Si vous avez des formulaires W-2 à déposer pour les déclarations annuelles des salaires des employés, la façon la plus simple de les déposer est en ligne. Voici ce que vous devez savoir.
La date limite pour les formulaires W-2
Vous déposerez les formulaires W-2 auprès de la Social Security Administration (SSA), et non de l’IRS.
La date limite pour déposer les formulaires W-2 auprès de la SSA est le 31 janvier de l’année suivante. Pour les W-2 de 2020, la date limite est le 31 janvier 2021.Ce changement a été effectué en 2015 pour aider à prévenir la fraude fiscale, et la date s’applique aux soumissions papier et en ligne. Vos déclarations seront considérées comme étant à temps si elles sont soumises à cette date.
Vous devez donner des copies des formulaires W-2 aux employés au plus tard le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale. C’est une bonne idée de donner les formulaires W-2 remplis à vos employés au début du mois de janvier afin qu’ils puissent les examiner et que vous puissiez apporter des corrections si nécessaire avant la date limite.
La différence entre les formulaires W-2 et les formulaires W-3
Les formulaires W-2 sont utilisés pour déclarer les salaires des employés à la Social Security Administration. La SSA partage ces informations avec l’IRS à des fins d’impôt sur le revenu.
Vous devez délivrer un formulaire W-2 à chaque employé dont vous avez retenu les impôts FICA (Federal Insurance Contribution Act), qui sont les impôts sur la sécurité sociale et Medicare, ainsi que les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques. Vous devez également délivrer un formulaire W-2 à toute personne dont l’impôt sur le revenu aurait dû être retenu mais ne l’a pas été pour une raison quelconque.
Les W-3 sont des formulaires de transmission qui doivent accompagner les W-2. Ils résument les informations figurant sur tous les formulaires W-2 que vous envoyez à la SSA. Si vous transmettez vos formulaires W-2 au SSA en ligne à l’aide du portail Business Services Online (BSO), il générera automatiquement votre formulaire W-3, de sorte que vous n’aurez pas besoin de le transmettre.
Quand la transmission en ligne est obligatoire
Si vous transmettez 250 formulaires W-2 ou plus au cours d’une année civile, vous devez les transmettre par voie électronique, à moins que l’IRS ne vous accorde une dérogation. Une pénalité peut vous être imposée si vous ne déposez pas par voie électronique lorsque cela est requis.
Des pénalités sont imposées pour chaque formulaire non déposé ou déposé de manière incorrecte. Les pénalités dépendent du retard avec lequel le formulaire est déposé auprès de la SSA ou remis aux employés et varient en fonction de la taille de votre entreprise. Vous pouvez envisager de déposer une demande d’extension, puis de déposer les formulaires dès que possible pour minimiser les pénalités.
Le Taxpayer First Act a modifié l’obligation de déposer certaines déclarations annuelles de renseignements en ligne (notamment les formulaires W-2 pour les employés et les formulaires 1099-MISC pour les non-employés).
- À partir de l’année fiscale 2021, vous devez déposer en ligne si votre entreprise a 100 W-2 à déposer
- Pour les années fiscales après 2021, vous devez déposer en ligne si votre entreprise a 10 W-2 ou plus à déposer
Il existe également des règles spéciales pour les sociétés de personnes déposant des W-2 en ligne :
- Pour 2019, une société de personnes doit déposer des W-2 en ligne si elle compte 150 membres ou plus
- Pour 2020, une société de personnes doit déposer des W-2 en ligne si elle compte 100 membres ou plus
- Pour 2021, une société de personnes doit déposer des W-2 en ligne si elle compte 50 membres ou plus
Vous pouvez commencer à déposer tous les W-2 en ligne à tout moment pour vous assurer que vous remplissez l’exigence.
Comment déposer en ligne
Vous pouvez déposer en ligne les formulaires W-2 sur le site Web des services aux entreprises en ligne de la SSA. C’est gratuit et sécurisé, et c’est la méthode préférée par la SSA par rapport à la soumission de dossiers papier.
Le BSO offre deux options. Vous pouvez créer jusqu’à 50 de ces formulaires et en imprimer des copies à remettre à vos employés. Ou, si vous utilisez un logiciel de paie, vous pouvez télécharger un rapport de salaire à utiliser pour générer les formulaires.
Les avantages du dépôt électronique des formulaires W-2
Le dépôt électronique permet d’économiser du temps et des efforts et aide à assurer l’exactitude. Vous n’avez pas à calculer et à soumettre un formulaire de transmission W-3 parce que l’administration de la sécurité sociale génère automatiquement un W-3 lorsque vous soumettez vos W-2.
Vous pouvez également soumettre des formulaires W-2c (W-2 corrigé) sur le site de l’ASF pour corriger une erreur si vous faites une erreur dans un ou plusieurs formulaires W-2 après les avoir soumis.
Vous pouvez également utiliser le site de l’ASF pour vérifier les numéros de sécurité sociale à des fins de déclaration des salaires. Le site propose un tutoriel, des manuels, une liste de contrôle et d’autres informations utiles pour vous aider à soumettre ces formulaires par voie électronique.
Avant de soumettre les formulaires par voie électronique
Vous devez d’abord vous inscrire sur le site BSO de la Social Security Administration avant de pouvoir soumettre vos formulaires W-2 en ligne. Une fois inscrit, vous pouvez créer et enregistrer vos formulaires W-2 à l’aide d’un format de fichier spécial et les soumettre sur le site Web.
Vous pouvez visualiser les fichiers téléchargés et voir les rapports d’erreur après la soumission des fichiers, y compris les non-concordances de nom et de numéro de sécurité sociale. Cela vous permet d’apporter les corrections nécessaires.
Vous pouvez également consulter le statut de votre soumission pour savoir si le fichier a été accepté.
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