Comment les changements de la loi fiscale affectent-ils les frais de conduite ?

Cet article a été mis à jour pour inclure des informations sur les derniers changements de la loi fiscale – le 2017 Tax Cuts and Jobs Act.

Le changement clé qui affecte les employés qui conduisent à des fins professionnelles est l’élimination de la déduction des dépenses professionnelles non remboursées des employés. Dans le passé, vous pouviez déduire les frais de conduite qui n’étaient pas payés par votre employeur dans votre déclaration de revenus personnelle. À partir de l’année fiscale 2018, jusqu’à l’année fiscale 2025, les employés ne peuvent pas déduire ces dépenses sur l’annexe A.

Les kilomètres de transport quotidien sont-ils déductibles ?

Q : J’étais un entrepreneur indépendant l’année dernière. J’ai voyagé pour aller chercher mon fils, qui travaillait sur le chantier avec moi. Puis-je réclamer le kilométrage pour aller le chercher et le déposer comme frais kilométriques ?

A : Non, vous ne pouvez pas réclamer le kilométrage pour aller chercher votre fils qui travaille pour vous. La distance entre le domicile et le travail est considérée comme un trajet domicile-travail. Tout le monde doit se rendre au travail, donc l’IRS ne considère pas ces dépenses comme des frais professionnels. Si vous décidez de parcourir de longues distances tous les jours pour vous rendre au travail, ou si vous voulez faire un détour pour aller chercher un collègue, cela reste un trajet domicile-travail tant que vous êtes chez vous tous les soirs.

Puis-je déduire les kilomètres de déplacement comme de la publicité ?

Q : Si je mets le logo de mon entreprise sur ma voiture, puis-je déduire mes kilomètres de déplacement comme de la publicité ?

A : Non, un logo d’entreprise sur votre voiture n’en fait pas un véhicule d’entreprise.

Les dépenses de publicité dans cet exemple sont le coût pour mettre le logo sur la voiture. Conduire la voiture n’est pas de la publicité, c’est juste conduire. L’IRS dit : « Mettre du matériel d’affichage qui fait la publicité de votre entreprise sur votre voiture ne change pas l’utilisation de votre voiture d’un usage personnel à un usage professionnel. »

Les kilomètres d’une entreprise à domicile sont-ils déductibles ?

Q : Si je travaille à domicile en tant qu’entrepreneur indépendant, puis-je déduire les kilomètres parcourus pour me rendre sur les lieux de travail et revenir à la maison ? Puis-je déduire les déplacements effectués à la banque et au bureau de poste ? Que se passe-t-il si je fais des trajets liés à l’entreprise à partir de mon bureau à domicile et que je m’arrête également pour faire des courses personnelles ?

A : Si votre domicile est votre foyer fiscal (tel que défini par l’IRS), vous pouvez déduire le coût de la conduite de votre domicile à des lieux professionnels (comme le bureau d’un client ou le magasin de fournitures de bureau) comme une dépense professionnelle. Votre domicile fiscal est l’endroit où vous exercez régulièrement votre activité. Il peut s’agir de votre maison familiale si vous exercez votre activité dans une zone spécifique de votre maison.

Oui, votre kilométrage pour vous rendre sur les lieux de travail et en revenir sont des kilomètres professionnels qui doivent être justifiés par des documents écrits indiquant où vous êtes allé et combien de kilomètres professionnels vous avez parcourus. Les voyages à la banque et au bureau de poste sont également qualifiés de kilométrage professionnel s’ils sont documentés.

Le but professionnel doit être la raison du voyage et vous devrez avoir d’excellents dossiers sur le but afin de documenter la déduction. Vous devez séparer la conduite personnelle de la conduite professionnelle, en tenant des registres contemporains (au moment de l’événement). Pour chaque voyage d’affaires, vous devez montrer les objectifs professionnels.

Le résultat final de vos dossiers devrait être les miles d’affaires pour l’année (avec un journal écrit de sauvegarde) et le total des miles que vous avez conduits pour l’année. Pour documenter le total des miles parcourus, prenez le relevé de votre odomètre au début et à la fin de l’année. L’IRS examine souvent le relevé de l’odomètre sur les factures de réparation automobile pour voir si votre kilométrage total est raisonnable.

Qu’est-ce que je dois utiliser – la déduction standard ou les frais réels ?

Q : Comment savoir si je dois prendre la déduction standard ou utiliser les dépenses réelles ?

A : Vous devriez essayer à la fois la déduction standard du kilométrage et la méthode des dépenses réelles pour voir quelle méthode vous donne la plus grande déduction. Plus la déduction à laquelle vous avez droit est importante, plus vous économisez en impôts.

Pour la méthode des frais réels, déterminez le pourcentage d’utilisation professionnelle en fonction des kilomètres professionnels documentés divisés par le total des kilomètres professionnels parcourus pendant l’année. Appliquez ce pourcentage aux dépenses réelles de possession et d’utilisation du véhicule ; y compris l’essence, l’huile, les pneus, l’entretien et les réparations, l’assurance, les réparations, l’assurance, les frais d’immatriculation et les licences, les lavages de voiture, les paiements de location ou la dépréciation si vous êtes propriétaire de la voiture.

Pour le taux de kilométrage standard, multipliez le total des milles d’affaires par le kilométrage standard pour l’année.

Il existe certaines restrictions sur l’utilisation de ces deux méthodes. Pour utiliser la déduction standard, vous devez l’utiliser la première année, puis vous pouvez choisir l’une ou l’autre méthode les années suivantes. Si vous louez la voiture et que vous utilisez la déduction standard la première année, vous devez l’utiliser pendant toute la période de location.

Pour utiliser le taux de kilométrage standard, vous devez posséder ou louer la voiture et :

• Vous ne pouvez pas l’utiliser pour l’exploitation d’un parc automobile (cinq voitures ou plus en même temps)
• Vous devez utiliser la méthode d’amortissement linéaire si vous voulez amortir la voiture
• Vous pouvez demander la déduction pour amortissement spécial ou une déduction en vertu de la section 179, et
• vous ne pouvez pas demander les dépenses réelles après 1997 pour une voiture que vous louez.

Les estimations sont-elles acceptables ?

Q : J’ai parcouru environ 8 000 milles l’an dernier pour mon entreprise à domicile. J’ai quelques reçus, mais je n’ai pas enregistré tous les kilomètres. Une estimation est-elle acceptable ? Puis-je quand même bénéficier de la déduction si je n’ai pas toutes les informations justificatives ?

A : Non, les kilomètres professionnels estimés ne sont pas autorisés à soutenir votre déduction de kilométrage.

Voici un exemple de ce qui peut arriver si vous estimez :

Le tribunal fiscal a rejeté les frais d’automobile en 2009 pour la propriétaire d’une société de courtage immobilier et son employé dans l’affaire Engle v. Commissioner. Le contribuable a admis que les montants de kilométrage qu’il avait déclarés étaient des estimations. Dans une opinion sommaire, la Cour a estimé qu’en raison du manque de justification, les contribuables n’avaient pas droit à la déduction automobile.

Si, comme dans ce cas, vos déductions sont rejetées, votre entreprise peut être soumise à des amendes et des pénalités pour paiement insuffisant d’impôts.

Puis-je déduire le kilométrage d’une voiture non professionnelle ?

Q : J’utilise la voiture de ma mère pour mes déplacements professionnels. Je paie l’essence, l’entretien et l’assurance. Puis-je déduire l’utilisation de la voiture comme une dépense d’affaires?

A : Vous pouvez déduire les dépenses réelles que vous payez et tant que vous gardez des registres contemporains (à l’époque) pour ces dépenses. Vous devez avoir la preuve que vous payez l’essence, l’entretien et l’assurance et vous avez besoin de registres substantiels pour justifier votre utilisation professionnelle. Assurez-vous de retirer votre usage personnel et celui de votre mère ; seul votre usage professionnel est déductible.

Bien que vous puissiez réclamer des déductions de kilométrage sur une voiture qui ne vous appartient pas, vous ne pouvez pas amortir le véhicule en tant que dépense professionnelle.

Que faire si je n’utilise pas beaucoup ma voiture pour les affaires ?

Q : J’utilise ma voiture personnelle pour mon entreprise, mais je travaille à domicile et je ne l’utilise pas beaucoup. Puis-je encore déduire les frais de kilométrage et amortir la voiture ?

A : Si vous utilisez votre voiture à 50% ou moins à des fins professionnelles, vous pouvez encore déduire le kilométrage standard ou les coûts réels, en fonction du pourcentage d’utilisation de la voiture à des fins professionnelles.

A des fins d’amortissement, des règles spéciales s’appliquent si vous n’utilisez pas votre voiture à 50 % ou moins à des fins commerciales :

• Vous ne pouvez pas bénéficier d’une déduction en vertu de l’article 179 ou d’une allocation spéciale d’amortissement
• Vous devez calculer l’amortissement en utilisant la méthode linéaire sur cinq ans.

Que se passe-t-il si je loue une voiture pour mon entreprise ?

Q : J’ai décidé de louer une voiture pour mon entreprise. Puis-je encore déduire le kilométrage et amortir la voiture?

A : Si vous avez un véhicule loué, vous pouvez encore utiliser le kilométrage standard ou la méthode réelle pour calculer vos frais de conduite déductibles. Si vous utilisez la méthode réelle, vous pouvez déduire la partie des paiements de location qui correspond à l’utilisation de la voiture dans le cadre de votre entreprise.

Il existe des règles spéciales compliquées pour calculer la dépréciation et la valeur du véhicule loué (« montants inclusifs »). Consultez la publication 463 de l’IRS et parlez à votre fiscaliste avant d’essayer d’inclure les coûts de ce véhicule dans votre déclaration de revenus professionnels.

Disclaimer : Les informations fournies ici le sont à titre d’information générale uniquement ; elles ne constituent pas des conseils fiscaux ou juridiques. Chaque situation d’entreprise est spécifique ; parlez-en à votre professionnel de la fiscalité avant de préparer votre déclaration de revenus d’entreprise.