyes alkalommal ki kell írnia egy 10 oldalas dokumentumban, amely a szervezet kezdeményezéséről szól, hogy javítsa a fiatal afrikai lányok oktatási lehetőségeit!

Fontos dolgok, amelyeket figyelembe kell vennie, mielőtt egy iniciálét vagy rövidítést használ

Vázolja fel, hogy mit jelent az iniciálé vagy a rövidítés

A rövidített formák nem mindig a legjobb módja a redundanciák elkerülésének. Ha tehát üzleti írásaiban iniciálékat és/vagy rövidítéseket használ, ne feledje: Amikor először használ egy iniciálét vagy rövidítést a dokumentumban, a szavakat ki kell írni, és közvetlenül utána zárójelbe kell tenni a rövid formát. Így az olvasók számára egyértelművé válik, hogy pontosan mit jelentenek a betűk. Íme egy példa:

Az Új Világrend (NWO) 9/11 után lépett életbe.

Legyen következetes

Az olvasók ekkor tisztában lesznek azzal, hogy a dokumentumában a “NWO”-ra való minden jövőbeli hivatkozás valóban az Új Világrendre utal. Miután létrehoztál egy kezdőbetűt vagy rövidítést a dokumentumodban, következetesen használd a rövidített formát a szavak helyett.

Ragaszkodj a kezdőbetű vagy rövidítés egyetlen definíciójához

Mindig tisztázd magadban az egyes használt rövidítések pontos definícióját. Ha a SEM-et “pásztázó elektronmikroszkópiaként” definiálja (ami egy folyamat), akkor a betűszónak a dolgozatában kizárólag a folyamatra kell utalnia. Például a következő mondat helytelen lenne, ha ugyanabban a dolgozatban szerepelne:

Kísérleteink során SEM-et használtunk.

Ha már definiálta, hogy a SEM a folyamatot jelenti, nem használhatja a SEM-et a tárgyra (azaz a pásztázó elektronmikroszkópra, amelyet a pásztázó elektronmikroszkópia folyamatának elvégzésére használ) való hivatkozásra, még akkor sem, ha a két szó első betűi megegyeznek. Röviden, ugyanaz a kezdőbetű vagy rövidítés csak egy dologra utalhat egy dokumentumban.

Ne feledkezzen meg a cikkek használatáról

Ne feledje, hogy sok kezdőbetűhöz vagy rövidítéshez még mindig szükség van cikkekre (pl. “a”, “an” vagy “the”). Használjuk ismét az Új Világrendet:

Hibás: Az NWO a 21. században alakult ki.

Hibás: An NWO has emerged in the 21st century.

Memlékezzünk arra, hogy az NWO az “Új Világrend” főnév, és a főnevek előtt cikkek szükségesek.

Ha nem tudjuk, hogy egy mássalhangzóval kezdődő kezdőbetű vagy rövidítés előtt “a”-t vagy “an”-t használjunk, ne feledjük, hogy a rövidített formát mondjuk ki hangosan. Ha a kezdőbetű vagy rövidítés első betűje magánhangzó (függetlenül attól, hogy az első betű valóban magánhangzó-e vagy sem), akkor az “an”-t kell használnia. Az “NWO” rövidítés tökéletes példa erre. Bár az “N” mássalhangzó, kimondásakor rövid e hangot (azaz magánhangzót) ad. Következésképpen az “an”-t kell használni.

Nézze meg, hogy van-e már egy bevett iniciálé vagy rövidítés a kifejezéséhez

Azt is fontos megjegyezni, hogy bár néha kitalálhat iniciálékat vagy rövidítéseket, sok olyan szó/frázis van, amelynél rövidítésre van szükség, és amely már bevett és általános. Számos online szótárat használhat a gyakran használt iniciálék és rövidítések keresésére.

Iniciálék és rövidítések tudományos írásokban

Ha iniciálékat és/vagy rövidítéseket használ tudományos írásaiban, ne feledje, hogy egyes tudományos folyóiratok megkövetelik, hogy az iniciálékat és rövidítéseket egyszer a cikk kivonatában, majd az első használatakor a cikk szövegében is vezesse be. Ha nem biztos abban, hogyan kell használni az iniciálékat vagy rövidítéseket egy tudományos cikk írásakor, kérjük, olvassa el a folyóirat speciális követelményeit.

A túl sok iniciálé és rövidítés ábécélevest csinálhat az üzleti írásából

Kérem, ne feledje, hogy rövidítéseket csak olyan szavak vagy kifejezések esetében szabad használni, amelyek a dokumentumban többször ismétlődnek. Ha túl sok iniciálét és rövidítést használ, az olvasók összezavarodnak. Íme egy példa a szélsőséges iniciálék/akronizmusok használatára egy sajtóközleményben:

Az USA-ban az NWO fogalma a WTC elleni terrortámadások után vált népszerűvé. A NATO és a WTO tisztviselői azonban a GATT-tal kapcsolatos eljárásokban ritkán hivatkoznak NWO-ra, és elmondható, hogy az MVTO-nak, az MFN klauzulának és az SRO-knak kevés köze van az NWO-hoz.

Amint láthatja, a túl sok iniciálé és rövidítés megnehezítheti az írás megértését. Ha számos rövidítésre van szükség, javasoljuk, hogy mellékeljen egy glosszáriumot az iniciálékról/akronimákról; az olvasók aztán hivatkozhatnak rá, ha összezavarodnak.

TTYL – Tartogassa az alkalmi iniciálékat és a szöveges üzenetekre

Végül, bár lehet, hogy gyakran rotfl a haverjával a Chem hw-ról, amit minél előbb el kell intéznie, ne feledje, hogy az azonnali üzenetváltásban használt iniciálék és rövidítések ritkán, vagy egyáltalán nem megfelelőek üzleti vagy szakmai írásokban.

Míg az iniciálék és rövidítések helyes használata segíthet az olvasóknak könnyebben megérteni a munkáját, az iniciálék és rövidítések helytelen használata összevisszasággá teheti a munkáját. Ha kétségei vannak, küldje be munkáját üzleti szerkesztőinknek, hogy gyors és szakszerű véleményt kapjon.