Jos työskentelet sisäänpääsykeskuksessa, ilmoittautumis- tai viestintätehtävissä yksityisessä tai itsenäisessä K-12-koulussa, tiedät paremmin kuin kukaan muu, miten häiritsevää pandemia on ollut.

Koulunne ei ainoastaan joutunut siirtymään nopeasti etäopetukseen tänä keväänä ja laatimaan lukuisia varasuunnitelmia syksyä varten, vaan tyypilliset tapahtumat, joita normaalisti järjestätte houkutellaksenne uusia vanhempia ja perheitä, on jouduttu perumaan virustartuntariskin vuoksi.

Erityisesti henkilökohtaiset avoimien ovien päivät muodostivat todennäköisesti keskeisen osan ilmoittautumisstrategiaanne. Siinä on vain järkeä: Avoimet ovet antavat sinulle mahdollisuuden tuoda vanhemmat ja opiskelijat kouluusi ja kampuksellesi, jossa voit alkaa rakentaa luottamusta ja rohkaista heitä jättämään hakemuksen. Kun tämä keskeinen palapelin osa puuttuu, on helppo tuntea epävarmuutta ja huolta siitä, miten saat täytettyä avoimet paikat koulussasi.

Vastauksemme: Virtuaalisen avoimien ovien päivän järjestäminen.

Harkitsemalla uudelleen, mitä avoimien ovien päivän järjestäminen koulussasi tarkoittaa, voit houkutella oikeanlaisia, tehtävään sopivia perheitä ja täyttää syksyllä vielä jäljellä olevat aukot.

Mikä on virtuaalinen avoimien ovien päivä?

Virtuaalinen avoimien ovien päivä on juuri sitä, miltä se kuulostaa: Avoimien ovien päivä, jonka koulu järjestää etänä, virtuaalisesti, jonkinlaisen videoneuvotteluohjelmiston avulla.

Termiä voidaan käyttää myös muuntyyppisiin kouluun ilmoittautumistapahtumiin, kuten kysymys- ja vastaustilaisuuksiin, tilaisuuksiin, käveleviin tilaisuuksiin ja muihin tilaisuuksiin.

Virtuaaliset avoimet ovet antavat koulun ilmoittautumis- ja sisäänpääsyasiantuntijoille tilaisuuden olla yhteydessä perheisiin, jotka harkitsevat koulua aktiivisesti. Tämän yhteyden luominen antaa perheille mahdollisuuden antaa koululle nimen, kasvot ja äänen, mikä helpottaa koulun luottamussuhteen luomista, jota se voi hyödyntää koko oppilaaksiottoprosessin ajan.

Virtuaaliset avoimet ovet ovat osoittautuneet välttämättömiksi koronaviruspandemian aikana, mutta niitä tarvitaan todennäköisesti myös sen jälkeen, kun viruksen leviämisriski on ohi. Perheet, jotka eivät voi osallistua henkilökohtaiseen tilaisuuteen työvelvoitteiden vuoksi, sekä henkilöt, jotka ovat muuttamassa uuteen koulupiiriin mutta eivät vielä ole paikallisia, voivat kokea virtuaalitapahtumat erityisen hyödyllisiksi.

Mitä tarvitset virtuaalisen avoimien ovien päivän järjestämiseen

Oletko kiinnostunut järjestämään virtuaalisen avoimien ovien päivän koulullesi? Ennen kuin aloitat alla hahmoteltujen vaiheiden läpikäymisen, sinun on varmistettava, että sinulla on pääsy muutamaan asiaan:

• Alusta virtuaalista viestintää varten: Tämä on alusta, jolla virtuaalinen avointen ovien päivä järjestetään. Suosittelemme Zoomia, koska alusta on poikkeuksellisen helppokäyttöinen, se integroituu moniin muihin työkaluihin ja sen avulla voit mukauttaa virtuaalikokemuksen niin, että se vastaa koulusi brändiä. Tästä huolimatta myös muut ratkaisut, kuten Skype tai GoToMeeting, voivat toimia hyvin.
• Alusta rekisteröintisivujen ja -lomakkeiden luomista varten: Virtuaalisen avoimien ovien päivän tarkoitus on kerätä yhteystietoja perheiltä, jotka harkitsevat kouluasi. Tätä varten tarvitset alustan, jonka avulla voit rakentaa brändätyn aloitussivun, joka on suunniteltu mainostamaan tapahtumaa ja kannustamaan ilmoittautumiseen ja joka sisältää upotetun ilmoittautumislomakkeen. Suosittelemme HubSpotia tähän tarkoitukseen (ja selitämme alla miksi).
• Alusta sähköpostiviestintää varten: Kun olet kerännyt kiinnostuneiden perheiden yhteystiedot, voit aloittaa markkinoinnin heille sähköpostitse. Jälleen suosittelemme HubSpotia tätä toimintoa varten.
• Facebook-liiketoimintaprofiili: Tämän avulla voit tehdä mainoksia Facebookissa ja Instagramissa, mikä osoittautuu tärkeäksi osaksi kiinnostuneiden perheiden saamisessa ilmoittautumaan avoimien ovien päivään.

Taktinen, askel askeleelta etenevä opas virtuaalisen avoimien ovien päivän isännöintiin koulullesi

Määrittele tilaisuutesi muoto.

Virtuaalinen avointen ovien päivä voi olla monessa eri muodossa, joista jokainen sopii todennäköisesti vanhemmille, jotka ovat kouluvalintaprosessin eri vaiheissa. Ensimmäinen askeleesi on määritellä tapahtumasi muoto, jotta voit laatia kyseistä muotoa puhuvaa kieltä.

Esimerkkejä muodoista, joita voit harkita, ovat:

• Yksinkertainen Q&Tilaisuus, jossa osallistujat voivat esittää kysymyksiä sisäänpääsyneuvojalle, opiskelijoille tai tiedekunnalle
• Diapohjainen keskustelu tai esitys
• Virtuaalikierros koulussasi ja kampuksessasi

Voit jopa päättää, että haluat sisällyttää useita eri tyyppisiä tilaisuuksia, jotta olet varma, että olet vastannut kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin, joita mahdollisilla perheillä saattaa olla.

Lisäksi sinun on päätettävä, ketkä tiimistäsi osallistuvat avoimien ovien päivään. Ovatko se sisäänpääsyneuvojia? Viestintätiimin jäseniä? Rehtori tai koulun johtaja? Opettajat? Tarvitset nämä yksityiskohdat ennen kuin aloitat.

Aikataulun määrittäminen.

Voidaksesi mainostaa tapahtumaasi tehokkaasti ja rakentaaksesi kaikki tarvitsemasi taustatekijät, sinun on sovittava aikataulustasi. Valitse päivämäärät ja kellonajat jokaiselle virtuaaliselle avoimien ovien päivälle, jonka aiot järjestää, ja siirry sitten aikatauluttamaan ne siinä työkalussa, jota käytät tapahtuman järjestämiseen (esimerkiksi Zoom).

Tunnista ja hienosäädä koulusi brändin ääni lataamalla maksuton työlehtemme!

Etkö ole varma siitä, milloin isännöit tapahtumia? Suosittelemme, että tarjoat erilaisia ajankohtia ja viikonpäiviä, jotta vanhemmilla on useita vaihtoehtoja, jotka sopivat heidän aikatauluunsa.

Voisit esimerkiksi tarjota yhden tapahtuman päivällä, jotta vanhemmat, jotka työskentelevät iltaisin, voivat osallistua, ja yhden tapahtuman illalla, jotta vanhemmat, jotka työskentelevät päivisin, voivat osallistua. Voisit myös tarjota yhden tapahtuman viikolla ja toisen viikonloppuna, jälleen varmistaaksesi, että kaikilla halukkailla on mahdollisuus osallistua.

Rakenna konversiosuppilo.

Konversiosuppilo on täydellinen luettelo hyödykkeistä, joiden kanssa mahdollinen vanhempi tai perhe on vuorovaikutuksessa, kun he päättävät ilmoittautua virtuaalisiin avoimiin oviin. Sen tärkeimmät osat ovat lomakkeesi, laskeutumissivusi, kiitos-sivusi ja toimintakutsut (CTA).

Lomakkeen rakentaminen

Lomakkeilla keräät kaikkien osallistujien yhteystiedot, jotka tarvitset, jos aiot seurata tai markkinoida näitä henkilöitä. Lomakkeessa on kysyttävä vähintään osallistujien nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, mutta voi olla järkevää kysyä myös muita asiaankuuluvia tietoja, kuten:

• Lapsen nimi
• Lapsen tämänhetkinen luokka-aste
• Lapsen tämänhetkisen koulun nimi
• Mahdolliset kysymykset, joita osallistujalla voi olla

Jos tarjoat useita tapahtumia, lomakkeessasi tulisi myös pyytää osallistujaa valitsemaan tapahtuma, johon hän haluaa osallistua. Näin voit käyttää yhtä lomaketta ja yhtä aloitussivua useille tapahtumille – ja kukapa ei rakastaisi tehokkuutta?

Käytitpä mitä tahansa työkalua, suosittelemme käyttämään lomaketta, jonka avulla voit a.) käynnistää automaattisesti lähetettävän vahvistussähköpostin ilmoittautujalle ja b.) ohjata ilmoittautujan vahvistussivulle, jossa kiitetään kiinnostuksesta ja ohjataan lisäresursseja tutkittavaksi. Jos nykyinen CMS-alustasi ei sisällä tätä mahdollisuutta, HubSpotin ilmaisen Form Builderin kaltaisen ratkaisun lisääminen voi olla erittäin järkevää.

Laskeutumissivun suunnittelu

Laskeutumissivusi tulisi suunnitella yhtä tavoitetta silmällä pitäen: Saada lukijasi vakuuttuneeksi siitä, että hän ottaa haluamansa seuraavan askeleen. Tässä tapauksessa haluat, että hän täyttää lomakkeen ja ilmoittautuu osallistumaan virtuaaliseen avoimien ovien päivään.

Tehdäksesi tämän laskeutumissivusi tulisi hyvin nopeasti esitellä avoimien ovien päivä ja selittää arvo, jonka henkilö saa osallistumalla. Voit myös käyttää vain vähän aikaa siihen, että kerrot heille koulustasi ja yhteisöstäsi. Sen jälkeen sen tulisi sisältää kaikki asiaankuuluvat yksityiskohdat ja lomake. Bonuspisteitä saat, jos otat mukaan toiveikkaita kuvia onnellisista oppilaistasi oppimassa, mikä voi auttaa lukijaa luomaan emotionaalisen yhteyden kouluusi.

Keskeiset osat:

• Arvolupaus
• Tietoja tapahtumastasi
• Tietoja koulustasi ja yhteisöstäsi
• Tietoja lomakkeestasi

On tärkeää huomioida se, että laskeutumissivusi on oltava hyvin keskitetty. Sillä tulisi olla vain yksi toimintakutsu: Ilmoittautua virtuaaliseen avoimiin oviin. Useiden CTA:iden sisällyttäminen vain vesittää viestisi.

Lisää arvoa kiitos-sivulla

Lomakkeen lähettämisen jälkeen lukija saa joko rivissä olevan kiitosviestin (eli hän näkee ruudulla viestin, joka vahvistaa, että hän on lähettänyt lomakkeen) tai hänet ohjataan kiitos-sivulle. Vaikka se ei sinänsä ole välttämätöntä, suosittelemme aina valitsemaan kiitos-sivureitin.

Miksi? Koska kiitos-sivu tuo käyttäjälle välitöntä lisäarvoa ja antaa sinulle mahdollisuuden hoitaa käyttäjää pidemmälle matkan varrella.

Virtuaalisen avoimien ovien päivän tapauksessa kiitos-sivun tulisi sisältää vähintään tiedot siitä, milloin tapahtuma järjestetään ja miten käyttäjä voi kirjautua sisään. Voit kuitenkin lisätä lisäarvoa lisäämällä linkin, josta voi ladata esitteen koulustasi, sivun taloudellisesta tuesta tai muita arvokkaita tietoja. Jos sinulla on aktiivinen blogi, voit lisätä linkkejä siihen. Ja tietysti voit sisällyttää kutsun hakemuksen tekemiseen, jotta jokainen, joka on valmis tekemään niin, voi ottaa seuraavan askeleen.

CTA:iden rakentaminen

Kun olet rakentanut kaiken muun, sinun pitäisi myös suunnitella ja rakentaa sarja kutsuja toimintaan, joita voit hyödyntää koko verkkosivustollasi. Näiden CTA:iden tulisi johtaa kaikki niitä klikkaavat laskeutumissivulle, jossa he voivat ilmoittautua tapahtumaasi.

Kirjoita lead nurturing -sähköpostiviestejä, jotka johtavat tapahtumaa edeltävään vaiheeseen.

Onko sinulla koskaan ollut ketään, joka on sopinut tapaamisen keskustelemaan, mutta ei ole tullut paikalle? Johtuipa se sitten siitä, että he unohtivat, menettivät kiinnostuksensa, tulivat yhtäkkiä kiireisiksi tai monista muista syistä, sitä tapahtuu useammin kuin luuletkaan.

Hyvä uutinen on, että voit käyttää sähköpostia vähentämään riskiä siitä, että joku ilmoittautuu virtuaaliseen avoimien ovien päivään ja jättää sitten tulematta. Yksinkertainen sarja sähköpostiviestejä voi olla uskomattoman tehokas tapa a.) muistuttaa henkilöä tapahtumasta ja b.) saada hänet innostumaan koulustasi ja yhteisöstäsi.

Vähintään sinun tulisi lähettää osallistujalle kaksi sähköpostiviestiä:

• Yksi sähköpostiviesti heti ilmoittautumisen jälkeen, jossa vahvistetaan avoimien ovien päivän yksityiskohdat ja annetaan valintatiedot
• Yksi sähköpostiviesti päivää ennen (tai aamulla) tapahtumaa, jossa muistutetaan tapahtumasta

Näiden kahden sähköpostiviestin välissä voit kuitenkin harkita yhtä tai kahta viestiä, joissa puhutaan oppilaistasi ja kouluyhteisöstäsi tai vastataan yleisiin kysymyksiin, joita vanhemmilla usein on.

Houkuttele perheitä suppiloon.

Kun tapahtuma on suunniteltu ja suppilo on rakennettu, sinun on täytettävä tuo suppilo houkuttelemalla sopivia perheitä ilmoittautumaan tapahtumaan. Edellä mainitut toimintakutsut ovat yksi tärkeä tapa, jolla voit kaapata ihmisiä, jotka ovat jo verkkosivustollasi. Mutta entä ne, jotka eivät ehkä aktiivisesti harkitse kouluasi, tai ne, jotka eivät ehkä ole edes ajatelleet koulun vaihtamista?

Sikäli kuin koulullasi on Facebookin yritysprofiili, sinulla on mahdollisuus julkaista mainoksia Facebookissa ja Instagramissa. Tämä voi olla erittäin tehokas tapa täyttää suppilosi, varsinkin jos olet huolellinen kohderyhmäsi suunnittelussa.

Jos olet käynyt läpi yksityiskohtaisten vanhempien tai oppilaiden persoonien rakentamisen, sinulla on todennäköisesti hyvä käsitys siitä, miltä ihanneperheesi näyttää. Näillä tiedoilla varustautuneena voit esimerkiksi kohdistaa kohderyhmänäsi henkilöitä, jotka ovat tietyn ikäisiä ja asuvat tietyllä postinumerolla. Nämä henkilöt näkevät sitten mainoksesi.

Tietyissä olosuhteissa voit jopa ladata tietokannastasi yhteystietoluettelon, jonka avulla voit kohdistaa mainoksesi näihin henkilöihin.

Voit myös harkita maksullisten hakumainosten ajamista Googlessa houkutellaksesi aktiivisesti hakuun osallistuvia perheitä.

Järjestä tapahtumallesi koe-esiintyminen.

Tämä lienee sanomattakin selvää, mutta sanomme sen silti: Ennen kuin yrität järjestää ensimmäisen virtuaalisen avoimien ovien päivän, sinun tulisi järjestää koeajo, johon osallistuu tiedekuntaa ja henkilökuntaa, jotta voit tunnistaa mahdolliset ongelmat ja ratkaista ne ennen varsinaista tapahtumaa.

Suositeltavaa luettavaa: 10 Common Mistakes to Avoid for First-Time Webinar Hosts

Käytä tiimisi jäsentä käymään prosessi läpi alusta loppuun, aloittaen aloitussivusta ja lomakkeen lähettämisestä. Isännöi sitten tapahtumaa oikeasti, kuten aiot tehdä pelipäivänä. Tämä auttaa sinua ymmärtämään ohjelmiston hallintalaitteet, joita saatat joutua näpyttelemään, ja voi jopa antaa sinulle aikaa korjata mahdolliset ääni- tai video-ongelmat, joita et ehkä ole ottanut huomioon.

Hosta varsinainen tapahtuma.

Ja pidä hauskaa samalla! Virtuaalinen avoin talo ei oikeastaan eroa henkilökohtaisesta tapahtumasta – se vain järjestetään videon välityksellä. Jos järjestät useita tapahtumia, yritä oppia jokaisesta tapahtumasta, jotta voit kehittyä jatkuvasti.

Älkää unohtako jälkiseurantaa.

Kun olet järjestänyt virtuaalisen avoimien ovien päivän, on helppo ajatella, että työsi on tehty. Loppujen lopuksi kiinnostuneet perheet ottavat seuraavan askeleen ja hakevat itse, eikö niin?

Totuus on, että nyt kun sinulla on heidän yhteystietonsa ja tiedät, että he ovat ainakin jossain määrin kiinnostuneita koulustasi, voit ja sinun kannattaa jatkaa markkinointia heille ja ohjata heitä hakemaan ja lopulta ilmoittautumaan kouluusi.

Eräs yksinkertainen tapa tehdä tämä on lähettää heille sarja sähköpostiviestejä, joissa vastataan yleisimpiin kysymyksiin, joita vanhemmilla on hakuprosessista. Voit myös lähettää heille tietoa taloudellisesta tuesta, tärkeistä määräajoista, nykyisten opiskelijoiden profiileja tai muita viestejä, joissa korostetaan, mikä tekee koulustasi ainutlaatuisen. Tämä voidaan tehdä henkilökohtaisesti mutta täysin automatisoidusti HubSpotin kaltaisella alustalla, mikä vähentää tiimisi taakkaa.

Myöskään suorat, henkilökohtaiset puhelinyhteydenotot sisäänpääsytiimiltäsi eivät varmasti ole pahitteeksi. Harkitse soittamista varmistaaksesi, ettei heillä ollut kysyttävää, ja saadaksesi tietää, mitä mieltä he olivat tapahtumasta. Henkilökohtainen 1-1 sähköpostiviesti voitaisiin myös lähettää jälkiseurantaan.

Making It Happen

Tehokkaan virtuaalisen avoimien ovien päivän järjestäminen vaatii selvästikin monien liikkuvien palasten jongleeraamista. Jos käytät useita eri järjestelmiä ja työkaluja tietokantasi hallintaan, suppilon rakentamiseen ja yhteydenpidon koordinointiin, on ymmärrettävää, että saatat tuntea olosi ylikuormitetuksi. Hyvä uutinen on, että voit tehdä tehtävästä (ja elämästäsi) paljon helpompaa ottamalla käyttöön yhden integroidun työkalun, joka pystyy suorittamaan kaikki nämä vaiheet.

Täällä Pepperlandissa suosittelemme HubSpot-työkalua, jolla voit mm:

• Hallitse kontakti- ja liiditietokantaasi
• Rakenna lomakkeita liidien keräämistä varten koko suppilossasi
• Suunnittele ja rakenna erittäin konvertoivia laskeutumissivuja, kiitos-sivuja, ja CTA:t
• Luo ja lähetä markkinointi- ja lead nurturing-sähköposteja
• Hallitse Facebook- ja Instagram-mainoksiasi
• Toteuta reaaliaikainen analyysi kaikista markkinointitoimenpiteistäsi nähdäksesi, mikä toimii
• Ja paljon muuta

Koska HubSpot integroituu Zoomin kanssa, työkalusta on erityisen paljon apua kaikille niille, jotka harkitsevat virtuaalisia avoimia taloja, webinaareja tai muita etätilaisuuksia.

Parasta kaikessa on se, että käyttämällä sähköpostin työnkulkuja ja sekvenssejä on mahdollista automatisoida suuri osa back-end-viestinnästä, mikä tarkoittaa, että vaikka olisitkin yhden hengen ilmoittautumis- tai viestintätiimi, voit luottaa kykysi toteuttaa virtuaalinen avointen ovien päivä.

Valmista kouluasi ilmoittautumisen tulevaisuutta varten

Vaikka virtuaalinen avoimien ovien päivä ei koskaan täysin korvaa arvoa, jonka mahdollinen vanhempi tai opiskelija saa käymällä koulussasi ja tutustumalla siihen henkilökohtaisesti, niiden ja muiden virtuaalisten sisäänpääsytapahtumien hyödyntäminen on kriittinen osatekijä, jos haluat saavuttaa ilmoittautumistavoitteesi vuodelle 2020 ja sen jälkeen.

Jopa sen jälkeen, kun pandemia on ohi ja asiat palaavat ”normaaliksi”, on todennäköistä, että jotkut vanhemmat tai perheet haluavat mieluummin virtuaalisen tapahtuman, koska ovat tottuneet niihin. Pohjatyön tekeminen nyt voi auttaa sinua vastaamaan tähän tulevaan kysyntään ja erottamaan koulusi muista alueesi kouluista.

Se voi tuntua ylivoimaiselta, mutta pystyt siihen – kunhan sinulla on rohkeutta kokeilla jotakin uutta ja suunnitelma sen toteuttamiseksi.

Oletko kiinnostunut pääsemään alkuun isännöimällä ensimmäistä virtuaalista avoimien ovien päivää? Keskustelemme mielellämme siitä, miten voimme auttaa. Varaa aikaa saadaksesi lisätietoja.