Qu’est-ce qu’un système comptable?

Savoir et garder une trace de vos revenus est d’une importance capitale pour toute entreprise. Bien qu’il puisse y avoir différents systèmes de comptabilité, selon la structure d’une entreprise, il va sans dire que le maintien de livres de comptes à jour est l’activité la plus importante d’une entreprise. Les points communs entre tous les systèmes comptables des entreprises sont les suivants : gérer les activités financières d’une entreprise, telles que ses recettes, ses dépenses et ses dettes. À l’ère du numérique, la plupart des comptables utilisent des systèmes sophistiqués dotés de rappels de paiement en retard, de fonctionnalités de reporting avancées, de sauvegardes de données automatisées, etc.

Avant que les systèmes comptables ne s’automatisent, on pratiquait une comptabilité manuelle, qui n’était pas seulement une tâche lourde, mais aussi sujette à des inexactitudes et qui prenait du temps. La comptabilité informatisée a réussi à soulager les entrepreneurs et les comptables, en rendant la comptabilité simple et fiable. Les systèmes comptables aident à calculer les salaires payés et à payer aux employés, à enregistrer les transactions, à vérifier les ratios de rotation des crédits et à traiter les données relatives aux ventes, à la paie, aux stocks et à d’autres aspects clés de votre entreprise.

Types de logiciels de comptabilité

Le choix d’un système comptable dépend de votre budget, de vos préférences et de la taille de votre entreprise. Les quatre principaux types de systèmes de logiciels financiers comprennent :

• Systèmes à entrée simple
• Systèmes à entrée double
• Systèmes de comptabilité manuelle
• Systèmes de comptabilité informatisés

Ces derniers peuvent encore être divisés en plusieurs autres catégories, telles que ; les logiciels de comptabilité personnalisés, les logiciels de planification des ressources d’entreprise, les logiciels commerciaux prêts à l’emploi et plus encore. Les solutions logicielles modernes comme Tally offrent des capacités variées qui font de vos tâches comptables quotidiennes une promenade de santé.

Les systèmes à entrée unique sont l’option la plus basique. Comme leur nom l’indique, ils enregistrent chaque transaction par une seule entrée dans le journal comptable. Cette méthode est facile à utiliser et ne nécessite pas d’expertise technique en comptabilité. Elle convient aux petites entreprises dont le volume de transactions est faible. Toutefois, elle présente l’inconvénient d’être sujette à des erreurs et de ne pas permettre le suivi des comptes clients, des comptes fournisseurs, des passifs et autres. Ainsi, la plupart des systèmes logiciels financiers actuels, y compris ceux conçus pour les petites entreprises, utilisent la comptabilité en partie double. Cela signifie que chaque transaction implique au moins deux comptes, ce qui permet d’établir des rapports plus précis et de détecter les erreurs en temps opportun.

Exemple

Regardons un exemple simple pour expliquer le système en partie double afin de vous aider à mieux comprendre ce système comptable ! Ex : Un fabricant de marchandises achète des camions de livraison à crédit. Le montant total de l’achat à crédit est de 50.00.000 INR. Tous les nouveaux camions seront utilisés dans les opérations commerciales quotidiennes et ne seront pas vendus pendant les 10 prochaines années. La durée de vie estimée des camions est de 10 ans. Voici comment fonctionnera le système à double entrée pour enregistrer cette transaction.

Puisque, c’est un achat à crédit de camions, pour cette transaction, il y aura deux activités, l’une est l’achat à crédit des camions et l’autre est une addition dans le nouveau stock. Les écritures sont d’abord enregistrées dans leurs grands livres comptables respectifs. Comme l’entreprise a accumulé les actifs, une écriture de débit sera passée dans l’inventaire avec 50,00,000 INR. Comme il s’agit d’un achat à crédit, une écriture d’un montant égal doit être passée au crédit des comptes fournisseurs. Nous voyons que l’écriture de débit augmente le solde de l’actif des stocks et l’écriture de crédit augmente le solde du passif des comptes fournisseurs avec le même montant.

Les doubles écritures peuvent également affecter la même classe de comptes. Si le fabricant de marchandises aurait acheté les camions au comptant, il faut passer une écriture au crédit du compte de caisse et une écriture au débit du compte de stock. Quoi qu’il en soit, le résultat en solde sera le même.