Intuit QuickBooks Online

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Intuit QuickBooks Self-Employed

¿Cómo afecta este cambio a la forma de utilizar FreshBooks? En su mayor parte, no lo hace. Usted sigue realizando actividades como la creación de facturas, el seguimiento del tiempo y la recepción de pagos de la misma manera que siempre. Pero sus registros contables tienen un nuevo y sólido marco que proporciona un mantenimiento de registros más estructurado y una mejor visión de sus finanzas. En concreto, FreshBooks cuenta ahora con un Plan de Cuentas y un Libro Mayor; dos nuevas cuentas, Otros Ingresos y Coste de Bienes Vendidos (COGS); conciliación bancaria; y dos informes financieros estándar adicionales (Balance de Sumas y Saldos).

FreshBooks aún no ha incorporado todas las herramientas que se encuentran en FreshBooks Classic, pero este año ha incorporado una importante: el seguimiento del inventario. También ha añadido un nuevo rol de usuario (gerente), el seguimiento automático del kilometraje en la aplicación de iOS, y los enlaces de pago (los clientes pueden hacer pagos sin ser facturados). Los contratistas pueden hacer un seguimiento de su propio tiempo, y los gestores tienen un mayor control sobre los informes. Hay dos nuevas pestañas en Proyectos: Facturas y Gastos. FreshBooks también ha añadido numerosas mejoras a las facturas y al flujo de trabajo en general. Por ejemplo, hay una nueva pestaña de vista previa. Las facturas ahora muestran el tiempo y los gastos no facturados. El mensaje del cliente es personalizable, y los clientes también pueden hacer pagos parciales. FreshBooks ha hecho más mejoras (tanto grandes como pequeñas) a su servicio que cualquier otro sitio que revisé.

Una interfaz de usuario eficaz

FreshBooks también ha mejorado su proceso de incorporación. Primero hace algunas preguntas básicas sobre su negocio (como qué hace y cómo factura). El usuario proporciona información de contacto y se le anima a invitar a los miembros de su equipo a crear cuentas. A continuación, Freshbooks te lleva al sitio principal, donde encuentras un cuadro con tres pasos de configuración. Uno de ellos es personalizar las facturas (las opciones se limitan a dos plantillas, el logotipo, el color de fondo y dos tipos de letra). Tuve algunos problemas para añadir mi logotipo. La mayoría de los sitios sólo piden un archivo gráfico y colocan el logotipo en el formulario de ventas. FreshBooks toma su archivo y lo utiliza para llenar una caja oblonga. Así que sólo pude incluir una parte de mi logo.

Cuando cierras el cuadro de configuración, estás en el Dashboard del sitio, sin más orientación sobre cómo empezar. Wave y Xero ofrecen herramientas mucho mejores que le guían a través de numerosos pasos de configuración.

El panel de control le da una visión rápida de la situación financiera de su empresa. Hay cinco gráficos. Los ingresos pendientes le indican quién le debe dinero y quién está atrasado en los pagos. El beneficio total, por supuesto, le da un número en tiempo real para su beneficio o pérdida actual. Puede cambiar el rango de fechas para este gráfico. Gastos muestra sus gastos por categoría. FreshBooks añadió dos más el año pasado: Flujos de ingresos y Tiempo no facturado.

En la parte inferior derecha aparecen enlaces a soporte y a una página que describe las novedades de FreshBooks. Los enlaces de la parte superior derecha le llevan a páginas en las que puede invitar a miembros del equipo (incluido un contable) con distintos niveles de permiso y crear nuevos registros y transacciones. Lamentablemente, hay que desplazarse mucho para ver los gráficos, y no hay lista de tareas pendientes, como en GoDaddy Bookkeeping.

Un panel vertical a la izquierda del tablero muestra enlaces de navegación a las áreas principales de la herramienta: Panel de control, Clientes, Facturas, Pagos, Gastos, Presupuestos, Seguimiento del tiempo, Proyectos, Mi equipo, Integraciones, Informes, Contabilidad y Complementos. Haga clic en el enlace situado encima de esta lista, junto al nombre de su empresa, y se abrirá una lista de los ajustes del sitio. Aquí puedes, por ejemplo, añadir negocios adicionales, contactar con el soporte, crear registros de artículos y servicios, e integrar apps de terceros (ahora hay más de 100).

También puedes configurar dos conexiones que son fundamentales para las operaciones de FreshBooks. Si introduces tus credenciales de acceso a las instituciones financieras en las que tienes cuentas, entonces FreshBooks se conecta a sus sitios web e importa las transacciones de tus cuentas. Y si te registras en FreshBooks Payments o Stripe, puedes empezar a aceptar tarjetas de crédito. Por último, el pequeño icono de la campana en la parte superior izquierda te lleva a las actualizaciones sobre tus clientes, los miembros del equipo y otros asuntos del negocio.

En general, FreshBooks tiene las pantallas más simples, intuitivas y atractivas de todos los servicios que he revisado recientemente. Es más fácil de leer a simple vista que Kashoo, por ejemplo. Sin embargo, un usuario de la antigua interfaz de FreshBooks puede tardar un poco en orientarse. Afortunadamente, FreshBooks ofrece mucha orientación, incluyendo una base de datos de ayuda en la que se pueden hacer búsquedas y asistencia telefónica y por correo electrónico.

Creación de facturas en FreshBooks

Haga clic en la pestaña Facturas de la barra de herramientas para abrir una pantalla que le indica todo lo que necesita saber sobre el estado de sus cuentas por cobrar (aunque el sitio no utiliza ese término contable). Con la pestaña «de mí» resaltada («para mí» abre una página para las facturas que has recibido de otros usuarios de FreshBooks), verás los totales en dólares de las facturas vencidas, pendientes y en fase de borrador. A continuación, encontrarás enlaces a tus facturas más recientes. En la parte inferior aparece una lista de todas las facturas y plantillas recurrentes.

La página de facturas de FreshBooks proporciona mucha información sobre sus facturas recientes e históricas.

FreshBooks admite dos tipos adicionales de transacciones: estimaciones y propuestas, las cuales pueden convertirse en facturas. Una propuesta es una versión mucho más detallada de un presupuesto que puede ser firmada por el cliente en el momento de su aceptación (FreshBooks permite las firmas electrónicas). Puede incluir texto descriptivo y tablas y puede abarcar varias páginas. Ninguna herramienta de la competencia ofrece una opción tan avanzada. Una novedad desde nuestra última revisión es la posibilidad de crear retenedores, que puede utilizar cuando está estableciendo una relación comercial continua con un cliente que puede requerir una facturación más compleja.

Para empezar aquí, haga clic en Nueva factura. Se abre una plantilla de factura con su información de contacto y logotipo, la fecha actual y la fecha de vencimiento, y un número de factura rellenado. El resto se completa seleccionando los artículos o servicios e introduciendo las cantidades. Si ya ha creado los tipos de impuestos sobre las ventas, se asignará el correcto. Puede añadir un descuento, que muchos sitios permiten. Pero también puede solicitar un depósito y establecer un calendario de pagos. Esto último es exclusivo de FreshBooks. Una vez completado, puede guardarlo o enviarlo.

FreshBooks le da cierto control sobre el aspecto de sus facturas.

Una advertencia aquí: Las tarifas de FreshBooks se basan en el número de clientes que designes como activos. Si añades un nuevo cliente durante el proceso de facturación y anteriormente tenías cinco clientes activos (que es el límite superior del nivel de precios inicial), FreshBooks te facturará al coste más alto a partir de tu próxima fecha de pago.

Tus clientes pueden hacerte pagos utilizando la propia función de pago de FreshBooks (que en realidad es un cambio de marca del servicio de procesamiento de pagos WePay). Tiene un coste del 2,9% más 30 céntimos por transacción, que es efectivamente el estándar del sector. También puede aceptar pagos a través de Stripe.

FreshBooks pone a su disposición la configuración de facturas más utilizada cuando está trabajando en una factura.

También puede configurar los impuestos sobre las ventas directamente desde sus facturas. Hay un enlace de Añadir Impuestos directamente debajo de la tarifa de cada artículo. Haz clic en él y se abrirá una pequeña ventana en la que podrás definir varios impuestos sobre las ventas. Puede marcar una casilla para aplicar esos impuestos a todas las partidas de la factura o asignarlos individualmente. FreshBooks no se integra directamente con un servicio de impuestos sobre las ventas como el estándar de oro Avalara, pero incluso sin esto, maneja los impuestos sobre las ventas como la mayoría de los competidores. El informe de resumen de impuestos sobre las ventas le ayudará a rellenar cualquier informe relacionado necesario.

Configuración sensible al contexto

Mientras trabaja en las facturas, FreshBooks muestra enlaces a la configuración sensible al contexto. Esto es exclusivo de FreshBooks. Otras herramientas tienen una sección gigante en la que se definen todos sus ajustes. Esta sensibilidad al contexto es una gran característica, que ahorra tiempo y le recuerda constantemente las opciones disponibles. Puede, por ejemplo, cambiar a un estilo de factura diferente aquí. También puede hacer que la factura se repita a intervalos específicos, ya sea automática o manualmente, y configurar los pagos en línea. Una vez que haya guardado la factura, aparecerán otros ajustes sensibles al contexto.

Si está utilizando cualquier versión de FreshBooks excepto la Lite, puede enviar recordatorios a intervalos designados y cobrar cargos por retraso, lo cual es inusual en este grupo de herramientas. También puede reabrir cualquier factura guardada y editarla, o hacer clic en el botón Más acciones para realizar tareas adicionales, como enviar el formulario por correo electrónico, aplicar un pago o crear un archivo PDF. También puede ver el historial de la factura.

Contactos y gastos en FreshBooks

Cuando crea un nuevo registro de cliente en FreshBooks, básicamente sólo proporciona información de contacto. Pero la página de inicio de su cliente eventualmente se llenará de información. Los registros de clientes muestran su contacto como una especie de tarjetas de visita digitales. Contienen campos para el nombre de cada cliente, direcciones postales y de correo electrónico, y números de teléfono. Un gráfico junto a la tarjeta de cliente muestra los ingresos pendientes asociados a ese cliente y los desglosa en borradores de facturas, crédito disponible, tiempo no facturado y gastos no facturados. A continuación hay una tabla que muestra listas de facturas, retenciones, crédito, gastos, estimaciones, seguimiento del tiempo, proyectos e informes para ese cliente. Puede alternar entre ellos haciendo clic en las pestañas.

Mientras registra los gastos individuales en FreshBooks, puede cambiar algunos ajustes sobre la marcha y adjuntar un recibo.

Haga clic en la pestaña Relación en la parte superior de la pantalla para ver un historial de transacciones. Se trata de un conjunto de pantallas excelente y completo que no tiene parangón en este grupo de sitios web.

Si ha conectado una o más cuentas bancarias a FreshBooks, verá una lista de transacciones recientes cuando haga clic en la pestaña de Gastos en el panel vertical izquierdo. FreshBooks intenta categorizarlas automáticamente (con opciones como Servicios Profesionales, Suministros, Comidas & Entretenimiento, Personal, etc.) cuando las trae, pero no siempre acierta. Al principio hay que entrenarlo corrigiendo las categorías inexactas, lo que sin duda hay que hacer, ya que esta información es muy importante para su uso en informes e impuestos.

Tanto si se introduce un gasto manualmente como si se edita uno que se ha importado, se pueden añadir o modificar muchos detalles. Los cinco gastos actualizados más recientemente aparecen en la parte superior de la pantalla de Gastos; parecen tiras de cinta de caja registradora. Los registros de gastos individuales en la lista inferior que contienen campos para el proveedor, la categoría, la fecha, la fuente, el cliente/proyecto/descripción, y el importe/impuesto/estado. Puede adjuntar un archivo, arrastrar y soltar una imagen de recibo, marcar el gasto como facturable a un cliente específico, cambiar la moneda y designarlo como coste de los bienes vendidos (COGS). Ningún competidor de este grupo ofrece registros de gastos tan completos. Pero FreshBooks no calcula los pagos trimestrales del impuesto sobre la renta, como hacen Intuit QuickBooks Self-Employed y GoDaddy Bookkeeping.

Herramientas sencillas de gestión de proyectos

FreshBooks ofrece una funcionalidad de gestión de proyectos más rica que sus competidores. Para empezar, dé un nombre a su proyecto y asigne a los miembros del equipo como administradores, gerentes, empleados o contratistas (cada rol tiene sus propias restricciones de acceso). Puedes asignarlo a un cliente externo si estás haciendo el proyecto para otra persona, para que pueda colaborar y ser facturado, e introducir un presupuesto por hora y una fecha de finalización. Tienes dos opciones de facturación: por hora o tarifa plana del proyecto. Si seleccionas por hora, puedes elegir entre una única tarifa por hora o tarifas por miembro del equipo o servicio.

FreshBooks te permite documentar exhaustivamente las horas y los gastos de tu proyecto. Proporciona una visión general detallada del proyecto.

Para especificar los servicios de un proyecto, haga clic en el botón Añadir servicio y escriba un nombre descriptivo. FreshBooks añade cada uno a una lista de todos los servicios que ha añadido, que muestra cada vez que crea un nuevo proyecto. Cuando es el momento de empezar a añadir entradas de tiempo para su proyecto, tiene dos opciones: iniciar y detener un temporizador o introducir las horas manualmente rellenando los campos en una pequeña ventana. Aquí también puede añadir gastos y marcar tanto éstos como las entradas de tiempo como facturables.

Cada proyecto tiene su propia página de inicio, donde puede revisar sus entradas y añadir más, así como intercambiar mensajes con los miembros de su equipo.

Las plantillas de facturas no incluyen un campo para Proyecto, pero puede, por supuesto, facturar a los clientes las horas trabajadas y los gastos incurridos. Cuando selecciones un cliente en una factura que tenga alguno de esos elementos, lo verás en la lista que se despliega. Haz clic en Añadir para incluirlo en la factura y se abrirá una nueva ventana que muestra el tiempo y los gastos no facturados. Puedes seleccionar los que quieras incluir y aparecerán como partidas cuando vuelvas a la factura. Tanto las entradas de tiempo como los proyectos pueden convertirse automáticamente en facturas.

Aplicaciones móviles de FreshBooks

FreshBooks ofrece aplicaciones para Android y aplicaciones para iOS que son en gran medida similares entre sí. Las aplicaciones son bastante fáciles de usar, pero no ofrecen la experiencia de usuario excepcional que se obtiene en el sitio principal. Son bastante simples. La aplicación FreshBooks se abre a un tablero que contiene tres gráficos críticos: Ingresos pendientes, Beneficio total y Gasto total. Los iconos de la parte inferior de la pantalla le llevan a las áreas de trabajo de la herramienta, donde puede ver, añadir y editar los datos contenidos en las facturas, los gastos, el seguimiento del tiempo, las estimaciones y los registros de clientes. Hay muchas cosas que no puedes hacer en las aplicaciones móviles, como trabajar con proyectos e informes, pero puedes acceder a las funciones principales del sitio que es más probable que utilices fuera de la oficina.

En las aplicaciones móviles de FreshBooks no puedes hacer todo lo que puedes hacer en tu navegador, pero puedes añadir, ver y editar datos críticos.

La aplicación para iOS tiene una nueva característica que sólo he visto en las aplicaciones de QuickBooks Online y QuickBooks Self-Employed: el seguimiento automático del kilometraje. Si ejecutas la aplicación con los servicios de localización activados, FreshBooks rastrea tu kilometraje mientras conduces. Puedes registrar los viajes como personales o de negocios y volver atrás y añadir viajes si te has perdido alguno.

Reclamando el premio

Si nunca has usado FreshBooks antes, no deberías tener muchos problemas para aprender cómo funciona la versión actual. El diseño de FreshBooks es excepcional y sus herramientas de navegación son intuitivas. Le recomendamos que consulte con la empresa antes de cambiar de FreshBooks Classic, sin embargo, para asegurarse de que sus características imprescindibles están allí.

Los autónomos que esperan gestionar su dinero de forma competente necesitan las mejores herramientas de facturación y seguimiento del tiempo, gestión de gastos y registros de clientes, y la presentación de informes disponibles. Necesitan entrar y salir del sitio rápidamente para hacer su trabajo, y no está de más que la interfaz de usuario del sitio y las herramientas de navegación sean también las mejores de su clase. FreshBooks ofrece todo eso y más. Es nuestro ganador del Editors’ Choice para la contabilidad de los propietarios únicos, los autónomos y las empresas muy pequeñas de nuevo.

Aunque FreshBooks es una opción excepcional para los autónomos y contratistas independientes, carece de una gran cantidad de funcionalidad que las empresas más grandes y complejas necesitan. Intuit QuickBooks Online gana nuestra elección del editor para la contabilidad en línea de la pequeña empresa.

Mientras que usted está reflexionando sobre su situación de dinero, es posible que también desee echar un vistazo a nuestras historias sobre los mejores servicios de finanzas personales y el mejor software de preparación de impuestos.