Ostopyyntö:

Organisaatiossa on eri osastoja. Osastot saattavat tarvita tiettyä materiaalia tai palveluja. Osastoon kuuluvan työntekijän on nostettava ostopyyntö tai ostotarve. Tässä ostopyynnössä on oltava tiedot, kuten materiaalin/palvelun nimi, määrä, odotettu toimituspäivä ja odotettu hinta. Osastopäällikön on ehkä myös hyväksyttävä ostopyyntö ennen talousosaston hyväksyntää. Kun talousosaston vastuuhenkilö on hyväksynyt ostopyynnön, hankintaryhmä luo ostotilauksen, jonka perusteella hankintaosasto voi toimia.

Ostotilaus:

Kun ostotilaus on luotu, hankintaosasto käynnistää hankintaprosessin. Osto-osasto antaa ostotilauksen myyjälle; myyjä toimittaa tavarat tai palvelut yritykselle ja laskuttaa yritystä vastaavasti.

Ostotilauksessa on tietoja, kuten:

Tavarakuitti (GR):

Kun organisaatio vastaanottaa tavaroita, tavarakuitti (GR) kirjataan Sapissa T-koodilla: MIGO

Alla oleva kirjanpitokirjaus kirjataan sap

DR. Varastotili

CR. GR/IR-tili

Laskun vastaanotto (IR):

Kun organisaatio saa laskun myyjältä, laskun vastaanotto (IR) kirjataan sapissa käyttäen T-koodia: MIRO

Myyjän laskun kirjanpitotosite kirjataan sapissa seuraavasti

CR. Vendor

DR. GR/IR

Liability (velat) luodaan myyjän maksamista varten.

Myyjän maksu:

Myyjä on maksettava ajoissa. (Organisaatiolla voi olla suuri määrä myyjiä, joilla on valtava määrä maksettavia laskuja. Näin ollen tarjoaa toiminnallisuuden maksuprosessin automatisoimiseksi.)

Automaattinen maksuohjelma (APP) suoritetaan. Se poimii maksettavaksi erääntyneet laskut ja käsittelee ne maksua varten.

Alla oleva kirjanpitokirjaus kirjataan APP:n tuloksena:

DR. Vendor

CR. Pankin selvitystili

Kun organisaatio vastaanottaa pankin tiliotteen verkossa, pankin tiliote ladataan Sapiin ja automaattinen pankkien täsmäytys tapahtuu, jonka tuloksena syntyy alla oleva kirjanpitotosite:

DR. Pankkiselvitystili

CR. Pääasiallinen pankkitili