Payer les charges sociales est l’une des activités les moins amusantes de toute entreprise ayant des employés. Mais les taxes sont une réalité de la vie d’aujourd’hui, alors il est préférable de simplement payer les taxes. Mais quelles charges sociales doivent être payées, et quand ?
Dans cet article, je passerai en revue certaines de vos principales responsabilités en matière de charges sociales, notamment la retenue de l’impôt fédéral sur le revenu et de l’impôt sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie, l’envoi de ces impôts à l’IRS, et le paiement d’autres impôts sur l’emploi comme l’impôt sur le chômage.
Les taxes sur les salaires (sont les taxes que vous devez prendre en compte lorsque vous payez les employés, elles dépendent donc de votre masse salariale. Certains de ces impôts sont retenus sur la paie des employés, et d’autres sont à votre charge en tant qu’employeur. Le terme « retenue » signifie que vous déduisez ces paiements des chèques de paie des employés, sur la base de lois et de règlements qui exigent que ces paiements soient effectués.
Ces taxes comprennent :
- La retenue des impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux sur les chèques de paie des employés
- La retenue des impôts FICA sur les chèques de paie des employés et le paiement d’un montant égal en tant qu’employeur.
- Paiement des taxes de chômage sur la base du salaire des employés.
- Paiement des montants aux fonds d’indemnisation des travailleurs étatiques et fédéraux, sur la base de la rémunération des employés.
Au cas où vous vous poseriez la question, les termes « charges sociales » et « impôts sur l’emploi » sont fondamentalement les mêmes. L’IRS utilise le terme « taxes d’emploi ».
En tant qu’entreprise employant des salariés, vous avez certaines responsabilités importantes en matière de charges sociales.
Votre responsabilité en matière de retenue, de déclaration et de paiement de ces charges sociales est fixée par la loi. Ne pas payer ces taxes peut entraîner des amendes et des pénalités extrêmes.
Avoir une compréhension de ces responsabilités vous aidera à vous assurer que vous vous conformez à la loi. Tous les employeurs doivent :
- Collecter les informations des employés sur un formulaire W-4 lors de l’embauche, afin que vous puissiez retenir les impôts fédéraux sur le revenu selon les instructions de l’employé. Il ne vous incombe pas, en tant qu’employeur, de vous assurer que l’employé fait retenir le « bon » montant.
- Retenir (prélever) les impôts appropriés auprès des employés. Ces impôts comprennent les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux que les employés doivent payer, les impôts FICA retenus auprès des employés et également payés par vous en tant qu’employeur. En tant qu’employeur, vous devez retenir les impôts sur le revenu comme l’employé l’a désigné dans un formulaire W-4 ; les impôts FICA sont déduits en tant que pourcentage du salaire brut.
- Mettez de côté des fonds pour ces impôts sur les salaires, y compris les parts de l’employeur et de l’employé de la sécurité sociale/Medicare, et les responsabilités de l’employeur pour les impôts sur le chômage et l’indemnisation des travailleurs. Ces fonds sont appelés taxes de fonds fiduciaires, ce qui signifie qu’ils sont détenus en fiducie jusqu’à ce qu’ils doivent être payés.
- Payez les taxes à l’agence appropriée. Cela comprend à la fois les impôts des employés et les impôts des employeurs. Par exemple, vous paierez la retenue d’impôt fédéral sur le revenu et les montants de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie à l’IRS. Vous devez également payer les impôts FICA que vous avez collectés auprès des employés, ainsi que votre propre part des impôts FICA en tant qu’employeur.
- Déclarer les impôts dus aux agences appropriées et aux employés, comme spécifié par la loi. Ces rapports comprennent le formulaire 941 – Rapport trimestriel des salaires et des impôts de l’employeur, et le formulaire 940 – Rapport sur l’impôt sur le chômage.
- Fournissez d’autres rapports aux agences fédérales, étatiques et locales, comme requis. Par exemple, vous devez déclarer le statut d’emploi de tous les nouveaux employés.
Le fait d’avoir une entreprise, même une société, ne libère pas les employés, les dirigeants ou les propriétaires de la société de leur responsabilité personnelle si les charges sociales ne sont pas payées. Par exemple, si vous êtes une SARL à membre unique, vous êtes le seul propriétaire de l’entreprise et vous avez la responsabilité personnelle de ces taxes. En tant que propriétaire, vous êtes toujours responsable.
Si votre entreprise est une société, la responsabilité personnelle est généralement confiée à un cadre supérieur, qui a pour mission de s’assurer que les paiements et les rapports sont envoyés à temps.
L’IRS dit :
Les employeurs qui ne se conforment pas aux lois sur l’impôt sur le travail peuvent faire l’objet de sanctions pénales et civiles pour avoir délibérément omis de payer les impôts sur le travail.
Les amendes et les pénalités pour défaut de déclaration et de dépôt sont abruptes, même si le défaut n’est pas déterminé comme étant délibéré.
La meilleure façon de s’assurer que les charges sociales sont retenues, comptabilisées, déclarées et payées est de mettre en place un système qui fonctionne automatiquement.
D’abord, mettez en place un compte bancaire distinct pour les salaires, afin que vous puissiez garder les paiements et les revenus liés aux salaires séparés de la comptabilité générale de votre entreprise.
Puis trouvez quelqu’un pour faire vos salaires :
- Utilisez un logiciel de comptabilité des salaires. La plupart des systèmes de comptabilité d’entreprise ont un système complémentaire de comptabilité de la paie. Trouvez-en un qui fonctionne pour votre entreprise.
- Externaliser la paie à un service. Votre comptable peut être en mesure de fournir ce service, ou vous pouvez trouver une personne ou une entreprise qui s’occupera personnellement de la paie de votre entreprise, créant des chèques de paie, mettant de l’argent dans un dédié. Certains
- Utilisent une application autonome de comptabilité de la paie en ligne, comme Gusto ou Paychex.
Même une très petite entreprise avec quelques employés peut bénéficier du fait que quelqu’un d’autre s’occupe des responsabilités en matière de taxe sur la paie. Rappelez-vous simplement que, quelle que soit la personne qui s’occupe de la paie et des charges sociales, la responsabilité vous incombe en fin de compte en tant que propriétaire de l’entreprise.