FreshBooks a commencé sa vie comme une solution de facturation. Au fil des ans, il a élargi sa portée et est devenu le service de comptabilité en ligne de référence pour les propriétaires uniques et les startups. Sa popularité s’étend aux petites et moyennes entreprises (PME) dans de nombreux cas. Le site a fait l’objet d’une mise à jour majeure il y a quelques années, et de nombreuses fonctionnalités de FreshBooks « Classic » ont été abandonnées, même si elles continuent d’être réintroduites. Ce nouveau FreshBooks est le meilleur choix pour les plus petites entreprises en raison de ses propriétés exceptionnelles en termes de convivialité et d’esthétique, et de sa sélection intelligente de fonctionnalités. C’est notre choix de la rédaction dans la catégorie des freelances.

Combien coûte FreshBooks ?

FreshBooks est disponible pour 15 $ par mois pour le plan Lite, qui vous permet de facturer jusqu’à cinq clients. Pour 25 $ par mois, le plan Plus vous permet de facturer 50 clients, et pour 50 $ par mois, vous pouvez facturer jusqu’à 500 clients avec le plan Premium (certains clients ont demandé un palier entre Plus et Premium pour pouvoir facturer entre 50 et 500 clients).

Des prix personnalisés sont disponibles au-dessus de ce niveau. Outre le nombre de clients desservis, tous les plans offrent les mêmes fonctionnalités (bien que certaines soient ajoutées entre les niveaux), et vous pouvez profiter d’un essai gratuit de 30 jours à n’importe quel niveau, également. FreshBooks est cher par rapport aux gratuits Wave et Sunrise, mais sa convivialité et ses fonctionnalités étroitement ciblées en valent la peine.

Ancien FreshBooks et nouveau

Le site de FreshBooks a subi des changements très importants. Le plus important est que FreshBooks adhère maintenant aux règles de la comptabilité en partie double, la méthode de comptabilité standard de l’industrie que les comptables et les autres sites de comptabilité des petites entreprises utilisent.

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Comment ce changement affecte-t-il la façon dont vous utilisez FreshBooks ? Dans la plupart des cas, cela n’en a pas. Vous vous engagez toujours dans des activités comme la création de factures, le suivi du temps et la réception de paiements comme vous l’avez toujours fait. Mais vos documents comptables disposent d’un nouveau cadre solide qui permet une tenue de dossiers plus structurée et une meilleure compréhension de vos finances. Plus précisément, FreshBooks dispose désormais d’un plan comptable et d’un grand livre général ; de deux nouveaux comptes, Autres revenus et Coût des marchandises vendues (COGS) ; d’un rapprochement bancaire ; et de deux rapports financiers standard supplémentaires (Balance de vérification et Bilan).

FreshBooks n’a toujours pas intégré tous les outils présents dans FreshBooks Classic, mais il en a apporté un gros cette année : le suivi des stocks. Il a également ajouté un nouveau rôle d’utilisateur (gestionnaire), le suivi automatique du kilométrage dans l’application iOS, et des liens de paiement (les clients peuvent effectuer des paiements sans être facturés). Les entrepreneurs peuvent suivre leur propre temps et les gestionnaires ont un meilleur contrôle sur les rapports. Il y a deux nouveaux onglets dans Projets : Factures et Dépenses. FreshBooks a également apporté de nombreuses améliorations aux factures et au flux de travail global. Par exemple, il y a un nouvel onglet Aperçu. Les factures affichent désormais le temps et les dépenses non facturés. Le message du client est personnalisable, et les clients peuvent également effectuer des paiements partiels. FreshBooks a apporté plus d’améliorations (petites et grandes) à son service que tout autre site que j’ai examiné.

Une interface utilisateur efficace

FreshBooks a également amélioré son processus d’embarquement. Il pose d’abord quelques questions de base sur votre entreprise (comme ce que vous faites et comment vous facturez). Vous fournissez vos coordonnées et êtes encouragé à inviter les membres de votre équipe à créer des comptes. Ensuite, Freshbooks vous fait entrer sur le site principal, où vous trouverez une boîte contenant trois étapes de configuration. L’une d’entre elles consiste à personnaliser vos factures (les options sont limitées à deux modèles, un logo, une couleur de fond et deux polices). J’ai eu quelques difficultés à ajouter mon logo. La plupart des sites demandent simplement un fichier graphique et positionnent le logo sur le formulaire de vente. FreshBooks prend votre fichier et l’utilise pour remplir une case oblongue. Je n’ai donc pu inclure qu’une partie de mon logo.

Lorsque vous fermez la boîte de configuration, vous vous retrouvez sur le tableau de bord du site, sans autre indication sur la façon de démarrer. Wave et Xero offrent de bien meilleurs outils d’embarquement qui vous guident à travers de nombreuses étapes de configuration.

Le tableau de bord vous donne un aperçu rapide de l’état financier de votre entreprise. Il y a cinq graphiques. Les recettes impayées vous indiquent qui vous doit de l’argent et qui est en retard dans ses paiements. Le bénéfice total, bien sûr, vous donne un chiffre en temps réel de votre bénéfice ou perte actuelle. Vous pouvez modifier la plage de dates pour ce graphique. Dépenses affiche vos dépenses par catégorie. FreshBooks en a ajouté deux autres l’année dernière : Flux de revenus et Temps non facturé.

Des liens vers l’assistance et vers une page décrivant les nouveautés de FreshBooks apparaissent en bas à droite. Les liens en haut à droite vous mènent aux pages où vous pouvez inviter des membres de l’équipe (y compris un comptable) à différents niveaux de permission et créer de nouveaux enregistrements et transactions. Malheureusement, vous devez faire défiler beaucoup de pages pour voir les graphiques, et il n’y a pas de liste de tâches, comme dans GoDaddy Bookkeeping.

Un volet vertical à gauche du tableau de bord affiche les liens de navigation vers les zones principales de l’outil : Tableau de bord, Clients, Factures, Paiements, Dépenses, Estimations, Suivi du temps, Projets, Mon équipe, Intégrations, Rapports, Comptabilité et Compléments. Cliquez sur le lien situé au-dessus de cette liste, à côté du nom de votre entreprise, et une liste des paramètres du site s’ouvre. Ici, vous pouvez, par exemple, ajouter des entreprises supplémentaires, contacter l’assistance, créer des enregistrements d’articles et de services, et intégrer des applications tierces (il y en a plus de 100 maintenant).

Vous pouvez également configurer deux connexions qui sont essentielles aux opérations de FreshBooks. Si vous entrez vos identifiants de connexion pour les institutions financières auprès desquelles vous avez des comptes, alors FreshBooks se connecte à leurs sites Web et importe les transactions de vos comptes. Et en vous inscrivant à FreshBooks Payments ou Stripe, vous pouvez commencer à accepter les cartes de crédit. Enfin, la petite icône de cloche en haut à gauche vous amène aux mises à jour concernant vos clients, les membres de votre équipe et d’autres questions commerciales.

Dans l’ensemble, FreshBooks a l’affichage d’écran le plus simple, le plus intuitif et le plus attrayant de tous les services que j’ai examinés récemment. Il est plus facile à lire au premier coup d’œil que Kashoo, par exemple. Toutefois, un utilisateur de l’ancienne interface de FreshBooks peut mettre un certain temps à s’orienter. Heureusement, FreshBooks offre de nombreux conseils, notamment une base de données d’aide consultable et une assistance par courriel et par téléphone.

Créer des factures dans FreshBooks

Cliquez sur l’onglet Factures dans la barre d’outils pour ouvrir un écran qui vous indique tout ce que vous devez savoir sur l’état de vos comptes clients (bien que le site n’utilise pas ce terme comptable). Avec l’onglet « de moi » en surbrillance (« à moi » ouvre une page pour les factures que vous avez reçues d’autres utilisateurs de FreshBooks), vous verrez les totaux en dollars pour les factures qui sont en retard, en suspens et au stade de projet. Vous trouverez ci-dessous des liens vers vos factures les plus récemment mises à jour. Une liste de toutes les factures et des modèles récurrents apparaît en bas.

La page des factures de FreshBooks fournit beaucoup d’informations sur vos factures récentes et historiques.

FreshBooks prend en charge deux types de transactions supplémentaires : les estimations et les propositions, qui peuvent toutes deux être converties en factures. Une proposition est une version beaucoup plus détaillée d’un devis qui peut être signée par le client lors de son acceptation (FreshBooks autorise les signatures électroniques). Elle peut inclure du texte descriptif et des tableaux et peut s’étendre sur plusieurs pages. Aucun outil concurrent ne propose une option aussi avancée. Nouveauté depuis notre dernier examen, la possibilité de créer des provisions, que vous pouvez utiliser lorsque vous établissez une relation commerciale continue avec un client qui peut nécessiter une facturation plus complexe.

Pour commencer ici, cliquez sur Nouvelle facture. Un modèle de facture s’ouvre avec vos coordonnées et votre logo, la date du jour et la date d’échéance, et un numéro de facture renseignés. Vous complétez le reste en sélectionnant des articles ou des services et en saisissant les quantités. Si vous avez déjà créé des taux de taxe sur les ventes, le taux correct devrait être attribué. Vous pouvez ajouter une remise, ce que de nombreux sites permettent. Mais vous pouvez également demander un acompte et mettre en place un calendrier de paiement. Cette dernière possibilité est propre à FreshBooks. Une fois qu’elle est terminée, vous pouvez l’enregistrer ou l’envoyer.

FreshBooks vous donne un certain contrôle sur l’apparence de vos factures.

Un avertissement ici : Les frais pour FreshBooks sont basés sur le nombre de clients que vous désignez comme actifs. Si vous ajoutez un nouveau client pendant le processus de facturation et que vous aviez auparavant cinq clients actifs (ce qui est la limite supérieure du palier de tarification initial), FreshBooks vous facturera au coût le plus élevé à partir de votre prochaine date de paiement.

Vos clients peuvent vous faire des paiements en utilisant la propre fonction de paiement de FreshBooks (qui est en fait rebrandée du service de traitement des paiements WePay). Elle coûte 2,9 % plus 30 cents par transaction, ce qui est effectivement la norme du secteur. Vous pouvez également accepter les paiements par Stripe.

FreshBooks met à votre disposition vos paramètres de facturation les plus utilisés lorsque vous travaillez sur une facture.

Vous pouvez également configurer les taxes de vente directement à partir de vos factures. Il y a un lien Ajouter des taxes directement sous le taux de chaque article. Cliquez dessus, et une petite fenêtre s’ouvre où vous pouvez définir plusieurs taxes de vente. Vous pouvez soit cocher une case pour appliquer ces taxes à tous les postes de la facture, soit les affecter individuellement. FreshBooks ne s’intègre pas directement à un service de taxe sur les ventes comme la référence Avalara, mais même sans cela, il gère les taxes sur les ventes comme le font la plupart des concurrents. Le rapport Résumé des taxes de vente vous aidera à remplir tous les rapports connexes nécessaires.

Paramètres contextuels

Lorsque vous travaillez sur les factures, FreshBooks affiche des liens vers des paramètres contextuels. Cette particularité est unique à FreshBooks. D’autres outils ont une section géante du site dans laquelle vous définissez tous ses paramètres. Cette sensibilité au contexte est une excellente fonctionnalité, qui permet de gagner du temps et vous rappelle constamment les options disponibles. Vous pouvez, par exemple, passer à un style de facture différent ici. Vous pouvez également faire en sorte que la facture soit renouvelée à des intervalles précis, automatiquement ou manuellement, et configurer des paiements en ligne. Des paramètres contextuels supplémentaires apparaissent lorsque vous enregistrez une facture.

Si vous utilisez une version de FreshBooks autre que Lite, vous pouvez envoyer des rappels à des intervalles désignés et facturer des frais de retard, ce qui est inhabituel dans ce groupe d’outils. Vous pouvez également rouvrir toute facture enregistrée et la modifier, ou cliquer sur le bouton Autres actions pour effectuer des tâches supplémentaires, comme envoyer le formulaire par e-mail, appliquer un paiement ou créer un fichier PDF. Vous pouvez également consulter l’historique de la facture.

Contacts et dépenses dans FreshBooks

Lorsque vous créez un nouvel enregistrement de client dans FreshBooks, vous ne fournissez essentiellement que les informations de contact. Mais la page d’accueil de votre client finira par se remplir d’informations. Les enregistrements de clients affichent leur contact comme des cartes de visite numériques en quelque sorte. Ils contiennent des champs pour le nom, les adresses postale et électronique et les numéros de téléphone de chaque client. Un tableau situé à côté de la carte de visite du client indique le montant des recettes impayées associées à ce client, et le décompose en factures provisoires, crédit disponible, temps non facturé et dépenses non facturées. Le tableau ci-dessous affiche les listes des factures, des acomptes, du crédit, des dépenses, des estimations, du suivi du temps, des projets et des rapports pour ce client. Vous pouvez basculer entre eux en cliquant sur les onglets.

Alors que vous enregistrez des dépenses individuelles dans FreshBooks, vous pouvez modifier certains paramètres à la volée et joindre un reçu.

Cliquez sur l’onglet Relations en haut de l’écran pour voir un historique des transactions. C’est un ensemble d’écrans formidable et complet qui n’a pas son pareil dans ce groupe de sites Web.

Si vous avez connecté un ou plusieurs comptes bancaires à FreshBooks, vous voyez une liste des transactions récentes lorsque vous cliquez sur l’onglet Dépenses dans le volet vertical gauche. FreshBooks essaie de les classer automatiquement par catégorie (avec des choix comme Services professionnels, Fournitures, Repas & Divertissements, Personnel, etc.) lorsqu’il les fait entrer, mais il ne réussit pas toujours. Vous devez d’abord l’entraîner en corrigeant les catégories inexactes, ce que vous devez absolument faire, car ces informations sont très importantes pour être utilisées dans les rapports et les impôts.

Que vous entriez une dépense manuellement ou que vous en modifiez une que vous avez importée, vous pouvez ajouter ou modifier beaucoup de détails. Les cinq dépenses les plus récemment mises à jour apparaissent en haut de l’écran Dépenses ; elles ressemblent à des bandes de ruban de caisse enregistreuse. Les enregistrements de dépenses individuels dans la liste ci-dessous contiennent des champs pour le fournisseur, la catégorie, la date, la source, le client/projet/description et le montant/taxe/statut. Vous pouvez joindre un fichier, faire glisser et déposer une image de reçu, marquer la dépense comme étant facturable à un client spécifique, changer la devise et la désigner comme coût des marchandises vendues (COGS). Aucun concurrent de ce groupe n’offre un registre des dépenses aussi complet. Mais FreshBooks n’estime pas les paiements trimestriels d’impôt sur le revenu, comme le font Intuit QuickBooks Self-Employed et GoDaddy Bookkeeping.

Outils simples de gestion de projet

FreshBooks offre des fonctionnalités de gestion de projet plus riches que ses concurrents. Pour commencer, donnez un nom à votre projet et affectez-y les membres de l’équipe en tant qu’administrateurs, gestionnaires, employés ou contractants (chaque rôle a ses propres restrictions d’accès). Vous pouvez l’attribuer à un client externe si vous réalisez le projet pour quelqu’un d’autre, afin qu’il puisse collaborer et être facturé, et saisir un budget horaire et une date de fin. Vous avez deux options de facturation : à l’heure ou à un taux fixe pour le projet. Si vous sélectionnez horaire, vous pouvez choisir parmi un taux horaire unique ou des taux par membre de l’équipe ou par service.

FreshBooks vous permet de documenter minutieusement les heures et les dépenses de votre projet. Il fournit un aperçu détaillé du projet.

Pour spécifier les services d’un projet, cliquez sur le bouton Ajouter un service et tapez un nom descriptif. FreshBooks ajoute chacun d’eux à une liste de tous les services que vous avez ajoutés, qu’il affiche chaque fois que vous créez un nouveau projet. Lorsqu’il est temps de commencer à ajouter des entrées de temps pour votre projet, vous avez deux options : démarrer et arrêter une minuterie ou entrer les heures manuellement en remplissant les champs dans une petite fenêtre. Vous pouvez également ajouter des dépenses ici, et les affecter, ainsi que les entrées de temps, à la facturation.

Chaque projet a sa propre page d’accueil, où vous pouvez revoir vos entrées et en ajouter d’autres, ainsi qu’échanger des messages avec les membres de votre équipe.

Les modèles de facture ne comprennent pas de champ pour le projet, mais vous pouvez, bien sûr, facturer aux clients les heures travaillées et les dépenses engagées. Lorsque vous sélectionnez un client dans une facture qui possède l’un ou l’autre de ces éléments, vous les verrez dans la liste qui défile. Cliquez sur Ajouter pour les inclure dans la facture et une nouvelle fenêtre s’ouvre, affichant les heures et les dépenses non facturées. Vous pouvez sélectionner ceux que vous voulez inclure et ils apparaissent comme des postes de ligne lorsque vous revenez à la facture. Les entrées de temps et les projets peuvent être automatiquement convertis en factures.

Applications mobiles de FreshBooks

FreshBooks offre des applications Android et des applications iOS qui sont largement similaires les unes aux autres. Les apps sont assez faciles à utiliser, mais elles n’offrent pas l’expérience utilisateur exceptionnelle que vous obtenez sur le site principal. Elles sont plutôt simples. L’application FreshBooks s’ouvre sur un tableau de bord qui contient trois graphiques essentiels : Recettes exceptionnelles, Profit total et Dépenses totales. Les icônes situées au bas de l’écran vous conduisent aux zones de travail de l’outil, où vous pouvez afficher, ajouter et modifier les données contenues dans les factures, les dépenses, le suivi du temps, les estimations et les dossiers clients. Il y a beaucoup de choses que vous ne pouvez pas faire sur les applications mobiles, comme travailler avec des projets et des rapports, mais vous pouvez accéder aux fonctionnalités de base du site que vous seriez le plus susceptible d’utiliser loin du bureau.

Vous ne pouvez pas faire sur les applications mobiles de FreshBooks tout ce que vous pouvez faire dans votre navigateur, mais vous pouvez ajouter, visualiser et modifier des données essentielles.

L’application iOS a une nouvelle fonctionnalité que je n’ai vue que sur les applications QuickBooks Online et QuickBooks Self-Employed : le suivi automatique du kilométrage. Vous exécutez l’application avec les services de localisation activés, et FreshBooks suit votre kilométrage lorsque vous conduisez. Vous pouvez enregistrer les trajets comme personnels ou professionnels et revenir en arrière et ajouter des trajets si vous en avez oublié un.

Récupérer le prix

Si vous n’avez jamais utilisé FreshBooks auparavant, vous ne devriez pas avoir beaucoup de mal à apprendre comment la version actuelle fonctionne. Le design de FreshBooks est exceptionnel et ses outils de navigation sont intuitifs. Nous vous recommandons toutefois de vérifier auprès de l’entreprise avant de passer de FreshBooks Classic, afin de vous assurer que vos fonctions indispensables sont présentes.

Les freelances qui espèrent gérer leur argent de manière captivante ont besoin des meilleurs outils de facturation et de suivi du temps, de gestion des dépenses et des dossiers clients, ainsi que des rapports disponibles. Ils doivent pouvoir entrer et sortir rapidement du site pour faire leur travail, et cela ne fait pas de mal si l’interface utilisateur et les outils de navigation du site sont également les meilleurs de leur catégorie. FreshBooks offre tout cela et bien plus encore. C’est à nouveau notre gagnant du Choix de la rédaction pour la comptabilité des propriétaires uniques, des freelances et des très petites entreprises.

Bien que FreshBooks soit un choix exceptionnel pour les freelances et les entrepreneurs indépendants, il manque de nombreuses fonctionnalités dont les entreprises plus grandes et plus complexes ont besoin. Intuit QuickBooks Online remporte notre choix de la rédaction pour la comptabilité en ligne des petites entreprises.

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