Les fonctions de la gestion à travers les entreprises et les industries peuvent être classées en quatre catégories principales – planification, organisation, direction et contrôle. Vous pouvez également les comprendre comme les quatre fonctions de base que les gestionnaires doivent accomplir. Traditionnellement, la direction et le contrôle sont les aspects les plus visibles des fonctions de gestion. Cependant, les deux premières fonctions d’un manager sont tout aussi importantes. Bien que le cadre POLC ne décrive pas exactement toutes les dimensions du rôle d’un manager, il est suffisant pour comprendre le rôle des managers dans les organisations commerciales. Le cadre est utile en termes de compréhension du rôle des gestionnaires et des activités quotidiennes qu’ils effectuent pour atteindre les buts et objectifs organisationnels.
Cadre POLC : Quatre fonctions de gestion
Planification:
Une grande partie de la planification se fait quotidiennement à l’intérieur des organisations. La planification est considérée comme une étape préliminaire importante avant de lancer un nouveau projet ou de fixer un nouvel objectif. La planification consiste principalement à fixer des objectifs, puis à déterminer la marche à suivre pour atteindre ces objectifs. Les managers doivent rester conscients de l’environnement de leur secteur d’activité et faire des prévisions sur la base des données et informations disponibles concernant l’avenir de leur entreprise. Cependant, la planification n’est pas aussi simple qu’elle en a l’air, car les managers doivent être de bons décideurs pour planifier avec succès. Bien que la planification comporte plusieurs étapes, elle commence par une analyse de l’environnement. Les gestionnaires doivent d’abord analyser leur environnement pour connaître l’environnement de leur industrie, l’environnement économique global, le niveau de concurrence, ainsi que les besoins et les préférences des clients.
Après avoir recueilli des informations sur tous ces facteurs et avoir effectué une analyse, les gestionnaires doivent essayer de faire des prévisions en fonction des résultats. Les prévisions faites par les gestionnaires sont la base de la planification. Les objectifs sont des déclarations qui décrivent les résultats à atteindre et le délai pour y parvenir. Les managers doivent fixer des objectifs dans le cadre du processus de planification. En plus de définir la marche à suivre pour atteindre ces objectifs, les planificateurs doivent également définir des alternatives pour atteindre les objectifs définis. Avant de décider du plan d’action final, les managers doivent examiner les différents plans d’action et sélectionner le meilleur plan d’action. Après avoir sélectionné la meilleure ligne d’action, les managers doivent formuler les étapes nécessaires à la mise en œuvre du plan et également s’assurer que le plan est mis en œuvre efficacement. Comme il existe plusieurs types de plans, il existe également plusieurs types de planification. Dans la gestion des affaires, il existe principalement trois types de planification (en fonction du terme du plan) qui comprennent la planification stratégique, tactique et opérationnelle.
La planification stratégique est le processus d’analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces d’une entreprise, puis la planification du positionnement concurrentiel et de la croissance plus rapide sur la base de l’analyse. Le plus souvent, c’est la direction générale qui est impliquée dans la planification stratégique et les plans stratégiques s’étalent sur une longue période, de trois à cinq ans. La base principale de la planification stratégique dans la plupart des cas est la déclaration de mission de l’entreprise qui explique la raison fondamentale de son existence.
La planification tactique au niveau organisationnel soutient la planification stratégique et est principalement menée afin de mettre en œuvre le plan stratégique avec succès. C’est une planification à portée intermédiaire et à court terme par rapport à la planification stratégique.
La planification opérationnelle est une planification à court terme et soutient les deux premiers types de plans à l’intérieur de l’organisation. Elle se concentre principalement sur le développement d’étapes et d’actions qui peuvent aider à la mise en œuvre réussie des plans stratégiques et tactiques. La planification stratégique et la planification tactique prennent en compte les objectifs à long terme, mais la planification opérationnelle se concentre sur la réussite des deux premiers types de plans à court terme. La durée de la planification opérationnelle est généralement inférieure à un an comme la planification mensuelle ou semestrielle.
Organisation:
Une entreprise ne peut utiliser pleinement ses ressources qu’elles soient financières, opérationnelles ou humaines que si elles sont correctement organisées. L’organisation est la fonction de la gestion qui est considérée avec le développement d’une structure organisationnelle et ensuite l’allocation efficace des ressources humaines afin d’accomplir les objectifs organisationnels. La structure organisationnelle qui est généralement représentée par un organigramme fournit surtout le cadre pour coordonner les efforts à l’échelle de l’organisation.
Cependant, la fonction d’organisation de la direction ne se limite pas à l’élaboration de l’organigramme mais implique également la conception des emplois individuels. Elle implique également de décider des tâches et des responsabilités liées aux postes individuels ainsi que de la manière dont
ces tâches sont exécutées. Au niveau organisationnel, l’organisation consiste à diviser les opérations organisationnelles en fonctions distinctes. Les organisations mènent leurs opérations commerciales sur diverses bases. Par exemple, parfois, en plus d’être divisées en fonctions, les opérations commerciales peuvent être effectuées sur une base géographique, ou sur la base de segments de produits. Les organisations internationales utilisent généralement plusieurs bases pour segmenter leurs opérations. De nombreuses organisations utilisent également la segmentation de la clientèle pour organiser efficacement leurs opérations. Au niveau de l’unité ou de l’emploi, l’organisation implique la façon de concevoir les emplois pour allouer efficacement les ressources humaines.
Leading:
Dans l’environnement industriel d’aujourd’hui, les gestionnaires doivent également être des leaders efficaces afin d’inspirer leurs suiveurs à exécuter leurs tâches avec succès. Si les gestionnaires peuvent diriger efficacement, cela motive leurs subordonnés à faire des efforts pour atteindre les objectifs organisationnels. Bien que les leaders soient différents des managers, le travail d’un manager comporte toujours une part de leadership. Cela signifie que certains traits de leadership chez les managers les aident à être plus efficaces dans leur travail. Selon Kotter, les compétences de leadership peuvent être acquises et affinées tout comme les compétences de gestion.
L’organisation des entreprises d’aujourd’hui est caractérisée par beaucoup de complexité et de changement dans lesquels les gestionnaires d’entreprise ne peuvent pas réussir sans compétences de leadership. Le travail d’un manager consiste également à motiver ses subordonnés à fournir des efforts afin que les tâches puissent être accomplies dans les délais requis. En raison du niveau élevé d’ambiguïté et d’incertitude dans l’environnement actuel, les chefs d’entreprise doivent penser et agir comme des leaders. Ils doivent communiquer les priorités de manière à ce que leur organisation puisse réagir plus rapidement. Un grand nombre de recherches se sont accumulées qui montrent que pour réussir, les gestionnaires doivent penser comme des leaders.
Contrôler :
Le contrôle est également une fonction de gestion cruciale qui garantit que la performance de l’organisation est conforme aux normes établies et que les objectifs sont accomplis. Le contrôle comporte trois étapes qui consistent à établir les normes, à comparer les performances à ces normes, puis à prendre des mesures correctives chaque fois que nécessaire. Au niveau organisationnel, les normes de performance sont généralement définies en termes financiers ou opérationnels. Les normes de performance peuvent être financières, comme le revenu net, le bénéfice net et les coûts d’exploitation totaux, ou non financières, comme les unités nettes produites, le niveau de qualité des produits et le niveau de service à la clientèle. Les gestionnaires utilisent diverses échelles pour mesurer les performances, notamment les états financiers, les rapports de vente, les évaluations des performances, les résultats des enquêtes de satisfaction des clients. Dans une certaine mesure, les managers de tous les niveaux d’une organisation sont impliqués dans la fonction de contrôle.
Cependant, le contrôle est souvent confondu avec le contrôle personnel des managers sur leurs subordonnés. Contrôler ne signifie pas manipuler le comportement ou la personnalité des employés. Au contraire, le contrôle implique que les gestionnaires prennent les mesures nécessaires pour s’assurer que les efforts de leurs subordonnés sont conformes aux objectifs de l’organisation et du service.
Cependant, pour un contrôle efficace, une planification efficace est nécessaire. En dehors de cela, les gestionnaires doivent également comprendre où se trouve la cause profonde de la déviation des normes. Les audits budgétaires et les audits de performance sont deux mécanismes de contrôle traditionnels. Un audit budgétaire vous permet de comprendre où et comment le budget prévu est dépensé. De même, un audit de performance vous permet de comprendre si les chiffres rapportés reflètent les performances réelles ou non. Si le contrôle de gestion est principalement pensé en termes financiers, les managers doivent également l’appliquer à la production, aux autres domaines opérationnels et aux politiques de l’entreprise.
Même si le cadre POLC a été critiqué pour ne pas décrire complètement et précisément les responsabilités des managers, il est largement considéré comme le meilleur cadre pour décrire les tâches que les managers effectuent à l’intérieur des organisations. Bien que les rôles des managers aient beaucoup changé avec l’évolution des temps, on attend toujours des managers du monde entier qu’ils remplissent ces quatre fonctions de base. Le rôle des managers est devenu beaucoup plus complexe en raison de l’ambiguïté et de l’incertitude de l’environnement industriel, mais les responsabilités professionnelles des managers comprennent toujours ces quatre fonctions de base. Il existe également d’autres cadres pour comprendre les fonctions de la gestion, notamment celui donné par Henry Fayol.