Quand et quand ne pas utiliser les acronymes et les initiales

Il y a un temps et une place pour tout et l’utilisation des initiales et des acronymes ne fait pas exception. Tout l’intérêt d’utiliser ces formes d’abréviation dans vos écrits commerciaux est de rendre votre écriture plus claire. Cependant, si vous faites un mauvais usage ou abusez des initiales et/ou des acronymes, vous accomplirez tout le contraire, transformant vos mémos et manuels en une infusion confuse.

Qu’est-ce qu’une initiale ?

Essentiellement, les initiales sont des formes plus courtes de mots ou de phrases qui peuvent être utiles lorsque vous devez répéter le même mot ou la même phrase un certain nombre de fois dans le même morceau d’écriture. Elles se prononcent comme une série de lettres. Par exemple, « Organisation mondiale du commerce » s’écrit souvent « OMC ». Vous pouvez voir comment l’écriture du sigle à trois lettres peut vous faire gagner beaucoup de temps et éviter que votre document d’affaires ne paraisse répétitif.

Qu’est-ce qu’un acronyme ?

Un acronyme est un mot formé à partir des lettres initiales d’un nom ou d’une phrase. Il se prononce comme s’il s’agissait d’un mot. Parmi les exemples d’acronymes courants, citons « SRAS » (syndrome respiratoire aigu sévère) et « UNICEF » (Fonds international d’urgence pour l’enfance des Nations unies) – imaginez devoir écrire cela à chaque fois dans un document de 10 pages sur l’initiative de l’organisation visant à améliorer les possibilités d’éducation des jeunes filles en Afrique !

Éléments importants à prendre en compte avant d’utiliser un sigle ou un acronyme

Souligner la signification du sigle ou de l’acronyme

Les formes courtes ne sont pas toujours le meilleur moyen d’éviter les redondances. Donc, si vous avez l’intention d’utiliser des sigles et/ou des acronymes dans vos écrits commerciaux, n’oubliez pas : La première fois que vous utilisez un sigle ou un acronyme dans votre document, les mots doivent être écrits à l’identique et la forme courte doit être placée entre parenthèses immédiatement après. De cette façon, les lecteurs comprennent exactement ce que les lettres signifient. Voici un exemple:

Un Nouvel Ordre Mondial (NWO) est entré en vigueur après le 11 septembre.

Soyez cohérent

Les lecteurs sauront alors que toute référence future au « NWO » dans votre document fait réellement référence au Nouvel Ordre Mondial. Après avoir établi un sigle ou un acronyme dans votre document, vous devez systématiquement utiliser la forme courte à la place des mots.

S’en tenir à une seule définition du sigle ou de l’acronyme

Toujours clarifier dans votre esprit la définition exacte de chaque acronyme que vous utilisez. Si vous définissez SEM comme « microscopie électronique à balayage » (qui est un processus), votre acronyme doit faire référence uniquement au processus tout au long de votre article. Par exemple, la phrase suivante serait incorrecte si elle était incluse dans le même article:

Nous avons utilisé un SEM dans nos expériences.

Si vous avez déjà défini SEM comme représentant le processus, vous ne pouvez pas utiliser SEM pour faire référence à l’article (c’est-à-dire un microscope électronique à balayage, que vous utilisez pour effectuer le processus de microscopie électronique à balayage), même si les premières lettres de chaque mot sont les mêmes. En bref, le même sigle ou acronyme ne peut désigner qu’une seule chose dans un document.

N’oubliez pas d’utiliser les articles

N’oubliez pas que de nombreux sigles ou acronymes nécessitent encore des articles (c’est-à-dire « a », « an » ou « le »). Utilisons à nouveau le Nouvel Ordre Mondial :

Correct : un NWO a émergé au 21ème siècle.

Correct : Un NWO a émergé au 21ème siècle.

Rappellez-vous que NWO représente un nom « Nouvel Ordre Mondial », et que les noms nécessitent des articles devant eux.

Si vous ne savez pas si vous devez utiliser « a » ou « an » devant un sigle ou un acronyme qui commence par une consonne, rappelez-vous de prononcer la forme abrégée à haute voix. Si la première lettre du sigle ou de l’acronyme produit un son de voyelle (que la première lettre soit ou non une voyelle), vous devez utiliser « an ». L’acronyme « NWO » en est un parfait exemple. Bien que « N » soit une consonne, il produit le son e court (c’est-à-dire un son de voyelle) lorsque vous le prononcez. Par conséquent, il faut utiliser « an ».

Vérifiez s’il existe déjà un sigle ou un acronyme établi pour votre phrase

Il est également important de se rappeler que si vous pouvez parfois inventer des sigles ou des acronymes, il existe de nombreux mots/phrases à abréger qui sont déjà établis et universels. Il existe un certain nombre de dictionnaires en ligne que vous pouvez utiliser pour rechercher les initiales et les acronymes couramment utilisés.

Initiales et acronymes dans les écrits universitaires

Si vous utilisez des initiales et/ou des acronymes dans les écrits universitaires, n’oubliez pas que certaines revues scientifiques exigent que vous introduisiez les initiales et les acronymes une fois dans le résumé de votre article, puis une nouvelle fois lors de la première utilisation dans le corps de l’article. Si vous n’êtes pas sûr de la façon d’utiliser les initiales ou les acronymes lors de la rédaction d’un article académique, veuillez vous référer aux exigences spécifiques de votre revue.

Trop d’initiales et d’acronymes peuvent transformer vos écrits commerciaux en soupe alphabétique

Veuillez vous rappeler que les acronymes ne doivent être utilisés que pour les mots ou les phrases qui sont répétés un certain nombre de fois dans votre document. Si vous utilisez trop de sigles et d’acronymes, les lecteurs seront désorientés. Voici un exemple d’utilisation extrême d’initiales/acronymes dans un communiqué de presse:

Aux États-Unis, la notion de NWO est devenue populaire après les attaques terroristes sur le WTC. Cependant, les responsables de l’OTAN et de l’OMC font rarement référence à un OND dans les procédures relatives au GATT, et on peut dire que le MVTO, la clause NPF et les OSR n’ont pas grand-chose à voir avec un OND.

Comme vous pouvez le constater, trop d’initialismes et d’acronymes peuvent rendre vos écrits plus difficiles à comprendre. Si de nombreux acronymes sont nécessaires, nous vous recommandons d’inclure un glossaire des initiales/acronymes ; vos lecteurs pourront alors s’y référer en cas de confusion.

TTYL-Save your casual initialisms and for text messages

Enfin, bien que vous soyez souvent en train de rotfl avec votre bff à propos de la Chem hw que vous devez faire au plus vite, n’oubliez pas que les initiales et les acronymes utilisés dans la messagerie instantanée sont rarement, voire jamais, appropriés pour les écrits d’affaires ou professionnels.

Si l’utilisation correcte des initiales et des acronymes peut aider les lecteurs à comprendre plus facilement votre travail, l’utilisation incorrecte des initiales et des acronymes pourrait transformer votre travail en un fouillis. En cas de doute, soumettez votre travail à nos rédacteurs commerciaux pour obtenir un avis rapide et professionnel.