Les choses à faire et à ne pas faire des demandes de propositions de construction
Les demandes de propositions de construction, autrement appelées DP, sont le type de demande le plus formel dans l’industrie de la construction. Une demande de propositions est le plus souvent utilisée lorsqu’il y a un projet ou un problème spécifique. L’entreprise qui demande une proposition décrit l’étendue des travaux à effectuer, et un fournisseur répond en expliquant comment il exécuterait ces travaux et quel en serait le coût. Une demande de propositions bien construite vise à fournir une compréhension solide de l’étendue d’un projet, comme la superficie en pieds carrés et les coûts, tout en laissant une certaine souplesse aux entrepreneurs pour se démarquer de la concurrence.
Une demande de propositions bien construite peut vous aider à éviter la confusion et à économiser un temps précieux et de l’argent. Pour mieux comprendre les composantes d’une DP réussie, passons en revue quelques éléments à faire et à ne pas faire des demandes de propositions de construction.
Do’s…
Décrire l’organisation, les exigences et les intervenants
Chaque demande de proposition de construction devrait clairement décrire l’organisation, les exigences et les intervenants du projet. Si une DP ne décrit pas ces domaines assez clairement, les répondants devraient demander plus d’informations afin d’avoir un meilleur aperçu et de comprendre les besoins du projet.
Établir des attentes
Des DP vagues peuvent causer des malentendus en raison du manque de clarté. Une DP bien construite doit établir des attentes explicites si vous voulez éviter toute confusion. Si les attentes ne sont pas claires, le répondant doit demander des éclaircissements. En outre, les DP doivent indiquer comment les répondants doivent structurer leur proposition. Cela facilite la comparaison des propositions entre elles.
Clarifier les qualifications de coûts
Une bonne DP définit la portée d’un projet de manière qualitative et quantitative. Lorsqu’un entrepreneur prépare une réponse à un appel d’offres, il est crucial qu’il clarifie les qualifications de coûts. Il s’agit notamment d’estimer le nombre de réunions qui seront organisées, les procédures d’examen, le nombre de dessins et de rapports, etc. En calculant autant de coûts durs et mous que possible, les projets peuvent éviter de dépasser le budget.
Définir un calendrier raisonnable
La DP de construction exige un haut degré de collaboration. Pour favoriser une bonne relation de travail, les DP doivent fixer des dates réalistes et réalisables pour toutes les personnes impliquées dans le projet.
Soyez flexible
Rester flexible pendant le processus de DP est essentiel. Les répondants évaluent les demandeurs tout autant que les demandeurs évaluent les répondants. Si les deux parties adoptent une approche plus flexible, vous avez plus de chances de parvenir à un résultat positif !
Don’ts…
Assume
Les demandeurs ne doivent jamais supposer que les répondants connaissent les attentes. Ils doivent énoncer et définir les attentes de manière explicite !
Ignorer les commentaires
Le processus de demande de propositions peut être délicat pour toutes les parties concernées. Tant les entrepreneurs que le propriétaire peuvent apprendre les uns des autres et fournir des commentaires précieux. En communiquant les uns avec les autres, vous pouvez améliorer le processus de DP des deux côtés.
Fixer des délais irréalistes
Les réponses aux DP prennent du temps. Pour permettre aux répondants de rédiger des propositions de qualité, les DP doivent prévoir des délais d’exécution réalistes. Lorsque les demandeurs examinent les propositions, ils doivent également s’accorder un temps réaliste pour évaluer et comparer les réponses.
Le processus de demande de propositions peut devenir désordonné si les deux parties ne prennent pas le temps d’élaborer des demandes et des réponses de qualité. Heureusement, les demandeurs et les répondants peuvent éviter le désordre avec un petit effort supplémentaire. En vous concentrant sur la flexibilité et la clarté, vous serez sur la bonne voie pour créer des demandes et des réponses de qualité aux DP.