Palkkaverojen maksaminen on yksi vähiten hauskimmista tehtävistä kaikissa yrityksissä, joissa on työntekijöitä. Verot ovat kuitenkin nykyään tosiasia, joten on parasta vain maksaa verot. Mutta mitä palkkaveroja on maksettava ja milloin?

Tässä artikkelissa käyn läpi joitakin tärkeimpiä palkkaveroihin liittyviä velvollisuuksiasi, mukaan lukien liittovaltion tuloverojen ja sosiaaliturva-/Medicare-verojen pidättäminen, näiden verojen lähettäminen IRS:lle ja muiden työsuhteen verojen, kuten työttömyysveron, maksaminen.

Mitä palkkaverot ovat?

Palkkaverot (ovat niitä veroja, jotka sinun on otettava huomioon, kun maksat työntekijöille, joten ne riippuvat palkkasummastasi. Osa näistä veroista pidätetään työntekijän palkasta, ja osa on sinun vastuullasi työnantajana. Termi ”ennakonpidätys” tarkoittaa, että pidätät nämä maksut työntekijän palkasta niiden lakien ja asetusten perusteella, jotka edellyttävät näiden maksujen suorittamista.

Näitä veroja ovat muun muassa:

• Liittovaltion, osavaltioiden ja kuntien tuloverojen pidättäminen työntekijän palkasta
• FICA-verojen pidättäminen työntekijän palkasta ja saman verran maksaminen työnantajana.
• Maksaa työttömyysverot työntekijän palkan perusteella.
• Maksaa osavaltion ja liittovaltion työntekijöiden korvausrahastoihin työntekijän palkkaan perustuvia määriä.

Siltä varalta, että olet ihmetellyt, termit ”palkkaverot” ja ”työmarkkinaverot” ovat periaatteessa samat. IRS käyttää termiä ”employment taxes”.”

Your Business Responsibilities for Payroll Taxes

Yrityksenä, jolla on työntekijöitä, sinulla on tiettyjä tärkeitä palkkaveroihin liittyviä velvollisuuksia.

Vastuusi näiden palkkaverojen ennakonpidätyksestä, raportoinnista ja maksamisesta on asetettu laissa. Näiden verojen maksamatta jättäminen voi johtaa äärimmäisiin sakkoihin ja rangaistuksiin.

Tämä vastuun ymmärtäminen auttaa sinua varmistamaan, että noudatat lakia. Kaikkien työnantajien on:

• Kerättävä työntekijöiltä tiedot W-4-lomakkeelle, kun työntekijä palkataan, jotta voit pidättää liittovaltion tuloverot työntekijän ohjeiden mukaisesti. Ei ole sinun vastuullasi työnantajana varmistaa, että työntekijältä pidätetään ”oikea” määrä.
• Pidätä (periä) työntekijöiltä asianmukaiset verot. Näihin veroihin kuuluvat liittovaltion, osavaltion ja paikalliset tuloverot, jotka työntekijöiden on maksettava, sekä työntekijöiltä pidätetyt FICA-verot, jotka myös sinä työnantajana maksat. Sinun on työnantajana pidätettävä tuloverot siten kuin työntekijä on määrännyt W-4-lomakkeella; FICA-verot pidätetään prosenttiosuutena bruttopalkasta.
• Varaa varoja näitä palkkaveroja varten, mukaan lukien sekä työnantajan että työntekijän osuudet sosiaaliturvasta (Social Security/Medicare) ja työnantajan velvoitteet työttömyysveroista ja työntekijöiden korvauksista. Näitä varoja kutsutaan trust fund -veroiksi, mikä tarkoittaa, että ne pidetään rahastossa, kunnes ne on maksettava.
• Maksaa verot asianomaiselle virastolle. Tämä koskee sekä työntekijäveroja että työnantajaveroja. Esimerkiksi maksat sekä liittovaltion tuloveron ennakonpidätyksen että Social Security/Medicare-määrät IRS:lle. Sinun on myös maksettava työntekijöiltä keräämäsi FICA-verot sekä oma osuutesi FICA-veroista työnantajana.
• Ilmoita verovelat asianmukaisille virastoille ja työntekijöille lain määräämällä tavalla. Näitä raportteja ovat lomake 941 – Työnantajan neljännesvuosittainen palkka- ja veroraportti ja lomake 940 – Työttömyysveroraportti.
• Toimita muita raportteja liittovaltion, osavaltion ja paikallisille viranomaisille tarpeen mukaan. Sinun on esimerkiksi ilmoitettava kaikkien uusien työntekijöiden työsuhdetilanne.

Henkilökohtainen vastuu palkkaveroista

Yrityksen, jopa osakeyhtiön, omistaminen ei vapauta yrityksen työntekijöitä, johtajia tai omistajia henkilökohtaisesta vastuusta, jos palkkaveroja ei makseta. Jos olet esimerkiksi yhden jäsenen osakeyhtiö, olet yrityksen ainoa omistaja ja sinulla on henkilökohtainen vastuu näistä veroista. Sinä omistajana olet edelleen vastuussa.

Jos yrityksesi on yhtiö, henkilökohtainen vastuu annetaan yleensä ylimmälle johtajalle, jonka tehtävänä on varmistaa, että maksut ja raportit lähetetään ajallaan.

Palkkaverojen maksamatta jättämisestä aiheutuvat seuraamukset

Verohallintoviranomainen sanoo:

Työnantajat, jotka eivät noudata palkkaverolakeja, voivat joutua rikos- ja siviilioikeudellisten seuraamusten kohteeksi, jos he tahallaan laiminlyövät palkkaverojen maksamisen.

Sakot ja rangaistusmaksut ilmoitus- ja arkistointivelvoitteiden laiminlyönnistä ovat jyrkkiä, vaikka laiminlyönnin ei todettaisikaan olleen tahallista.

Näin varmistat, että täytät palkkaverovelvollisuutesi

Paras tapa varmistaa, että palkkaverot pidätetään, tilitetään, ilmoitetaan ja maksetaan, on perustaa järjestelmä, joka toimii automaattisesti.

Valmista ensin erillinen palkanlaskennan pankkitili, jotta voit pitää palkanlaskentaan liittyvät maksut ja tulot erillään yrityksen yleisestä kirjanpidosta.

Sitten etsi joku, joka hoitaa palkanlaskennan:

• Käyttäkää palkanlaskennan kirjanpito-ohjelmistoa. Useimmissa liikekirjanpitojärjestelmissä on palkkakirjanpitojärjestelmän lisäosa. Etsi sellainen, joka sopii yrityksellesi.
• Ulkoista palkanlaskenta palvelulle. Kirjanpitäjäsi voi tarjota tätä palvelua, tai voit löytää henkilön tai yrityksen, joka hoitaa henkilökohtaisesti yrityksesi palkanlaskennan, luo palkkalaskelmat, laittaa rahat omaan. Jotkut
• Käyttävät itsenäistä online-palkanlaskentasovellusta, kuten Gusto tai Paychex.

Jopa hyvin pieni yritys, jossa on vain muutama työntekijä, voi hyötyä siitä, että joku muu huolehtii palkanlaskennan verovelvollisuuksista. Muista vain, että kuka tahansa tekee palkanlaskennan ja hoitaa palkkaverotuksen, vastuu on viime kädessä sinun yrityksesi omistajana.