A társadalmi vállalkozók számára, akik a status quo felborítására és a világ nagy problémáinak megoldására törekszenek, az adománygyűjtő gála megtartása archaikusnak vagy akár sértőnek is tűnhet. Mégis, a nonprofit szervezetek generációk óta tartanak gálákat – mert működnek.

A gála természetesen nem minden ügy vagy szervezet számára működik. Először is, a társadalmi vállalkozásának nonprofitnak kell lennie. Bár szükséges, az 501(c)(3) státusz nem elegendő egy sikeres adománygyűjtő eseményhez.

Azért, hogy megtudjam, mitől lesz sikeres egy gála, öt olyan embertől gyűjtöttem össze meglátásokat, akik együttesen sikeresen szerveztek olyan eseményeket, amelyek több millió dollárt gyűjtöttek.

A szakértők: Carla Javits, a REDF vezérigazgatója; Fred Reggie, a Fred Reggie Associates vezérigazgatója; Jordan Levy, az Ubuntu Pathways külső kapcsolatokért felelős vezetője; Brett Durbin, a Trash Mountain Project vezérigazgatója és Derek Rapp, a JDRF vezérigazgatója.

Mely szervezetek jó jelöltek?

Ha nem minden szervezet jó jelölt egy gálára, akkor melyek azok és melyek nem?

A szervezeteknek rendelkezniük kell egy “olyan támogatói bázissal, akik valószínűleg maguk is energikusak” – mondja Carla Javits, akinek REDF nevű szervezete olyan nonprofit társadalmi vállalkozásokat finanszíroz, amelyek segítenek az embereknek abban, hogy a hajléktalanság és a bebörtönzés után visszatérjenek a produktív, teljes értékű munkához. A szervezet gálái nyolc év alatt több millió dollárt gyűjtöttek össze.

Megjegyzi, hogy egy szervezet akkor jó, ha van egy projektmenedzsere, aki képes megtervezni és megszervezni egy ilyen nagyszabású eseményt.

Jordan Levy, akinek legutóbbi gálája “majdnem 1 millió dollárt” hozott össze a dél-afrikai Ubuntu Pathways munkájához, elmagyarázza, miért olyan fontos, hogy egy szervezetnek legyen egy meglévő támogatói bázisa, mielőtt megpróbálkozik egy gálával. “A gála rezsiköltséggel jár, és rengeteg időt vesz igénybe a munkatársaknak a tervezés és a kivitelezés. A bevétel egy részének kiszámíthatónak kell lennie. Ha nincs megalapozott hálózat, a gála kockázatos lehet.”

Fred Reggie, akinek cége segít gálák és más adománygyűjtő rendezvények szervezésében nonprofit szervezetek számára, megjegyzi, hogy az ügy a kulcs. “A gyermekeket (különösen a pusztító betegségekkel sújtottakat), a művészeteket, a hospice-t és az egészségügyet szolgáló szervezetek azok, amelyek egy olyan tehetős demográfiai réteget érintenének, amely jól érezné magát egy gála keretein belül”. Hozzáteszi, hogy az állatokat támogató gálák is sikeresek. Nem meglepő, hogy a hírességek által irányított segélyrendezvények jól működnek, mondja.

Brett Durbin, akinek alacsony költségvetésű gálái átlagosan mindössze 25 000 dolláros költséggel akár 300 000 dollárt is összegyűjtöttek, azt mondja, hogy szinte minden nonprofit szervezet működőképes lehet, “ha van igény egy ilyen eseményre.”

Derek Rapp, akinek az 1-es típusú cukorbetegség ellen küzdő országos szervezetének országszerte vannak olyan tagozatai, amelyek gálákat rendeznek. Szerinte a kulcs az, hogy legyenek önkéntesek, akik támogatják a személyzetet az események megtervezésében.”

A szervezés megszervezése

A szakértők azt javasolják, hogy a tervezést jóval korábban kezdjék el, egy nagy, első alkalommal megrendezett esemény esetében akár 18 hónappal korábban. Levy megjegyzi, hogy a következő rendezvény tervezése a legutóbbi alapos elemzésével kezdődik.

Az egyik kulcs – mutat rá Javits -, hogy ki kell jelölni egy személyt, aki végső soron felelős a rendezvényért – valakit, aki “jó projektvezetői képességekkel rendelkezik.”

A kezdet kezdetén fontos megszervezni egy tervezőbizottságot, amely tartalmazza a személyzetet és az önkénteseket – beleértve az elnökségi tagokat is -, akik részt vesznek majd a tervezésben és a döntéshozatalban. Soha ne tartson bizottsági ülést döntéshozó nélkül; valakinek képesnek kell lennie arra, hogy jóváhagyjon vagy elutasítson minden kiadási tételt, üzenetküldési pontot vagy szórakoztató döntést. Ha a bizottság havonta ülésezik, és olyan kérdés merül fel, amelyre nem lehet választ adni, egy hónapnyi munka veszhet kárba.

Mielőtt sok munka kezdődne, a bizottságnak meg kell állapodnia a témában, a pénzügyi célkitűzésekben és a vállalkozókban. A bizottság tagjait kölcsönösen ki kell választani – azaz a személyzetnek meg kell elégednie a személy kiválasztásával, és a személynek is meg kell elégednie a megbízatással -, hogy albizottságokat működtessenek a kulcsfontosságú funkciókhoz:

• Pénzügy és költségvetés
• Helyszín, ételek és italok
• Támogatások
• Előadók és szórakoztatás
• Jegyértékesítés és regisztráció a rendezvényen
• Sorsolás vagy tombola
• Halk aukció
• Élő aukció
• Egyéb adományok és nyomon követés

Ha úgy dönt, hogy nem tart sorsolást, csendes árverést vagy élő árverést, nyilvánvalóan nem lesz szükséged ezekre a megalakult bizottságokra, de lemondasz az ezekből származó potenciális bevételekről.

Megjegyzendő, hogy kilenc albizottsággal a rendezvény tervezésében részt vevő személyek száma gyorsan több tucatra tehető. Néhányan hajlandóak lehetnek két bizottságban is dolgozni, de általában azt szeretné, ha az önkéntesek szűk, de stratégiai fontosságú kérdésekre összpontosítanának, hogy elkötelezettek maradjanak, de ne legyenek túlterhelve.

Az első ülésen ütemezze be az összes olyan ülést, amelyet a teljes bizottság a rendezvényig tart. Lehet, hogy eleinte ritkábban, az előkészítés utolsó hónapjában pedig gyakrabban, esetleg hetente érdemes találkozókat tartani.

A bizottság által választott témának szorosan illeszkednie kell a szervezet küldetéséhez és céljához – ön egy adománygyűjtést tervez, nem pedig egy bált. Miután kiválasztották, a helyszíntől kezdve az ételeken és italokon át a dekorációig és a szórakoztatásig minden másnak összhangban kell lennie a témával. Ahogy Javits mondja: “A téma döntő fontosságú. Alkalmazza a maximális kreativitást, hogy ezt összekapcsolja a programjaival: az ételeknek, a szórakozásnak, a dekorációnak, még a helyszínnek is igazodnia kell a témához, ami viszont megvilágítja a programot.”

Reggie szerint, bármi mást is csinál a téma, “FUN-t kell kiáltania!”

“Ne gondolja túl”. Az Ubuntu Levy ezt az óvatosságot ajánlja: “A vendégeid elfoglalt emberek, és ez az ő estéjük. Ne próbálj meg túl sok tartalmat beletenni. Tartsd rövidre az estét. Gondolj arra, hogy milyen típusú estét élveznének. Az emberek lekötöttségre, szórakoztatásra és jó szórakozásra vágynak. Tartsa egyszerűnek az ételeket, tegye könnyűvé az italfogyasztást, és tegye a legjobb üzenetét.”

Finanszírozás és költségvetés

A gála költségei – és az abból származó bevételek – mások lesznek Daytonban vagy Little Rockban, mint Manhattanben vagy San Franciscóban. Néhány pénzügyi mérőszám azonban a legtöbb rendezvényen egységes lesz.

Javits és Reggie egyaránt azt javasolják, hogy egy gála körülbelül 60%-os haszonkulcsot termeljen. Másképpen fogalmazva, ha a teljes bevétel minden forrásból, beleértve a gálán tett adományokat is, eléri a 100 000 dollárt, akkor várhatóan legfeljebb 40 000 dollárt költöttünk minden költségre, az ételtől és italtól kezdve a névtáblákon át a dekorációig.

Ez rávilágít az egyik érvre a gálák ellen. Túl sok pénz megy a helyszínre és az ételszállítóra? Javits azt javasolja, hogy csak akkor tartsunk gálát, ha nincs más, “kevésbé költséges” módja az adományozók aktiválásának.

Ha mégis belevágunk, gondosan tervezzük meg a bevételi forrásokat. Reggie a következő bevételi bontást javasolja:

• Szponzorációk: 10%
• Jegyeladás: 40%
• Sorsolás/tombola: 10%
• Halk árverés: 20%
• Élő árverés: 20%

Ezzel a bontással a teljes rendezvény összes költségét a jegyeladások fedezik. Mások azt javasolták, hogy a költségeket a szponzorok és a jegyeladások között fedezzük. Mindenesetre azt akarod, hogy a sorsolás és az árverések pénzt termeljenek a küldetésedhez, ne pedig a csirkédhez.

A sorsolást alább részletesebben tárgyaljuk, de fontos megjegyezni, hogy a tombolából vagy sorsolásból származó bevétel jelentősen eltér attól függően, hogy az államodban mi a legális. Ha a jótékonysági szerencsejáték engedélyezett és kulturálisan elfogadott, akkor a bevételének jóval több mint 10%-át szerezheti így. Másrészről viszont azokban az államokban, ahol gyakorlatilag minden szerencsejátékot betiltanak – még a jótékonysági célúakat is -, nehéz lehet az esti bevétel 5%-át előteremteni, miközben olyan szabályoknak kell megfelelni, amelyek előírják, hogy ingyenes belépőjegyeket kell adnia bárkinek, aki kéri. Egyes államokban a tombolákat teljesen betiltják.

A pénzügyi és költségvetési bizottságnak már az előkészítés korai szakaszában részletes költségvetést kell készítenie a rendezvényre, biztosítva, hogy egyetlen kiadást se hagyjanak figyelmen kívül.

Helyszín, ételek és italok

A gála legnagyobb kiadása és egyik legstratégikusabb szempontja a helyszín. Általában a helyszín megköveteli, hogy használd a konyhájukat – és esetleg a bárpultot. Ne hozza meg ezt a döntést könnyelműen.”

Reggie azt javasolja: “A szervezetből valakinek, aki tapasztalt és erős tárgyalási készséggel rendelkezik, részt kell vennie a helyszínnel való megállapodások véglegesítésében. Mindig van lehetőség a tárgyalásra – semmi sincs kőbe vésve. Emellett, amikor csak lehet, legyen két vagy három lehetőség.”

Durbin megjegyzi, hogy a rendezvényének otthont adó szálloda vállalta, hogy önköltségi áron vállalja a rendezvényt!

Levy amellett érvel, hogy olyan helyet válasszunk, amely már eleve elegáns. “Minél kevésbé kell “átalakítani” a teret, annál kisebbek lesznek a rezsiköltségei.”

Javits szerint a helyszín kiválasztásánál a “legértékesebb résztvevők” közelségének és kényelmének kell irányadónak lennie. Ez magában foglalja a megfelelő parkolást is. Hozzáteszi, hogy a helyszínnek a fogyatékkal élők számára is hozzáférhetőnek kell lennie.

Az is fontos, hogy a helyszín megfelelő méretű legyen az eseményhez, beleértve a program és az összes résztvevőnek szánt asztalok, valamint a misszióval, az árveréssel és a tombolatárgyakkal kapcsolatos kiállítások elhelyezését. Ha túl nagy térben tartják a rendezvényt, akkor a sikeres rendezvényt kudarcnak érezheti, mert nem sikerült megtölteni a termet.

Rapp azt javasolja, hogy hagyományos helyszíneket használjunk. “Bár időnként nem hagyományos helyszíneket is használunk, a rendezvényeink többségét vagy egy szállodában vagy egy kongresszusi központban tartjuk.”

Reggie elmagyarázza, miért lehet ez így. Szükség van egy “tapasztalt, hozzáértő személyzetre, beleértve egy helyszíni menedzsert is, aki biztosítja, hogy minden, amit a helyszín ígér, zökkenőmentesen teljesüljön”. Azt is megjegyzi, hogy előre be kell jutnia a helyszínre a berendezkedéshez.”

Végezetül fontos a megfelelő audiovizuális felszerelés. Ehhez szükség lehet egy, a helyszín által jóváhagyott szállítóval való szerződéskötésre. Előre tervezze meg – és tervezze be a költségvetésébe – az audiovizuális eszközök beszerzését.

A Trash Mountain Project egy keresztény szolgálat. Durbin azt mondja, hogy még soha nem volt felnőtt ital egyik rendezvényükön sem. A legtöbb gála azonban tartalmaz koktélfogadást és bort a vacsorához. A szállodák ezt általában elintézik helyetted.

Reggie megjegyzi, hogy a szeszes italok lehetőséget jelenthetnek arra, hogy kedvezményeket vagy szponzorációkat találj.

Az előételekkel és a vacsorával kapcsolatban Javits emlékeztet arra, hogy legyenek vegetáriánus/vegán/gluténmentes étkezési lehetőségek azok számára, akik ezt szeretnék.

Javits azt is mondja: “Elkezdtünk “családi stílusú” ételeket felszolgálni, amelyeket az embereknek körbe kell adniuk az asztal körül, ahelyett, hogy előre megterítenénk az ételt. Ez tetszett az embereknek. Hozzáadta a szórakozás és az interaktivitás érzését.” Azt is javasolja, hogy az előételeket korán adják át, amikor az emberek megérkeznek, de ne legyen túl nehéz.”

Reggie a kreativitást hangsúlyozza. Természetesen az ételek a texasi barbecue-tól kezdve a helyi neves szakácsok kara által biztosított finomságok sokaságán át a büféasztalos módon felszolgált többfogásos, tálalt vacsoráig terjedhetnek.”

“Ha a jegyek 100 dollár fölött vannak, ne várd el, hogy mindenki el lesz ragadtatva egy meleg salátától, hideg levestől, gumicsirkétől zöldbabbal és burgonyával, és egy szelet répatortától, ami már az asztalon van” – teszi hozzá Reggie.”

Levy, aki, mint emlékeztek, a legutóbbi gáláján közel 1 millió dollárt gyűjtött össze, arra figyelmeztet: “Legyen egyszerű!”. Megjegyzi, hogy az ételt gyorsan, még melegen kell felszolgálni több száz embernek. “Ne legyen túl csicsás.”

Ne feledje, mondja Levy: “Nem az ételért vannak ott, de élvezniük kell.”

A JDRF gála egy egyedi vonást tartalmaz: “a szénhidrátszámok felsorolása, mert a szénhidrátok nagyon fontosak a T1D kezelésében.”

Gondoskodjon arról, hogy az étel, az italok vagy a helyszín ne kerüljön ellentétbe a küldetésével. Keresse a lehetőségeket, hogy az ételeket a témához kösse.

Szponzorok

A szponzorok megtalálása fontos lépés. Minél több költséget tudnak finanszírozni a szponzorok, annál kevesebb költséget kell az adományozóknak finanszírozniuk – azt akarod, hogy a pénzük közvetlenül a hatásra menjen.

Javits szerint az igazgatótanácsodnak nagyszerű kapcsolattartó forrásnak kell lennie a szponzorok számára.

Reggie négy kategóriára bontja a szponzoráció tervezését. Mindezeken a helyeken keressen szponzorokat:

1. Múltbeli szponzorok: ha korábban még nem volt gálája, nézze meg azokat, akik hasonló rendezvényeket szponzoráltak.
2. Affinitási szponzorok: keressen olyan vállalatokat, amelyek igazodtak a küldetéséhez.
3. Activációs szponzorok: lehetnek olyan szervezetek, amelyek hajlandóak az előzetes díj mellett az esemény után további díjat fizetni az esemény által generált leadekért vagy konverziókért.
4. Prize/aukciós szponzorok: sok jótékonysági szervezet keresi az összes aukciós és tombolatárgyat adományként. Azokat, akik ezeket a tárgyakat adományozzák, megfelelően el lehet ismerni, amikor a tárgyukat árverésre vagy tombolára bocsátják.”

A funkcionális szponzorációkat is javasolja, azaz “cím, bemutató, dekoráció, asztalok, étkezés, bárszerviz, étel, nyomtatás és parkolás.”

Aki hajlandó a pályázatra, megteheti, de a legjobb, ha “egy strukturált prezentációval” készül, amely világossá teszi a szponzor számára az előnyöket, mondja Reggie. Hozzáteszi, hogy az a legjobb, ha a pitchet olyanok tartják, akik “jártasak az értékesítésben és a tárgyalásokban.”

Az Ubuntu Levy figyelmeztet: “Gyakran évekbe telik a megfelelő kapcsolatok és a szükséges hálózat kiépítése. Folyamatosan új kapcsolatok kereséséről, a támogatókkal való kapcsolattartásról és a márka népszerűsítéséről van szó.”

Brett Durbin, aki a szerény költségvetésű megközelítést sikeresen kamatoztatta a gála sikeréhez, nagy sikerrel büszkélkedhet a szponzoroknál. “Mindig volt egy vagy két olyan támogatónk, akik a rendezvény teljes költségét fedezték, ami nagyon nagy dolog, mert aztán minden más bevétel a szervezetünk munkájára megy.”

A szponzorok mérete drámaian változó, egy cégtől kezdve, amely egy ajándékkosarat adományoz egy sorsoláshoz, egészen olyan szervezetekig, amelyek hat számjegyű csekket tudnak írni egy olyan rendezvény szponzorálására, amelyen 1000 New York-i hatalmi elit tagja vesz részt. Kezdje ott, ahol van, és onnan dolgozzon felfelé.

Előadók és szórakoztatás

Egy olyan program összeállítása, amely legalább annyira szórakoztató és emlékezetes, mint amennyire inspiráló, kulcsfontosságú ahhoz, hogy a megfelelő emberek eljöjjenek az eseményre, és ha már ott vannak, kinyissák a pénztárcájukat.

Rapp a JDRF-től azt mondja: “A gálák egy nagyszerű parti egy rendkívül értékes ügy érdekében. Az est kezdetétől fogva figyelembe vesszük a vendégélményt minden adományozó számára. Tiszteletben tartjuk az idejüket, olyan árveréseket tartunk, amelyek tele vannak az ízlésüknek megfelelő tárgyakkal, jól időzített programot és az esemény utáni szórakozást biztosítunk.”

A felszólalóknak kapcsolódniuk kell az ügyhöz, jegyzi meg Rapp és Javits is. Valójában a program kedvezményezettjei nagyszerű előadók. Olyanokat kell választania, akik hajlandóak elfogadni a coachingot.”

A hírességek nagyszerű műsorvezetők, jegyzi meg Javits. Javasolja, hogy a szónokok és a szórakoztatásért adományokat kapjanak.

“A főszónokoknak jól kell ismerniük a szervezetet, annak küldetését és a közösséghez való hozzájárulását” – mondja Reggie.

Ez arra is figyelmeztet, hogy ha humor is szóba kerül, azt csak egy “tapasztalt humorista” adhatja elő, aki érzékeny a közönségre. “Nincs annál rosszabb, mint amikor egy elnökségi tag vagy támogató komikusnak képzeli magát, és ki akarja próbálni magát a rendezvényen. Megszámolni sem tudom, hányszor láttam már, hogy ez felrobban és tönkretesz egy egyébként csodálatos estét.”

Levy szerint a jó előadó vagy előadóművész kulcsa az elkötelezettség. “Be tudják vonni a közönséget? Ez az abszolút első számú dolog. A gálák merevek és formálisak lehetnek. A közönséget be kell vonzani és fel kell pörgetni. A színpadi jelenlét és a kapcsolat a kulcs.” Természetesen az üzenetnek még mindig összhangban kell lennie a szervezet küldetésével.

Durbin kerüli a hivatásos előadókat és előadóművészeket, ehelyett a Trash Mountain által a fejlődő világban szolgáló közösségekből származó embereket hív meg, akik arról beszélnek, hogy a szervezet milyen hatással volt az életükre.

Azt is mondja: “Megpróbáljuk, hogy az előadás magával ragadó legyen, és ne legyen túl hosszú, mert a szórakozás elveszik, ha örökké tart.”

Jegyértékesítés

Javits elmagyarázza a stratégiát, hogy ne csak a termet töltsük meg, hanem a megfelelő emberekkel is. Ez azzal kezdődik, hogy “gondosan meg kell célozni a meghívottakat”. Használja a vezetőségét és más támogatóit, hogy segítsen azonosítani és meghívni azokat az embereket, akik képesek és valószínűleg adakozni is fognak. Ezután kösse a gála témáját, helyszínét és programját azoknak a résztvevőknek az érdeklődési köréhez, akiket a leginkább szeretne ott látni.

Reggie egyetért. Az ételektől és italoktól kezdve a dekoráción át a helyszínig mindennek hozzá kell járulnia az esemény márkaépítéséhez.

A megfelelő emberek azonosításához a következő kérdéseket javasolja:

• Mi motiválja őket?
• Milyen más eseményeket támogatnak?
• Hogyan illeszkednek ehhez az eseményhez?

“A nagyágyúk minden közösségben jól ismertek; nullázza le és tudja meg, mi mozgatja őket. Hívja meg azokat, akik együtt szocializálódnak, vagy akiknek szoros szakmai kapcsolatai vannak” – mondja Reggie.

Levy megjegyzi, hogy míg egyes szervezetek képesek egy A-listás előadóművésszel megtartani a rendezvényeket, a legtöbb nem.

“A mi esetünkben és a legtöbb szervezet esetében évekbe telik, mire kiépül egy olyan hálózat, amely képes megtölteni a termet” – mondja Levy. “Egy gálát nem csak egy éjszaka alatt dobnak össze. Évek alatt épül fel; be kell vonzani a támogatókat, be kell bizonyítani a hatást, és meg kell győzni őket arról, hogy a gálába való befektetésük megtérül a kedvezményezettek számára – és hogy következetesen nagyszerű bulit rendeznek.”

Durbin szerint a Trash Mountain Project azzal kezdi, hogy meghívja azokat az embereket, akik már támogatják a szervezetet, tudván, hogy sokan meghívják majd a barátaikat, és megtöltik az asztalokat. Emellett a helyi gyülekezeteken keresztül is népszerűsíti az eseményt.”

Rapp szerint a JDRF önkénteseinek felelőssége, hogy megtöltsék a termet. “Akár vállalati, akár társadalmi asztalra összpontosítanak, az önkéntesek időt töltenek azzal, hogy a személyzetünkkel együttműködve szponzorokat és asztalokat toborozzanak, hogy megtöltsék a báltermeinket. Amint az asztalok biztosítva vannak, a beszélgetés áttevődik annak meghatározására, hogy pontosan kik töltsék be az asztalok helyeit.”

Néhány szervezet asztali kapitányokat használ az asztalok betöltésére. Javits szerint az ő feladatuk, hogy meghívják és bátorítsák a megfelelő embereket. Szerepükhöz tartozik az is, hogy biztosítsák, hogy az este élvezetes legyen a résztvevők számára, diplomatikusan tájékoztassák a vendégeket a szervezetről, és adakozásra ösztönözzék őket.”

Az asszony szerint: “Egy jó asztali kapitány lelkes és izgatott a feladat iránt, jól veszi az edzéseket, és nem túlzottan aggódik a szerep betöltése miatt.”

“Az asztali kapitányok a gála nagykövetei. Ők a mozgatórugók a közösségen belül, valamint a társadalmi és üzleti köreikben” – mondja Reggie. “Az ő felelősségük nem korlátozódhat az asztaluk betöltésére, hanem arra, hogy minden ésszerű alkalommal elősegítsék a jegyeladást.”

“Az asztaltársaságok nagyon fontos szerepet játszanak a gálákon” – mondja Rapp a JDRF rendezvényeiről. “Ezek az emberek az ügy és magának az eseménynek a bajnokai, információkat adnak át a vendégeiknek, és elvárásokat támasztanak az estével kapcsolatban. Példát mutatnak adakozásukkal, és olyan vendégeket hoznak magukkal, akik hasonló hatást tudnak gyakorolni.”

A jegyek megfelelő árazása is fontos. Ahogy korábban már említettük, azt szeretnénk, ha a rendezvény költségeit teljes mértékben fedeznék a jegyeladások és a szponzorok, így az eseményen befolyt összes pénz közvetlenül a szervezet küldetésének finanszírozására megy.”

Reggie szerint a jegyek árát a közönségnek megfelelően, de soha nem 100 dollár alatt kell meghatározni. Durbin mégis sikereket ért el a rendezvényeivel, és mindössze 30 dollárt kér jegyenként – miután az összes költséget átvállalta.

Rapp megjegyzi, hogy a JDRF-csoportok általában megnézik a közösségükben a hasonló rendezvények árait, hogy viszonyítási pontként szolgáljanak.

Javits rámutat, hogy az árképzésnél figyelembe kell venni a szponzorokat és azokat, akik egy egész asztalt szeretnének vásárolni.

Bárhogyan is határozza meg a rendezvény árát, mindenképpen alakítsa ki és tartsa be a költségvetést, hogy a költségek ne haladják meg a bevételeket.

Sorsolás vagy tombola:

A sorsolás vagy tombola az est egyik legizgalmasabb része lehet, ha jól csinálják, de tönkreteheti az egész rendezvényt, ha nem tartják be a szabályokat és valaki felháborodik, vagy a hatóságok megneszelik.

Néhány állam, köztük Alabama, Hawaii és Utah tiltja a tombolák bármilyen formáját. Lehet, hogy még mindig legális lehet alkalmi sorsolást tartani, de legyünk óvatosak. A szerencsejátéknak három eleme van: nyeremény, esély és ár. Ha a három közül egyet kiküszöböl, elkerülheti a szerencsejátékot. Egy jótékonysági sorsolás esetében a legegyszerűbb lehet, ha néhány résztvevő számára megszünteti az árat. Csak adjon könnyen követhető utasításokat az ingyenes jegy megszerzéséhez – küldjön egy levelezőlapot, amelyen kéri az ingyenes jegyet. Kevesen, vagy senki sem kérne ingyenjegyet egy adománygyűjtő sorsolásra. (Ne hagyatkozzon erre az útmutatásra jogi tanácsként.)

Mégis, ezekben a szerencsejátékot tiltó államokban a legjobb, ha nem a tombolára vagy sorsolásra támaszkodik az adománygyűjtés jelentős részében.

Azokban az államokban, ahol a jótékonysági szerencsejáték engedélyezett vagy akár ösztönzik, valószínűleg az engedély megszerzésével kell kezdenie. Tegye ezt korán a tennivalók listájára, mivel hónapokig is eltarthat a megszerzése. E folyamat során megismerheti a nyereményjáték népszerűsítésére vonatkozó szabályokat és a szükséges tájékoztatókat. Ezekben az államokban a tombola lehet az est legnagyobb adománygyűjtő rendezvénye.

Reggie a következő stratégiai tanácsokat adja:

A sorsolás nyereménye legyen jelentős – egy autó, egy egyedi ékszer, egy luxusnyaralás, egy képzőművészeti alkotás -, néhány jelentős másodlagos nyereménnyel. A szervezetek jól tennék, ha kerülnék az olyan tárgyakat, mint a szőrmebundák vagy bármilyen egzotikus állatbőr vagy prém, nagyvad vadászat (különösen Afrikában), bármilyen fegyver és élő háziállat. Ezek a tárgyak nem kívánt figyelmet és az érdekvédelmi csoportok esetleges tiltakozását vonhatják magukra. Mindig menjen biztosra.

Ha jegyeket bocsátanak a nyilvánosság rendelkezésére, függetlenül a részvételtől, kezdje el árusítani azokat körülbelül nyolc héttel az ajándékozás előtt. Ajánljon fel “Early-Bird” díjat azoknak, akik egy meghatározott időpontig megvásárolják a jegyeket. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a tombolajegyek eladása az értékesítési időszak elején magas, majd fokozatosan csökken, és az utolsó két hétben emelkedik, az utolsó héten pedig megugrik.

Egyszerűsítse a jegyvásárlást. Ha engedélyezik az online jegyértékesítést, a szervezet weboldalán legyen egy link a biztonságos vásárláshoz. Nem írhatja elő, hogy a jegyvásárlóknak jelen kell lenniük a nyereményhez. A szervezetnek mindig lesz néhány olyan tagja, aki hajlandó és nagyon is képes arra, hogy jó néhány jegyet eladjon barátainak és ismerőseinek.

Halk árverés

A csendes árverést, ellentétben az élő árveréssel, ahol az árverésvezető árakat kiált ki, és rámutat a licitálókra, akik csendben licitálhatnak, hagyományosan egy írótáblával és egy tollal irányítják. Az árverésen elérhető tárgyakat bemutatják vagy leírják, és egy közeli lapon a licitálók az este folyamán beírhatják ajánlataikat.

Az elmúlt tíz évben, amikor az okostelefonok mindenütt elterjedtek, számos alkalmazás és weboldal jelent meg, amelyek a modern korba emelik a folyamatot. Ez lehetővé teszi, hogy a licitálás könnyebben folytatódjon a program során. A vendégeket emlékeztetni lehet a licitálásra anélkül, hogy az embereket ki kellene küldeni a teremből.

Néhány alkalmazás azonban drága. Néhány tech-érzékeny vendég nem szívesen tölt le új alkalmazásokat anélkül, hogy előzetesen megvizsgálná azokat, vagy esetleg adatvédelmi aggályok miatt nem hajlandó használni az alkalmazást. A technikában kevésbé jártas tagokat még mindig megfélemlítheti a technológia – beleértve a legnagyobb adományozók némelyikét is. Vegye figyelembe mindezeket a tényezőket, amikor kiválasztja a csendes árverés lebonyolításának módját.

Amint fentebb említettük, az árverési tárgyakat adományként szeretné megszerezni. Az adományozókat szponzorként ismerheti el, ügyelve arra, hogy egy luxusnyaralás adományozóját, akit 5000 dollárral drágábban tud eladni, mint azt, aki egy 100 dolláros ajándékkosarat adományoz.

Reggie arra figyelmeztet, hogy a csendes árverés ne váljon garázsvásárrá olyan tárgyak számára, amelyek a kiskereskedelmi polcon vagy valakinek az otthonában porosodnak. Az árverési tárgyaknak meg kell felelniük a vendégek demográfiájának és életstílusának.

Az árverésre kerülő tárgyak kreatív megjelenítésén túlmenően ügyeljen arra, hogy teljesen megfelelő írásos leírással rendelkezzen, hogy a vendégek pontosan tudják, mire licitálnak.

Durbin szerint szervezete nem gyűjt sok pénzt a csendes árveréssel, de arra használják, hogy a missziót és az üzenetet előmozdítsák azáltal, hogy olyan művészeti alkotásokat és fényképeket értékesítenek, amelyek a munkájukat képviselik, segítve a családokat, hogy megszabaduljanak az olyan életektől, amelyek a szemétkupacokból való szemétszedésen alapulnak.

Rapp szerint a JDRF csendes árverései tele vannak “magas színvonalú, minőségi tárgyakkal. Valóban a minőségre összpontosítunk a mennyiség helyett”. Kiemeli, hogy a siker egyik kulcsa annak alapos kiértékelése, hogy mi kelt el és mi nem, és mely tételekre volt a legtöbb licit. A népszerűtlen tételeket a következő években el lehet kerülni. “Azt akarjuk, hogy vendégeinknek lehetőségük legyen licitálni és megvásárolni a számukra vonzó tételeket.”

Élő árverés

Az élő árverés sikere az árverésvezetőn múlik. “Vegyen fel egy profit” – mondja Reggie. Levy egyetért, és megjegyzi, hogy “ha egy jó árverezővel meg tudja teremteni a légkört, az működik.”

Az árverező spottereket szervez a közönségből, hogy segítsenek azonosítani a licitálókat. Az árverezőt érdemes előre figyelmeztetni néhány olyan személy arcára és nevére, akik reményei szerint nagy csekkeket írhatnak.

Reggie azt is megjegyzi, hogy az élő árverési tárgyakat is ki kell állítani, és a vendégeket arra kell ösztönözni, hogy nézzék meg őket az árverés kezdete előtt.

Levy és Rapp egyaránt hangsúlyozza, hogy igazán egyedi élményeket kell találni az árverésre, olyan dolgokat, amelyeket az emberek máshol nem tudnak megvenni. Optimális esetben ezt valamilyen módon összekapcsolja a küldetésével.

Reggie azt is javasolja, hogy ösztönözze a társait arra, hogy versenyezzenek az árverésen; ez azzal kezdődik, hogy a baráti riválisok is jelen legyenek. “Sokan szeretik megmutatni nagylelkűségüket barátaik és üzlettársaik körében.”

“Az élő árverések során nem ritka, hogy a barátok heves licitháborút vívnak egymás ellen” – mondja Reggie.

Adományok

A pénzszerzésre használt összes móka és játék után van még egy utolsó lehetőség, hogy egyszerűen adományok kérésével gyűjtsön pénzt.

“Az estén a kulcs az, hogy a pályázatot rokonszenvessé tegye” – mondja az Ubuntu Levyje. “Az embereknek személyes szinten kell kapcsolódniuk az ügyedhez. Olyan történetet kell kitalálnod a munkádról, amely megmutatja nekik, hogy ez kapcsolódik az életükhöz. Ha például gyerekeken segítesz, világossá kell tenned, hogy a gyerekeknek a világ minden táján ugyanazokra a dolgokra van szükségük. Ez mindenkit elgondolkodtat arról, hogy mit szeretnének a saját gyermekeiknek, ha ugyanabban a helyzetben lennének.”

Javits a REDF-től azt mondja, hogy fontos a kedvezményezettek profiljának kialakítása. Készítsék fel őket arra, hogy mind az asztaloknál, mind a társaságban, majd a színpadról is elmondják a történetüket.

Durbin egyetért. “A történet az első számú. A történet felhasználása a jövőkép megosztásához kulcsfontosságú.”

Reggie szerint a kedvezményezetteket tekintsék díszvendégeknek. Ők képviselik a küldetésedet.

Javits azt is megjegyzi, hogy az adományozók szeretik tudni, hová megy a pénzük. Ha egyértelmű üzenetet tudsz nekik adni arról, hogy egy 1000 dolláros adományt egy bizonyos fajta dolog megvalósítására fordítanak, az nagyszerű. Még jobb, ha lehetőséget tudsz adni az adományozónak, hogy kiválaszthasson egy embert, egy iskolát, egy falut, egy napelemet, egy bármit, amit a pénze finanszírozhat. Jótékonyság: Reggie megjegyzi, hogy “Mindenkinek azt kell éreznie, hogy a részvétele látványos módon szolgálja a közösséget. A résztvevőknek úgy kell érezniük, hogy ők a sztárok egy nagyszerű filmben – a te filmedben.”

Rapp emlékeztet arra, hogy a beszédekben, videókban és egyéb médiákban folyamatosan erősíteni kell a szervezet küldetését, hogy az soha ne vesszen el.”

Javits szerint egy másik módja a nagy adományok felhasználásának, ha mérkőzésként használjuk fel őket. Jelentsék be, hogy a következő 5000 dollárnyi adományt ez a különösen nagylelkű adományozó fogja kiegészíteni.

Követés

A nagyszabású rendezvény egy vagy több évig tartó tervezése után csábító, hogy a rendezvény utáni napra úgy gondoljunk, mint a vakáció első napjára, de szakértőink figyelmeztetnek, hogy a gála utáni követés a rendezvény kritikus része.

Kezdje el “a lehető leghamarabb” – mondja Levy. “Ha sikeres rendezvényt rendezett, a vendégek elkötelezettek és izgatottak lesznek, hogy beszélhessenek önnel. Hívjon fel és küldjön e-mailt másnap reggel.”

A gála után Rapp szerint a JDRF gondoskodik arról, hogy minden vendéget elismerjenek a támogatásukért. “Azt is biztosítjuk, hogy e-mailben és a közösségi médián keresztül értesüljenek a T1D-kutatás aktualitásairól és a gála jövőbeli időpontjairól.”

A Trash Mountain munkatársa, Durbin egyetért ezzel, és megjegyzi, hogy mindenki, aki jegyet vesz vagy részt vesz a gálájukon, megad valamilyen elérhetőséget; csapata mindenkit követ.

Reggie azt javasolja, hogy küldjenek levelet mindenkinek, aki részt vett, kifejezve elismerésüket, beszámolva az összegyűjtött összegről és az est sikeréről. Azt is javasolja, hogy használják ki ezt a lehetőséget arra, hogy a jövő évi gálát beírják a naptárukba.

A nyomon követést valóban folytatni kell egész évben, tájékoztatva a vendégeket az alapok felhasználásáról, az elért eredményekről és a következő esemény terveiről.

Reggie azt is javasolja, hogy az estéről készült fényképeket osszák meg a honlapon és a közösségi médiában. A vendégek megjelölése a fotókon segíthet nekik abban, hogy az eseményt követő napokban megbecsültnek érezzék magukat. Minél gyorsabban kerülnek fel az ilyen fotók, annál jobb.

Végső gondolatok

A szervezet felső vezetőinek teljes névsorral kell rendelkezniük mindazokról, akik hozzájárultak a gála megtervezéséhez, és a betöltött szerepekről. Néhányan közülük teljesen az említett felsővezetők látókörén kívül fognak dolgozni; ők is elismerést szeretnének majd kapni.

Foglaljon időt a gála során arra, hogy köszönetet mondjon az önkénteseknek és a gálát szervező munkatársaknak. Még az is elképzelhető, hogy a gála után egy laza társasági eseményt – pizzát és gyömbérsört – tervezzen, hogy elismerje az önkénteseket és családjaikat, akik támogatták őket.

Durbin, akinek költségvetési gálái több százezer dollárt hoznak össze a kis szervezetének, egy óvatosságra int. “A gálák vagy nagyszerűek a szervezeted számára, vagy komoly terhet jelentenek a csapatod és az önkéntesek számára, meg kell találnod az egyensúlyt, amely előnyös a munkád szempontjából.”

A JDRF munkatársa, Rapp mégis ezt a biztosítékot adja: “Sok gálán voltam már, és ha az estét jól átgondolták, a részleteket megfontolták, és semmit sem bíznak a véletlenre, varázslatos dolgok történhetnek.”