Propriétaire d’une entreprise ? Vous devez probablement vous occuper de beaucoup de courrier aussi. Rationalisez votre gestion du courrier en faisant réexpédier et gérer en ligne tous les paquets &de courrier escargot.

Gérer une petite entreprise n’est jamais une tâche facile ; selon l’industrie et les clients auxquels vous vous adressez, vous devez faire face à des opérations complexes, aux RH, aux réglementations de l’État (et la liste continue.) De plus, il y a plusieurs tâches administratives qui requièrent l’attention d’un propriétaire déjà très occupé.

Au moment de la rédaction de ce blog, le Covid-19 s’est installé comme une nouvelle réalité. Les lieux de travail à distance, la distanciation sociale et les ordres de rester à la maison, ont perturbé littéralement toutes les entreprises. Celles qui ont pu se connecter ont pu traverser la tempête et fonctionner dans de nouvelles conditions. Les entreprises locales telles que les restaurants qui n’étaient pas fortement investis dans les alternatives numériques, n’ont eu d’autre choix que de fermer.

Pouvoir récupérer le courrier, est devenu critique ; avec tout le monde travaillant à domicile, qui va se rendre au bureau juste pour récupérer le courrier ? Très incommode et un grand tueur de temps.

Qu’est-ce que le renvoi de courrier ?

Lorsque vous recevriez normalement du courrier à votre emplacement professionnel, avec le renvoi de courrier, vous notifiez à l’USPS de rediriger la livraison du courrier et au lieu d’envoyer à votre ancien emplacement, il transmet tout le courrier au nouveau. Si une entreprise déménage, qu’advient-il de tous les contacts qui ne connaissent que votre ancienne adresse ? Il faudrait parcourir la liste de tous les amis, associés &clients, pour les informer de l’adresse (quelque chose de pas pratique du tout.)

Avec la redirection du courrier, tout votre courrier est redirigé de votre ancien emplacement vers votre nouvel emplacement. Tout ce que vous devez faire pour lancer ce processus, c’est remplir un changement d’adresse auprès de l’USPS. Et en quelques jours, vous êtes prêt à partir.

Comment faire suivre le courrier professionnel

Maintenant, avant de passer à la meilleure façon de commencer à faire suivre le courrier professionnel (c’est-à-dire en s’inscrivant à un service de boîte aux lettres virtuelle), jetons un coup d’œil à la façon de simplement utiliser le service postal des États-Unis pour changer votre adresse de réexpédition professionnelle.

La première option que l’USPS offre est d’ouvrir une boîte postale. Donc, sans plus attendre, nous allons entrer dans les détails.

Les boîtes postales USPS pour les entreprises

Les boîtes postales sont proposées dans de nombreux bureaux de poste locaux et peuvent être utilisées à la fois pour un usage personnel et professionnel. Elles sont sécurisées, accessibles et faciles à ouvrir en ligne. Mais, il convient de noter que vous devez toujours vous rendre au bureau de poste une ou deux fois par semaine pour récupérer tout ce qui est arrivé ; pour certains, cela suffit à les rebuter.

Avant de vous décider, nous allons jeter un coup d’œil aux avantages et aux inconvénients de l’utilisation d’une boîte postale comme service d’expédition de courrier pour les entreprises.

Les avantages des boîtes postales

• C’est un moyen sûr de recevoir du courrier lorsque vous n’êtes pas au bureau.
• Vous n’avez pas à vous soucier des colis qui restent sur le pas de votre porte.
• Il est facile de garder les documents confidentiels en sécurité et privés.
• Vous pouvez vous rendre à votre boîte postale quand cela vous convient.
• Certaines sont ouvertes 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Les inconvénients des boîtes postales

• Vous n’avez pas d’autre choix que de vous rendre à la boîte physique une, deux ou trois fois par semaine.
• Elle n’est pas aussi sécurisée qu’une boîte postale virtuelle puisqu’elle est juste à côté de la boîte de tout le monde.
• Si votre bureau déménage loin, vous devrez changer de boîte postale car elle ne se déplacera pas avec vous.

Prise en charge du courrier professionnel par USPS

Cette option est destinée à ceux d’entre vous qui reçoivent beaucoup de courrier (ou de nombreux colis et paquets trop volumineux pour la plus grande boîte postale).

Comment cela fonctionne-t-il ?

La poste recevra tous les envois de courrier à votre adresse professionnelle une fois que votre bureau aura déménagé ou que vous aurez commencé à travailler à domicile à temps plein. Ensuite, vous convenez d’un moment pour collecter toutes vos lettres, colis et paquets, vous vous présentez, vous les rassemblez et vous êtes prêt !

Comment puis-je commencer ?

Si vous êtes intéressé (bien que nous vous conseillions de vérifier les avantages et les inconvénients ci-dessous avant de vous installer), voici comment mettre en place la collecte du courrier professionnel. Cela ne prendra pas beaucoup de temps, il vous suffira de fournir deux pièces d’identité et de remplir un formulaire.

1. Trouver le formulaire PS 1093-C en ligne.
2. L’imprimer.
3. Remplir la section « Demande de service d’appel au bureau de poste ».
4. Prendre votre formulaire rempli et deux types de pièces d’identité américaines approuvées par le gouvernement. Pour votre formulaire principal, vous pouvez utiliser l’une des pièces suivantes (en veillant à ce qu’elles soient soit fédérales, soit étatiques, soit tribales) :
   1. Permis de conduire d’un État
   2. Carte d’identité d’un conducteur qui n’est pas…de conducteur
   3. Carte d’identité de service en uniforme
   4. Carte des forces armées américaines
   5. Carte d’identité d’entreprise
   6. Passeport américain
   7. Carte de passeport américain
   8. Carte d’identité universitaire américaine
   9. Carte de résident permanent permanente américaine
   10. Toute carte d’identité délivrée par les services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis
   11. Certificat de naturalisation ou de citoyenneté américaine
   12. Carte d’identification tribale

Pour votre pièce d’identité secondaire, vous pouvez apporter l’un des documents suivants :

1. Contrat de bail
2. Contrat de prêt hypothécaire
3. Acte de fiducie
4. Carte d’électeur
5. Police d’assurance habitation
6. Carte d’immatriculation de véhicule
7. Facture de services publics
8. Formulaire I-…94
9. Police d’assurance automobile
10. Décidez de l’option de service que vous souhaitez. Cela peut être 1 an ou 6 mois.
11. Payer les frais. Assurez-vous de le faire dans le bureau de poste où se trouve le service que vous utiliserez. Vous pouvez payer avec une carte de crédit ou de débit, en espèces, par chèque ou par mandat.
12. Recueillez votre courrier d’affaires chaque fois que vous en avez besoin.

Les avantages du ramassage du courrier d’affaires

• Vous pouvez recevoir des articles volumineux sans vous soucier de savoir s’ils rentreront dans votre boîte postale.
• S’il n’y a pas de boîtes postales disponibles, c’est votre chance d’obtenir un service encore meilleur.
• Vous pouvez ramasser votre courrier quand cela vous convient.
• Votre entreprise peut facilement se développer sans craindre de ne pas pouvoir faire face à l’afflux de courrier.

Les inconvénients du ramassage du courrier d’entreprise

• Vous pourriez ne pas vouloir payer pour un service de courrier qui dure un an ou 6 mois, surtout si vous êtes une start-up car cela vous limite à un seul endroit.
• Vous devez toujours vous rendre à un endroit spécifique pour recevoir votre courrier.
• Peut être assez chronophage en fonction du temps de déplacement.

Ok, maintenant que vous êtes familier avec les services d’adresse professionnelle de réexpédition de courrier que propose l’USPS, il est temps de vous montrer où vous devriez vraiment placer votre argent !

Pourquoi votre petite entreprise a-t-elle besoin d’une réexpédition de courrier ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre petite entreprise a besoin d’une réexpédition de courrier ! Nous sommes sur le point de les passer en revue chacune à leur tour mais, si vous n’avez pas beaucoup de temps, il suffit de vous rendre à la fin de cette section où vous trouverez une liste rapide.

Alors, si vous êtes toujours avec nous, sautons directement à tous les avantages que vous récolterez une fois que vous aurez mis en place un service de renvoi de courrier virtuel.

Convivialité

Lorsqu’un colis vous est expédié et nécessite que vous soyez là pour le récupérer, cela peut être problématique s’il se trouve que vous n’êtes pas au bureau, que vous visitez un chantier ou que vous êtes tout simplement trop occupé pour recevoir votre colis. Ce que les propriétaires d’entreprises finissent par faire, c’est s’inscrire à une boîte postale pour recevoir tous les colis et le courrier. Cela donne naissance à un nouveau problème : vous devez consacrer un certain jour de la semaine pour vous rendre à votre bureau de poste local, faire la queue et recevoir votre courrier. Mais que se passerait-il si vous demandiez à quelqu’un de signer pour votre colis, uniquement avec votre autorisation, et pour une fraction du coût que représente le fait que votre secrétaire le fasse ? Et si vous pouviez demander à ce que votre colis soit expédié sur demande à l’endroit où vous vous trouvez, avec une réduction pouvant aller jusqu’à 80 % des frais d’expédition habituels ? Le gain de temps et l’avantage des coûts d’expédition à cela est assez évident.

Sécurité du courrier

Lorsque vous recevez du courrier à votre emplacement, il peut généralement être consulté par à peu près tout le monde qui veut mettre la main dessus. Du vol d’identité, au vol de courrier et tout ce qui se trouve entre les deux, avoir du courrier qui reste dans un endroit sans surveillance ou pendant votre absence, n’est probablement pas la meilleure idée. Lorsque vous faites externaliser votre courrier, tous les colis sont stockés dans un entrepôt équipé de systèmes de surveillance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que de personnel de sécurité sur place. Il n’y a pas d’endroit plus sûr pour stocker votre courrier escargot, que dans une installation d’externalisation du courrier.

Ayez l’air vif

En tant qu’entreprise, il n’y a rien de pire que d’avoir l’air non professionnel, non ? Eh bien, si vous êtes une entreprise en ligne, ou si vous avez simplement décidé de l’enregistrer sous une boîte postale ou votre adresse personnelle, cela s’accompagne d’un certain nombre de problèmes.

Non seulement il y a des problèmes de sécurité supplémentaires que vous devez prendre en compte (des clients en colère connaissant votre lieu de résidence, etc,) mais votre entreprise n’a pas du tout l’air professionnelle. Une entreprise enregistrée avec une boîte postale, n’a sûrement pas l’air aussi bien qu’une entreprise enregistrée sous une véritable adresse physique.

La vie privée à la maison

Nous avons déjà un peu abordé ce sujet, mais lorsque vous décidez d’utiliser votre adresse personnelle pour le courrier professionnel, vous exposez cette adresse à littéralement chaque personne mal intentionnée en ligne. Des clients, des employés ou des investisseurs en colère peuvent connaître votre adresse et celle de votre famille par une simple recherche sur Google. En enregistrant votre entreprise avec une adresse physique réelle qui n’est pas votre adresse personnelle, vous protégez votre vie privée et votre famille.

Adresse permanente

Que se passe-t-il si vous décidez de déplacer l’emplacement de votre entreprise ? Vous devez continuer à mettre à jour toutes vos coordonnées, à informer les clients d’un déménagement et à remplir les formulaires de changement d’adresse auprès de l’USPS. Lorsque vous vous inscrivez à une adresse virtuelle, cette adresse vous appartient à vie, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez physiquement. Pensez-y : changez-vous votre numéro de téléphone chaque fois que vous déménagez ? Pourquoi devriez-vous donc changer votre adresse postale lorsque vous le faites ?

Gestion rationalisée du courrier

Lorsque vous souscrivez à une adresse commerciale virtuelle, tous les employés sont en mesure de gérer numériquement le courrier entrant. Il n’est pas nécessaire que quelqu’un soit sur place, et virtuellement, depuis le confort de leur propre bureau ou de leur maison, ils peuvent faire quelques clics et gérer le courrier en ligne.

Le coup d’œil rapide pour et contre

Pour tous les lapins occupés qui n’ont pas le temps en ce moment pour notre conversation à part entière, voici un résumé rapide de tout ce dont nous avons parlé ci-dessus.

Prêts ? C’est parti !

Le coup d’œil rapide Les pour

• Convivialité – vous n’avez pas besoin d’être dans les parages pour récupérer votre document ou colis important, un expert en traitement du courrier le fera pour vous.
• Sécurité du courrier – tout votre courrier sera conservé dans une installation sécurisée complète avec une surveillance vidéo 24 heures sur 24 et plus encore. Vous ne trouverez pas d’endroit plus sûr que cela !
• Un look pointu – avoir votre adresse personnelle comme adresse professionnelle n’a pas l’air très professionnel. Avec une boîte aux lettres virtuelle, ce problème est résolu.
• La vie privée à domicile – utiliser votre adresse personnelle pour les affaires peut devenir désordonné. Les clients en colère, les investisseurs mécontents et les employés furieux pourront vous trouver et vos proches incroyables
• Permanent – vous n’aurez jamais à passer par le tracas de changer votre adresse postale chaque fois que vous changez de bureau !
• Gestion simplifiée du courrier – tous vos employés peuvent accéder au courrier de votre bureau à partir d’une application pour smartphone ou de leur ordinateur. Personne n’a besoin d’être sur place.

Ok, alors quels sont les inconvénients ici ? Tout a un inconvénient, n’est-ce pas ?

Eh bien, oui, mais les avantages de s’inscrire à un service de transfert de courrier virtuel l’emportent drastiquement sur les inconvénients potentiels. Quoi qu’il en soit, nous allons discuter brièvement des choses qui ne sont pas si bonnes dans un système de boîte aux lettres virtuelle. (Indice : quand nous avons dit « choses », nous voulions dire « chose » car il n’y a qu’un seul inconvénient potentiel)!

Le coup d’œil rapide Con

• Coût supplémentaire – cela s’applique particulièrement aux start-ups. Nous avons constaté que de nombreuses nouvelles entreprises ne veulent pas encourir le coût supplémentaire que la réexpédition d’adresse professionnelle propose. Cependant, il est important de se rappeler qu’une boîte aux lettres virtuelle vous apportera un énorme retour sur investissement (regarder les avantages ci-dessus vous le dira !).

The Bottom Line