Voi kiinnostaa: 66 jäähyväiskirjettä muodolliseen kirjeeseen

Tervehdys on osoitus huomiosta ja kunnioituksesta henkilöä ja viestiä kohtaan, joka sillä pyritään välittämään. Monet kirjoittajat, jotka eivät ymmärrä termiä tai asiayhteyttä, eivät useinkaan ymmärrä tällaisia ilmaisuja. Siksi on tärkeää osata sijoittaa nämä elementit sopivilla termeillä.

Tosiasiassa tervehdyksiä tulisi käyttää esitystavan ja sen lukijatyypin mukaan, jolle ne on osoitettu. Ei ole sama asia käyttää muodollista luottamustervehdystä, kun vastaanottaja on täysin tiedossa, kuin käyttää muodollista tervehdystä, kun vastaanottajaa ei tunneta. Ihannetapauksessa sinun tulisi tutkia huolellisesti henkilön asema, jotta et loukkaa häntä, kun lähetät asiakirjan.

Yleiset tervehdykset muodollisissa kirjeissä

Yleisimmät muodollisessa kirjeessä käytettävät säännöt ja muut kirjeenvaihtoon liittyvät samankaltaiset säännöt ehdottavat erilaisia käsittelytapoja eri alueille. Alkutervehdysten tarkoituksena on murtaa jää ennen eri aiheiden käsittelyä tai selittämistä.

Tämä johdantoon johtava rivi tulisi siis laatia mahdollisimman sopivin sanoin, jotta ei päädyttäisi pinnallisen sanamuodon tai lukutavan virheeseen.

Alhaalla näet erityyppisiä tervehdyksiä, joita voit käyttää virallisia piirteitä omaavan asiakirjan alussa. Jotkut niistä ovat sopivia tapauksissa, joissa vastaanottajaa tai määrettä ei tunneta.

• To whom it may concern.
• Kunnioitettu…
• Kunnioitettu…
• Kunnioitettu…
• Kunnioitettu…
• Kunnioitettu…
• Kunnioitettu…
• Kunnioitettu…
• Kunnioitettu…
• Kunnioitettu…
• Ystävälliset tervehdykset…
• Kunnioitettu…
• Ystävällinen tervehdys.
• Ketä se koskee.
• Komitea…
• Kuka tahansa, joka on allekirjoittanut.
• Virkani nojalla…
• ilmoitamme teille virallisesti…
• perusteella…
• Kiitämme teitä etukäteen kutsusta…
• Puheenjohtaja…
• Olen iloinen voidessani olla kanssanne yhteydessä.
• Herra ______, täten…
• Tervehdin teitä sydämellisesti.
• Olen iloinen voidessani lähettää teille parhaat terveisemme.
• Kirjoitan teille sydämellisesti tarkoituksenani…
• Toimiston…
• Vastaanottakaa lämpimät terveisemme.
• Tämän kirjeen päätarkoitus on…
• Pyydän täten…
• Hra _____, tämän kirjeen tarkoituksena on pyytää teitä…
• Hra.
• Ilmoitan teille virallisesti…
• Lähetän teille seuraavan asiakirjan…
• Oheisen tekstin tarkoituksena on kutsua teidät…
• Suhteessa postiin…
• Viitaten ja vastaten edellä mainittuun viittaukseen.
• Viitaten aiheeseen…
• Syy yhteydenottomme…
• Olen iloinen voidessani…
• Olen iloinen voidessani…
• Olemme iloisia voidessamme…
• Olemme iloisia voidessamme…
• Olemme iloisia voidessamme…
• Olemme iloisia voidessamme…

…

• Pyyntönne mukaisesti…
• Kirjoitan teille tarkoituksenani…
• Oheiseen raporttiin liittyen…
• Haluan ottaa teihin yhteyttä, mutta haluaisin ensin lähettää teille terveisiä.
• Olemme mielellämme yhteydessä teihin.
• Lähetän teille seuraavan asiakirjan saadakseni…
• Kunnianarvoisa suurlähettiläs…
• Saatuani edellisenä päivänä päivätyn kirjeen…
• Osaatuani ehdotuksestanne…
• Oman asemanne perusteella…
• Tämän asiakirjan pääasiallisena tarkoituksenanne on esittää…
• Se…
• Viitaten edellä mainittuun aiheeseen minun on väitettävä…

Vinkkejä virallisen kirjeen kirjoittamiseen

Voidaksesi kirjoittaa virallisen kirjeen, joko muodollisuutena tai pakollisena keinona, tarvitset vain kohteliaisuutta, sen rakenteen tuntemusta ja sen asiayhteyden tuntemusta, jossa se annetaan. Siksi mainitsemme seuraavassa joukon ehdotuksia, joiden avulla voit kirjoittaa virallisen asiakirjan parhaalla mahdollisella tavalla:

• Käytä otsikoita parhaalla mahdollisella sanamuodolla riippumatta siitä, missä välineessä se lähetetään ja missä asiayhteydessä sitä käytetään.
• Vältä erilaisia kirjoitusmuotoja tai fontteja kirjallisesti ottaen huomioon, että ne heikentävät asiakirjan laatua.
• . Tämä sääntö on sijoitettu sydämellisyyden jälkeen. Esimerkiksi: ”Arvoisa koordinaattori:” eikä ”Arvoisa koordinaattori,”.
• Valitse sopivat termit ennen asiakirjan hahmottelua.
• Vältä toistuvia lauseita.
• Tekstin lauseiden tulisi olla täsmällisiä. Aiheen tutkiminen ei ole tarpeen. Välimerkit ovat tässä olennaisen tärkeitä.
• Muista käyttää oikeaa tekstiväliä. Älä käytä yli viittä riviä pitempiä kohtia.
• On tarpeen käyttää yksinkertaisia ja ymmärrettäviä termejä sortumatta tietenkään epävirallisuuteen.
• Pyynnöt tai pyynnöt eivät saisi olla pitkiä, jotta vältytään sekaannuksilta tai väärintulkinnoilta.
• Kielen osalta yritä kirjoittaa asiakirja hakijan vaatimalla tavalla. Tätä ehdotusta sovelletaan yleensä silloin, kun liikesuhteita on olemassa tai luodaan ulkomaisten organisaatioiden kanssa. Pyri myös käyttämään termejä asiayhteyden mukaan, jolloin muodollisuus ei jää huomaamatta.

Virheitä, joita ei pidä tehdä tervehdittäessä muodollisessa kirjeessä

Muodollisissa kirjeissä ei saisi olla sellaisia kehotuksia, jotka aiheuttavat tyytymättömyyttä vastaanottajalle. Tämän jakson tarkoituksena on antaa asiakirjan vastaanottajalle ilo, jos toinen toimitus on tarpeen. Tämä jälkimmäinen näkökohta puolestaan korostaa sanamuodon ja sisällön priorisoinnin merkitystä.

Tältä osin virallisen kirjeen tervehdysosassa tulisi välttää seuraavia virheellisiä näkökohtia:

• Rakas ystäväni.
• Korostamme tukeamme viestittämällä…
• Hyvä herra tai rouva.
• Tervehdyksemme ottaen huomioon aikomuksemme.
• Vastaamme viimeisimpään pyyntöönne.
• Olemme iloisia voidessamme ilmoittaa teille.
• Mahdollisimman pian.
• Emmekä voi tällä hetkellä viitata muihin asioihin.
• Vastaanottakaa tervehdyksemme tämän tervetulleen uutisen myötä.
• Kiitämme teitä etukäteen.
• Tiedoksianto.
• Rakas lukija.
• Pahoittelen, että…
• Odotan vastaustanne.
• Liitän liitteenä seuraavan…
• Kirjoitan teille seuraavasta syystä…
• Syy tähän kirjeeseen on…
• Tiedostan teille…
• Tiedostamme kurssin seuraavassa asiakirjassa…
• Olemme…
• Kiitän teitä…
• Kirjoitan ilmoittaakseni teille…
• Erityisestä…
• Käytämme tätä tilaisuutta hyväksenne…
• Puhuttelen teitä nöyrästi.
• Kiitämme teitä ystävällisestä kommentoinnistanne…
• Tämässä tilaisuudessa uskollinen palvelijanne ilmoittaa teille…