Savez-vous qu’une entreprise utilise des documents pour communiquer, faire des affaires et évaluer sa productivité ? Ces documents varient de courts messages électroniques à des contrats juridiques compliqués. Vous trouverez ci-dessous des étapes faciles pour réaliser efficacement un document. Voici comment!

Identifiez votre public

Premièrement chose, connaissez votre public et dirigez-le vers votre écrit. Demandez-vous si le ton de votre document convient à votre marché cible. Des experts en rédaction professionnelle vous seront utiles à cet effet. Si vous n’êtes pas sûr de savoir précisément qui est votre public, demandez-vous pour qui vous écrivez et qui est le plus susceptible de bénéficier de votre écrit.

Connaissez les besoins de vos lecteurs

Pensez soigneusement aux informations que le lecteur voudra ou dont il aura besoin. Reconnaissez et incluez ces données dans votre document après avoir reconnu votre public. Essayez d’aborder les arguments ou les questions prospectives que les lecteurs pourraient avoir et essayez d’y répondre.

Organisez votre écriture

Mettez-vous à la place du lecteur et posez-vous les questions suivantes : Que pensez-vous de cet article ? Pourquoi dois-je le lire ? Après l’avoir lu, que dois-je faire ? Vous devez également vérifier si votre article commercial est rédigé de manière cohérente et si le processus est passionnant, clair et instructif. Respectez la structure traditionnelle du type de document, qu’il s’agisse d’une lettre, d’un courrier, d’un e-mail, d’un rapport de synthèse, d’un curriculum vitae, d’une publicité, d’un aperçu de projet ou de toute autre communication.

Évitez d’utiliser des jargons

Utiliser toutes sortes de jargons techniques et d’acronymes clinquants pour remplir votre document pourrait peut-être vous faire sentir formé et bien éduqué. Mais cela ne fait qu’encombrer votre document. Même si vous êtes certain que votre document sera utilisé en interne dans votre bureau, il est toujours judicieux de ne pas utiliser trop de jargon. À long terme, il est toujours plus sûr de dire ce que vous voulez dire de manière spécifique et simple.

Gardez-le court

Selon une analyse, la durée d’attention d’un humain moyen n’est que de huit secondes. Avez-vous la possibilité, en huit secondes ou moins, de rendre votre document entièrement digeste ? Peut-être pas. Mais, même dans ce cas, vous devez vous fixer pour objectif de rester aussi bref que possible tout en fournissant toutes les données nécessaires. N’oubliez pas d’essayer de faire en sorte que votre document soit simple à parcourir. Si possible, utilisez des paragraphes courts, des titres et des points de la puce. Plus il est structuré et facile à regarder, plus il est simple d’attirer l’attention des gens.

S’assurer que votre document a l’air professionnel

Malgré la qualité de votre document, peut-être, s’il n’a pas l’air professionnel, il sera facilement manqué. Gardez à l’esprit que votre public observera d’abord la façon dont il est disposé sur le papier. La première impression est vraiment importante.

Tout relire

Après avoir utilisé un correcteur orthographique et un correcteur grammatical, prenez un moment pour vérifier et relire votre fichier. Recherchez les phrases omises, les noms incorrects et la ponctuation incorrecte. Vérifiez les fautes de grammaire. Assurez-vous que le document est clair, succinct et exempt d’erreurs. Avant de le produire, il peut être utile de faire réviser votre travail par un collègue, un compagnon de travail ou même un rédacteur ou un éditeur compétent.

Quels sont les différents types de formulaires habituellement employés dans une entreprise ?

Une organisation qui travaille utilise un certain nombre de documents différents pour servir des objectifs variés. La catégorisation peut se faire en fonction des lecteurs, de l’intention, du sérieux, de l’expéditeur, etc. Pour énumérer quelques documents qui sont communs dans toute toile de fond professionnelle sont :

• Procès-verbaux de réunions
• Plans d’affaires
• Accords d’exploitation
• Conditions d’utilisation en ligne
• Accords de non ?disclosure agreements(NDA)
• Company bylaws for corporations
• Employment agreement
• Online privacy policy
• Memorandum of Understanding(MOU)

En dehors de ceux-ci, il existe un million d’autres types de documents qu’une entreprise utilise au quotidien. Ceux-ci conviennent à leur besoin et à leur processus de mécanisme. Pour connaître les documents utilisés par une entreprise, il faut suivre de près son fonctionnement et ses méthodes de travail. La liste fournie ci-dessus n’est qu’un échantillon. Chez template.net, nous avons préparé tous les échantillons de documents et formulaires mentionnés, et bien plus encore, pour votre confort professionnel.