Demande d’achat :

Il existe différents départements dans une organisation. Les départements peuvent avoir besoin de certains matériels ou services. L’employé appartenant au département doit élever la demande d’achat ou la demande d’achat. Cette demande d’achat doit contenir des informations comme le nom du matériel ou des services, la quantité, la date de livraison prévue et le prix prévu. La demande d’achat peut également devoir être approuvée par le chef de service avant d’être soumise à l’approbation du service financier. Une fois que l’agent du département des finances approuve la demande d’achat, le groupe des achats crée le bon de commande pour que le département des achats puisse y donner suite.

Bon de commande:

Une fois le bon de commande créé, le département des achats lance le processus d’approvisionnement. Le service des achats donne le bon de commande au vendeur ; le vendeur fournit les biens ou les services à l’entreprise et facture l’entreprise en conséquence.

Un bon de commande comporte des informations telles que : Le type de commande, le fournisseur, le matériel/les services, la quantité, le prix d’achat, la date de livraison, les conditions de paiement etc.

La réception des marchandises (GR):

Lorsque l’organisation reçoit les marchandises, la réception des marchandises (GR) est enregistrée dans sap en utilisant le code T : MIGO

L’écriture comptable ci-dessous est enregistrée dans sap

DR. Compte d’inventaire

CR. Compte GR/IR

Reçu de facture (IR):

Lorsque l’organisation reçoit la facture du fournisseur, le reçu de facture (IR) est enregistré dans sap en utilisant le code T : MIRO

Le document comptable pour la facture du fournisseur est enregistré dans sap comme ci-dessous

CR. Vendeur

DR. GR/IR

Un passif (comptes fournisseurs) est créé pour payer le fournisseur.

Paiement du fournisseur:

Le fournisseur doit être payé à temps. (L’organisation peut avoir un grand nombre de fournisseurs avec un nombre énorme de factures à payer. Par conséquent, fournit la fonctionnalité pour automatiser le processus de paiement.)

Un programme de paiement automatique (APP) est exécuté. Il ramasse les factures dues pour le paiement et les traite pour le paiement.

L’écriture comptable suivante est enregistrée suite à l’APP:

DR. Fournisseur

CR. Compte de compensation bancaire

Une fois que l’organisation reçoit le relevé bancaire en ligne, le relevé bancaire est chargé dans sap et un rapprochement bancaire automatique se produit, ce qui donne lieu à la pièce comptable suivante:

DR. Compte de compensation bancaire

CR. Compte bancaire principal