Toutes les heures doivent être saisies dans Workday via le Worklet Time Workday ou dans Kronos. Les employés non exemptés sont payés en heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans la semaine de travail (du dimanche au samedi). Les employés non exemptés gagnent des heures supplémentaires en vertu de la loi FLSA lorsque le nombre d’heures qu’ils travaillent effectivement au cours d’une semaine de travail dépasse 40. Les heures supplémentaires ne peuvent être gagnées que pour les heures travaillées. Les congés payés – tels que les vacances et les congés de maladie – et les jours fériés ne sont pas pris en compte dans le calcul des heures supplémentaires au titre du FLSA. Il ne s’agit pas d’un nombre d’heures calculées au prorata ; les employés à temps partiel non exemptés doivent travailler plus de 40 heures dans une semaine de travail avant d’être payés en heures supplémentaires ou d’accumuler des heures compensatoires (comp time). Comme l’Université Texas A&M est une institution publique, nous pouvons donner du temps compensatoire fédéral au lieu de payer les heures supplémentaires. Le temps compensatoire pour les heures supplémentaires a un maximum d’accumulation, qui est normalement de 240 heures, sauf pour les employés qui travaillent dans la sécurité publique, les interventions d’urgence ou les activités saisonnières. Ces employés peuvent accumuler 480 heures. Toute heure supplémentaire effectuée au-delà de ces limites doit être payée jusqu’à ce que la banque de temps compensatoire puisse être réduite.
Le temps compensatoire d’État (state comp time) est accordé si un employé n’a pas travaillé plus de 40 heures, mais que le total des heures travaillées et des heures de congés payés ou de jours fériés dépasse 40 heures. Le temps compensatoire d’État correspond à 1 heure de temps pour chaque heure supérieure à 40 (travail et absence rémunérée combinés) dans une semaine de travail.
Il est important de noter que les heures supplémentaires sont basées sur le nombre d’heures travaillées dans la semaine de travail, et non sur la période de paie. Les heures qui ne sont pas réellement travaillées (jours fériés, maladie, vacances, etc.) ne comptent pas dans le calcul des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires en vertu de la loi FLSA sont des heures accumulées et effectivement travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail. Le taux d’heures supplémentaires FLSA correspond à 1½ heure de temps compensatoire ou à 1½ fois le taux de rémunération normal. L’Université Texas A&M est tenue de se conformer à la règle de la FLSA et doit payer les heures supplémentaires quelle que soit la source de financement. La réglementation FLSA stipule que vous devez payer les heures supplémentaires aux employés non exemptés, même si ces heures supplémentaires n’ont pas été approuvées au préalable. Il est important de surveiller de près la présence d’un employé horaire.
La loi fédérale ne permet pas à un employé de renoncer à son droit à une rémunération appropriée pour toutes les heures travaillées. Un employé non exempté qui se porte volontaire pour faire des heures supplémentaires doit être payé pour ces heures parce qu’il est « souffert ou autorisé » (dans le langage des règlements FLSA) à travailler au profit de l’Université. Pour s’assurer que le département n’a pas « souffert ou permis » le travail supplémentaire, le superviseur doit demander à l’employé de ne pas faire d’heures supplémentaires sans autorisation préalable ; le fait qu’un employé continue à faire des heures supplémentaires non autorisées peut devenir un problème disciplinaire.