Ez is érdekelheti: 66 búcsúzás hivatalos levélben

A köszönés a személy iránti figyelem és tisztelet jele, valamint az üzenet, amelyet közvetíteni kíván. Az ilyen típusú kifejezéseket gyakran bonyolult kidolgozni sok író számára, akik nem értik a kifejezést vagy a szövegkörnyezetet. Ezért fontos tudni, hogyan kell ezeket az elemeket megfelelő kifejezésekkel elhelyezni.

Az igazság az, hogy a köszöntéseket az előadásmódnak és annak az olvasótípusnak megfelelően kell használni, akinek szól. Nem ugyanaz a dolog hivatalos bizalmi üdvözletet használni, amikor a címzett teljesen ismert, mint hivatalos üdvözletet használni, amikor a levél címzettje nem ismert. Ideális esetben alaposan utána kell járnia az illető álláspontjának, hogy a dokumentum elküldésekor ne sértse meg.

Gyakori köszönések a hivatalos levelekben

A hivatalos levélben használt leggyakoribb szabályok és a levelezés területéhez hasonló egyéb szabályok eltérő kezelést javasolnak a különböző területeken. A kezdeti üdvözlések célja, hogy megtörjék a jeget, mielőtt különböző témákkal foglalkoznánk vagy magyarázatot adnánk.

Ezt a bevezetéshez vezető sort tehát a lehető legmegfelelőbb szavakkal kell kidolgozni, arra törekedve, hogy ily módon ne essünk a felületes megfogalmazás vagy olvasás hibájába.

Az alábbiakban különböző típusú üdvözléseket láthat, amelyeket egy hivatalos jellemzőkkel bíró dokumentum elején használhatunk. Ezek közül néhány olyan esetben megfelelő, amikor a címzett vagy a minősítő nem ismert.

• To whom it may concern.
• Kiemelt…
• Kegyelmes…
• Kedves…
• Kedves…
• Koordinátor…
• Tárca…
• Uraim…
• Tisztelt uram…
• Kedves üdvözletem…
• Kedves üdvözletem.
• Akihez tartozik.
• Bizottság…
• Aki aláírja.
• Hivatalomnál fogva…
• Hivatalosan értesítjük Önt…
• Az…
• Az…
• Meghívásáért előre is köszönjük…
• Az elnök úr…
• Örömömre szolgál, hogy kommunikálhatok Önnel.
• Mr. ______, ezennel…
• Hívélyesen üdvözlöm.
• Örömmel küldöm Önnek üdvözletünket.
• Hívélyesen írok Önnek…
• Hivatali…
• Küldöm szívélyes üdvözletünket.
• A levél fő célja…
• Ezennel…
• Mr. _____, e levél célja, hogy megkérjem Önt…
• Mr.
• Hivatalosan értesítem Önt…
• Az alábbi dokumentumot küldöm Önnek…
• Az alábbi szöveg célja, hogy felkérjem Önt…
• A levéllel kapcsolatban…
• A fenti hivatkozásra érvként és válaszként…
• .
• A tárgyra utalva…
• A kapcsolatfelvételünk oka…
• Örömömre szolgál, hogy…
• Örömmel tájékoztatom, hogy…
• Örömmel tájékoztatjuk, hogy…
• Örömünkre szolgál, hogy…
• Örömmel tájékoztatjuk, hogy…
• Örömünkre szolgál, hogy…
• Örömmel tájékoztatjuk, hogy…
• Örömünkre szolgál, hogy…
• A kérésének megfelelően…
• Azért írok Önnek, hogy…
• A fenti jelentéssel kapcsolatban…
• Keresem a kapcsolatot Önnel, de előbb szeretném üdvözletemet küldeni.
• Örömmel vesszük fel Önnel a kapcsolatot.
• Az alábbi dokumentumot küldöm Önnek abból a célból, hogy…
• Nagykövet úr…
• Az előző napon kelt levél kézhezvételét követően…
• A javaslatára tekintettel…
• Az Ön mint felelős…
• A dokumentum fő célja, hogy meghatározza…
• A…
• A fenti témára hivatkozva azt kell állítanom…

Tippek a hivatalos levél megírásához

A hivatalos levél megírásához, akár formaságként, akár kötelező eszközként, csak udvariasságra, a levél szerkezetének ismeretére és a szövegkörnyezet ismeretére van szükség. Ezért az alábbiakban megemlítünk egy sor javaslatot, hogy a hivatalos dokumentumot a legjobb módon írja meg:

• A lehető legjobb megfogalmazású címsorokat használja, függetlenül attól, hogy milyen médiumban küldik el és milyen kontextusba helyezik.
• Kerülje a különböző formátumokat vagy betűtípusokat az írásban, figyelembe véve, hogy ez rontja annak minőségét.
• . Ezt a szabályt a szívélyesség után helyezik el. Például: “Tisztelt koordinátor:” helyett “Tisztelt koordinátor,”.
• Válassza ki a megfelelő kifejezéseket, mielőtt felvázolja a dokumentumot.
• Kerülje az ismétlődő kifejezéseket.
• A szövegben szereplő mondatok legyenek pontosak. Nem szükséges szondázni a témát. Ehhez elengedhetetlen az írásjelek használata.
• Ne feledkezzen meg a helyes szövegtávolság használatáról. Ne használjon öt sornál hosszabb bekezdéseket.
• Egyszerű és érthető kifejezéseket kell használni, természetesen anélkül, hogy informalitásba esne.
• A kérelmek vagy kérések ne legyenek hosszúak, elkerülve a félreértéseket vagy félreértelmezéseket.
• A nyelvezetet illetően igyekezzen a dokumentumot a kérelmező által előírtak szerint megírni. Általánosságban ez a javaslat akkor érvényes, ha külföldi szervezetekkel üzleti kapcsolatok állnak fenn vagy jönnek létre. Igyekezzen továbbá a szövegkörnyezetnek megfelelően használni a kifejezéseket, ahol a formalitás nem marad észrevétlen.

Hibák, amelyeket nem szabad elkövetni a hivatalos levélben történő üdvözléskor

A hivatalos levelekben nem szabad olyan ösztönzőket használni, amelyek a címzettnek nem tetszést váltanak ki. Ennek a szakasznak az a lényege, hogy az iratot átvevő személynek örömet szerezzen, ha második kézbesítésre van szükség. Ez utóbbi szempont viszont a megfogalmazás és a tartalom rangsorolásának fontosságát hangsúlyozza.

Ezzel kapcsolatban a következő hibás szempontokat kell elkerülni egy hivatalos levél üdvözlő részében:

• Kedves barátom.
• Megismételjük támogatásunkat azzal, hogy közöljük…
• My Lord vagy my Lady.
• Köszöntjük Önt szándékunk figyelembevételével.
• Válaszolva legutóbbi kérésére.
• Örömmel értesítjük Önt.
• A lehető leghamarabb.
• A jelen pillanatban nincs további ügy, amelyre hivatkozhatnánk.
• Ezzel az üdvözlő hírrel fogadja üdvözletünket.
• Előre is köszönjük.
• Szolgálja ki az információt.
• Kedves olvasó.
• Sajnálattal közlöm, hogy…
• Várom válaszát.
• Mellékelem az alábbi…
• Az alábbi okból írok Önnek…
• A levél oka…
• Tájékoztatom Önt…
• Az alábbi dokumentumban tanfolyamot tartunk…
• Az alábbi dokumentumban…
• Mi…
• Köszönöm, hogy…
• Azért írok, hogy tájékoztassam Önt…
• A különleges…
• Megragadjuk ezt az alkalmat, hogy…
• Alázattal fordulok Önhöz.
• Köszönjük kedvességét, hogy hozzászólt…
• Ezzel az alkalommal, hűséges szolgája közli Önnel…