Je n’ai pas travaillé dans un bureau – un vrai bureau – depuis 2008. À l’époque, j’avais un cubicule plâtré de notes autocollantes et une chaise de bureau à la valeur ergonomique douteuse. J’avais des réunions dans la salle de conférence, je déjeunais à mon bureau. J’avais des collègues dans des cubicules voisins pour des conseils et des ragots. J’avais des souris qui laissaient les minuscules preuves de leurs visites nocturnes dans les tiroirs de mon bureau.

Maintenant, mon bureau fait face à un mur couvert de notes autocollantes et ma chaise est toujours d’une valeur ergonomique discutable – mais ce bureau est dans ma maison. Mes réunions se font par téléphone ou par Skype, et la plupart des échanges se font par courriel ou par texte. C’est calme. Je ne perds pas de temps à faire la navette, et je peux même jeter une brassée de linge quand j’en ai l’occasion.

De plus en plus de gens, et pas seulement des freelances comme moi, choisissent de travailler à distance. Une enquête menée en 2018 par un fournisseur d’espaces de bureau alternatifs a indiqué avec joie que 70 % des travailleurs dans le monde travaillent à distance au moins une fois par semaine. Certaines personnes suggèrent que les startups ne devraient pas du tout se donner la peine d’obtenir des espaces de bureau. J’ai récemment interviewé les deux fondateurs d’une entreprise de création d’applications, dont l’un vivait à New York et l’autre en Géorgie. Ils se rencontraient rarement en face à face.

Alors, si je n’ai pas besoin de bureau, et si les 5 % d’Américains qui ne travaillent qu’à distance n’en ont pas besoin, et si les 70 % de personnes qui travaillent déjà à distance de temps en temps n’en ont pas besoin, et si les startups n’en ont pas besoin, alors qui en a besoin ? À quoi sert réellement un bureau ?

Concevoir pour la productivité

Le bureau d’entreprise tel que nous le connaissons est une invention relativement récente. Au début du 20e siècle, les bureaux étaient des usines à paperasse – des rangées de bureaux, remplies de rangées de commis ; les hauts responsables avaient des bureaux privés, qui entouraient souvent l’étage de l’usine. Les efforts du milieu du siècle dernier ont permis d’introduire des mesures d’efficacité, mais personne n’a été en mesure de quantifier réellement la productivité. Le plan ouvert, un descendant de l’usine de papier, a été défendu par des architectes tels que Frank Lloyd Wright pour promouvoir la collaboration et abattre les murs, à la fois littéralement et socialement. À la fin des années 1960, le cubicle a été inventé comme une tentative futuriste de marier la façon dont les gens travaillaient réellement avec l’efficacité qui était censée venir avec un plan ouvert.

Bien que nous pensions que les bureaux ont changé depuis le début du 20e siècle, ils n’ont pas vraiment changé. Le fidèle plan ouvert est maintenant la conception de bureau la plus courante aux États-Unis, mais c’est aussi la plus détestée – elle est bruyante, manque d’intimité et envoie les mauvais signaux sur la confiance. Et il échoue précisément à ce qu’il était censé faire : inspirer la collaboration. Une étude de 2018 suivant l’interaction des employés dans deux bureaux d’entreprise ouverts nouvellement conçus a révélé que l’interaction en face à face a diminué d’environ 70 % dans les deux cas, et que les courriels et autres formes de communication numérique ont également diminué. « L’architecture ouverte semblait déclencher une réponse humaine naturelle pour se retirer socialement des collègues de bureau », ont conclu les auteurs.

Justifier le trajet

Pendant la majeure partie de la vie du bureau, les employés devaient les utiliser. Maintenant, ils ne le font pas, et cela met beaucoup de pression sur les cadres pour justifier les bureaux. « Une idée était que cela fournissait une interaction que vous ne pouviez pas avoir en dehors d’eux », Nikil Saval, auteur du livre Cubed de 2014 : A Secret History of the Workplace, m’a confié. En 2013, lorsque Saval travaillait sur son livre, le mot à la mode dans la conception des bureaux était la sérendipité : être dans un bureau signifiait que vous auriez les réunions non planifiées qui mènent à la créativité, à l’innovation et à la collaboration.

Le concept existe depuis des décennies. La prodigieuse production des Bell Labs a été mise sur le compte des longs couloirs du campus, qui obligeaient les ingénieurs, les chimistes et les chercheurs à des collisions de couloir fortuites. Alors même que le travail à distance était en plein essor, Marissa Mayer, alors chef de Yahoo, l’a interdit en 2013. « Certaines des meilleures décisions et idées proviennent de discussions de couloir et de cafétéria, de rencontres avec de nouvelles personnes et de réunions d’équipe impromptues », lisait-on dans le mémo adressé aux quelque 11 500 employés de Yahoo.

Cette sérendipité était la raison donnée à l’existence des bureaux. Kristen Conry, directrice générale du cabinet d’architecture et de design Gensler, basé à San Francisco, a expliqué dans un courriel que les concepteurs tentent toujours de fabriquer de la sérendipité avec « des chemins de circulation soigneusement étudiés ».

Selon Lisa Reed, chef de projet chez HOK, un cabinet d’architecture, d’ingénierie et d’urbanisme basé à Saint-Louis, la sérendipité peut être favorisée par des environnements où les gens se sentent en sécurité. « Je constate un désir d’environnements « resimmeriques », où nous apportons des qualités résidentielles sur le lieu de travail – qu’il s’agisse d’une salle de réunion de style salon ou du passage dans une salle de pause qui ressemble à une cuisine domestique confortable, vous êtes plus susceptible de baisser votre garde, d’être ouvert à la conversation et de prendre quelques instants pour explorer où la discussion ira dans ces types d’environnements », a déclaré Reed.

Quantifier les résultats

Mais cela fonctionne-t-il ? Les entreprises qui investissent dans l’optimisation de leurs espaces de travail pour la sérendipité et le bien-être peuvent désormais collecter des données pour justifier leurs choix, bien que cela ait des implications troublantes. L’agence de conseil Humanyze, basée à Boston, utilise des badges d’identification sociométriques, qui contiennent des microphones pour déterminer si les gens parlent et des accéléromètres qui surveillent leurs mouvements physiques. Taemie Kim, cofondateur et scientifique en chef de Humanyze, a déclaré que les données peuvent être surprenantes. Par exemple, une entreprise cliente de Humanyze disposait de plusieurs petites salles de pause, chacune abritant une cafetière « minable ». « Personne n’était vraiment satisfait du café », a déclaré Kim, et pire encore, il y avait trop de machines, ce qui « ne donnait pas l’occasion aux gens de se croiser pour prendre un café. » Humanyze a recommandé d’investir dans une machine de meilleure qualité, placée dans un endroit central. Non seulement les gens étaient plus heureux, mais ce déménagement « a considérablement augmenté le nombre de rencontres non programmées avec d’autres personnes d’autres équipes », a déclaré Kim. Il y a également eu une hausse du nombre de courriels inter-bureaux envoyés et d’événements de calendrier programmés.

Il y a peu de preuves empiriques que plus de réunions conduisent à plus de créativité, mais une étude de 2012 qui a utilisé des badges sociométriques a constaté que les gens dans les milieux universitaires et industriels étaient, selon une échelle d’évaluation créative standardisée, plus créatifs lorsqu’ils se rencontraient en personne.

Résoudre le puzzle de la productivité

Le bureau du futur est-il donc juste un calcul entre le coût de l’immobilier et les avantages de la flexibilité ? Certaines grandes entreprises comme Bank of America et IBM ont réduit ou supprimé leurs options de travail à distance ; IBM l’a fait même après avoir signalé en 2009 que 40 % de ses employés dans le monde travaillaient à distance, ce qui lui a permis de vendre près de 2 milliards de dollars de biens immobiliers. Cela indique que les grandes entreprises réinvestissent dans des espaces plus petits et s’attendent à ce que les relations en face à face soient rentables pour une main-d’œuvre réduite.

Concevoir pour l’innovation et la sérendipité n’est qu’une partie de la résolution du puzzle de la productivité ; concevoir pour les êtres humains est tout cela. Certaines personnes voudront cet environnement « resimmerical » ; d’autres voudront une excellente machine à café, ou une porte pour faire taire le bruit. J’admets volontiers que, malgré ma productivité actuelle, le bureau me manque : les gens, surtout, ainsi que la possibilité de poser une question à quelqu’un en personne. Après une décennie à la maison, les souris ne me dérangeraient probablement même pas.