Tout écrit bien fait possède une structure et une hiérarchie des idées. Les lettres formelles ne font pas exception. Ces documents requièrent un ordre particulier afin de s’assurer qu’ils sont correctement écrits et rédigés. Pour cela, il est essentiel de savoir comment utiliser le début d’une lettre formelle au moyen de salutations et de cordialité ; étant un aspect important pour attirer l’attention du lecteur.
Pour cette raison, nous allons vous guider à travers une série d’arguments qui vous permettront de réussir à écrire une lettre formelle avec tous les éléments qui la caractérisent sans aucun inconvénient. Ci-dessous, vous verrez une liste des meilleures et plus fréquentes phrases que vous pouvez mettre en œuvre pour donner une excellente introduction à votre écrit.
Fonction de la salutation dans les lettres formelles
Dans les lettres formelles, la salutation représente un signe de cordialité lorsque nous nous présentons à quelqu’un. Dans ce cas, la salutation dans une lettre est utilisée pour s’adresser au destinataire avec la meilleure et la bonne mise en œuvre des termes possibles.
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La salutation est un signe d’attention et de respect pour la personne et le message qu’elle cherche à transmettre. Ces types d’expressions sont souvent compliqués à élaborer par de nombreux rédacteurs qui ne comprennent pas le terme ou le contexte. Il est donc important de savoir placer ces éléments avec des termes appropriés.
La vérité est que l’utilisation des salutations doit être utilisée en fonction de la présentation et du type de lecteur auquel elle s’adresse. Ce n’est pas la même chose d’utiliser une salutation de confiance formelle, lorsque le destinataire est absolument connu, que d’utiliser une salutation formelle lorsque la personne à qui la lettre est adressée n’est pas connue. L’idéal est de se renseigner soigneusement sur la position de la personne afin de ne pas l’offenser lors de l’envoi du document.
Salutations courantes dans les lettres formelles
Les règles les plus courantes utilisées dans une lettre formelle, et d’autres similaires au domaine de la correspondance, suggèrent des traitements différents selon les domaines. Les salutations initiales sont destinées à briser la glace avant d’aborder ou d’expliquer différents sujets.
Donc, cette ligne qui mène à l’induction doit être élaborée avec les mots les plus appropriés possibles, en cherchant de cette manière à ne pas tomber dans l’erreur d’une formulation ou d’une lecture superficielle.
Ci-après, vous verrez différents types de salutations que vous pouvez utiliser au début d’un document aux caractéristiques formelles. Certains d’entre eux sont appropriés dans les cas où le destinataire ou le qualificatif n’est pas connu.
- À qui de droit.
- Honorable…
- Chère…
- Sir…
- Coordinateur…
- Département…
- Messieurs…
- Respecté Monsieur…
- Un salut cordial.
- À qui de droit.
- Commission…
- Quiconque souscrit.
- En vertu de ma fonction…
- Nous vous notifions officiellement…
- Sur la base de…
- Relatif à…
- Nous vous remercions par avance de votre invitation à…
- Président…
- Je suis heureux de communiquer avec vous.
- M. ______, par la présente…
- Je vous salue cordialement.
- J’ai le plaisir de vous envoyer nos meilleures salutations.
- Je vous écris cordialement dans le but de…
- Bureau de…
- Recevez nos plus chaleureuses salutations.
- Le but principal de cette lettre est…
- Je vous présente…
- Monsieur _____, le but de cette lettre est de vous demander de…
- Monsieur.
- Je vous notifie formellement…
- Je vous adresse le document suivant aux fins de…
- Le texte suivant a pour objet de vous inviter…
- En relation avec le courrier…
- En argument et en réponse de la référence ci-dessus.
- En ce qui concerne le sujet…
- La raison pour laquelle nous vous contactons…
- J’ai le plaisir de…
- J’ai le plaisir de vous informer que…
- Nous avons le plaisir de vous informer que…
- Nous avons le plaisir de vous informer que…
- Nous avons le plaisir de vous informer que…
- Nous avons le plaisir de…
- Selon votre demande…
- Je vous écris dans le but de…
- Relativement au rapport ci-dessus…
- Je cherche à vous contacter, mais je voudrais d’abord vous envoyer mes meilleures salutations.
- Nous sommes heureux d’établir un contact avec vous.
- Je vous adresse le document suivant afin d’obtenir…
- Honorable ambassadeur…
- Suite à la réception de la lettre de la date précédente…
- En ce qui concerne votre proposition…
- En vertu de votre statut de responsable de…
- Le principal objectif de ce document est d’exposer…
- Les…
- En me référant au sujet ci-dessus, je dois soutenir…
Conseils pour rédiger une lettre formelle
Pour rédiger une lettre formelle, que ce soit une formalité ou un moyen obligatoire, il suffit de faire preuve de courtoisie, de connaître sa structure et de connaître le contexte dans lequel elle est émise. Par conséquent, nous mentionnerons ci-dessous une série de suggestions pour vous permettre de rédiger un document formel de la meilleure façon:
- Utiliser des titres avec la meilleure formulation possible, indépendamment du support dans lequel il sera envoyé et contextualisé.
- Éviter les différents formats ou polices de caractères dans l’écriture, en tenant compte du fait que cela nuit à sa qualité.
- . Cette règle est placée après la cordialité. Par exemple : « Cher coordinateur : » et non « Cher coordinateur, ».
- Choisissez les termes appropriés avant d’ébaucher le document.
- Évitez d’utiliser des phrases répétitives.
- Les phrases du texte doivent être précises. Il n’est pas nécessaire d’approfondir le sujet. La ponctuation est essentielle pour cela.
- N’oubliez pas d’utiliser l’espacement correct du texte. N’utilisez pas de paragraphes de plus de cinq lignes.
- Il est nécessaire d’utiliser des termes simples et compréhensibles, sans tomber dans l’informel bien sûr.
- Les demandes ou requêtes ne doivent pas être longues, évitant toute confusion ou mauvaise interprétation.
- Pour ce qui est de la langue, essayez de rédiger le document comme l’exige le demandeur. En général, cette suggestion s’applique lorsque des relations commerciales existent ou sont établies avec des organisations étrangères. Aussi, essayez d’utiliser les termes en fonction du contexte ; où la formalité ne passe pas inaperçue.
Les erreurs à ne pas commettre lors d’une salutation dans une lettre formelle
Les lettres formelles ne doivent pas comporter d’incitations qui causent un quelconque déplaisir au destinataire. L’idée de cette section est de faire plaisir à la personne qui reçoit le document lorsqu’il est nécessaire de procéder à une deuxième livraison. Ce dernier aspect, à son tour, souligne l’importance de la formulation et de la hiérarchisation du contenu.
À cet égard, les aspects erronés suivants doivent être évités dans la section de salutation d’une lettre formelle:
- Mon cher ami.
- Nous réitérons notre soutien en communiquant…
- Mon Seigneur ou ma Dame.
- Vous saluant en considération de notre intention.
- Répondant à votre dernière demande.
- Nous avons le plaisir de vous annoncer.
- Dès que possible.
- Sans autre sujet à évoquer pour le moment.
- Recevez nos salutations avec cette nouvelle bienvenue.
- Nous vous remercions par avance.
- Servez l’information.
- Chère lectrice, cher lecteur.
- J’ai le regret de vous informer que…
- J’attends votre réponse.
- Je vous joins le document suivant…
- Je vous écris pour la raison suivante…
- La raison de cette lettre est…
- Je vous informe…
- Nous donnons cours dans le document suivant de…
- Nous…
- Je vous remercie pour…
- Je vous écris pour vous informer…
- A propos du particulier…
- Nous saisissons cette occasion pour…
- Je m’adresse à vous humblement.
- Nous vous remercions de votre gentillesse de commenter…
- A cette occasion, votre fidèle serviteur vous communique…
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