Si vous travaillez dans une admission, d’inscription ou de communication dans une école privée ou indépendante de la maternelle à la 12e année, alors vous savez mieux que quiconque à quel point la pandémie a été perturbante.

Non seulement votre école a dû passer rapidement à l’apprentissage à distance ce printemps et bâtir une foule de plans d’urgence pour l’automne, mais les événements typiques que vous organiseriez normalement pour attirer les nouveaux parents et les familles ont été annulés en raison du risque d’infection virale.

Les journées portes ouvertes en personne, en particulier, formaient probablement une pièce centrale de votre stratégie d’inscription. C’est logique : Une journée portes ouvertes vous donne l’occasion d’amener les parents et les étudiants dans votre école et sur votre campus, où vous pouvez commencer à établir une relation de confiance et à les encourager à soumettre une demande d’inscription. Avec cette pièce clé du puzzle maintenant manquante, il est facile de se sentir incertain et inquiet sur la façon dont vous allez remplir les sièges ouverts dans votre école.

Notre réponse : Accueillir une journée portes ouvertes virtuelle.

En repensant ce que signifie accueillir une journée portes ouvertes pour votre école, vous pouvez attirer les familles qui conviennent à la mission et combler les lacunes qui existent encore pour l’automne.

Qu’est-ce qu’une journée portes ouvertes virtuelle ?

Une journée portes ouvertes virtuelle est exactement ce qu’elle semble être : Une journée portes ouvertes qu’une école accueille à distance, virtuellement, via une sorte de logiciel de vidéoconférence.

Le terme peut également s’appliquer à d’autres types d’événements d’inscription à l’école, tels que des séances de questions et réponses, des drop-ins, des walk-ins, et plus encore.

A la place d’une journée portes ouvertes en personne, une journée portes ouvertes virtuelle donne aux professionnels de l’inscription et des admissions d’une école la possibilité de se connecter avec les familles qui envisagent activement l’école. L’établissement de ce lien permet à la famille de mettre un nom, un visage et une voix sur l’école, ce qui facilite l’établissement d’une relation de confiance qu’elle peut exploiter tout au long du processus d’admission.

Bien que les portes ouvertes virtuelles se soient avérées essentielles pendant la pandémie de coronavirus, il est probable qu’elles soient justifiées même après que le risque de transmission virale soit passé. Les familles qui ne peuvent pas assister à un événement en personne en raison d’obligations professionnelles, ainsi que les personnes qui déménagent dans un nouveau district scolaire mais qui ne sont pas encore locales, peuvent trouver les événements virtuels particulièrement utiles.

Ce dont vous aurez besoin pour accueillir une journée portes ouvertes virtuelle

Vous êtes intéressé par la mise en place d’une journée portes ouvertes virtuelle pour votre école ? Avant de commencer à travailler selon les étapes que nous décrivons ci-dessous, vous devrez vous assurer que vous avez accès à quelques éléments :

• Une plateforme de communication virtuelle : Il s’agit de la plateforme sur laquelle se déroulera la journée portes ouvertes virtuelle. Nous recommandons Zoom, car cette plateforme est exceptionnellement facile à utiliser, s’intègre à de nombreux autres outils et vous permet d’ajuster l’expérience virtuelle afin qu’elle corresponde à l’image de marque de votre école. Cela dit, d’autres solutions comme Skype ou GoToMeeting peuvent également faire l’affaire.
• Une plateforme pour créer des pages et des formulaires d’inscription : Tout l’intérêt d’organiser une journée portes ouvertes virtuelle est de recueillir les coordonnées des familles qui envisagent de visiter votre école. Pour ce faire, vous aurez besoin d’une plateforme qui vous permette de créer une page de destination de marque conçue pour promouvoir l’événement et encourager l’inscription, qui contiendrait un formulaire d’inscription intégré. Nous recommandons HubSpot à cette fin (et expliquons pourquoi ci-dessous).
• Une plateforme de communication par courriel : Une fois que vous avez capturé les coordonnées des familles intéressées, vous pouvez commencer à leur faire du marketing par email. Encore une fois, nous recommandons HubSpot pour cette fonctionnalité.
• Un profil commercial Facebook : Cela vous permettra de diffuser des annonces sur Facebook et Instagram, ce qui s’avérera un élément important pour inciter les familles intéressées à s’inscrire à votre journée portes ouvertes.

Le guide tactique, étape par étape, pour accueillir une journée portes ouvertes virtuelle pour votre école

Déterminer le format de votre événement.

Une journée portes ouvertes virtuelle peut prendre plusieurs formes différentes, chacune étant probablement adaptée aux parents à différentes étapes de leur processus de sélection d’une école. Votre première étape consiste à déterminer le format que votre événement suivra, afin de pouvoir élaborer un langage parlant à ce format.

Voici quelques exemples de formats que vous pourriez envisager :

• Une simple Q&Une session où les participants peuvent poser des questions au conseiller aux admissions, aux étudiants ou au corps professoral
• Une discussion ou une présentation basée sur un diaporama
• Une visite virtuelle de votre école et de votre campus

Vous pourriez même décider d’inclure plusieurs types de ces événements afin d’être sûr d’avoir répondu à toutes les questions possibles que les familles potentielles pourraient avoir.

En outre, vous devrez décider qui, dans votre équipe, participera à la journée portes ouvertes. S’agira-t-il de conseillers aux admissions ? Des membres de l’équipe de communication ? Le directeur ou le chef d’établissement ? Des enseignants ? Vous aurez besoin de ces détails avant de commencer.

Déterminer votre calendrier.

Pour promouvoir efficacement votre événement et construire tous les actifs back-end dont vous aurez besoin, vous devrez régler votre calendrier. Choisissez des dates et des heures pour chacune des portes ouvertes virtuelles que vous avez l’intention d’organiser, puis allez-y et programmez-les dans l’outil que vous utiliserez pour organiser l’événement (par exemple, Zoom).

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Vous ne savez pas quand organiser vos événements ? Nous vous recommandons d’offrir une gamme d’heures et de jours de la semaine afin que les parents aient plusieurs options pour s’adapter à leur horaire.

Vous pourriez, par exemple, offrir un événement pendant la journée afin que les parents qui travaillent la nuit puissent y assister, et un événement le soir afin que les parents qui travaillent pendant la journée puissent y assister. Vous pourriez également proposer un événement en semaine et un second le week-end, là encore pour vous assurer que tous ceux qui veulent y assister en ont la possibilité.

Construire l’entonnoir de conversion.

L’entonnoir de conversion est la liste complète des actifs avec lesquels un parent ou une famille potentiels interagissent lorsqu’ils décident de s’inscrire à vos portes ouvertes virtuelles. Ses composants les plus importants sont votre formulaire, votre page de destination, votre page de remerciement et vos appels à l’action (CTA).

Construire le formulaire

Les formulaires sont la façon dont vous allez capturer les coordonnées de tous les participants, que vous devrez avoir si vous prévoyez de faire un suivi ou un marketing auprès de ces personnes. Au strict minimum, votre formulaire doit demander le nom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone des participants, mais il peut également être judicieux de demander d’autres informations pertinentes, telles que :

• Le nom de leur enfant
• La classe actuelle de leur enfant
• Le nom de l’école actuelle de leur enfant
• Les questions que le participant pourrait avoir

Si vous proposez plusieurs événements, votre formulaire devrait également inviter le participant à sélectionner l’événement auquel il souhaite assister. Cela vous permettra d’avoir un seul formulaire et une seule page de destination pour plusieurs événements – et qui n’aime pas l’efficacité ?

Quel que soit l’outil utilisé, nous vous recommandons d’utiliser un formulaire qui vous permettra de a.) déclencher un e-mail de confirmation envoyé automatiquement à la personne inscrite et b.) rediriger la personne inscrite vers une page de confirmation qui la remercie de son intérêt et l’oriente vers des ressources supplémentaires à explorer. Si votre plateforme CMS actuelle n’inclut pas cette capacité, l’ajout d’une solution comme le Form Builder gratuit de HubSpot peut s’avérer très judicieux.

Conception de votre page de destination

Votre page de destination doit être conçue avec un seul objectif en tête : Convaincre votre lecteur de franchir l’étape suivante souhaitée. Dans ce cas, vous voulez qu’il remplisse le formulaire et s’inscrive pour assister à votre journée portes ouvertes virtuelle.

Pour ce faire, votre page de destination doit très rapidement présenter la journée portes ouvertes et expliquer la valeur que la personne recevra en y assistant. Vous pouvez également passer juste un peu de temps à les éduquer sur votre école et votre communauté. Elle doit ensuite inclure tous les détails pertinents et le formulaire. Des points bonus pour l’inclusion d’images aspirationnelles de vos élèves heureux d’apprendre, ce qui peut beaucoup aider le lecteur à établir un lien émotionnel avec votre école.

Composants clés :

• Une proposition de valeur
• Détails sur votre événement
• Détails sur votre école et votre communauté
• Le formulaire

Il est important de noter que votre page de destination doit être très ciblée. Elle ne doit comporter qu’un seul appel à l’action : S’inscrire à votre journée portes ouvertes virtuelle. Inclure plusieurs CTA ne fera que diluer votre message.

Ajouter de la valeur avec une page de remerciement

Après avoir soumis le formulaire, le lecteur recevra soit un message de remerciement en ligne (c’est-à-dire qu’il verra le message à l’écran confirmant qu’il a soumis le formulaire), soit il sera redirigé vers une page de remerciement. Bien que cela ne soit pas nécessaire en soi, nous vous recommandons toujours d’opter pour la voie de la page de remerciement.

Pourquoi ? Parce qu’une page de remerciement ajoute une valeur immédiate à l’utilisateur, et vous donne l’occasion de le nourrir davantage tout au long du parcours.

Dans le cas d’une journée portes ouvertes virtuelle, la page de remerciement devrait au minimum inclure des détails sur la date de l’événement et la façon dont l’utilisateur peut se connecter. Mais vous pouvez ajouter plus de valeur en incluant un lien pour télécharger une brochure sur votre école, ou une page sur l’aide financière, ou tout autre actif que vous avez qui pourrait être précieux. Si vous avez un blog actif, vous pouvez inclure des liens vers ce contenu. Et, bien sûr, vous pouvez inclure un appel à l’action pour postuler, afin que toute personne qui est prête à le faire puisse passer à l’étape suivante.

Construire des CTA

Une fois que vous avez tout le reste construit, vous devriez également concevoir et construire une série d’appels à l’action que vous pouvez exploiter dans tout votre site Web. Ces CTA devraient conduire toute personne qui clique dessus à la page de destination, où ils peuvent s’inscrire à votre événement.

Écrire des courriels de maturation de prospects menant à l’événement.

Avez-vous déjà eu quelqu’un qui a pris rendez-vous pour parler, seulement pour qu’il ne se présente pas ? Que ce soit parce qu’ils ont oublié, parce qu’ils ont perdu l’intérêt, parce qu’ils ont soudainement été occupés, ou pour une gamme d’autres raisons, cela se produit plus souvent que vous ne le pensez.

La bonne nouvelle est que vous pouvez utiliser l’email pour réduire le risque que quelqu’un s’inscrive à votre journée portes ouvertes virtuelle et ne vienne pas. Une simple série d’e-mails peut être un moyen incroyablement efficace de a.) rappeler l’événement à la personne et b.) de l’enthousiasmer pour votre école et votre communauté.

Au minimum, vous devriez envoyer deux courriels à la personne présente :

• Un courriel immédiatement après qu’ils se soient inscrits, confirmant les détails de la journée portes ouvertes et fournissant les informations de numérotation
• Un courriel la veille (ou le matin) de l’événement pour le leur rappeler

Entre ces deux courriels, cependant, vous pouvez envisager un ou deux messages parlant de vos élèves et de la communauté scolaire, ou répondant aux questions communes que les parents ont souvent.

Attirez les familles dans votre entonnoir.

Une fois l’événement programmé et l’entonnoir construit, vous devrez remplir cet entonnoir en attirant les familles adéquates pour qu’elles s’inscrivent à l’événement. Les appels à l’action mentionnés ci-dessus sont un moyen important de capturer les personnes qui sont déjà sur votre site Web. Mais qu’en est-il de ceux qui n’envisagent peut-être pas activement votre école, ou de ceux qui n’ont peut-être même pas pensé à changer d’école ?

Dès lors que votre école a un profil commercial Facebook, vous avez la possibilité de diffuser des publicités sur Facebook et Instagram. Cela peut être un moyen très efficace de remplir votre entonnoir, surtout si vous êtes prudent dans la conception de votre public cible.

Si vous êtes passé par le processus de construction de personas détaillés de parents ou d’étudiants, alors vous avez probablement une bonne idée de ce à quoi ressemble votre famille idéale. Armé de ces informations, vous pouvez, par exemple, cibler les individus qui ont un certain âge et qui vivent dans un certain code postal. Ce sont ces individus qui verraient alors vos annonces.

Vous pouvez même être en mesure de télécharger une liste de contacts de votre base de données pour cibler ces individus, dans certaines circonstances.

Vous pourriez également envisager de diffuser des annonces de recherche payante dans Google pour attirer les familles activement engagées dans la recherche.

Accueillir un essai pour votre événement.

Cela va probablement sans dire, mais nous allons quand même le dire : Avant d’essayer d’organiser votre première journée portes ouvertes virtuelle, vous devriez effectuer un essai impliquant votre faculté et votre personnel afin de pouvoir identifier tout problème et le résoudre avant l’événement réel.

Lecture recommandée : 10 erreurs courantes à éviter pour les premiers hôtes de webinaires

Demandez à un membre de votre équipe de parcourir le processus du début à la fin, en commençant par la page de destination et la soumission du formulaire. Ensuite, accueillez réellement l’événement comme vous avez l’intention de le faire le jour du match. Cela vous aidera à comprendre les contrôles logiciels que vous devrez peut-être bricoler, et peut même vous donner le temps de régler les problèmes audio ou vidéo que vous n’avez peut-être pas envisagés.

Accueillez l’événement réel.

Et passez un bon moment en le faisant ! Votre journée portes ouvertes virtuelle n’est pas vraiment différente d’un événement en personne – elle se déroule simplement par vidéo. Si vous organisez plusieurs événements, essayez d’apprendre de chacun d’eux afin de vous perfectionner continuellement.

N’oubliez pas le suivi.

Une fois que vous avez terminé vos portes ouvertes virtuelles, il est facile de penser que votre travail est terminé. Après tout, les familles intéressées passeront à l’étape suivante et postuleront d’elles-mêmes, n’est-ce pas ?

La vérité est que, maintenant que vous avez leurs coordonnées et que vous savez qu’ils sont au moins quelque peu intéressés par votre école, vous pouvez et devez continuer à les commercialiser et à les encourager à postuler et, finalement, à s’inscrire dans votre école.

Une façon simple de le faire est de leur envoyer une série d’e-mails de marque qui répondent aux questions courantes que vous savez que les parents se posent sur le processus de candidature. Vous pouvez également leur envoyer des informations sur l’aide financière, les dates limites importantes, les profils des étudiants actuels ou d’autres messages qui mettent en évidence ce qui rend votre école unique. Cela peut être fait de manière personnalisée mais entièrement automatisée avec une plateforme comme HubSpot, ce qui limite la charge de travail de votre équipe.

La sensibilisation téléphonique directe et personnalisée de votre équipe d’admission ne pourrait certainement pas faire de mal non plus. Envisagez d’appeler pour confirmer qu’ils n’avaient pas de questions, et pour savoir ce qu’ils ont pensé de l’événement. Un e-mail personnel 1-1 pourrait également être envoyé en guise de suivi.

Making It Happen

Il est clair que la réalisation d’une journée portes ouvertes virtuelle efficace nécessite de jongler avec de nombreuses pièces mobiles. Si vous utilisez plusieurs systèmes et outils différents pour gérer votre base de données, construire votre entonnoir et coordonner vos actions de sensibilisation, il est compréhensible que vous vous sentiez dépassé. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez vous faciliter la tâche (et la vie) en mettant en place un outil unique et intégré capable de réaliser toutes ces étapes.

Ici, chez Pepperland, l’outil que nous recommandons est HubSpot, que vous pouvez utiliser pour :

• Gérer votre base de données de contacts et de prospects
• Construire des formulaires pour la capture de prospects tout au long de votre entonnoir
• Concevoir et construire des pages de destination, des pages de remerciement, et des CTA hautement convergentes, et des CTA
• Créer et envoyer des courriels de marketing et de maturation des prospects
• Gérer vos publicités Facebook et Instagram
• Faire une analyse en temps réel de tous vos efforts de marketing pour voir ce qui fonctionne
• Et plus

Parce que HubSpot s’intègre à Zoom, l’outil est particulièrement utile pour quiconque envisage des portes ouvertes virtuelles, des webinaires ou d’autres événements à distance.

Le meilleur de tous, en utilisant des flux et des séquences d’emails, il est possible d’automatiser une grande partie de la communication back-end, ce qui signifie que même si vous êtes une équipe d’inscription ou de communication composée d’une seule personne, vous pouvez vous sentir confiant dans votre capacité à réaliser une journée portes ouvertes virtuelle.

Préparation de votre école pour le futur des inscriptions

Bien qu’une journée portes ouvertes virtuelle ne remplacera jamais complètement la valeur qu’un parent ou un étudiant potentiel reçoit en visitant réellement votre école et en la voyant en personne, les adopter, ainsi que d’autres événements d’admission virtuels, est une pièce essentielle pour atteindre vos objectifs d’inscription en 2020 et au-delà.

Même lorsque la pandémie sera terminée et que les choses reviendront à la  » normale « , il est probable que certains parents ou familles préfèrent un événement virtuel, s’y étant habitués. Poser les bases dès maintenant peut vous aider à répondre à cette demande future et à distinguer votre école des autres dans votre région.

Cela peut sembler écrasant, mais vous pouvez le faire – tant que vous avez le courage d’essayer quelque chose de nouveau et un plan pour le réaliser.

Vous souhaitez commencer en organisant votre première journée portes ouvertes virtuelle ? Nous sommes heureux de discuter de la façon dont nous pouvons vous aider. Réservez un moment pour en savoir plus.

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