La conformité décrit la capacité d’une personne, d’une entreprise ou d’une organisation à respecter les normes, les règlements, les règles, les politiques, les ordres ou les demandes. Si vous adhérez à un ensemble de règles, vous vous y conformez. D’où les deux termes : conformité et adhésion.
Toutes les entreprises ou organisations à travers la plupart du monde doivent se conformer à plusieurs règles et règlements. Si vous dirigez ou possédez une entreprise, il est crucial que vous vous assuriez que chaque employé se conforme aux règles et règlements des organismes de contrôle concernés. Vous devez également vous assurer qu’ils adhèrent à vos règles et politiques internes.
Power DMS, qui aide les organisations à protéger leurs ressources et leur réputation, déclare ce qui suit concernant les deux types de conformité :
« Conformité réglementaire : les mesures prises par une organisation pour se conformer aux lois, réglementations et directives externes pertinentes. Conformité de l’entreprise : les actions et les programmes qu’une organisation met en place pour assurer la conformité aux politiques internes, aux procédures et aux comportements acceptés, ainsi qu’aux réglementations externes. »
La conformité est importante dans les affaires
Transparence totale
Si une entreprise peut affirmer qu’elle est en conformité stratégique, cela signifie qu’il y a une transparence totale et une gestion compétente et responsable. De plus, c’est dire au monde que ceux qui dirigent l’entreprise contrôlent ses procédures et ses processus.
Entreprise mal gérée et risquée
Si une entreprise n’adhère pas aux règles, aux règlements et aux normes, elle sera considérée comme une opération à haut risque. Cela signifie que les gens penseront qu’elle est plus susceptible que, par exemple, ses concurrents, de subir des pertes de marché et de capitaux propres et d’autres problèmes.
Les consommateurs, les prospects, les concurrents, les fournisseurs et les prêteurs la considéreront comme une organisation mal gérée. Un prospect est une personne ou une entreprise qui, selon vous, pourrait se transformer en un client payant.
Siteware, une société de gestion, d’engagement et de technologie qui a été fondée en 2000, dit ce qui suit au sujet du terme dans le monde des affaires:
« Être capable de dire qu’une entreprise est en conformité stratégique est en soi une stratégie commerciale fondamentale. Cela signifie qu’il y a de la transparence et un degré croissant de maturité de gestion. »
« Être en conformité montre que les gestionnaires et les équipes maîtrisent les processus et les procédures, mis en œuvre et exécutés avec une conformité politique, commerciale, de travail, contractuelle et comportementale efficace. »
Les agents de conformité
Ces agents s’assurent que leur entreprise et leurs employés respectent les règlements externes et internes, les statuts, les politiques, etc. Dans les grandes entreprises, ils sont en charge du département de la conformité.
Ils travaillent avec les employés de l’entreprise et la haute direction pour détecter et gérer le risque réglementaire et de conformité. Ils s’assurent qu’il y a des contrôles internes en place qui peuvent gérer et mesurer les risques auxquels elle pourrait être confrontée.
Investopedia, un site web qui se concentre sur l’éducation en matière de finance et d’investissement, écrit ce qui suit sur son site web:
« Les agents de conformité fournissent un service interne qui soutient efficacement les secteurs d’activité dans leur devoir de se conformer aux lois et règlements pertinents et aux procédures internes. Le responsable de la conformité est généralement le directeur juridique de l’entreprise, mais pas toujours. »
Image de marque
La conformité est bien plus que le respect des règles et règlements externes. Elle inclut également l’adhésion au système de valeurs et aux politiques de l’entreprise. Se conformer aux règles nationales ou locales est obligatoire dans le monde des affaires, tandis que celles que les entreprises s’imposent elles-mêmes ne le sont pas.
Code de conduite
Les normes internes, les valeurs, les politiques, etc. font partie d’un code de conduite qui peut avoir un impact puissant sur la marque de l’entreprise. Si vous voulez que les consommateurs, les concurrents, les fournisseurs et les autres parties prenantes du marché considèrent votre entreprise comme professionnelle, fiable, honnête et bien gérée, le respect d’un ensemble de valeurs et de normes élevées que vous vous êtes fixées est crucial.
Une promesse
La marque d’une entreprise est son image et sa personnalité. Elle transmet une promesse aux consommateurs que les produits ou services qu’ils achètent répondront aux normes élevées que vous cherchez à offrir. Une image de marque positive permet de stimuler la fidélité des clients, la loyauté envers la marque, les ventes et, en fin de compte, les bénéfices.
Idox Compliance, l’un des principaux fournisseurs européens de solutions de conformité, fait le commentaire suivant:
« La non-conformité peut avoir de graves conséquences pour les individus et pour l’ensemble de l’organisation en général. La conformité est une condition essentielle pour un succès durable à long terme. La fiabilité, la continuité et la confiance ne peuvent exister dans une organisation que si elle est clairement engagée dans la conformité. »
Etymologie du verbe ‘se conformer’
L’étymologie est l’étude des mots, des phrases et des expressions et de leur provenance, c’est-à-dire de leurs origines. Elle comprend également l’étude de leur signification et de leur évolution dans le temps.
Selon le dictionnaire d’étymologie en ligne, le verbe to comply est apparu dans la langue anglaise au début du 14e siècle, avec le sens de « accomplir, réaliser. » Il est issu du vieux français Compli, participe passé de Complir, signifiant « réaliser, accomplir, accomplir. »
Le mot vieux français est issu du latin vulgaire Complire. Le terme latin vulgaire est issu du mot latin Complere, signifiant « accomplir, terminer (une tâche), remplir. »
Vers 1600, il acquiert également le sens de « agir conformément au désir ou à la volonté d’autrui, consentir. »
Le substantif Compliance apparaît dans les années 1640, avec le sens de « disposition à céder à autrui, acte de se conformer. »
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