Intuit QuickBooks Online

Sage 50cloud

Wave

Xero

Zoho Books

GoDaddy Könyvelés

Sunrise

Kashoo

Intuit QuickBooks Self-Employed

Hogyan befolyásolja ez a változás a FreshBooks használatát? A legtöbb esetben nem. Továbbra is ugyanúgy végezhet olyan tevékenységeket, mint a számlák létrehozása, az időkövetés és a kifizetések fogadása, mint eddig. De a számviteli nyilvántartásai új, szilárd keretet kapnak, amely strukturáltabb nyilvántartást és jobb betekintést biztosít a pénzügyeibe. Konkrétan, a FreshBooks mostantól rendelkezik számlakerettel és főkönyvvel; két új számlával, az Egyéb bevételek és az Eladott áruk költsége (COGS); banki egyeztetés; és két további standard pénzügyi jelentés (Próbamérleg és mérleg).

A FreshBooks még mindig nem tartalmaz minden eszközt, amely a FreshBooks Classic-ban megtalálható, de idén átvett egy nagyot: a leltárkövetést. Emellett új felhasználói szerepet (menedzser), automatikus kilométer-követést az iOS-alkalmazásban, valamint pénztárkapcsolatokat (az ügyfelek számlázás nélkül is tudnak fizetni). A vállalkozók nyomon követhetik saját idejüket, a menedzserek pedig nagyobb kontrollt kapnak a jelentések felett. A Projektekben két új fül van: Számlák és Költségek. A FreshBooks számos fejlesztést is hozzáadott a számlákhoz és a teljes munkafolyamathoz. Például van egy új Előnézet fül. A számlák mostantól megjelenítik a ki nem számlázott időt és kiadásokat. Az ügyfélüzenet testreszabható, és az ügyfelek részfizetéseket is teljesíthetnek. A FreshBooks több (kisebb és nagyobb) fejlesztést hajtott végre a szolgáltatásán, mint bármely más általam vizsgált oldal.

Egy hatékony felhasználói felület

A FreshBooks továbbfejlesztette az onboarding folyamatát is. Először néhány alapvető kérdést tesz fel a vállalkozásáról (például hogy mivel foglalkozik és hogyan számláz). Megadja elérhetőségi adatait, és arra ösztönzi, hogy hívja meg a csapattagjait a fiókok létrehozására. Ezután a Freshbooks a főoldalra dobja Önt, ahol egy három beállítási lépést tartalmazó dobozzal találkozik. Ezek egyike a számlák testreszabása (a lehetőségek két sablonra, logóra, háttérszínre és két betűtípusra korlátozódnak). Nekem volt némi gondom a logóm hozzáadásával. A legtöbb webhely csak egy grafikai fájlt kér, és elhelyezi a logót az értékesítési űrlapon. A FreshBooks elveszi a fájlt, és egy hosszúkás doboz kitöltésére használja. Így a logómnak csak egy részét tudtam beilleszteni.

Amikor bezárja a beállítási dobozt, a webhely műszerfalán találja magát, ahol nincs további útmutatás az induláshoz. A Wave és a Xero sokkal jobb bevezető eszközöket kínál, amelyek számos beállítási lépésen keresztül vezetnek végig.

A műszerfal gyors áttekintést nyújt a vállalat pénzügyi helyzetéről. Öt diagram található rajta. A Kintlévőségek elárulja, hogy ki tartozik Önnek, és ki van elmaradva a fizetésekkel. A Teljes nyereség természetesen valós idejű számot ad az aktuális nyereségről vagy veszteségről. Ennek a grafikonnak a dátumtartományát megváltoztathatja. A Kiadások a kiadásait mutatja kategóriánként. A FreshBooks tavaly további kettővel bővült: Bevételi áramlatok és a Ki nem számlázott idő.

A jobb alsó sarokban linkek jelennek meg a támogatáshoz és a FreshBooks újdonságait ismertető oldalhoz. A jobb felső sarokban található linkek olyan oldalakra vezetnek, ahol különböző jogosultsági szinteken meghívhat csapattagokat (beleértve a könyvelőt is), valamint új rekordokat és tranzakciókat hozhat létre. Sajnos sokat kell görgetni, hogy láthassa a táblázatokat, és nincs teendőlista, mint a GoDaddy Bookkeepingben.

A műszerfal bal oldalán található függőleges ablakban az eszköz alapvető területeire mutató navigációs linkek jelennek meg: Műszerfal, Ügyfelek, Számlák, Kifizetések, Költségek, Becslések, Időkövetés, Projektek, Saját csapat, Integrációk, Jelentések, Könyvelés és Kiegészítők. Kattintson az e lista feletti, a cégneve melletti linkre, és megnyílik az oldal beállításainak listája. Itt például további vállalkozásokat adhat hozzá, kapcsolatba léphet az ügyfélszolgálattal, létrehozhat tétel- és szolgáltatásrekordokat, és integrálhat harmadik féltől származó alkalmazásokat (jelenleg több mint 100 van).

A FreshBooks működése szempontjából kritikus fontosságú két kapcsolatot is beállíthat. Ha megadja azon pénzintézetek bejelentkezési adatait, amelyeknél számlái vannak, akkor a FreshBooks csatlakozik a weboldalukhoz, és importálja a számlaforgalmát. Ha pedig regisztrál a FreshBooks Payments vagy a Stripe szolgáltatásra, akkor elkezdheti a hitelkártyák elfogadását. Végül a bal felső sarokban található kis csengő ikonon keresztül juthat el az ügyfeleivel, csapattagjaival és egyéb üzleti kérdésekkel kapcsolatos frissítésekhez.

Összességében a FreshBooks rendelkezik a legegyszerűbb, legintuitívabb és legvonzóbb képernyőmegjelenítéssel az általam mostanában vizsgált szolgáltatások közül. Ránézésre könnyebben olvasható, mint például a Kashoo. A régi FreshBooks felületet használó felhasználónak azonban eltarthat egy ideig, amíg eligazodik. Szerencsére a FreshBooks rengeteg útmutatást kínál, beleértve a kereshető súgó-adatbázist, valamint az e-mailes és telefonos támogatást.

Számlák létrehozása a FreshBooksban

Az eszköztáron a Számlák fülre kattintva megnyílik egy képernyő, amely mindent elmond, amit tudni kell a kintlévőségek (bár az oldal nem használja ezt a könyvelési kifejezést) állapotáról. A “tőlem” fül kiemelésével (“nekem” a más FreshBooks felhasználóktól kapott számlák oldalát nyitja meg), láthatja a késedelmes, a kintlévőségi és a vázlatfázisban lévő számlák dollárösszegeit. Az alábbiakban a legutóbb frissített számláira mutató linkek találhatók. Az összes számla és ismétlődő sablonok listája alul jelenik meg.

AreshBooks számlák oldala számos információt nyújt a legutóbbi és korábbi számláiról.

AreshBooks két további tranzakciótípust támogat: a becsléseket és az ajánlatokat, mindkettő átalakítható számlává. Az ajánlat a becslés sokkal részletesebb változata, amelyet az ügyfél az elfogadáskor aláírhat (a FreshBooks lehetővé teszi az elektronikus aláírást). Tartalmazhat leíró szöveget és táblázatokat, és több oldalas is lehet. Egyetlen konkurens eszköz sem kínál ilyen fejlett lehetőséget. A legutóbbi felülvizsgálatunk óta újdonság a foglalók készítésének lehetősége, amelyet akkor használhat, ha folyamatos üzleti kapcsolatot létesít egy olyan ügyféllel, aki esetleg összetettebb számlázást igényel.

Az induláshoz kattintson itt az Új számla gombra. Megnyílik egy számlasablon az Ön elérhetőségi adataival és logójával, az aktuális dátummal és esedékességgel, valamint egy kitöltött számlaszámmal. A többit a tételek vagy szolgáltatások kiválasztásával és a mennyiségek megadásával egészítheti ki. Ha már létrehozott forgalmi adókulcsokat, akkor a megfelelőt kell hozzárendelni. Hozzáadhat kedvezményt, amit sok webhely lehetővé tesz. De kérhet előleget is, és beállíthatja a fizetési ütemezést. Ez utóbbi csak a FreshBooksban érhető el. Ha elkészült, elmentheti vagy elküldheti.

A FreshBooks némi ellenőrzést ad a számlák megjelenése felett.

Egy kikötés van itt: A FreshBooks díjai az Ön által aktívként megjelölt ügyfelek számán alapulnak. Ha a számlázási folyamat során új ügyfelet vesz fel, és korábban öt aktív ügyféllel rendelkezett (ami a kezdeti árszint felső határa), a FreshBooks a következő fizetési naptól kezdve a magasabb költséggel számol Önnek.

Az ügyfelei a FreshBooks saját fizetési funkciójával (amely valójában a WePay fizetési feldolgozó szolgáltatásból átkeresztelt szolgáltatás) fizethetnek Önnek. Ennek költsége 2,9 százalék plusz 30 cent tranzakciónként, ami gyakorlatilag az iparági szabvány. A Stripe-on keresztül is elfogadhat fizetéseket.

A FreshBooks elérhetővé teszi a leggyakrabban használt számlabeállításait, amikor egy számlán dolgozik.

A forgalmi adókat is beállíthatja közvetlenül a számláiból. Közvetlenül az egyes tételek díjszabása alatt található egy Adók hozzáadása link. Kattintson rá, és egy kis ablak nyílik meg, ahol több forgalmi adót is meghatározhat. Bejelölhet egy négyzetet, hogy ezeket az adókat a számla összes tételére alkalmazza, vagy külön-külön is hozzárendelheti őket. A FreshBooks nem integrálódik közvetlenül egy olyan forgalmiadó-szolgáltatással, mint az arany standard Avalara, de még e nélkül is úgy kezeli a forgalmi adókat, mint a legtöbb versenytárs. A forgalmi adó összefoglaló jelentés segít a szükséges kapcsolódó jelentések kitöltésében.

Kontextusérzékeny beállítások

Amint a számlákon dolgozik, a FreshBooks megjeleníti a kontextusérzékeny beállítások linkjeit. Ez a FreshBooks-ban egyedülálló. Más eszközöknek van egy hatalmas részük, ahol az összes beállítást meghatározhatja. Ez a kontextusérzékenység nagyszerű funkció, amely időt takarít meg, és folyamatosan emlékezteti Önt a rendelkezésre álló lehetőségekre. Itt válthat például egy másik számlázási stílusra. Azt is elérheti, hogy a számla meghatározott időközönként automatikusan vagy manuálisan ismétlődjön, és beállíthatja az online fizetéseket. A számla mentése után további kontextusfüggő beállítások jelennek meg.

Ha a FreshBooks bármelyik verzióját használja a Lite kivételével, akkor emlékeztetőket küldhet meghatározott időközönként, és késedelmi díjat számíthat fel, ami szokatlan ebben az eszközcsoportban. A mentett számlákat újra megnyithatja és szerkesztheti, vagy a További műveletek gombra kattintva további feladatokat is elvégezhet, például elküldheti az űrlapot e-mailben, alkalmazhat kifizetést vagy készíthet PDF-fájlt. A számla előzményeit is megtekintheti.

Kapcsolatok és kiadások a FreshBooksban

Mikor új ügyfélrekordot hoz létre a FreshBooksban, alapvetően csak a kapcsolattartási adatokat adja meg. De az ügyfél kezdőlapja végül feltöltődik információkkal. Az ügyfélrekordok egyfajta digitális névjegykártyaként jelenítik meg a kapcsolattartójukat. Tartalmazzák az egyes ügyfelek nevének, levelezési és e-mail címének, valamint telefonszámának mezőit. Az ügyfélkártya melletti táblázat megmutatja, hogy mennyi kintlévőség kapcsolódik az adott ügyfélhez, és lebontja azt számlatervezetekre, rendelkezésre álló hitelre, ki nem számlázott időre és ki nem számlázott költségekre. Az alábbi táblázat a számlák, előlegek, hitelek, költségek, becslések, időkövetés, projektek és jelentések listáját jeleníti meg az adott ügyfélhez. A fülekre kattintva válthat közöttük.

Mialatt a FreshBooksban rögzíti az egyes kiadásokat, menet közben módosíthat néhány beállítást, és csatolhat nyugtát.

A képernyő tetején található Kapcsolat fülre kattintva megtekintheti a tranzakciótörténetet. Ez egy fantasztikus, átfogó képernyőkészlet, amely páratlan ebben a csoportban.

Ha egy vagy több bankszámlát csatlakoztatott a FreshBookshoz, akkor a bal oldali függőleges ablakban a Költségek fülre kattintva megjelenik a legutóbbi tranzakciók listája. A FreshBooks megpróbálja ezeket automatikusan kategorizálni (olyan választási lehetőségekkel, mint Szakmai szolgáltatások, Kellékek, Étkezés & Szórakozás, Személyes stb.), amikor behozza őket, de nem mindig találja el a célt. Először be kell tanítania a pontatlan kategóriák javításával, amit mindenképpen meg kell tennie, mivel ezek az információk nagyon fontosak a jelentésekben és az adókban való felhasználás szempontjából.

Akár kézzel ad be egy költséget, akár egy importáltat szerkeszt, rengeteg részletet adhat hozzá vagy módosíthat. Az öt legutóbb frissített kiadás a Költségek képernyő tetején jelenik meg; úgy néznek ki, mint a pénztárgépszalag csíkjai. Az egyes költségrekordok az alábbi listában, amelyek a szállító, a kategória, a dátum, a forrás, az ügyfél/projekt/leírás és az összeg/adó/státusz mezőit tartalmazzák. Csatolhat fájlt, húzhat és eldobhat egy nyugtaképet, megjelölheti a kiadást egy adott ügyfélnek számlázhatónak, megváltoztathatja a pénznemet, és megjelölheti az eladott áruk költségeként (COGS). Ebben a csoportban egyetlen versenytárs sem kínál ilyen átfogó költségnyilvántartást. A FreshBooks azonban nem becsüli meg a negyedéves jövedelemadó-fizetéseket, mint az Intuit QuickBooks Self-Employed és a GoDaddy Bookkeeping.

Egyszerű projektmenedzsmenteszközök

A FreshBooks gazdagabb projektmenedzsmentfunkciókat kínál, mint a versenytársai. A kezdéshez adjon nevet a projektnek, és rendeljen hozzá csapattagokat adminisztrátorként, menedzserként, alkalmazottként vagy vállalkozóként (minden szerepkörhöz saját hozzáférési korlátozások tartoznak). Hozzárendelheti egy külső ügyfélhez, ha valaki másnak végzi a projektet, így ő is együttműködhet és számlázhat, valamint megadhatja az órabüdzsét és a befejezési dátumot. Két számlázási lehetőség van: óradíj vagy projektátalány. Ha az óradíjat választja, választhat az egységes óradíj vagy a csapattagok vagy szolgáltatások szerinti díjak közül.

AreshBooks lehetővé teszi, hogy alaposan dokumentálja a projekt óráit és költségeit. Részletes áttekintést nyújt a projektről.

A projekt szolgáltatásainak megadásához kattintson a Szolgáltatás hozzáadása gombra, és írjon be egy leíró nevet. A FreshBooks mindegyiket hozzáadja az összes hozzáadott szolgáltatás listájához, amelyet minden alkalommal megjelenít, amikor új projektet hoz létre. Amikor eljön az időbejegyzések hozzáadásának ideje a projekthez, két lehetősége van: elindíthat és leállíthat egy időzítőt, vagy egy kis ablakban lévő mezők kitöltésével manuálisan beírhatja az órákat. A költségeket is itt adhatja hozzá, és mind azokat, mind az időbejegyzéseket számlázhatónak jelölheti meg.

Minden projektnek saját kezdőlapja van, ahol áttekintheti bejegyzéseit és újabbakat adhat hozzá, valamint üzeneteket cserélhet a csapattagokkal.

A számlázási sablonok nem tartalmaznak a Projekt mezőt, de természetesen kiszámlázhatja az ügyfeleknek a ledolgozott órákat és a felmerült költségeket. Ha olyan ügyfelet választ ki egy számlán, amely rendelkezik e tételek valamelyikével, akkor a legördülő listában látni fogja őket. Kattintson a Hozzáadás gombra, hogy felvegye a számlára, és egy új ablak nyílik meg, amely a ki nem számlázott időt és kiadásokat jeleníti meg. Kiválaszthatja bármelyiket, amelyet be szeretne vonni, és a számlára való visszatéréskor soronként jelennek meg. Mind az Időbejegyzések, mind a Projektek automatikusan átalakíthatók számlákká.

FreshBooks mobilalkalmazásai

AreshBooks Android-alkalmazásokat és iOS-alkalmazásokat kínál, amelyek nagyrészt hasonlóak egymáshoz. Az alkalmazások elég könnyen használhatóak, de nem nyújtanak olyan kivételes felhasználói élményt, mint a főoldalon. Meglehetősen egyszerűek. A FreshBooks alkalmazás egy műszerfalra nyílik, amely három kritikus diagramot tartalmaz: Kiemelkedő bevétel, Teljes nyereség és Teljes kiadás. A képernyő alján található ikonok az eszköz munkaterületeire vezetnek, ahol megtekintheti, hozzáadhatja és szerkesztheti a számlákban, kiadásokban, időkövetésben, becslésekben és ügyfélrekordokban szereplő adatokat. Sok mindent nem tehet meg a mobilalkalmazásokon, például nem dolgozhat projektekkel és jelentésekkel, de hozzáférhet az oldal alapvető funkcióihoz, amelyeket leginkább az irodától távol használna.

A FreshBooks mobilalkalmazásain nem tud mindent megtenni, amit a böngészőben, de a kritikus adatokat hozzáadhatja, megtekintheti és szerkesztheti.

Az iOS-alkalmazás rendelkezik egy olyan új funkcióval, amelyet eddig csak a QuickBooks Online és a QuickBooks Self-Employed alkalmazásokban láttam: automatikus kilométer-követés. Az alkalmazást bekapcsolt helymeghatározási szolgáltatásokkal futtatja, és a FreshBooks nyomon követi a futásteljesítményt vezetés közben. Az utakat személyes vagy üzleti útként rögzítheti, és visszamehet és hozzáadhat utakat, ha kihagyott egyet.

A díj visszaszerzése

Ha még soha nem használta korábban a FreshBooks-ot, nem okozhat nagy gondot a jelenlegi verzió működésének megtanulása. A FreshBooks dizájnja kivételes, navigációs eszközei pedig intuitívak. Javasoljuk azonban, hogy a FreshBooks Classicról való váltás előtt tájékozódjon a cégnél, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a feltétlenül szükséges funkciók megtalálhatóak-e benne.

A pénzét képes módon kezelni kívánó szabadúszóknak a legjobb elérhető számlázási és időkövető eszközökre; költségkezelési és ügyfélnyilvántartásra; valamint jelentéstételre van szükségük. A munkájuk elvégzéséhez gyorsan kell be- és kijutniuk az oldalra, és nem árt, ha az oldal felhasználói felülete és navigációs eszközei is a legjobbak a kategóriájukban. A FreshBooks mindezt és még annál is többet kínál. Ismét ez a szerkesztői választásunk győztese az egyéni vállalkozók, szabadúszók és nagyon kisvállalkozások könyvelésében.

Míg a FreshBooks kivételes választás a szabadúszók és független vállalkozók számára, sok olyan funkció hiányzik belőle, amelyre a nagyobb, összetettebb vállalkozásoknak szükségük van. Az Intuit QuickBooks Online nyerte a szerkesztőnk választását a kisvállalkozások online könyvelése terén.

Míg a pénzhelyzetén töpreng, érdemes megnéznie a legjobb személyes pénzügyi szolgáltatásokról és a legjobb adóelőkészítő szoftverekről szóló történeteinket is.