Ha egy felvételi intézményben dolgozik, beiratkozási vagy kommunikációs munkakörben dolgozik egy magán vagy független K-12 iskolában, akkor mindenkinél jobban tudja, hogy a világjárvány mennyire zavaró volt.

Nemcsak az ön iskolájának kellett tavasszal gyorsan átállnia a távoktatásra, és számos vésztervvel készülnie az őszre, de a vírusfertőzés veszélye miatt törölték azokat a tipikus rendezvényeket is, amelyeket általában az új szülők és családok bevonzása érdekében tartottak.

Különösen a személyes nyílt napok képezték valószínűleg a beiratkozási stratégia központi elemét. Ennek csak így van értelme: A nyílt nap lehetőséget ad arra, hogy a szülőket és a diákokat behozza az iskolájába és a kampuszára, ahol elkezdheti a bizalom kiépítését és a jelentkezés benyújtása felé terelheti őket. Most, hogy a kirakós játéknak ez a kulcsfontosságú darabja hiányzik, könnyű elbizonytalanodni és aggódni, hogyan fogja betölteni a szabad helyeket az iskolájában.

A mi válaszunk: Virtuális nyílt nap tartása.

Azzal, hogy újragondolja, mit jelent nyílt napot tartani az iskolája számára, vonzóvá teheti a megfelelő, a küldetésnek megfelelő családokat, és betöltheti az őszre még meglévő hiányosságokat.

Mi az a virtuális nyílt nap?

A virtuális nyílt nap pontosan az, aminek hangzik: Egy nyílt nap, amelyet egy iskola távolról, virtuálisan, valamilyen videokonferencia-szoftveren keresztül tart.

A kifejezés más típusú iskolai beiratkozási eseményekre is vonatkozhat, mint például a kérdések és válaszok, a bejárás, a bejárás és így tovább.

A személyes nyílt nap helyett a virtuális nyílt nap lehetőséget ad a beiratkozási és felvételi szakembereknek egy iskolában, hogy kapcsolatba lépjenek azokkal a családokkal, akik aktívan fontolgatják az iskolát. Ez a kapcsolat lehetővé teszi a családok számára, hogy nevet, arcot és hangot adjanak az iskolának, ami megkönnyíti az iskola számára, hogy bizalmi kapcsolatot építsen ki, amelyet a felvételi folyamat során hasznosítani tudnak.

Míg a virtuális nyílt napok alapvető fontosságúnak bizonyultak a koronavírus-járvány idején, valószínűleg a vírusfertőzés kockázatának elmúlása után is szükség lesz rájuk. Azok a családok, akik munkahelyi kötelezettségek miatt nem tudnak részt venni egy személyes rendezvényen, valamint azok, akik egy új iskolai körzetbe költöznek, de még nem helyiek, különösen hasznosnak találhatják a virtuális eseményeket.

Mire lesz szüksége egy virtuális nyílt nap megrendezéséhez

Szüksége van egy virtuális nyílt nap megszervezésére az iskolája számára? Mielőtt elkezdené az alábbiakban vázolt lépések kidolgozását, meg kell győződnie arról, hogy hozzáfér néhány dologhoz:

• Egy platform a virtuális kommunikációhoz: Ez az a platform, amelyen keresztül a virtuális nyílt nap zajlik majd. Mi a Zoomot ajánljuk, mert a platform rendkívül könnyen használható, számos más eszközzel integrálható, és lehetővé teszi, hogy a virtuális élményt úgy állítsa be, hogy megfeleljen az iskola márkájának. Ennek ellenére más megoldások, például a Skype vagy a GoToMeeting is jól működhetnek.
• A regisztrációs oldalak és űrlapok létrehozására szolgáló platform: A virtuális nyílt nap szervezésének lényege, hogy összegyűjtse az iskoláját fontolgató családok elérhetőségeit. Ehhez olyan platformra lesz szüksége, amely lehetővé teszi egy olyan márkás céloldal létrehozását, amelyet az esemény népszerűsítésére és a regisztráció ösztönzésére terveztek, és amely tartalmazna egy beágyazott regisztrációs űrlapot. Erre a célra a HubSpotot ajánljuk (és alább megmagyarázzuk, miért).
• Egy platform az e-mailes kommunikációhoz: Miután összegyűjtötte az érdeklődő családok elérhetőségi adatait, elkezdheti a marketinget számukra e-mailben. Ehhez a funkcióhoz ismét a HubSpotot ajánljuk.
• Egy Facebook üzleti profil: Ez lehetővé teszi, hogy hirdetéseket futtasson a Facebookon és az Instagramon, ami fontos szerepet fog játszani abban, hogy az érdeklődő családok jelentkezzenek a nyílt napra.

A virtuális nyílt nap taktikai, lépésről lépésre történő lebonyolításának útmutatója az iskolája számára

Meghatározza az esemény formátumát.

A virtuális nyílt nap több különböző formát is ölthet, amelyek mindegyike valószínűleg megfelel az iskolaválasztási folyamat különböző szakaszában lévő szülőknek. Első lépésként meg kell határoznia, hogy milyen formátumot követ majd az eseménye, hogy az ehhez a formátumhoz igazodó nyelvezetet alakíthasson ki.

Néhány példa a lehetséges formákra:

• Egy egyszerű Q&Egy foglalkozás, ahol a résztvevők kérdéseket tehetnek fel a felvételi tanácsadónak, a diákoknak vagy a tantestületnek
• Egy diaképeken alapuló beszélgetés vagy prezentáció
• Egy virtuális túra az iskolában és a kampuszon

Sőt, akár úgy is dönthet, hogy többféle ilyen típusú rendezvényt is szeretne tartani, hogy biztos legyen abban, hogy a leendő családok minden lehetséges kérdésére válaszolt.

Azt is el kell döntenie, hogy a csapatából kik vesznek részt a nyílt napon. Lesznek-e felvételi tanácsadók? A kommunikációs csapat tagjai? Az igazgató vagy az iskola vezetője? Tanárok? Szüksége lesz ezekre a részletekre, mielőtt belevágna.

Meghatározza az ütemtervet.

Az esemény hatékony népszerűsítése és az összes olyan háttértár felépítése érdekében, amelyre szüksége lesz, meg kell határoznia az ütemtervet. Válassza ki az egyes virtuális nyílt napok dátumát és időpontját, amelyeket meg kíván tartani, majd menjen előre, és ütemezze be őket abban az eszközben, amelyet az esemény fogadására használni (például Zoom).

Találja meg és finomhangolja iskolája márkahangját az ingyenes munkalap letöltésével!

Nem tudja, mikor tartsa az eseményeket? Javasoljuk, hogy a hét különböző időpontjait és napjait ajánlja fel, hogy a szülőknek többféle lehetőségük legyen, hogy beilleszkedjenek az időbeosztásukba.

Megtehetné például, hogy egy eseményt nappal kínál, hogy az éjszaka dolgozó szülők is részt vehessenek rajta, és egy eseményt este, hogy a nappal dolgozó szülők is részt vehessenek rajta. Az is előfordulhat, hogy egy eseményt hét közben, egy másikat pedig hétvégén kínál, szintén annak érdekében, hogy mindenki, aki szeretne részt venni, lehetőséget kapjon rá.

Építse fel a konverziós tölcsért.

A konverziós tölcsér azon eszközök teljes listája, amelyekkel a leendő szülő vagy család kapcsolatba lép, amikor úgy dönt, hogy jelentkezik a virtuális nyílt napra. Ennek legfontosabb összetevői az űrlap, a céloldal, a köszönőoldal és a cselekvésre való felhívások (CTA-k).

Az űrlap felépítése

A űrlapok segítségével rögzíti az összes résztvevő elérhetőségi adatait, amelyekre szüksége lesz, ha azt tervezi, hogy nyomon követi vagy értékesíti ezeket a személyeket. Az űrlapnak legalább a résztvevők nevét, e-mail címét és telefonszámát kell kérnie, de érdemes lehet más fontos információkat is kérni, például:

• A gyermekük neve
• A gyermekük jelenlegi osztálya
• A gyermekük jelenlegi iskolájának neve
• A résztvevők esetleges kérdései

Ha több eseményt is kínál, az űrlapnak arra is fel kell kérnie a résztvevőt, hogy válassza ki azt az eseményt, amelyen részt kíván venni. Ez lehetővé teszi, hogy egyetlen űrlapot és egyetlen céloldalt használjon több eseményhez – és ki ne szeretné a hatékonyságot?

Bármelyik eszközt is használja, javasoljuk, hogy olyan űrlapot használjon, amely lehetővé teszi, hogy a.) automatikusan küldjön visszaigazoló e-mailt a regisztrálónak, és b.) átirányítsa a regisztrálót egy visszaigazoló oldalra, amely megköszöni az érdeklődését, és további forrásokhoz irányítja, amelyeket felfedezhet. Ha a jelenlegi CMS-platformja nem tartalmazza ezt a képességet, akkor egy olyan megoldás hozzáadása, mint a HubSpot ingyenes Form Buildere, nagyon sok értelme lehet.

A leszállóoldal megtervezése

A leszállóoldalát egyetlen célt szem előtt tartva kell megtervezni: Hogy meggyőzze olvasóját a kívánt következő lépés megtételéről. Ebben az esetben azt szeretné, ha kitöltené az űrlapot, és feliratkozna a virtuális nyílt napjára.

Ezért a landing page-nek nagyon gyorsan be kell mutatnia a nyílt napot, és el kell magyaráznia, hogy milyen értéket kap az illető, ha részt vesz rajta. Egy kis időt fordíthat arra is, hogy megismertesse őket az iskolájával és a közösségével. Ezután tartalmaznia kell minden lényeges részletet és az űrlapot. Bónuszpontokat kap, ha törekvő képeket tartalmaz a boldog diákjaidról, akik tanulnak, ami nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy az olvasó érzelmi kapcsolatot alakítson ki az iskoláddal.

Főbb összetevők:

• Az értékajánlat
• Tájékoztató az eseményről
• Tájékoztató az iskoládról és a közösségedről
• A nyomtatvány

Fontos megjegyezni, hogy a landing page-nek nagyon koncentráltnak kell lennie. Csak egyetlen felhívás-cselekvésnek kell lennie: Jelentkezni a virtuális nyílt napra. Ha több CTA-t is tartalmaz, az csak felhígítja az üzenetküldést.

Értéknövelés a köszönőoldallal

Az űrlap elküldésekor az olvasó vagy egy inline köszönő üzenetet kap (vagyis a képernyőn látja az üzenetet, amely megerősíti, hogy elküldte az űrlapot), vagy egy köszönőoldalra irányítják át. Bár önmagában nem szükséges, mindig javasoljuk, hogy a köszönőoldalt válassza.

Miért? Mert a köszönőoldal azonnali értéket ad a felhasználónak, és lehetőséget ad arra, hogy tovább ápolja őt az útja során.

Virtuális nyitott ház esetén a köszönőoldalnak legalább részleteket kell tartalmaznia arról, hogy mikor lesz az esemény, és hogyan tud a felhasználó bejelentkezni. De még több értéket adhat hozzá, ha tartalmaz egy linket az iskolájáról szóló brosúra letöltéséhez, vagy egy oldalt a pénzügyi támogatásról, vagy bármilyen más olyan eszközt, amely értékes lehet. Ha van egy aktív blogja, akkor az adott tartalomra mutató linkeket is elhelyezhet. És természetesen tartalmazhat egy felhívást a jelentkezéshez, hogy bárki, aki készen áll erre, megtehesse a következő lépést.

CTA-k építése

Ha már minden mást felépített, érdemes megterveznie és felépítenie egy sor felhívást a cselekvéshez, amelyet az egész weboldalán felhasználhat. Ezeknek a CTA-knak el kell vezetniük mindenkit, aki rájuk kattint, a céloldalra, ahol feliratkozhat az eseményre.

Írd meg az eseményt megelőző lead nurturing e-maileket.

Volt már olyan, hogy valaki megbeszélt egy időpontot egy beszélgetésre, de aztán nem jelent meg? Akár azért, mert elfelejtette, mert elvesztette az érdeklődését, mert hirtelen elfoglalt lett, vagy egy sor más okból, ez gyakrabban előfordul, mint gondolná.

A jó hír az, hogy az e-mailek segítségével csökkentheti annak kockázatát, hogy valaki feliratkozik a virtuális nyílt napra, majd nem vesz részt rajta. Egy egyszerű e-mail-sorozat hihetetlenül hatékony módja lehet annak, hogy a.) emlékeztesse az illetőt az eseményre, és b.) felkeltse az érdeklődését iskolája és közössége iránt.

Minimum két e-mailt kell küldenie a résztvevőnek:

• Egy e-mailt közvetlenül a regisztráció után, amelyben megerősíti a nyílt nap részleteit és megadja a betárcsázási információkat
• Egy e-mailt az eseményt megelőző napon (vagy annak reggelén), amelyben emlékeztet az eseményre

E két e-mail között azonban megfontolhat egy vagy két üzenetet, amelyben a diákokról és az iskolai közösségről beszél, vagy válaszol a szülők által gyakran feltett általános kérdésekre.

Hívja be a családokat a tölcsérbe.

Az esemény ütemezése és a tölcsér felépítése után meg kell töltenie a tölcsért azáltal, hogy a megfelelő családokat vonzza be az eseményre való jelentkezéshez. A fent említett cselekvésre való felhívások az egyik fontos módja annak, hogy megragadja azokat az embereket, akik már a weboldalán vannak. De mi a helyzet azokkal, akik esetleg nem gondolkodnak aktívan az Ön iskoláján, vagy akik még csak nem is gondolkodtak az iskolaváltáson?

Ha iskolája rendelkezik Facebook üzleti profillal, lehetősége van hirdetéseket futtatni a Facebookon és az Instagramon. Ez rendkívül hatékony módja lehet a tölcsér feltöltésének, különösen, ha körültekintően tervezi meg a célközönségét.

Ha már végigment a részletes szülői vagy tanulói személyiségképek kialakításának folyamatán, akkor valószínűleg jó érzékkel rendelkezik arról, hogyan néz ki az ideális családja. Ezekkel az információkkal felvértezve például olyan személyeket célozhat meg, akik egy bizonyos korúak és egy bizonyos irányítószámon laknak. Ezek a személyek azok, akik ezután látnák a hirdetéseit.

Az adatbázisából akár egy névjegyzéket is feltölthet, hogy bizonyos körülmények között megcélozhassa ezeket a személyeket.

Azt is megfontolhatja, hogy fizetett keresőhirdetéseket futtasson a Google-ban, hogy a keresésben aktívan részt vevő családokat vonzza.

Host egy próbaüzemet az eseményhez.

Ez valószínűleg magától értetődő, de mi mégis elmondjuk: Mielőtt megpróbálkozna az első virtuális nyílt nap megrendezésével, érdemes egy próbaüzemet tartani a tantestület és a személyzet bevonásával, hogy a tényleges esemény előtt azonosíthassa és megoldhassa az esetleges problémákat.

Javasolt olvasmány: 10 Common Mistakes to Avoid for First-Time Webinar Hosts

Hagyja, hogy csapata egy tagja végigmenjen a folyamaton az elejétől a végéig, kezdve a céloldallal és az űrlap elküldésével. Ezután ténylegesen vezesse le az eseményt, ahogyan azt a játéknapon tervezi. Ez segít megérteni a szoftvervezérlőket, amelyekkel esetleg bütykölnie kell, és még arra is időt adhat, hogy kijavítsa azokat az audio- vagy videoproblémákat, amelyekre esetleg nem gondolt.

Vezesse le a tényleges eseményt.

És közben érezzék jól magukat! A virtuális nyitott háza valójában semmiben sem különbözik egy személyes eseménytől – csak videón keresztül zajlik. Ha több rendezvényt is tart, igyekezzen minden egyes rendezvényből tanulni, hogy folyamatosan fejlődhessen.

Ne feledkezzen meg a nyomon követésről.

Mihelyt befejezte a virtuális nyílt napot, könnyű azt gondolni, hogy a munkáját elvégezte. Végül is az érdeklődő családok megteszik a következő lépést, és maguktól jelentkeznek, nem igaz?

Az igazság az, hogy most, hogy már megvan az elérhetőségük, és tudja, hogy legalább némileg érdeklődnek az iskolája iránt, folytathatja és folytatnia kell a marketinget, és a jelentkezés és végül az iskolába való beiratkozás felé kell terelnie őket.

Ennek egyik egyszerű módja, hogy küldjön nekik egy sor márkás e-mailt, amelyek megválaszolják azokat a gyakori kérdéseket, amelyekről tudja, hogy a szülőknek a jelentkezési folyamattal kapcsolatban felmerülnek. Küldhet nekik információkat a pénzügyi támogatásról, fontos határidőkről, jelenlegi diákok profiljairól vagy más olyan üzeneteket is, amelyek kiemelik, hogy mi teszi az Ön iskoláját egyedivé. Mindezt személyre szabottan, de teljesen automatizáltan is megteheti egy olyan platformmal, mint a HubSpot, ami csökkenti a csapatára nehezedő terheket.

A felvételi csapat közvetlen, személyre szabott telefonos megkeresése sem árthat. Fontolja meg, hogy felhívja őket, hogy megerősítse, nincs-e kérdésük, és hogy megtudja, mit gondoltak az eseményről. Egy személyes 1-1 e-mailt is el lehet küldeni utókövetésként.

Making It Happen

Egyértelmű, hogy egy hatékony virtuális nyílt nap lebonyolításához sok mozgó elemmel kell zsonglőrködni. Ha több különböző rendszert és eszközt használ az adatbázis kezelésére, a tölcsér felépítésére és a kapcsolatfelvétel koordinálására, érthető, hogy túlterheltnek érzi magát. A jó hír az, hogy sokkal könnyebbé teheti a feladatot (és az életét), ha egyetlen, integrált eszközt vezet be, amely képes elvégezni ezeket a lépéseket.

Itt a Pepperlandnél az általunk ajánlott eszköz a HubSpot, amelyet használhat:

• Kezeld a kapcsolati és lead-adatbázisodat
• Érlapokat készíthetsz a leadgyűjtéshez az egész tölcséredben
• Tervezz és készíts magas konverziós céloldalakat, köszönőoldalakat, és CTA-k
• Marketing és lead nurturing e-mailek létrehozása és küldése
• Facebook- és Instagram-hirdetések kezelése
• Minősítse valós idejű elemzését az összes marketingtevékenységének, hogy lássa, mi működik
• És még több

Mivel a HubSpot integrálódik a Zoomhoz, az eszköz különösen hasznos azok számára, akik virtuális nyitott házakat, webináriumokat vagy más távoli eseményeket terveznek.

A legjobb az egészben, hogy az e-mail munkafolyamatok és szekvenciák használatával a back-end kommunikáció nagy része automatizálható, ami azt jelenti, hogy még ha egyszemélyes beiratkozási vagy kommunikációs csapatról van is szó, akkor is bízhat a virtuális nyílt napok lebonyolításában.

Felkészíti iskoláját a beiratkozás jövőjére

Míg a virtuális nyílt nap soha nem fogja teljesen helyettesíteni azt az értéket, amelyet egy leendő szülő vagy diák kap, ha ténylegesen ellátogat az iskolájába és személyesen látja azt, az ilyen és más virtuális felvételi események felkarolása kulcsfontosságú része a beiratkozási célok elérésének 2020-ban és azon túl.

A világjárvány megszűnése után is, amikor a dolgok visszatérnek a “normális kerékvágásba”, valószínű, hogy néhány szülő vagy család a virtuális eseményeket fogja előnyben részesíteni, mivel már hozzászoktak. Ha már most megteremti az alapokat, segíthet megfelelni ennek a jövőbeli igénynek, és megkülönböztetheti iskoláját a környékbeli iskoláktól.

Ez talán túlterhelőnek tűnik, de meg tudja csinálni – feltéve, hogy van bátorsága kipróbálni valami újat, és van terve a megvalósítására.

Az első virtuális nyílt nap megrendezésével szeretne belevágni? Szívesen beszélgetünk arról, hogyan tudunk segíteni. Foglaljon időpontot, hogy többet tudjon meg.