A bérszámfejtési adók megfizetése az egyik legkevésbé szórakoztató tevékenység az alkalmazottakkal rendelkező vállalkozások számára. De az adók ma már az élet velejárói, ezért a legjobb, ha egyszerűen csak befizetjük az adókat. De milyen bérszámfejtési adókat kell fizetni, és mikor?

Ebben a cikkben áttekintem a bérszámfejtési adókkal kapcsolatos néhány fő felelősségét, beleértve a szövetségi jövedelemadó és a társadalombiztosítási/gyógybiztosítási adók visszatartását, ezen adók IRS-nek való elküldését, valamint egyéb foglalkoztatási adók, például a munkanélküliségi adó megfizetését.

Mik a bérszámfejtési adók?

A bérszámfejtési adók (azok az adók, amelyeket az alkalmazottak kifizetésekor figyelembe kell vennie, tehát a bérszámfejtéstől függnek. Ezen adók egy részét a munkavállaló fizetéséből tartják vissza, más részük pedig az Ön, mint munkáltató felelőssége. A “visszatartás” kifejezés azt jelenti, hogy Ön levonja ezeket a kifizetéseket a munkavállalói fizetésekből, az ezeket a kifizetéseket előíró törvények és rendeletek alapján.

Ezek az adók közé tartoznak:

• A szövetségi, állami és helyi jövedelemadók visszatartása a munkavállalói fizetésekből
• A FICA-adók visszatartása a munkavállalói fizetésekből, és ugyanekkora összeget fizet munkáltatóként.
• A munkanélküliségi adók befizetése a munkavállaló fizetése alapján.
• A munkavállaló fizetése alapján összegek befizetése az állami és szövetségi munkavállalói kártérítési alapokba.

Ha esetleg csodálkozna, a “bérszámfejtési adók” és a “foglalkoztatási adók” kifejezések alapvetően ugyanazok. Az IRS a “foglalkoztatási adók” kifejezést használja.”

Az Ön üzleti felelőssége a bérszámfejtési adókkal kapcsolatban

A munkavállalókkal rendelkező vállalkozásként Önnek bizonyos fontos felelőssége van a bérszámfejtési adókkal kapcsolatban.

Az Ön felelőssége ezen bérszámfejtési adók visszatartására, bejelentésére és megfizetésére vonatkozóan törvényben van meghatározva. Ezen adók befizetésének elmulasztása rendkívüli bírságokat és büntetéseket vonhat maga után.

Az, hogy tisztában van ezekkel a felelősségekkel, segít Önnek abban, hogy biztosan megfeleljen a törvénynek. Minden munkáltatónak:

• A munkavállaló felvételekor W-4 nyomtatványon információt kell gyűjtenie a munkavállalóktól, hogy a munkavállaló utasításának megfelelően le tudja vonni a szövetségi jövedelemadót. Munkáltatóként nem az Ön felelőssége, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a munkavállaló a “helyes” összeget tartja vissza.
• Tartsa vissza (vonja le) a megfelelő adókat a munkavállalóktól. Ezek az adók magukban foglalják a szövetségi, állami és helyi jövedelemadókat, amelyeket a munkavállalóknak kell fizetniük, valamint a munkavállalóktól visszatartott FICA-adókat, amelyeket Ön mint munkáltató szintén fizet. Önnek mint munkáltatónak vissza kell tartania a jövedelemadókat a munkavállaló által a W-4 nyomtatványon megjelölt módon; az FICA-adókat a bruttó fizetés százalékában vonják le.
• Különítsen el pénzeszközöket ezekre a bérszámfejtési adókra, beleértve a társadalombiztosítás/Medicare munkáltatói és munkavállalói részét, valamint a munkanélküliségi adókkal és a munkavállalói kártérítéssel kapcsolatos munkáltatói kötelezettségeket. Ezeket a pénzeszközöket vagyonkezelői adóknak nevezik, ami azt jelenti, hogy a befizetésükig vagyonkezelésben tartják őket.
• Fizesse be az adókat a megfelelő ügynökségnek. Ez magában foglalja mind a munkavállalói, mind a munkáltatói adókat. Például mind a szövetségi jövedelemadó-visszatartást, mind a társadalombiztosítási/Medicare összegeket befizeti az IRS-nek. A munkavállalóktól beszedett FICA-adókat is be kell fizetnie, valamint munkáltatóként a FICA-adók saját részét is.
• A törvényben meghatározottak szerint jelentse az adótartozást a megfelelő ügynökségeknek és a munkavállalóknak. Ezek a jelentések közé tartozik a 941-es nyomtatvány – A munkáltató negyedéves bér- és adójelentése és a 940-es nyomtatvány – Munkanélküliségi adójelentés.
• A szövetségi, állami és helyi ügynökségeknek az előírt módon egyéb jelentéseket kell benyújtani. Például minden új alkalmazott foglalkoztatási státuszát be kell jelentenie.

Személyes felelősség a bérszámfejtési adókért

A vállalkozás, még ha az egy részvénytársaság is, nem mentesíti a vállalat alkalmazottait, vezetőit vagy tulajdonosait a személyes felelősség alól, ha a bérszámfejtési adókat nem fizetik meg. Például, ha Ön egy egyszemélyes LLC, akkor Ön a vállalkozás egyedüli tulajdonosa, és személyes felelősséggel tartozik ezen adókért. Ön mint tulajdonos továbbra is felelős.

Ha a vállalkozása egy társaság, a személyes felelősséget általában egy felsővezetőre ruházzák, akinek az a feladata, hogy gondoskodjon a kifizetések és jelentések időben történő elküldéséről.

Büntetések a bérszámfejtési adók meg nem fizetése miatt

Az IRS szerint:

A munkaadók, akik nem tartják be a munkaadótörvényeket, büntetőjogi és polgári jogi szankciókkal sújthatók, ha szándékosan nem fizetnek munkaadót.

A bejelentés és a bejelentés elmulasztásáért kiszabott bírságok és büntetések meredekek, még akkor is, ha a mulasztás nem minősül szándékosnak.

Hogyan győződjön meg arról, hogy eleget tesz a bérszámfejtési adóval kapcsolatos kötelezettségeinek

A legjobb módja annak, hogy biztosítsa a bérszámfejtési adók visszatartását, elszámolását, bejelentését és befizetését, egy automatikusan működő rendszer beállítása.

Először is hozzon létre egy külön bérszámfejtési bankszámlát, hogy a bérszámfejtéssel kapcsolatos kifizetéseket és bevételeket elkülöníthesse az általános üzleti könyveléstől.

Majd találjon valakit, aki elvégzi a bérszámfejtést:

• Használjon bérszámfejtő szoftvert. A legtöbb üzleti könyvelési rendszer rendelkezik kiegészítő bérszámfejtő rendszerrel. Találjon egyet, amelyik megfelel a vállalkozásának.
• Adja ki a bérszámfejtést egy szolgáltatásnak. A könyvelője képes lehet ezt a szolgáltatást nyújtani, vagy találhat olyan személyt vagy céget, aki személyesen kezeli cége bérszámfejtését, létrehozza a fizetési csekkeket, pénzt helyez egy dedikáltba. Néhányan
• Egy önálló online bérszámfejtő alkalmazást használnak, mint például a Gusto vagy a Paychex.

Még egy nagyon kis, néhány alkalmazottal rendelkező vállalkozásnak is előnyös lehet, ha valaki más veszi át a bérszámfejtési adókötelezettségeket. Csak ne feledje, hogy bárki is végzi a bérszámfejtést és foglalkozik a bérszámfejtési adókkal, a felelősség végső soron az Öné, mint a vállalkozás tulajdonosa.