Rakennusalan tarjouspyyntöjen teot ja kiellot
Rakennusalan tarjouspyynnöt, jotka tunnetaan myös nimellä RFP, ovat muodollisimman tyyppisiä pyyntöjä rakennusalalla. Tarjouspyyntöä käytetään useimmiten silloin, kun on olemassa tietty hanke tai ongelma. Yritys, joka pyytää tarjousta, hahmottelee työn laajuuden, joka on suoritettava, ja myyjä vastaa sitten yksityiskohtaisesti, miten se toteuttaisi työn ja mitä se maksaisi. Hyvin laaditun tarjouspyynnön tavoitteena on antaa vankka käsitys hankkeen laajuudesta, kuten neliömääristä ja kustannuksista, ja samalla antaa urakoitsijoille joustavuutta erottautua kilpailijoista.
Hyvin laadittu tarjouspyyntö voi auttaa sinua välttämään sekaannuksia ja säästämään arvokasta aikaa ja rahaa. Jotta ymmärtäisit paremmin onnistuneen tarjouspyynnön osatekijät, käydään läpi muutama rakennusalan tarjouspyyntöjen tekeminen ja tekemättä jättäminen.
Tekemättä jättäminen…
Organisaation, vaatimusten ja sidosryhmien kuvaaminen
Jokaiseen rakennusalan tarjouspyyntöön tulisi kuvata selkeästi organisaatio, vaatimukset ja hankkeen sidosryhmät. Jos tarjouspyynnössä ei kuvata näitä osa-alueita riittävän selkeästi, vastaajien tulisi pyytää lisätietoja, jotta he saavat paremman käsityksen ja ymmärtävät projektin tarpeet.
Vahvista odotukset
Epämääräiset tarjouspyynnöt voivat aiheuttaa väärinkäsityksiä selkeyden puutteesta johtuen. Hyvin laaditussa tarjouspyynnössä on asetettava selkeät odotukset, jos halutaan välttää epäselvyyksiä. Jos odotukset ovat epäselviä, vastaajan on pyydettävä selvennystä. Lisäksi tarjouspyynnössä olisi hahmotettava, miten vastaajien olisi rakennettava ehdotuksensa. Tämä helpottaa ehdotusten vertailua keskenään.
Kustannusvaatimusten selventäminen
Hyvässä tarjouspyynnössä määritellään hankkeen laajuus laadullisesti ja määrällisesti. Kun urakoitsija valmistelee vastausta tarjouspyyntöön, on ratkaisevan tärkeää, että hän selventää kustannusvaatimukset. Tähän sisältyy arvio pidettävien kokousten määrästä, tarkistusmenettelyistä, piirustusten ja raporttien määrästä ja niin edelleen. Laskemalla mahdollisimman monta kovaa ja pehmeää kustannusta hankkeet voivat välttää budjetin ylittämisen.
Järkevän aikataulun asettaminen
Rakentamisen tarjouspyyntö edellyttää paljon yhteistyötä. Hyvän yhteistyösuhteen edistämiseksi RFP:ssä on asetettava realistiset ja saavutettavissa olevat päivämäärät kaikille projektiin osallistuville.
Ole joustava
Joustavuuden säilyttäminen RFP-prosessin aikana on tärkeää. Vastaajat arvioivat pyynnön esittäjiä yhtä paljon kuin pyynnön esittäjät arvioivat vastaajia. Jos molemmat osapuolet omaksuvat joustavamman lähestymistavan, on todennäköisempää päästä onnistuneeseen lopputulokseen!
Ei saa…
Ottele
Kyselypyyntöjen laatijoiden ei tulisi koskaan olettaa, että vastaajat tietävät odotukset. Niiden on ilmaistava ja määriteltävä odotukset yksiselitteisesti!
Palautteen huomiotta jättäminen
Hankintapyyntöprosessi voi olla hankala kaikille osapuolille. Sekä urakoitsijat että omistaja voivat oppia toisiltaan ja antaa arvokasta palautetta. Kommunikoimalla toistensa kanssa voitte parantaa tarjouspyyntöprosessia molemmin puolin.
Epärealististen määräaikojen asettaminen
Vastaukset tarjouspyyntöihin vievät aikaa. Jotta vastaajat voisivat laatia laadukkaita ehdotuksia, tarjouspyynnöissä olisi annettava realistiset määräajat. Kun pyynnön esittäjät tarkastelevat ehdotuksia, niiden olisi myös annettava itselleen realistinen aika vastausten arvioimiseen ja vertailemiseen.
Tarjouspyyntöprosessista voi tulla sotkuinen, jos kumpikaan osapuoli ei käytä aikaa laadukkaiden pyyntöjen ja vastausten laatimiseen. Onneksi sekä pyynnön esittäjät että vastaajat voivat välttää sotkun pienellä lisäpanostuksella. Keskittymällä joustavuuteen ja selkeyteen olet oikealla tiellä laadukkaan tarjouspyynnön pyyntöjen ja vastausten laatimisessa.