Mi az a számviteli rendszer?
A bevételek megismerése és nyomon követése kulcsfontosságú minden vállalkozás számára. Bár létezhetnek különböző számviteli rendszerek, a vállalat szerkezetétől függően magától értetődő, hogy a naprakész könyvelés fenntartása a legfontosabb tevékenység egy vállalkozásban. A közös vonások minden vállalat számviteli rendszere között a következők: a vállalkozás pénzügyi tevékenységeinek, például bevételeinek, kiadásainak és kötelezettségeinek kezelése. Ebben a digitális korban a legtöbb könyvelő kifinomult rendszereket használ, amelyek késedelmes fizetési emlékeztetőket, fejlett jelentéstételi képességeket, automatikus adatmentéseket és egyebeket tartalmaznak.
A könyvelési rendszerek automatizálása előtt a kézi könyvelést gyakorolták, ami nem csak nehézkes feladat volt, de hajlamos volt a pontatlanságra és időigényes is. A számítógépes könyvelésnek sikerült extra terhet levennie a vállalkozókról és a könyvelőkről, egyszerűvé és megbízhatóvá téve a könyvelést. A számviteli rendszerek segítenek kiszámítani az alkalmazottaknak fizetett és fizetendő béreket, rögzíteni a tranzakciókat, ellenőrizni a hitelforgalom arányát, és feldolgozni az értékesítéssel, bérszámfejtéssel, leltárral és a vállalkozás egyéb kulcsfontosságú szempontjaival kapcsolatos adatokat.
A számviteli szoftverek típusai
A számviteli rendszer kiválasztása az Ön költségvetésétől, preferenciáitól és vállalkozásának méretétől függ. A pénzügyi szoftverrendszerek négy fő típusa a következő:
- Egyszeres könyvelési rendszerek
- Kettős könyvelési rendszerek
- Kézi könyvelési rendszerek
- Computeres könyvelési rendszerek
Ezek tovább bonthatók számos más kategóriára, mint például; egyedi könyvelési szoftver, vállalati erőforrás-tervezési szoftver, kereskedelmi kész szoftver és így tovább. A modern szoftvermegoldások, mint például a Tally, változatos képességeket kínálnak, amelyekkel a mindennapi könyvelési feladatok elvégzése gyerekjáték.
Az egyszeri könyvelési rendszerek a legalapvetőbb lehetőség. Ahogy a nevük is sugallja, minden egyes tranzakciót egyetlen bejegyzéssel rögzítenek a könyvelési naplóban. Ez a módszer könnyen használható, és nem igényel semmilyen technikai szakértelmet a könyvelésben. A kis volumenű tranzakciókat bonyolító kisvállalkozások számára vonzó. Hátránya azonban, hogy hajlamos a hibákra, és nem követi nyomon a követeléseket, a kötelezettségeket, a kötelezettségeket és egyebeket. Így ma már a legtöbb típusú pénzügyi szoftverrendszer, beleértve a kisvállalkozások számára tervezetteket is, kettős könyvelést használ. Ez azt jelenti, hogy minden tranzakció legalább két számlát érint, ami lehetővé teszi a pontosabb jelentéstételt és a hibák időben történő felismerését.
Példa
Nézzünk egy egyszerű példát a kettős könyvelési rendszer magyarázatára, hogy jobban megértsük ezt a könyvelési rendszert! Pl.: Egy árut gyártó cég szállító teherautókat vásárol hitelre. A teljes hitelre történő vásárlás összege 50,00,000 INR. Az összes új teherautót a napi üzleti tevékenységben fogják használni, és a következő 10 évben nem fogják eladni. A teherautók becsült élettartama 10 év. Íme, hogyan fog működni a kettős könyvelési rendszer ennek a tranzakciónak a rögzítésére.
Mivel ez a teherautók hitelre történő vásárlása, ennél a tranzakciónál két tevékenység lesz, az egyik a teherautók hitelre történő vásárlása, a másik pedig az új készlet kiegészítése. A tételek először a megfelelő számviteli főkönyvekben kerülnek rögzítésre. Mivel a vállalkozás felhalmozta az eszközöket, a leltárban 50,00,000 INR-rel terhelő bejegyzés készül. Mivel ez egy hitelből történő vásárlás, egy ugyanilyen összegű könyvelést kell készíteni a hiteloldalon a kötelezettségek között. Láthatjuk, hogy a terhelő bejegyzés növeli a készlet eszközegyenlegét, a jóváíró bejegyzés pedig azonos összeggel növeli a kötelezettségek kötelezettségegyenlegét.
A kettős könyvelés is érintheti ugyanazt a számlaosztályt. Ha az árutermelő készpénzben vásárolta volna meg a teherautókat, akkor a pénzforgalmi számlán jóváírást, a készletszámlán pedig terhelési könyvelést kell végrehajtani. Mindegy, hogy mi történik, az egyenlegben az eredmény ugyanaz lesz.