Tudja, hogy egy vállalat dokumentumok segítségével kommunikál, üzletet bonyolít és értékeli a termelékenységét? Ezek a dokumentumok a rövid e-mail üzenettől a bonyolult jogi szerződésekig terjednek. Az alábbiakban egyszerű lépéseket mutatjuk be a dokumentumok hatékony elkészítéséhez. Íme, hogyan!

Identification Your Audience

Először is ismerje meg a célközönségét, és irányítsa őket az írásához. Fontolja meg, hogy dokumentumának hangvétele megfelel-e a célpiacának. Ehhez segítséget nyújtanak a professzionális írásszakértők. Ha nem vagy biztos benne, hogy pontosan ki a célközönséged, kérdezd meg magadtól, hogy kinek írsz, és ki az, akinek a legvalószínűbb, hogy hasznára válik az írásod.

Tudd meg az olvasóid igényeit

Gondosan fontold meg, hogy az olvasónak milyen információra lesz szüksége vagy szüksége. Ismerje fel és építse be ezeket az adatokat a dokumentumába, miután felismerte a közönségét. Próbáljon meg foglalkozni az olvasók várható érveivel vagy problémáival, és próbáljon meg ezekkel foglalkozni.

Organizálja az írását

Képzelje magát az olvasó helyzetébe, és tegye fel magának a következő kérdéseket: Mi a helyzet ezzel a cikkel? Miért kell elolvasnom? Miután elolvastam, mit kell tennem? Azt is ellenőriznie kell, hogy az üzleti cikke összefüggően van-e megírva, és hogy a folyamat izgalmas, világos és tanulságos. Kövesse a hagyományos dokumentumtípus felépítését, legyen az levél, levél, e-mail, összefoglaló jelentés, önéletrajz, hirdetés, projektáttekintés vagy egyéb kommunikáció.

Kerülje a szakzsargon használatát

Azzal, hogy mindenféle szakzsargonnal és flancos rövidítésekkel tölti meg a dokumentumát, talán képzettnek és jól képzettnek érezheti magát. De ezzel csak összezsúfolod a dokumentumodat. Még ha biztos is abban, hogy a dokumentumát az irodán belül belsőleg fogják használni, a túl sok szakzsargontól való tartózkodás akkor is intelligens. Hosszú távon mindig biztonságosabb, ha konkrétan és egyszerűen mondja el, amit gondol.

Keep it Short

Egy elemzés szerint egy átlagos ember figyelmi ideje mindössze nyolc másodperc. Van-e lehetősége nyolc másodperc vagy annál rövidebb idő alatt teljesen emészthetővé tenni a dokumentumát? Talán nem. De még így is célul kell kitűznie, hogy a lehető legrövidebbre fogja a dolgokat, amikor minden szükséges adatot megad. Ne feledje, hogy igyekezzen a dokumentumát egyszerűen átfuthatóvá tenni. Ha lehetséges, használjon rövid bekezdéseket, fejléceket és felsoroláspontokat. Minél strukturáltabb és könnyebben áttekinthető, annál egyszerűbb megragadni az emberek figyelmét.

Gondoskodjon róla, hogy dokumentuma professzionálisnak tűnjön

Függetlenül attól, hogy mennyire jó minőségű a dokumentuma, talán, ha nem néz ki professzionálisan, könnyen elkerülheti a figyelmet. Tartsd szem előtt, hogy a közönséged először azt fogja megfigyelni, hogyan van elrendezve a papíron. Az első benyomás valóban fontos.

Mindent lektoráljon

A helyesírás- és nyelvtani ellenőrzés után szánjon egy percet arra, hogy ellenőrizze és lektorálja a fájlját. Keresse a kihagyott kifejezéseket, a helytelen neveket és a helytelen írásjeleket. Ellenőrizze a nyelvtani csúsztatásokat. Győződjön meg arról, hogy a dokumentum világos, tömör és hibátlan. Mielőtt elkészíti, hasznos lehet, ha egy kolléga, munkatárs, vagy akár egy képzett író vagy szerkesztő átnézi a munkáját.

Milyen különböző típusú nyomtatványokat alkalmaznak általában egy vállalatnál?

Egy működő szervezet számos különböző dokumentumot használ különböző célokra. A kategorizálás történhet az olvasók, a szándék, a komolyság, a feladó stb. alapján. Hogy felsoroljunk néhány dokumentumot, amelyek minden szakmai háttérben gyakoriak:

• Megbeszélések jegyzőkönyvei
• Üzleti tervek
• Működési megállapodások
• Online felhasználási feltételek
• Nem…közzétételi megállapodások(NDA)
• Cégszabályzat vállalatok számára
• Munkavállalói megállapodás
• Online adatvédelmi szabályzat
• Egyetértési nyilatkozat(MOU)

Ezeken kívül, millió más típusú dokumentum létezik, amelyet egy vállalat napi szinten használ. Ezek megfelelnek a követelményeiknek és a mechanizmusuk folyamatának. Ahhoz, hogy megismerje a vállalat által használt dokumentumokat, szorosan nyomon kell követnie, hogyan működnek és hogyan végzik a munkájukat. A fent megadott lista csak néhányat említ. A template.net-en az összes említett dokumentummintát és űrlapot, és még sok mást is elkészítettünk az Ön szakmai könnyebbsége érdekében.