Alors que l’environnement des soins de santé continue de devenir plus compétitif et complexe, les hôpitaux et les systèmes de santé découvrent que pour réussir, ils doivent constamment fournir des soins de haute qualité aux patients, tout en gérant les coûts. Le service des urgences, qui constitue souvent le principal point d’entrée des patients dans l’hôpital, est au cœur de cette réussite. Étant donné qu’il a une incidence sur la réputation de l’hôpital et qu’il représente une part importante des recettes provenant des admissions, il est essentiel que le service des urgences soit entièrement optimisé. De plus, l’amélioration du débit des urgences a été établie comme une initiative clé en matière de qualité par de nombreux leaders du secteur, notamment The Joint Commission, The Advisory Board et l’Institute for Healthcare Improvement.

Si, il y a de nombreuses années, il était suffisant pour les urgences d’utiliser des dossiers papier et un tableau blanc pour le suivi des patients, les temps ont changé – et la technologie aussi. Les systèmes d’information des services d’urgence (EDIS), aussi communément appelés DSE des services d’urgence, ont été développés dans les années 1990 pour remplacer les systèmes manuels et sur papier.

Qu’est-ce qu’un EDIS ou un système d’information des services d’urgence ?

Selon la politique de l’American College of Emergency Physician (ACEP) sur les technologies de l’information en matière de santé, un système d’information des services d’urgence est un système de DSE étendu conçu spécifiquement pour gérer les données et simplifier les processus à l’appui des soins aux patients et des opérations des services d’urgence.

L’environnement des services d’urgence est immensément différent de celui des environnements ambulatoires et hospitaliers. Alors que les environnements ambulatoires et hospitaliers se concentrent sur les soins longitudinaux, les environnements de soins d’urgence sont épisodiques et généralement plus complexes. Les patients arrivent aux urgences dans des circonstances imprévisibles et ont généralement besoin de soins médicaux immédiats et urgents. La rapidité et la précision sont essentielles tout au long de la visite aux urgences, de l’enregistrement et du triage à la documentation et au traitement des commandes, en passant par la communication avec les autres membres du personnel de l’hôpital, jusqu’à la sortie. De nombreuses étapes opérationnelles doivent être franchies sous de fortes contraintes de temps et dans des conditions parfois surpeuplées.

En raison de ces différences, il n’est pas conseillé de simplement utiliser la même technologie de DSE en ambulatoire et en hospitalisation et cela revient à essayer de faire entrer une cheville carrée dans un trou rond. Par exemple, beaucoup ont constaté que le système de DSE de l’hôpital ou le système de DSE d’entreprise n’offre pas les fonctions avancées, la fonctionnalité ou les personnalisations nécessaires aux services d’urgence. Et comme le nombre de patients aux urgences continue d’augmenter d’année en année, de nombreux hôpitaux ont pris conscience de la nécessité croissante de fournir de meilleurs soins en rationalisant les processus, le flux de travail et le débit grâce à l’utilisation d’un système d’information pour les urgences (ou d’un DSE spécifique aux urgences).

Fonctionnalités fondamentales du système d’information du service des urgences

Certaines des fonctionnalités clés des systèmes d’information du service des urgences comprennent :

• Le suivi des patients est un élément indispensable pour automatiser le flux de travail au sein du service des urgences en coordonnant et en accélérant le flux des patients. Le tableau de suivi des patients est généralement codé par couleur et doit être facile à lire en un coup d’œil afin que les cliniciens puissent mieux suivre les informations pertinentes sur le patient, y compris son statut et sa localisation tout au long de la rencontre. Idéalement, les informations doivent être dynamiques et en temps réel (les utilisateurs ne doivent pas avoir à rafraîchir l’écran pour obtenir des informations actualisées). Le fournisseur doit également l’adapter pour qu’elle s’intègre parfaitement au flux de travail de l’urgence en utilisant les meilleures pratiques. Certains fournisseurs de SISU proposent également des écrans uniques, tels que l’affichage du triage ou de la voie rapide, qui peuvent être configurés pour afficher uniquement les données que vous souhaitez voir.

• La documentation clinique est plus difficile dans un environnement de service d’urgence au rythme rapide où elle doit être effectuée avec plus de rapidité et de précision. Cela signifie que les médecins et les infirmières ont besoin d’un système de consignation des données intuitif, facile à apprendre, rapide comme l’éclair et précis, qui minimise les clics. Les diagrammes des visites précédentes automatiquement disponibles pour soutenir les décisions de soins aux patients, la possibilité pour plusieurs personnes de documenter en même temps, la reconnaissance instantanée de la frappe au clavier avec sauvegarde automatique, la possibilité d’utiliser une variété de modèles et de mécanismes (voix, écran tactile, écriture manuscrite), et la possibilité de texte libre à tout moment ne sont que quelques-unes des fonctionnalités disponibles pour maximiser l’utilisation et minimiser la fatigue et l’épuisement du DSE.

• La gestion des commandes comprend le CPOE (Computerized provider order entry) pour les procédures, les tests, les médicaments, les IV et les consultations, ainsi que la visualisation des résultats. Les éléments pivots de la gestion des commandes comprennent : la possibilité de spécifier et de personnaliser les commandes et les ensembles de commandes, l’aide à la décision clinique intégrée, la prise en charge des valeurs de routine et des valeurs critiques, l’auto-documentation et l’horodatage des informations sur les résultats et les examens des résultats, ainsi que la soumission instantanée des commandes au laboratoire et/ou à la radiologie pour qu’elles soient complétées.

• Un remboursement précis et rapide est essentiel pour garantir que les hôpitaux ne perdent pas de revenus pour les frais d’urgence autorisés. Pour optimiser les recettes, un système doit fournir : une saisie complète et précise des frais pour les codes de niveau de service E&M, CPT et de service ; une saisie intégrée des frais qui saisit automatiquement les heures de début et de fin et les frais pour les poussées, les injections et les procédures d’hydratation ; et des changements immédiats de réglementation et de procédure pour le codage des établissements et des médecins (de manière à éliminer les refus liés au codage).

• La gestion des risques/l’aide à la décision clinique (CDS) sont des rappels, des alertes et des outils d’aide à la décision qui aident les cliniciens à décider s’ils doivent accepter les éventuels risques existants ou modifier le plan de traitement actuel du patient. Les alertes relatives aux médicaments et aux allergies, les alertes relatives au bilan comparatif des médicaments, les alertes relatives au calculateur de dosage des médicaments en fonction des doses minimales/maximales, la saisie obligatoire des données et les mandats des États relèvent tous de l’aide à la décision clinique. Idéalement, il devrait être hautement configurable (par exemple pour permettre des différences sur chaque site), et devrait avoir une fonctionnalité facile d’activation et de désactivation des alertes.

• La gestion/analyse des données permet aux administrateurs et aux hôpitaux de calculer, suivre et finalement améliorer les performances. La collecte de données devrait être intégrée directement dans le flux de travail avec des points de données (structurés et non structurés) capturés automatiquement en arrière-plan. Elle devrait inclure non seulement des données cliniques, mais aussi des données financières et opérationnelles.

• La planification de la sortie comprend les instructions de sortie, les diagnostics finaux, l’éducation du patient, la gestion du suivi, etc. Elle devrait accélérer le processus de sortie et donner l’occasion aux cliniciens d’examiner/confirmer toutes les informations et ordonnances avant la sortie du patient de l’urgence.

• L’intégration, bien que figurant en dernier ici, n’est certainement pas la moins importante. Il est essentiel d’avoir un SISU construit sur une architecture évolutive et flexible qui lui permet de bien s’intégrer aux plateformes de DSE et de SIS, aux HIE, ainsi qu’aux systèmes de laboratoire, de radiologie, de pharmacie, de PAC, de cardiologie, de facturation et autres systèmes auxiliaires. Il devrait également fournir un point d’accès unique pour les informations cliniques.

Avantages et résultats anticipés

Il y a de nombreux avantages à investir dans un système d’information du service des urgences. Parmi les plus courants, citons :

• Amélioration de la productivité et de l’efficacité : Grâce à l’automatisation des processus, il y a des gains d’efficacité dans le débit des patients et la productivité des cliniciens. En utilisant divers composants du SIE, de nombreux hôpitaux constatent une réduction des temps d’attente, des fugues et des temps de triage, ainsi qu’une diminution de la durée globale de séjour (LOS).

• Amélioration de la qualité des soins, de la sécurité et de la satisfaction des patients : Les hôpitaux qui ne disposent pas d’un SISU ont généralement des temps d’attente plus longs, ce qui peut entraîner une baisse de la satisfaction des patients et de moins bons résultats pour ces derniers. Avec un SIE en place, lorsque le flux de travail est optimisé et que les bonnes informations sont mises à disposition pour aider les cliniciens à prendre des décisions plus efficacement, alors généralement les soins, la satisfaction et les résultats des patients s’améliorent.

• Augmentation des revenus : Cela pourrait prendre en compte l’amélioration de la saisie des frais, le suivi des temps de début/arrêt des perfusions, et/ou des outils en temps réel offrant des capacités de codage professionnel E&M – tous ces éléments peuvent contribuer à améliorer les revenus. Une diminution des erreurs médicales et des responsabilités est un avantage supplémentaire car elles auraient un impact négatif sur les recettes.

• Gains de temps : Pour la saisie des ordonnances, la documentation, la prescription électronique, les instructions de sortie, etc. Une diminution du temps de rotation des cliniciens à la fin du quart de travail pourrait également se traduire par une diminution du paiement des heures supplémentaires.

Top Emergency Department Information Systems

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