Les deux derniers mois de l’année sont déjà assez mouvementés pour la plupart des créateurs d’événements. Ajoutez « à but non lucratif » à votre titre, et vous avez une couche supplémentaire de stress. C’est le moment pour votre organisation de faire le point sur ses objectifs de collecte de fonds et sur la meilleure façon de les atteindre s’ils ne sont pas atteints.

Si vous avez un dernier événement de collecte de fonds à venir en novembre ou décembre, vous devez rivaliser avec toutes les autres fêtes, collectes de fonds et événements de vacances qui ont lieu à cette période de l’année. Mais vous le pouvez avec un plan étanche – en commençant par ce guide.

Poursuivez votre lecture pour découvrir 10 meilleures pratiques pour collecter des fonds lors d’événements à but non lucratif.

Trouver un format et un thème d’événement qui attire les donateurs

Les gens sont enthousiastes à l’idée de soutenir une cause, mais ils veulent aussi passer un bon moment. N’oubliez pas :  » Récolter de l’argent  » n’est pas un thème –  » Soirée de charité pour célibataires  » l’est. Pour attirer les donateurs, trouvez une idée amusante et unique à laquelle ils seront enthousiastes à l’idée d’assister (et de la récapituler sur leurs fils de médias sociaux).

Conseil : Faites circuler votre créativité avec cette liste de 100 idées uniques de collecte de fonds.

Définissez un budget d’événement réaliste

Vous devrez collecter des fonds au-delà du montant que vous allez dépenser. Un budget vous aidera à garder vos coûts en perspective et à en avoir plus pour votre argent. Veillez à ce qu’il comprenne chaque détail – de la salle à la restauration en passant par les valets de parking.

Laissez toujours un peu de place dans votre budget pour les imprévus. Mieux vaut dépasser vos objectifs que de les voir grignotés par des dépenses imprévues.

Tip : Consultez les conseils tactiques de ce post pour maîtriser le budget de votre événement – et dépenser plus d’argent pour la cause.

Sélectionnez un lieu favorable au porte-monnaie

Certains lieux pourraient être prêts à faire des rabais ou à faire don de leur espace pour être associés à une bonne cause. Si vous avez une certaine flexibilité avec votre date, cela peut aider à sécuriser un lieu à un coût moindre. Gardez à l’esprit, cependant, que votre lieu doit insuffler du flair à votre événement.

Conseil : Utilisez cette liste de questions pour vérifier votre lieu avant de signer un contrat.

Trouver des sponsors d’événements caritatifs

Le sponsoring est une industrie d’un milliard de dollars. Si vous pouvez obtenir une part de ce gâteau, une plus grande partie de l’argent que votre organisme à but non lucratif recueille peut être utilisée pour des causes charitables au lieu de la restauration.

Bien que cela puisse sembler sans cœur, le parrainage n’est pas de la philanthropie. Et ce n’est certainement pas la même chose que la publicité. Les sponsors avisés s’attendent à ce que vous exerciez l’influence de votre événement en personne pour leur donner une introduction chaleureuse au public de votre événement.

Si vous voulez construire une relation stratégique avec les sponsors, apprenez à mieux connaître vos participants et comment votre événement peut les aider à atteindre leurs objectifs commerciaux spécifiques. Plus vous pourrez prouver que les participants à votre événement constituent leur marché cible, plus vous pourrez générer des revenus auprès des sponsors.

Tip : Consultez ce cadre en trois étapes pour les parrainages à but non lucratif pour en savoir plus.

Vendre des billets et des inscriptions en ligne

L’avancement de la technologie événementielle a permis aux gens de trouver plus facilement des événements et d’acheter un billet ou une inscription. Il en va de même pour votre collecte de fonds – sans un site Web d’événement et un processus d’inscription en ligne, en particulier optimisé pour les mobiles, vous manquerez des participants – et des fonds.

Si vous n’avez pas de partenaire de billetterie ou d’inscription, assurez-vous d’en choisir un qui vous donne, à vous et à votre personnel, des informations précieuses sur les participants et les donateurs. Eventbrite, par exemple, fournit des outils pour suivre les ventes de billets et les dons en temps réel depuis n’importe quel appareil. Avec ces rapports et ces données au bout des doigts, vous pouvez en avoir plus pour votre argent.

Conseil : Découvrez les nouvelles règles de la vente de billets en ligne dans ce guide.

Promouvez votre collecte de fonds sur le web

Pour un événement caritatif ou une collecte de fonds, la diffusion du mot est cruciale – elle affecte directement votre capacité à atteindre vos objectifs. Les modèles traditionnels comprennent les invitations par courrier, les banques téléphoniques et le publipostage. Aujourd’hui, cependant, il existe de nombreuses options numériques que vous devez également utiliser, notamment :

• Le marketing par courriel : À chaque étape du cycle de vie de vos ventes, vous devriez puiser dans votre base de données d’emails pour partager une invitation, une réduction ou un aperçu de votre événement – et faire en sorte que vos participants existants se sentent spéciaux. Lisez ces conseils pour envoyer de meilleurs e-mails.
• Publicité sur les médias sociaux : Les réseaux sociaux comme Facebook et LinkedIn disposent d’outils puissants qui vous permettent d’envoyer des promotions ciblées au bon public. Mais ne vous éparpillez pas trop. Répondez à ce petit questionnaire pour savoir quels réseaux sociaux ont un sens pour vos événements à but non lucratif.
• Sites de découverte d’événements : La plupart des amateurs d’événements ont des sites de découverte d’événements de référence sur lesquels ils comptent pour faire leurs plans. Et si vous utilisez Eventbrite, vous pouvez automatiquement diffuser vos événements sur des sites de découverte à travers le web. Il s’agit notamment de Bandsintown, Goldstar, Songkick, Eventful – et, bien sûr, Facebook Events.

Tip : Faites passer vos compétences au niveau supérieur avec notre cours et notre certification en marketing événementiel.

S’appuyer sur votre communauté pour collecter des fonds

Profitez-vous de votre communauté de supporters pour collecter des fonds ? Avec CrowdRise, par exemple, vous pouvez permettre aux acheteurs de billets de créer leurs propres pages de collecte de fonds pour soutenir votre cause. Soudain, leurs réseaux constituent une nouvelle audience de collecte de fonds pour votre cause.

Tip : Incitez le partage de votre cause sur les médias sociaux avec un don de billets.

Recruter, former et gérer vos bénévoles

Quel événement caritatif réussi ne fonctionne pas grâce à l’enthousiasme et au soutien de ses bénévoles ? Le meilleur endroit pour chercher des bénévoles est parmi vos participants, notamment les personnes figurant sur votre liste de diffusion ou qui se sont inscrites par le passé. Vous pouvez également lancer un appel à bénévoles à votre réseau.

Il est important de choisir des bénévoles fiables – vous savez, ceux qui se présenteront et ne donneront pas aux donateurs une raison de se plaindre sur Twitter. Utilisez ces trois tactiques pour éliminer les bénévoles peu fiables et vous assurer que vos efforts paient.

• Pré-qualifiez les bénévoles : Assurez-vous que vous ne trouvez pas seulement des personnes qui veulent faire du bénévolat, mais celles qui peuvent réellement faire le travail. Lorsqu’ils s’inscrivent, demandez aux bénévoles potentiels quels sont les autres événements pour lesquels ils se sont portés volontaires, quel était leur rôle et pourquoi ils veulent être bénévoles pour votre événement.
• Créez un programme d’orientation : Que ce soit en personne ou en ligne, donnez un aperçu de ce à quoi les bénévoles doivent s’attendre le jour de l’événement, et de ce que l’on attendra d’eux.
• Désignez un responsable des bénévoles : Votre responsable des bénévoles sera chargé de les mettre au courant de tout, de la logistique à la technique sur place. Prévoyez suffisamment de temps pour former les bénévoles afin qu’il n’y ait pas de confusion ou de stress de dernière minute le jour de l’événement.

Tip : Découvrez ici d’autres conseils de planification d’événements à but non lucratif pour gérer vos bénévoles.

Créer un événement accessible

L’accessibilité des événements n’est pas seulement une question de conformité. Rendre votre événement plus accessible élargit votre portée et permet à vos participants de se sentir les bienvenus. Plus important encore, cela crée un environnement d’inclusion, de diversité et de positivité – les ingrédients parfaits pour une collecte de fonds à but non lucratif.

Débutez en vous assurant que votre événement dispose de suffisamment d’espace réservé aux personnes qui utilisent des fauteuils roulants, sont malentendantes, ont des handicaps visuels ou auront besoin d’un espace pour leurs animaux d’assistance. Veillez également à utiliser une signalisation accessible avec des caractères larges et lisibles à plusieurs hauteurs.

Conseil : Pour plus d’idées sur la création d’un événement accessible, consultez notre guide.

Utilisez la bonne technologie d’événement pour collecter des fonds

Avoir la bonne technologie à portée de main peut faire une énorme différence dans la planification, la promotion et l’exécution de votre événement.

Eventbrite, par exemple, donne du pouvoir aux événements à but non lucratif avec des outils gratuits tels que des invitations par courriel personnalisées, un partage social intégré et des recommandations d’événements ciblés. Et comme nous sommes conformes à la norme PCI, vous pouvez collecter des fonds en toute sécurité.

Vous êtes prêt à mettre en place votre collecte de fonds dès aujourd’hui ? Lancez votre prochain événement à but non lucratif avec Eventbrite.

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