Tisztán, tömören, meggyőzően és figyelemfelkeltően – így kell összefoglalót írni. Ez az egyetlen része az egész jelentésednek, amit mindenki el fog olvasni, és a legtöbb ember számára talán ez az egyetlen dolog, amit elolvas.

Mi az összefoglaló?

A vezetői összefoglaló természeténél fogva az információk összefoglalása, egy javaslat bevezetéseként szolgál, a vezetői összefoglaló gyakran rövid megállapításokat tartalmaz, amelyek leírják, hogy mi lesz részletesebben kifejtve a következő javaslatban.

Egy átlagos javaslatban a vezetői összefoglaló csak rövid információkat kínál, rutinszerűen. A kiváló vezetői összefoglaló azonban az egész ajánlatot úgy foglalja össze, hogy az ügyfelet magával ragadja, és az ELADÁS érdekében dolgozik.

Hová kerül a vezetői összefoglaló?

A vezetői összefoglalót általában az üzleti dokumentum elején kell elhelyeznie. Ennek oka, hogy az összefoglaló egyetlen célja, hogy áttekintést adjon a következő dokumentumról – hasonlóan egy tudományos dolgozat kivonatához.

Mit kell tartalmaznia az összefoglalónak?

Itt van néhány tennivaló és tilalom, amit szem előtt kell tartanod egy hatékony összefoglaló megírásakor + ingyenes sablonunk, ami segít neked!

Tennivalók

Fényes bevezető bekezdést írj

Internetforrások sokasága szerint van egy meghatározott hosszúság, amit egy vezetői összefoglalónak be kell tartania. Ez nem így van. Bár az összefoglalónak nem szabad túlságosan hosszúnak lennie, átfogóan ki kell fejtenie a teljes javaslatot.

Az összefoglalónak rendelkeznie kell egy ragyogó bevezető bekezdéssel. Ha a potenciális ügyfelek csak átfutják az ajánlatát, akkor meg kell győződnie arról, hogy az első dolog, amit valószínűleg elolvasnak, az egész ajánlatának legerősebb része.

Ez a bevezető bekezdés már az elejétől fogva figyelemfelkeltő kell, hogy legyen. Bölcsen teszi, ha beemeli a vállalatának lenyűgöző tulajdonságait, de legyen konkrét, ne pedig általános. A potenciális ügyfelek valódi bizonyítékokat szeretnének látni a bizonyított készségekről és egyedi képességekről. Használja ezt a részt a vállalati vagy alkalmazotti elismerések kiemelésére.

Minden ajánlat, és ezen keresztül a vezetői összefoglaló célja az eladás. Adjon egy gyors ütést, magabiztosan eladva az ügyfélnek. Ezt úgy érheti el, hogy egyedi megközelítést nyújt az adott problémához/kérdéshez/szükséglethez.

Adjon átgondolt célt a közönségének

Miközben izgalmas eladással és drámai bevezetővel nyűgözi le az olvasót, gondoljon arra, hogy a javaslatot és a vezetői összefoglalót kifejezetten a közönségére hangolja. Még sablon használata esetén is az ajánlatot az egyes ügyfelek egyedi igényeihez és problémáihoz kell igazítani.

A vezetői összefoglaló ideális hely arra, hogy átgondoltan a legfontosabb célközönséget célozza meg. Itt tovább azonosíthatja az ügyfél előtt álló problémát – például az új marketingstratégia szükségességét, az eladások csökkenését, az újratervezett weboldal fontosságát stb.

A probléma azonosítása után kínáljon jól megalapozott, megalapozott információkat erről a problémáról. A tények, számok és releváns részletek fontosak az ügyfél számára, és segítenek abban, hogy Önt olyan szakértőnek állítsa be, aki sokat tud a vállalatuk konkrét problémáiról.

A probléma megnevezését követően folytassa a vállalatközpontú célt azzal, hogy bemutatja, hogyan lesz sikeres az Ön által javasolt megoldás. Kiváló módszer a problémákkal kapcsolatos tények bemutatása, amelyet gyorsan követnek a praktikus, mégis egyedi, kifejezetten az ügyfél számára kidolgozott megoldások.

3. Ajánljon fel egy azonosítható célt

A potenciális ügyfélnek látnia kell, hogy Ön és az Ön cége mit tud tenni érte. Bár a megoldások és módszerek kulcsfontosságú részét képezik a vezetői összefoglalójának és általában az ajánlatnak, az ügyfelek számára az a legfontosabb, hogy mi lesz az eredménye ezeknek a megoldásoknak.

Mutassa be az ügyfelének, hogy milyen nagyszerű megtérülést fog kapni az ajánlatából. Itt is az erős, ügyfélspecifikus kutatásból származó számadatok idézése a siker kulcsa.

Ne legyen azonban túl általános, amikor megoldásokat és eredményeket ajánl fel. Ha egyszerűen azt mondja az ügyfelének, hogy az Ön módszerei “növelni fogják az eladásokat”, az nem elég jó.

Hasznosítsa a reális piaci potenciálon, valamint a múltbeli sikerekre vonatkozó példákon alapuló kutatási dokumentumokat és előrejelzéseket, és adjon leíró és vonzó valószínűsíthető eredményeket. Az ügyfelek szeretik látni, hogy milyen nyereséget hoz számukra az Ön munkája, és az alapos kutatás nagyon fontos annak feltárásában és meghatározásában, hogy mik lesznek ezek a nyereségek.

4. Az ügyfelek szeretik látni, hogy milyen nyereséget hoz számukra az Ön munkája. Fordítson nagy figyelmet a részletekre

Az utolsó elemet szorosan követve, a részletekre való figyelem az egész összefoglaló során kiemelkedő fontosságú. Semmi sem rontja el jobban a kemény munkát egy pályázaton, mint a hanyag figyelem a részletekre. A buta hibákat el lehet és el is kell kerülni.

Az Ön célja, hogy a legsikeresebb cégként nyújtson be ajánlatot a potenciális ügyfélnek. Egyenlítse ki az esélyeket azáltal, hogy ellenőrzi és újraellenőrzi a hibákat. Segít, ha van egy friss szem, aki lektorálja Ön helyett a dokumentumot. Ez a siker egyik alapeleme. Ha ez megvan, hozzáadhatja a fenti elemeket, hogy túlteljesítse, és remélhetőleg megszerezze a következő üzleti megállapodást.

Használjon sablont, hogy gyorsabban végezzen

A PandaDoc sok-sok ingyenes üzleti sablont kínál Önnek, amelyeket sikeres könyvelők, ügyvédek és kisvállalkozó tulajdonosok megbízható csapata készített, akik minden nap használják ezeket a dokumentumokat.

Milyen sablonok segíthetnek Önnek abban, hogyan írjon egy összefoglalót?

• Egy minta üzleti terv sablon vagy az egyik iparág-specifikus üzleti terv sablonunk.
• Egy minta értékesítési javaslat sablon vagy iparágspecifikus üzleti javaslat sablonjaink egyike.

Vagy akár saját sablonokat is létrehozhat, amelyeket újra felhasználhat, online küldhet és könnyen nyomon követhet!

Nem szabad

1. Kerülje az elhamarkodott általánosításokat vagy hamis információkat

A vezetői összefoglaló vagy a pályázat bármely részének elkészítésekor könnyen csapdába eshet, ha elhamarkodott általánosításokkal vagy közhelyes kijelentésekkel beszél. Ezt el kell kerülni, mivel ezek az ismétlődő és gyakran hallott gondolatok azzal a hatással járnak, hogy Önt az alulmaradó versenytársak mellé sorolják.

A kiemelkedés magában foglalja, hogy egyedi és értékes információkat kínáljon az ügyfelének. Az őszinte értékelések és az igaz ígéretek adnak el, nem pedig a túlhasznált, újrahasznosított ötletek és üres állítások.

Nagyon fontos, hogy összefoglalóját – és a teljes üzleti ajánlatát – többször is átnézze, újraírja és csiszolja, hogy olyan kreatív, professzionális munkával álljon elő, amelyet büszkén és örömmel oszt meg a potenciális ügyfelekkel.

Ne legyen technikai

Mindennek megvan a maga helye és ideje. A lift pitch, ami lényegében a vezetői összefoglaló, nem a megfelelő hely erre. Ökölszabályként a technikai, mélyreható magyarázatok a jelentés fő részébe tartoznak. Üzleti tervének, ajánlatának vagy jelentésének összefoglalója arra szolgál, hogy megragadja az olvasó figyelmét, és felkeltse a figyelmét arra, hogy mi következik a nagyobb dokumentumban.

Az Ön előadását, függetlenül attól, hogy a hosszabb jelentés mennyire technikai jellegű, úgy kell megírni, hogy a laikusok számára is érthető legyen, amit kínál. Ha már itt tartunk, hagyja el a szakzsargont. A világos, tömör és egyértelmű nyelvezet az, amire törekednie kell.

Ne ragadtassa el magát

Amilyen izgatott is lehet a további finanszírozás vagy a vállalkozásához szükséges induló tőke megszerzésének lehetősége miatt, ne feledje – ne legyen túl hosszú. A cél az, hogy az olvasót kíváncsivá tegye az üzleti terv, jelentés vagy javaslat többi részére.

Egy 20 oldalas jelentéshez elegendő egy egyoldalas összefoglaló, amely a hosszabb dokumentumban kiemelt fontos pontokat foglalja össze. Általános szabály, hogy a vezetői összefoglaló a teljes dokumentum legfeljebb öt százalékát tegye ki.

Hagyja a cég történetét a múltban

Nem véletlenül hívják “történelemnek”. A vezetői összefoglaló nem a megfelelő hely arra, hogy elmesélje cégének történetét a szerény kezdetektől a mai fényes csillaggá válásig vezető útjáról. A vállalat története sehol sem szerepelhet a dokumentumban, kivéve, ha ez kifejezetten szükséges. Az olvasót mindez nem érdekli.

Határozza meg a problémát, határozza meg a célt, foglalkozzon a problémákkal, és javasoljon megoldást. Minden más, ami ezen a területen kívül esik, csak időpocsékolás mind az Ön, mind a közönség számára.

Ne hagyja a végére

Nohát, ez valószínűleg ellentmond mindannak, amit eddig a jelentésírásról tanult, de jó oka van rá.

Bármennyire is csábító lehet, hogy a vezetői összefoglalót hagyd a legeslegutolsó dolognak a jelentésedhez, ne tedd. Mindig fennáll a veszélye annak, hogy mindent át kell dolgoznia, ha meggondolja magát a tartalom bizonyos aspektusaival kapcsolatban.

Már az elejétől fogva nagyon világosan meg kell határoznia, hogy milyen lépéseket szeretne az olvasóitól. Először az összefoglalóval kezdje, és az Ön fejében szilárdítsa meg, hogy mit akar elérni a dokumentummal. Ha valami, akkor az, hogy tudja, hová akar eljutni vele, megkönnyíti és felgyorsítja a teljes dokumentum összeállítását.

Hogyan írjunk összefoglalót

Kíváncsi arra, hogyan készítsen összefoglalót az Ön konkrét dokumentumához? Íme néhány gyakori felhasználási eset, és hogyan közelítsük meg őket.

Hogyan írjunk összefoglalót egy üzleti tervhez

Az üzleti terv kidolgozása során a potenciális befektetők vagy más érdekeltek gyakran szeretnének látni egy összefoglalót az elején, hogy 30 000 lábnyi áttekintést kapjanak a tervről.

A teljes tervet néhány bekezdésnyi konkrét összefoglalóba akarja leegyszerűsíteni a főbb pontokkal, alátámasztva a javasolt ötlet megértéséhez fontos kontextuális információkkal.

Ügyvezető összefoglaló egy induló vállalkozáshoz

Az induló vállalkozások esetében a cél a tőke megszerzése. Ez történhet tőkefinanszírozás, állami támogatások vagy üzleti hitelek formájában bankoktól, a Small Business Administration (SBA) és más hitelintézettől. Függetlenül attól, hogy milyen finanszírozási forrást választ, megalapozottan kell érvelnie vállalkozása mellett. Íme, hogyan írjon összefoglalót a startupok számára.

1. Írja le az üzleti lehetőséget – Az első bekezdésben adjon rövid áttekintést a piacon azonosított hiányosságról.
2. Magyarázza el, hogyan használja ki a startupja a lehetőséget – El kell magyaráznia, hogyan szolgálja ki a vállalkozása a piacot.
3. Írja le a célpiacát – Adjon áttekintést a megcélzott ügyfélkörről.
4. Beszéljen az üzleti modelljéről – Vázolja fel a termékeit/szolgáltatásait, és magyarázza el, miért vonzóak a célpiac számára.
5. Vázolja fel az értékesítési és marketing stratégiáját – Röviden ismertesse a termékeire/szolgáltatásaira vonatkozó marketingterveit.
6. Írja le a versenytársakat – Határozza meg a piaci részesedésből való részesedés megszerzésére irányuló stratégiáját és az Ön által kínált versenyelőnyt.
7. Pénzügyi elemzés – Adjon összefoglalót a pénzügyi tervéről, és ha már itt tartunk, mellékeljen néhány előrejelzést is.
8. Írja le a vezetői csapatot – Adjon rövid áttekintést az egyedi készségeikről és arról, hogy milyen értéket képviselnek a vállalkozásában.
9. Adjon meg egy megvalósítási tervet – Emeljen ki néhány kulcsfontosságú pontot arra vonatkozóan, hogy mi szükséges ahhoz, hogy vállalkozása a jelenlegi tervezési fázisból eljusson odáig, hogy az ügyfelek beléphessenek az ajtón.

Ügyvezető összefoglaló egy már működő vállalkozás számára

A már működő vállalkozások számára készített összefoglaló kissé más megközelítést alkalmaz. Ez a cég növekedési terveiről, eredményeiről, kilátásairól stb. való tájékoztatásra összpontosít.

1. Adja meg a cég küldetését – Mi a cég célja?
2. Adjon meg néhány információt a vállalatról – Ismertesse az általa kínált terméket/szolgáltatást, az üzleti helyszíneket és a legfontosabb statisztikákat felsorolásszerűen
3. Emelje ki az elért eredményeket – Vázolja fel a vállalkozás fejlődését és növekedését az évek során az ügyfélkör, a piaci részesedés, a nyereségesség, az értékelés tekintetében, és bevétel
4. Pénzügyi összefoglaló – Ez a rész különösen akkor fontos, ha a teljes üzleti terv célja a finanszírozás keresése
5. A vállalat jövőbeli céljainak leírása – Adjon áttekintést a cég kilátásairól

.

Hogyan kell összefoglalót írni egy marketingajánlathoz

A marketingajánlat célja, hogy a leendő ügyfél ne csak azt értse meg, hogy milyen marketing taktikákat fog alkalmazni, és mennyibe fognak kerülni a szolgáltatásai, hanem azt is, hogy hogyan fog működni a teljes kép.

Ez az, amiről a marketingajánlat vezetői összefoglalójában beszélnie kell: milyen eredményekre számíthat az ügyfél, és milyen lesz Önnel együtt dolgozni?

Íme, hogyan írjon vezetői összefoglalót egy marketingajánlathoz, az alcímekkel együtt, amelyeket használhat a dokumentumban.

1. Bevezetés – Magyarázza el a projektet és a marketingterv célját
2. Vállalati információk – Adjon rövid háttér-információt a vállalatáról, annak felépítéséről és ügyfélköréről
3. Projektvezetői csapat – Sorolja fel a vezetői csapat kulcsfontosságú szereplőit, valamint készségeiket és a marketingcélok elérésében betöltött szerepüket
4. Piacelemzés – Adjon áttekintést a termékei/szolgáltatásai piacáról, egy felsorolásban részletezze az azokat befolyásoló trendeket, és a legfontosabb mozgatórugókat
5. Termékek és szolgáltatások – Vázolja fel termékeinek/szolgáltatásainak USP-it és versenyelőnyét a piacon
6. Marketingstratégia – Írja le a célközönséget és az elérésükhöz alkalmazott módszereket
7. Pénzügyi tervezés és előrejelzések – Adja meg a rövid és hosszú távú marketingtevékenységekkel kapcsolatos információkat, költségvetés, az előre jelzett megtérülés és a kapcsolódó mérőszámok
8. Célok – Foglalja össze a marketingkampány célkitűzéseit és az ezek érdekében alkalmazott stratégiákat

Hogyan írjunk összefoglalót egy jelentéshez

Az összefoglaló másik gyakori felhasználási esete, hogy egy jelentésdokumentum előszavaként szerepel. Ez az olvasó számára perspektívát nyújt arra vonatkozóan, hogy a következő jelentés és információ hogyan befolyásolja a nagyobb üzleti ügyet.

Fegyverezze fel tehát az olvasót a jelentés céljának, módszertanának és legfontosabb megállapításainak összefoglalójával, hogy a teljes jelentés olvasása közben ne kelljen összekötnie a pontokat. Íme, hogyan kell megírni egy jelentés összefoglalóját.

1. Írjon nyitóbeszédet – Röviden ismertesse a jelentés tárgyát
2. Ismertesse a kutatás célját – Ez a tanulmány céljával kapcsolatos
3. Emelje ki a módszertant – Ismertesse a tényeket-információszerzési módszereket és az alkalmazott elemzési technikákat
4. Vázolja fel a legfontosabb megállapításokat – Magyarázza el, hogy mi volt a tanulmány eredménye, és mi a legfontosabb tanulság, amit az olvasóknak tudomásul kell venniük
5. Írja le az ajánlásait – Ezen a ponton indoklást is fűzhet

Ezzel mindent lefed, amit a vezetői összefoglalókról tudni kell. Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan segíthet a PandaDoc egyszerűsíteni, racionalizálni és felturbózni a teljes dokumentum-munkafolyamatot, tekintse meg funkcióinkat itt.

Kérdés

Milyen hosszú egy vezetői összefoglaló?

A vezetői összefoglalónak a teljes dokumentum teljes összefoglalójának kell lennie. A lényege, hogy bárki, aki elolvassa, értelmes információkat merítsen belőle, anélkül, hogy feltétlenül el kellene olvasnia a teljes dokumentumot.

Ökölszabályként a hatékony összefoglalónak a teljes dokumentum 5-8%-át kell kitennie. Ha például a teljes jelentés 50 oldalas, törekedjen 3-4 oldalas összefoglalóra.

Mi a különbség a vezetői összefoglaló és a bevezetés között?

A vezetői összefoglaló a jelentés, terv vagy javaslat első szakasza. A bevezetés előtt és a tartalomjegyzék után jelenik meg. A vezetői összefoglaló lényegében a teljes jelentés tömörített változata, amely több mint 20 oldalas is lehet.

A bevezetés ezzel szemben egyszerűen egy rövid magyarázat arról, hogy mi várható a nagyobb dokumentumban, és mi az oka annak. Az összefoglaló a teljes dokumentum lényegét adja meg, a bevezetés nem.

Eredetileg 2013. június 20-án jelent meg, frissítve: 2021. február 10.