Ha W-2 nyomtatványokat kell benyújtania az alkalmazottak éves bérjelentéséhez, a legegyszerűbb módja az online benyújtásnak. Az alábbiakat kell tudnia.
A W-2 nyomtatványok benyújtásának határideje
A W-2 nyomtatványokat nem az IRS-hez, hanem a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA) kell benyújtania.
A W-2 nyomtatványok SSA-hoz történő benyújtásának határideje a következő év január 31. napja. A 2020-as W-2 nyomtatványok esetében a határidő 2021. január 31. Ez a változás 2015-ben történt az adócsalás megelőzése érdekében, és ez a dátum a papíralapú és az online benyújtásra egyaránt vonatkozik. Az Ön beadványait akkor tekintik időben benyújtottnak, ha azokat ezen időpontig benyújtják.
A W-2 nyomtatványok másolatát legkésőbb az adóévet követő év január 31-ig kell átadnia az alkalmazottaknak. Célszerű a kitöltött W-2 nyomtatványokat január elején átadni az alkalmazottaknak, hogy ők átnézhessék azokat, és Ön még a határidő előtt elvégezhesse a szükséges javításokat.
A W-2 nyomtatványok és a W-3 nyomtatványok közötti különbség
A W-2 nyomtatványokat a munkavállalók bérének és fizetésének a társadalombiztosítási hatóság felé történő bejelentésére használják. Az SSA megosztja az információkat az IRS-szel a jövedelemadó céljára.
A W-2 nyomtatványt minden olyan munkavállalónak ki kell állítania, akitől FICA (Federal Insurance Contribution Act) adót, azaz társadalombiztosítási és Medicare adót, valamint szövetségi és állami jövedelemadót tartott vissza. Ki kell adnia egy W-2 nyomtatványt mindazoknak is, akiktől jövedelemadót kellett volna visszatartani, de ez valamilyen okból nem történt meg.
A W-3 nyomtatványok a W-2 nyomtatványokhoz csatolandó továbbítási nyomtatványok. Ezek összefoglalják az összes, az SSA-nak küldött W-2 nyomtatványon szereplő információkat. Ha a Business Services Online (BSO) portálon keresztül elektronikusan nyújtja be a W-2 nyomtatványokat az SSA-hoz, az automatikusan létrehozza a W-3 nyomtatványt, így nem kell benyújtania a nyomtatványt.
Amikor az online benyújtás kötelező
Ha egy naptári év során 250 vagy több W-2 nyomtatványt nyújt be, akkor azokat elektronikusan kell benyújtania, kivéve, ha az IRS felmentést ad Önnek. Bírságot szabhatnak ki Önre, ha nem nyújtja be elektronikusan az előírt időpontban.
Bírságot szabnak ki minden egyes be nem nyújtott vagy hibásan benyújtott nyomtatvány után. A bírságok attól függnek, hogy a nyomtatványt milyen későn nyújtják be az SSA-hoz vagy adják át az alkalmazottaknak, és a vállalkozás méretétől függően változnak. A büntetések minimalizálása érdekében megfontolhatja a hosszabbítási kérelem benyújtását, majd a nyomtatványok mielőbbi benyújtását.
A Taxpayer First Act megváltoztatta bizonyos éves információs bevallások online benyújtásának követelményét (beleértve a W-2 nyomtatványokat az alkalmazottak esetében és a 1099-MISC nyomtatványokat a nem alkalmazottak esetében).
- A 2021-es adóévtől kezdve online kell benyújtania, ha vállalkozásának 100 W-2-t kell benyújtania
- A 2021 utáni adóévekre vonatkozóan online kell benyújtania, ha vállalkozásának 10 vagy több W-2-t kell benyújtania
A W-2-t online benyújtó társulásokra is speciális szabályok vonatkoznak:
- 2019-ben a társas vállalkozásoknak online kell benyújtaniuk a W-2 dokumentumokat, ha legalább 150 tagjuk van
- 2020-ban a társas vállalkozásoknak online kell benyújtaniuk a W-2 dokumentumokat, ha legalább 100 tagjuk van
- 2021-ben a társas vállalkozásoknak online kell benyújtaniuk a W-2 dokumentumokat, ha legalább 50 tagjuk van
Az összes W-2 dokumentum online benyújtását bármikor elkezdheti, hogy biztosan megfeleljen a követelménynek.
Az online benyújtás módja
A W-2 nyomtatványokat az SSA Business Services Online webhelyén elektronikusan is benyújthatja. Ez ingyenes és biztonságos, és az SSA ezt a módszert részesíti előnyben a papír alapú nyilvántartások benyújtásával szemben.
A BSO két lehetőséget kínál. Legfeljebb 50 ilyen űrlapot hozhat létre, és kinyomtathat másolatokat, amelyeket átadhat az alkalmazottainak. Vagy, ha bérszámfejtő szoftvert használ, feltölthet egy bérjelentést, amelyet felhasználhat a nyomtatványok létrehozásához.
A W-2 nyomtatványok elektronikus benyújtásának előnyei
Az elektronikus benyújtás időt és energiát takarít meg, és segít a pontosság biztosításában. Nem kell kiszámítania és benyújtania a W-3 átutalási nyomtatványt, mivel a Társadalombiztosítási Igazgatóság automatikusan létrehozza a W-3 nyomtatványt, amikor benyújtja a W-2 nyomtatványokat.
A BSO webhelyen W-2c (javított W-2) nyomtatványokat is benyújthat a hiba kijavítására, ha a benyújtás után hibát vét egy vagy több W-2 nyomtatványban.
A BSO webhelyet használhatja a társadalombiztosítási számok ellenőrzésére is a bérbejelentés céljából. A webhely útmutatókat, kézikönyveket, ellenőrzőlistát és egyéb hasznos információkat kínál, amelyek segítenek az említett nyomtatványok elektronikus benyújtásában.
Mielőtt elektronikusan benyújtja a nyomtatványokat
Először regisztrálnia kell a Social Security Administration BSO webhelyén, mielőtt online benyújthatná a W-2 nyomtatványokat. Miután regisztrált, létrehozhatja és mentheti W-2 űrlapjait egy speciális fájlformátummal, és elküldheti azokat a weboldalon.
A feltöltött fájlokat megtekintheti, és a fájlok elküldése után hibajelentéseket láthat, beleértve a név- és társadalombiztosítási szám-eltéréseket. Ez lehetővé teszi, hogy elvégezze a szükséges javításokat.
A benyújtás státuszát is megtekintheti, hogy láthassa, elfogadták-e a fájlt.