Az építőipari ajánlatkérések teendői és tilalmai
Az építőipari ajánlatkérések, más néven RFP-k a legformálisabb típusú kérések az építőiparban. Az RFP-t leggyakrabban akkor használják, ha van egy konkrét projekt vagy probléma. Az ajánlatot kérő vállalat felvázolja az elvégzendő munkák körét, majd egy szállító válaszol, részletezve, hogyan végezné el a munkát, és mennyibe kerülne. Egy jól felépített ajánlattételi felhívás célja, hogy biztos képet adjon a projekt terjedelméről, például a négyzetméterekről és a költségekről, ugyanakkor rugalmasságot biztosít a vállalkozók számára, hogy megkülönböztessék magukat a versenytársaktól.
A jól felépített ajánlattételi felhívás segíthet elkerülni a félreértéseket, és értékes időt és pénzt takaríthat meg. A sikeres ajánlatkérés összetevőinek jobb megértése érdekében tekintsük át az építési ajánlatkérések néhány tennivalóját és tilalmát.
Do’s…
Describe the Organization, Requirements, and Stakeholders
Minden építési ajánlatkérésnek egyértelműen le kell írnia a szervezetet, a követelményeket és a projekt érdekeltjeit. Ha egy ajánlatkérés nem írja le elég világosan ezeket a területeket, a válaszadóknak több információt kell kérniük, hogy jobb rálátásuk legyen, és jobban megértsék a projekt igényeit.
Meghatározza az elvárásokat
A homályos ajánlatkérések félreértéseket okozhatnak az egyértelműség hiánya miatt. Egy jól felépített RFP-nek egyértelmű elvárásokat kell megfogalmaznia, ha el akarja kerülni a félreértéseket. Ha nem egyértelműek az elvárások, a válaszadónak kérnie kell a tisztázást. Ezen túlmenően az RFP-knek körvonalazniuk kell, hogy a válaszadóknak hogyan kell felépíteniük ajánlatukat. Ez megkönnyíti az ajánlatok egymással való összehasonlítását.
Tisztázza a költségminősítést
A jó RFP minőségileg és mennyiségileg is meghatározza a projekt terjedelmét. Amikor egy vállalkozó választ készít egy RFP-re, döntő fontosságú, hogy tisztázza a költségminősítéseket. Ez magában foglalja a tartandó megbeszélések számának becslését, a felülvizsgálati eljárásokat, a rajzok és jelentések számát és így tovább. A lehető legtöbb kemény és puha költség kiszámításával a projektek elkerülhetik a költségvetés túllépését.
Érhető ütemterv meghatározása
Az építési RFP nagyfokú együttműködést igényel. A jó munkakapcsolat elősegítése érdekében az RFP-nek reális és teljesíthető időpontokat kell kitűznie a projektben részt vevő valamennyi résztvevő számára.
Legyen rugalmas
Az RFP-folyamat során elengedhetetlen a rugalmasság megőrzése. A válaszadók éppúgy értékelik a kérvényezőket, mint a kérvényezők a válaszadókat. Ha mindkét fél rugalmasabb megközelítést alkalmaz, nagyobb valószínűséggel érhet el sikeres eredményt!
Ne tegye…
Feltételezzen
Az ajánlatkérők soha nem feltételezhetik, hogy a válaszadók ismerik az elvárásokat. Kifejezetten meg kell fogalmazniuk és meg kell határozniuk az elvárásokat!
Ignore Feedback
Az ajánlatkérési folyamat minden érintett fél számára trükkös lehet. Mind a vállalkozók, mind a tulajdonos tanulhatnak egymástól, és értékes visszajelzéseket adhatnak. Azzal, hogy kommunikálnak egymással, mindkét oldalról javíthatják az RFP-folyamatot.
Elképzelhetetlen határidők meghatározása
A RFP-kre adott válaszok időt vesznek igénybe. Annak érdekében, hogy a válaszadók minőségi ajánlatokat készíthessenek, az RFP-knek reális átfutási időt kell biztosítaniuk. Amikor a kérvényezők az ajánlatokat vizsgálják, szintén reális időt kell hagyniuk maguknak a válaszok értékelésére és összehasonlítására.
Az ajánlatkérési folyamat zűrössé válhat, ha mindkét fél nem szán időt a minőségi kérések és válaszok kidolgozására. Szerencsére mind a kérvényezők, mind a válaszadók egy kis extra erőfeszítéssel elkerülhetik a zűrzavart. Ha a rugalmasságra és az egyértelműségre összpontosít, jó úton halad a minőségi RFP-kérelmek és -válaszok megalkotása felé.