Yhteiskunnallisille yrittäjille, jotka pyrkivät mullistamaan vallitsevan tilanteen ja ratkaisemaan maailman suuria ongelmia, varainhankintagaalan järjestäminen voi tuntua arkaaiselta tai jopa loukkaavalta. Silti voittoa tavoittelemattomat organisaatiot ovat järjestäneet gaaloja jo sukupolvien ajan – koska ne toimivat.

Gaalat eivät tietenkään toimi jokaiselle asialle tai organisaatiolle. Aluksi sosiaalisen yrityksesi on oltava voittoa tavoittelematon. Vaikka 501(c)(3)-asema on välttämätön, se ei riitä onnistuneeseen varainhankintatapahtumaan.

Kerätäkseni tietoa siitä, mikä tekee menestyksekkäästä gaalasta onnistuneen, keräsin näkemyksiä viideltä ihmiseltä, jotka ovat yhdessä järjestäneet menestyksekkäästi tapahtumia, joilla on kerätty miljoonia dollareita.

Asiantuntijat ovat REDF:n toimitusjohtaja Carla Javits, Fred Reggie Associatesin toimitusjohtaja Fred Reggie, Ubuntu Pathwaysin ulkoisista suhteista vastaava johtaja Jordan Levy, Trash Mountain Projectin toimitusjohtaja Brett Durbin ja JDRF:n toimitusjohtaja Derek Rapp.

Mitkä organisaatiot ovat hyviä ehdokkaita?

Jos kaikki organisaatiot eivät ole hyviä ehdokkaita gaalaan, mitkä ovat ja mitkä eivät ole?

Organisaatioilla on oltava ”kannattajapohja, joka on todennäköisesti itse innostunut”, sanoo Carla Javits, jonka REDF-järjestö rahoittaa voittoa tavoittelemattomia sosiaalisia yrityksiä, jotka auttavat ihmisiä selviytymään asunnottomuudesta ja vankeudesta, jotta he voivat palata tuottavaan ja tyydyttävään työhön. Järjestön gaalat keräsivät miljoonia dollareita kahdeksan vuoden aikana.

Hän huomauttaa, että järjestö on hyvässä asemassa, kun sillä on projektipäällikkö, joka kykenee suunnittelemaan ja järjestämään näin suuren tapahtuman.

Jordan Levy, jonka viimeisimmässä gaalassa kerättiin ”melkein miljoona dollaria” eteläafrikkalaiselle Ubuntu Pathways -järjestön työlle, selittää, miksi järjestön on tärkeää, että sillä on jo olemassa oleva kannatuspohja, ennen kuin se kokeilee järjestettävänsä gaalan. ”Gaalaan liittyy yleiskustannuksia, ja sen suunnitteluun ja toteuttamiseen kuluu paljon henkilökunnan aikaa. Osan tuloista on oltava ennakoitavissa. Jos sinulla ei ole vakiintunutta verkostoa, gaala voi olla riskialtis hanke.”

Fred Reggie, jonka yritys auttaa järjestämään gaaloja ja muita varainhankintatapahtumia voittoa tavoittelemattomille järjestöille, toteaa, että syy on avainasemassa. ”Järjestöt, jotka palvelevat lapsia (erityisesti tuhoisista sairauksista kärsiviä), taidetta, saattohoitoa ja terveydenhuoltoa, ovat niitä, jotka voisivat hyödyntää varakkaita väestöryhmiä, jotka viihtyisivät hyvin gaalatilaisuudessa.” Hän lisää, että myös eläimiä tukevat gaalat ovat menestyksekkäitä. Ei ole yllättävää, että julkkisvetoinen avustustapahtuma toimii hänen mukaansa hyvin.

Brett Durbin, jonka pienellä budjetilla järjestämät gaalat ovat keränneet jopa 300 000 dollaria, kun kulut ovat olleet keskimäärin vain 25 000 dollaria, sanoo, että melkein mikä tahansa voittoa tavoittelematon järjestö voi saada sen toimimaan, ”jos tällaiselle tapahtumalle on kysyntää”.

Derek Rapp, jonka tyypin 1 diabeteksen vastaisella kansallisella organisaatiolla on eri puolilla maata osastoja, jotka isännöivät erilaisia gaaloja. Hänen mukaansa tärkeintä on, että on vapaaehtoisia, jotka tukevat henkilökuntaa tapahtumien suunnittelussa.

Organisaation järjestäminen

Asiantuntijamme suosittelevat, että suunnittelu aloitetaan hyvissä ajoin etukäteen, ehkä jopa 18 kuukautta, jos kyseessä on suuri, ensimmäistä kertaa järjestettävä tapahtuma. Levy huomauttaa, että seuraavan tapahtuman suunnittelu alkaa edellisen tapahtuman perusteellisella analysoinnilla.

Javits huomauttaa, että yksi avain on nimetä yksi henkilö, joka on viime kädessä vastuussa tapahtumasta – joku, jolla on ”hyvät projektinhallintataidot.”

Alussa on tärkeää järjestää suunnittelukomitea, johon kuuluu henkilökuntaa ja vapaaehtoisia – myös hallituksen jäseniä – jotka ovat mukana suunnittelussa ja päätöksenteossa. Älä koskaan pidä komitean kokousta ilman päätöksentekijää; jonkun on voitava hyväksyä tai hylätä jokainen menoerä, viestipiste tai viihdepäätös. Jos toimikunta kokoontuu kuukausittain ja esiin nousee kysymys, johon ei voida antaa vastausta, kuukauden työ voi mennä hukkaan.

Ennen kuin suuri osa työstä voidaan aloittaa, toimikunnan on sovittava teemasta, taloudellisista tavoitteista ja toimeksisaajista. Komitean jäsenet olisi valittava molemminpuolisesti – eli henkilökunnan olisi oltava tyytyväinen henkilön valintaan ja henkilön olisi oltava tyytyväinen tehtävään – ja heidän olisi johdettava keskeisiä toimintoja käsitteleviä alakomiteoita:

• Talous ja budjetti
• Tilaisuus, ruoka ja juoma
• Sponsorointi
• Puhujat ja viihde
• Lipunmyynti ja ilmoittautuminen tilaisuudessa
• Arvonta tai arpajaiset
• Hiljainen huutokauppa
• Elävä huutokauppa
• Muut lahjoitukset ja jälkihoito

Jos päätät olla tekemättä arvonta, hiljaista huutokauppaa tai elävää huutokauppaa, et tietenkään tarvitse näitä toimikuntia muodostettavaksi, mutta luovut niistä mahdollisesti saatavista tuloista.

Huomaa, että yhdeksän alakomitean avulla tapahtuman suunnitteluun osallistuvien henkilöiden määrä nousee nopeasti kymmeniin. Muutamat ihmiset saattavat olla halukkaita toimimaan kahdessa komiteassa, mutta yleensä haluat, että vapaaehtoiset keskittyvät kapeisiin mutta strategisiin asioihin, jotta he pysyvät sitoutuneina mutta eivät ylikuormittuneina.

Aikatauluta ensimmäisessä kokouksessa kaikki kokoukset, joita koko komitea pitää tapahtumaan asti. Saatat haluta pitää aluksi harvempia kokouksia ja viimeisen valmistelukuukauden aikana tiheämpiä, ehkä viikoittaisia kokouksia.

Komitean valitseman teeman tulisi olla tiiviisti linjassa organisaation tehtävän ja tarkoituksen kanssa – suunnittelet varainkeruuta, et tanssiaisia. Kun teema on valittu, kaiken muun, tapahtumapaikasta, ruoasta ja juomista sisustukseen ja viihteeseen, tulisi olla sopusoinnussa teeman kanssa. Kuten Javits sanoo: ”Teema on ratkaisevan tärkeä. Käytä mahdollisimman paljon luovuutta sitoaksesi sen ohjelmiisi: aterioiden, viihteen, sisustuksen ja jopa paikan tulisi olla linjassa teeman kanssa, joka puolestaan valaisee ohjelmaasi.”

Reggie sanoo, että mitä tahansa muuta teemasi tekeekin, ”sen on huudettava FUN!”

”Älä mieti sitä liikaa.” Ubuntun Levy antaa tämän varoituksen: ”Vieraasi ovat ihmisiä, joilla on kiireinen elämä, ja tämä on heidän iltansa. Älä yritä laittaa liikaa sisältöä. Pidä ilta lyhyenä. Mieti, millaisesta illasta nauttisit. Ihmiset haluavat sitoutua, viihdyttää ja pitää hauskaa. Pidä ruoka yksinkertaisena, tee juoman saaminen helpoksi ja laita paras viestisi esille.”

Rahoitus ja budjetti

Gaalan järjestämisen kustannukset – ja sen tuottamat tulot – ovat erilaiset Daytonissa tai Little Rockissa kuin Manhattanilla tai San Franciscossa. Jotkin taloudelliset tunnusluvut ovat kuitenkin samat useimmissa tapahtumissa.

Javits ja Reggie ehdottavat molemmat, että gaalan pitäisi tuottaa noin 60 prosentin voittomarginaali. Toisin sanoen, jos kaikista lähteistä saadut kokonaistulot, mukaan lukien gaalassa tehdyt lahjoitukset, nousevat 100 000 dollariin, voit odottaa käyttäneesi enintään 40 000 dollaria kaikkiin kuluihin ruoka- ja juomatarjoiluista nimilappuihin ja koristeisiin.

Tässä korostuu yksi niistä argumenteista, jotka vastustavat gaalojen järjestämistä ylipäätään. Meneekö liian suuri osa rahoista tapahtumapaikalle ja pitopalvelulle? Javits kehottaa järjestämään gaalan vain, jos sinulla ei ole muuta, ”edullisempaa” tapaa aktivoida lahjoittajia.

Jos aiot järjestää gaalan, budjetoi tulonlähteesi huolellisesti. Reggie ehdottaa seuraavaa tulojen jaottelua:

• Sponsorit: 10 %
• Lipunmyynti: 40 %
• Arvonta/arpajaiset: 10 %
• Hiljainen huutokauppa: 20 %
• Liivinen huutokauppa: 20 %

Tämän jaottelun mukaan lipunmyynnillä katetaan kaikki koko tapahtuman kustannukset. Toiset ovat ehdottaneet kustannusten kattamista sponsoroinnin ja lipunmyynnin kesken. Joka tapauksessa haluat arpajaisten ja huutokauppojen tuottavan rahaa missioosi, ei kananlihalle.

Keskustelemme arpajaisista tarkemmin jäljempänä, mutta on tärkeää huomata, että arpajaisista tai arvonnoista saatavat tulot vaihtelevat huomattavasti sen mukaan, mikä on laillista osavaltiossasi. Jos hyväntekeväisyyspelaaminen on sallittua ja kulttuurisesti hyväksyttyä, voit kerätä tällä tavalla paljon enemmän kuin 10 % tuloistasi. Toisaalta osavaltioissa, jotka käytännössä kieltävät kaiken pelaamisen – jopa hyväntekeväisyyteen liittyvän – voi olla vaikeaa saada 5 prosenttia illan tuloista ja noudattaa samalla sääntöjä, joiden mukaan sinun on annettava ilmaisia pääsylippuja kaikille, jotka pyytävät. Joissakin osavaltioissa arpajaiset on kielletty kokonaan.

Varhaisessa valmisteluvaiheessa talous- ja budjettikomitean olisi laadittava yksityiskohtainen budjetti tapahtumalle ja varmistettava, ettei mitään menoja jätetä huomiotta.

Paikka, ruoka ja juoma

Gaalan suurin menoerä ja yksi strategisesti tärkeimmistä seikoista on juhlapaikka. Tyypillisesti juhlapaikka edellyttää, että käytät sen keittiötä – ja kenties baaria. Älä tee tätä päätöstä kevyesti.

Reggie ehdottaa: ”Jonkun organisaatiosta, jolla on kokemusta ja vahvat neuvottelutaidot, tulisi olla mukana viimeistelemässä järjestelyjä juhlapaikan kanssa. Neuvotteluille on aina tilaa – mikään ei ole koskaan kiveen hakattua. Pidä myös kaksi tai kolme vaihtoehtoa aina, kun se on mahdollista.”

Durbin huomauttaa, että hotelli, joka isännöi hänen tilaisuuttaan, on suostunut tekemään sen omakustannushintaan!

Levy puoltaa sellaisen paikan valitsemista, joka on jo valmiiksi tyylikäs. ”Mitä vähemmän joudut ”muuttamaan” tilaa, sitä pienemmät ovat yleiskustannuksesi.”

Javits sanoo, että tapahtumapaikan valintaa tulisi ohjata läheisyys ja mukavuus ”arvokkaimmille osallistujille”. Tähän kuuluu myös riittävä pysäköinti. Hän lisää, että sen pitäisi olla myös vammaisten saavutettavissa.

On myös tärkeää, että paikka on oikean kokoinen tapahtumalle, mukaan lukien ohjelman lavastus ja pöydät kaikille osallistujille sekä tehtävään, huutokauppaan ja arpajaisiin liittyvät näytöt. Tapahtuman järjestäminen liian suuressa tilassa voi saada onnistuneen tapahtuman tuntumaan epäonnistuneelta, koska tilaa ei saatu täyteen.

Rapp suosittelee käyttämään perinteisiä tiloja. ”Vaikka käytämme toisinaan ei-perinteisiä tapahtumapaikkoja, suurin osa tapahtumistamme järjestetään joko hotellissa tai kokouskeskuksen tiloissa.”

Reggie selittää, miksi näin voi olla. Tarvitaan ”kokenut, pätevä henkilökunta, mukaan lukien paikan päällä toimiva johtaja, joka varmistaa, että kaikki, mitä tapahtumapaikka lupaa, toteutuu ongelmitta.” Hän huomauttaa myös, että haluat pääsyn tapahtumapaikkaan etukäteen pystyttämistä varten.

Loppujen lopuksi on tärkeää, että sinulla on oikeat audiovisuaaliset laitteet. Tämä saattaa vaatia sopimuksen tekemistä tapahtumapaikan hyväksymän toimittajan kanssa. Suunnittele – ja budjetoi – a/v etukäteen.

Trash Mountain Project on kristillinen ministeriö. Durbin sanoo, ettei heidän tilaisuuksissaan ole koskaan ollut aikuisten juomia. Useimpiin gaaloihin kuuluu kuitenkin cocktail-vastaanotto ja viiniä illallisen yhteydessä. Hotellit hoitavat sen yleensä puolestasi.

Reggie huomauttaa, että viinat voivat olla mahdollisuus löytää alennuksia tai sponsorointimahdollisuuksia.

Alkuruokien ja illallisen osalta Javits muistuttaa, että kasvissyöjillä/vegaaneilla/gluteenittomilla ateriavaihtoehtoja on oltava tarjolla niitä haluaville.

Javits sanoo myös: ”Aloimme tarjoilla ’perhetyylisiä’ ruokia, jotka ihmisten on jaettava pöydän ympärillä sen sijaan, että ateria tarjoiltaisiin lautasella etukäteen. Ihmiset pitivät siitä. Se lisäsi hauskuutta ja vuorovaikutteisuutta.” Hän suosittelee myös alkupalojen jakamista aikaisin, kun ihmiset saapuvat, mutta niitä ei saa tehdä liian raskaiksi.”

Reggie painottaa luovuutta. Ruoka voi tietysti vaihdella texasilaisesta grillistä paikallisten tunnettujen kokkien tarjoamiin herkkuihin, jotka tarjoillaan noutopöydän tapaan, tai usean ruokalajin katettuun illalliseen.”

”Jos liput maksavat yli 100 dollaria, älä odota, että kaikki innostuvat lämpimästä salaatista, kylmästä keitosta, kumikanasta vihreiden papujen ja perunoiden kera ja porkkanakakusta, joka on jo valmiiksi pöydässä”, Reggie lisää.”

Levy, joka muistaaksenne keräsi edellisessä gaalassaan lähes miljoona dollaria, varoittaa: ”Pidä asiat yksinkertaisina.” Hän huomauttaa, että ruoka on tarjoiltava nopeasti, vielä kuumana, sadoille ihmisille. ”Älä ole liian hienostunut.”

Muista, Levy sanoo: ”He eivät ole siellä ruoan takia, mutta heidän pitäisi nauttia siitä.”

JDRF:n gaala sisältää ainutlaatuisen yksityiskohdan: ”Hiilihydraattilukujen listaaminen, koska hiilihydraatit ovat niin tärkeitä T1D:n hoidossa.”

Varmista, etteivät ruoka- ja juomavalinnat tai tapahtumapaikka ole ristiriidassa missiosi kanssa. Etsi mahdollisuuksia yhdistää ruoka teemaan.

Sponsorit

Sponsoreiden löytäminen on tärkeä vaihe. Mitä enemmän kuluja sponsorit voivat rahoittaa, sitä vähemmän kuluja lahjoittajasi joutuvat rahoittamaan – haluat, että heidän rahansa menevät suoraan vaikuttavuuteen.

Javitsin mukaan johtokuntasi pitäisi olla loistava kontaktien lähde sponsorisopimuksia varten.

Reggie jaottelee sponsorointisuunnittelunsa neljään kategoriaan. Etsi sponsoreita kaikista näistä paikoista:

1. Aiemmat sponsorit: Jos sinulla ei ole aiemmin ollut gaalaa, katso niitä, jotka ovat sponsoroineet vastaavia tapahtumia.
2. Affiniteettisponsorit: Etsi yrityksiä, jotka ovat linjassa tehtäväsi kanssa.
3. Aktivaatiosponsorit: voi olla organisaatioita, jotka ovat valmiita maksamaan etukäteismaksun lisäksi tapahtuman jälkeen lisämaksun tapahtumasta syntyneistä liidistä tai konversioista.
4. Palkinto-/huutokauppasponsorit: monet hyväntekeväisyysjärjestöt pyrkivät saamaan kaikki huutokauppakohteensa ja arpajaiskohteensa lahjoituksina. Voit sitten tunnustaa ne, jotka lahjoittavat nämä kohteet, asianmukaisesti, kun heidän kohteensa huutokaupataan tai arvotaan.

Hän ehdottaa myös toiminnallisia sponsorointeja, eli ”otsikko, esittely, koristeet, pöydät, ateria, baaripalvelu, ruoka, painatus ja pysäköinti.”

Kuka tahansa halukas voi tehdä esityksen, mutta on parasta valmistautua ”jäsenneltyyn esitykseen”, joka tekee sponsorin saamat hyödyt selviksi, Reggie sanoo. Hän lisää, että on parasta, jos esityksen tekevät henkilöt, jotka ovat ”taitavia myyntiin ja neuvotteluihin.”

Ubuntun Levy varoittaa: ”Usein oikeiden suhteiden ja tarvittavan verkoston rakentaminen vie vuosia. Kyse on jatkuvasta uusien suhteiden etsimisestä, suhteiden ylläpitämisestä tukijoihin ja brändin mainostamisesta.”

Brett Durbin, joka on menestyksekkäästi hyödyntänyt vaatimattoman budjetin lähestymistapaa gaalamenestykseen, ylpeilee suurella menestyksellä sponsoreiden kanssa. ”Meillä on aina ollut yksi tai kaksi rahoittajaa, jotka kattavat koko tapahtuman kustannukset, mikä on erittäin suuri asia, koska kaikki muu kerätty raha menee sitten järjestömme työhön.”

Sponsorointi vaihtelee dramaattisesti kooltaan aina yrityksestä, joka lahjoittaa lahjakorin arvontaan, organisaatioihin, jotka voivat kirjoittaa kuusinumeroisia shekkejä sponsoroidakseen tapahtumaa, johon osallistuu 1000 newyorkilaista New Yorkin valtaeliittiä. Aloita siitä, missä olet, ja nouse siitä ylöspäin.

Puhujat ja viihde

JDRF:n Rapp sanoo: ”Gaalamme ovat upeat juhlat erittäin arvokkaan asian puolesta. Pohdimme illan alusta alkaen kaikkien lahjoittajien vieraskokemusta. Kunnioitamme heidän aikaansa, järjestämme huutokauppoja, jotka ovat täynnä heidän makuunsa sopivia esineitä, tarjoamme hyvin ajoitetun ohjelman ja tapahtuman jälkeistä viihdettä.”

Puhujilla pitäisi olla yhteys asiaasi, sekä Rapp että Javits toteavat. Itse asiassa ohjelman edunsaajat ovat hyviä puhujia. Kannattaa valita sellaisia, jotka ovat halukkaita ottamaan vastaan valmennusta.

Julkkikset ovat hyviä juontajia, Javits huomauttaa. Hän ehdottaa puhujien ja viihteen hankkimista lahjoituksina.

”Pääpuhujien tulisi olla perehtyneitä organisaatioon, sen tehtävään ja panokseen yhteisölle”, Reggie sanoo.

Hän varoittaa myös, että jos huumoria harkitaan, sen tulisi olla vain ”kokeneen humoristin” esittämä, joka on herkkä yleisölle. ”Mikään ei ole pahempaa kuin hallituksen jäsen tai tukija, joka luulee olevansa koomikko ja haluaa kokeilla sitä tapahtumassa. En voi laskea, kuinka monta kertaa olen nähnyt tämän räjähtävän käsiin ja pilaavan muuten hienon illan.”

Levy sanoo, että hyvän puhujan tai viihdyttäjän avain on sitoutuminen. ”Saavatko he yleisön mukaan? Se on ehdoton ykkönen. Gaalat voivat olla jäykkiä ja muodollisia. Yleisö on houkuteltava mukaan ja saatava liikkeelle. Lavaesiintyminen ja yhteys ovat avainasemassa.” Tietenkin viestin on silti oltava linjassa järjestön tehtävän kanssa.

Durbin välttää ammattimaisia puhujia ja viihdyttäjiä ja kutsuu sen sijaan paikalle ihmisiä kehitysmaiden yhteisöistä, joita Trash Mountain palvelee, kertomaan, miten järjestö on vaikuttanut heidän elämäänsä.

Hän sanoo myös: ”Yritämme tehdä siitä mukaansatempaavaa eikä liian pitkää, koska hauskuus katoaa, jos se jatkuu loputtomiin.”

Lipunmyynti

Javits selittää strategiaa, jolla huoneen täyttämisen lisäksi se täytetään oikeilla ihmisillä. Se alkaa ”kutsuvieraiden huolellisella kohdentamisella”. Käytä johtokuntaasi ja muita tukijoitasi auttamaan sinua tunnistamaan ja kutsumaan ihmisiä, jotka pystyvät ja todennäköisesti antavat lahjoituksia. Sido sitten gaalan teema, tapahtumapaikka ja ohjelma niiden osallistujien kiinnostuksen kohteisiin, jotka haluat sinne eniten.

Reggie on samaa mieltä. Kaiken ruoasta ja juomasta sisustukseen ja tapahtumapaikkaan on edistettävä tapahtuman brändiä.

Hän ehdottaa seuraavien kysymysten esittämistä oikeiden ihmisten tunnistamiseksi:

• Mikä motivoi heitä?
• Mitä muita tapahtumia he tukevat?
• Miten se sopii yhteen tämän tapahtuman kanssa?

”Minkä tahansa yhteisön suuret vaikuttajat ovat hyvin tunnettuja; nollaa ja opi, mikä saa heidät toimimaan. Kutsu ne, jotka seurustelevat yhdessä tai joilla on vahvat ammatilliset siteet”, Reggie sanoo.

Levy huomauttaa, että vaikka jotkin organisaatiot pystyvät järjestämään tapahtumia, joissa on A-luokan viihdetaiteilija, useimmat eivät pysty siihen.

”Meidän tapauksessamme ja useimpien muidenkin organisaatioiden tapauksessa kestää vuosia rakentaa verkosto, joka pystyy täyttämään huoneen”, Levy sanoo. ”Gaalaa ei järjestetä vain yhden illan aikana. Sitä rakennetaan vuosien ajan; sinun on sitoutettava tukijat, todistettava vaikutuksesi ja vakuutettava heidät siitä, että heidän investointinsa gaalaan tuottaa tuottoa edunsaajille – ja siitä, että järjestät johdonmukaisesti upeat juhlat.”

Durbin sanoo, että Trash Mountain Project aloittaa kutsumalla ihmisiä, jotka jo tukevat järjestöä, tietäen, että monet kutsuvat ystäviä ja täyttävät pöydät. Hän mainostaa tapahtumaa myös paikallisten kirkkojen kautta.

Rapp sanoo, että JDRF:n vapaaehtoisten vastuulla on täyttää huone. ”Riippumatta siitä, ovatko he keskittyneet yrityspöytiin vai sosiaalisiin pöytiin, vapaaehtoiset käyttävät aikaa kumppanuuteen henkilökuntamme kanssa sponsoreiden ja pöytien rekrytoinnissa, jotta juhlasalimme täyttyisivät. Kun pöydät on varmistettu, keskustelu siirtyy sen määrittämiseen, kenen tarkalleen ottaen pitäisi täyttää paikat näissä pöydissä.”

Monet organisaatiot käyttävät pöytien täyttämiseen pöytäpäälliköitä. Javitsin mukaan heidän tehtävänään on kutsua ja kannustaa oikeita ihmisiä. Heidän tehtäviinsä kuuluu myös varmistaa, että ilta on nautinnollinen osallistujille, kouluttaa diplomaattisesti vieraita organisaatiosta ja rohkaista lahjoittamaan.”

Hyvä kapteeni on innokas ja innostunut tehtävästä, ottaa valmennuksen hyvin vastaan eikä ole liian huolissaan roolistaan.”

”Pöydän kapteenit ovat gaalan lähettiläitä. He ovat liikkujia ja vaikuttajia yhteisössä sekä omissa sosiaalisissa ja liike-elämän piireissään”, Reggie sanoo. ”Heidän vastuunsa ei saisi rajoittua vain pöydän täyttämiseen, vaan heidän pitäisi edistää lipunmyyntiä kaikissa kohtuullisissa tilaisuuksissa.”

”Pöytäisännät ovat erittäin tärkeässä roolissa gaaloissamme”, Rapp sanoo JDRF:n tapahtumista. ”He ovat aatteen ja itse tapahtuman puolestapuhujia, jotka välittävät tietoa vierailleen ja luovat odotuksia iltaa varten. He näyttävät esimerkkiä lahjoituksillaan ja tuovat mukanaan vieraita, jotka voivat vaikuttaa samalla tavalla.”

Myös lippujen oikea hinnoittelu on tärkeää. Kuten aiemmin todettiin, haluat, että tapahtuman kustannukset katetaan kokonaan lipunmyynnillä ja sponsoroinnilla, jotta kaikki tapahtumassa kerätyt rahat menevät suoraan organisaation tehtävän rahoittamiseen.

Reggie sanoo, että lippujen hinnoittelun tulisi olla yleisöön nähden sopiva, mutta ei koskaan alle 100 dollarin. Silti Durbin on menestynyt tapahtumissaan ja veloittaa vain 30 dollaria lipulta – sen jälkeen, kun kaikki kulut on maksettu.

Rapp huomauttaa, että JDRF:n jaostot tarkastelevat tyypillisesti samankaltaisten tapahtumien hintoja omassa yhteisössään vertailukohtana.

Javits huomauttaa, että hinnoittelussa pitäisi ottaa huomioon sponsorit ja muut, jotka haluaisivat ostaa kokonaisen pöydän.

Mitä tahansa päätätkin hinnoitella tapahtumasi, muista laatia budjetti ja pitää siitä kiinni, jotta kustannukset eivät ylitä tuloja.

Arvonta tai arvonta:

Arvonta tai arvonta voi olla yksi illan jännittävimmistä osista, jos se on toteutettu hyvin, mutta se voi pilata koko tapahtuman, jos sääntöjä ei noudateta ja joku hermostuu tai viranomaiset saavat tuulta purjeisiinsa.

Haarukassa muutamissa osavaltioissa, muun muassa Alabamassa, Havaijilla ja Utahissa, on kielletty arpajaiset kaikissa muodoissaan. Satunnaisen tilaisuusarvonnan järjestäminen voi silti olla laillista, mutta ole varovainen. Rahapeleissä on kolme osatekijää: palkinto, mahdollisuus ja hinta. Jos poistat yhden näistä kolmesta tekijästä, voit välttää pelaamisen. Hyväntekeväisyysarvonnassa voi olla helpointa poistaa hinta joidenkin osallistujien osalta. Tarjoa vain helppokäyttöiset ohjeet ilmaisen lipun hankkimiseksi – lähetä postikortti, jossa sitä pyydetään. Harva, jos kukaan, pyytää ilmaista lippua varainkeruuarvontaan. (Älä luota näihin ohjeisiin oikeudellisena neuvona.)

Siltikään näissä osavaltioissa, joissa pelaaminen on kielletty, ei kannata luottaa siihen, että arpajaiset tai arvonnat muodostavat merkittävän osan varainkeruusta.

Valtioissa, joissa hyväntekeväisyyspelaaminen on sallittua tai siihen jopa kannustetaan, sinun on todennäköisesti aloitettava hankkimalla lupa. Laita se aikaisessa vaiheessa tärkeälle sijalle, sillä sen hankkiminen voi viedä kuukausia. Prosessin aikana opit säännöt arpajaisten mainostamisesta ja vaadittavista tiedoista. Näissä osavaltioissa arpajaiset voivat olla illan suurin varainkeräys.

Reggie antaa seuraavat strategiset neuvot:

Arvontapalkinnon tulisi olla merkittävä – auto, mittatilaustyönä tehty koru, luksusloma, hieno taideteos – ja siinä pitäisi olla muutama merkittävä toissijainen palkinto. Järjestöjen kannattaisi välttää esimerkiksi turkistakkeja tai muita eksoottisia eläinten nahkoja tai turkiksia, suurriistan metsästystä (erityisesti Afrikassa), kaikenlaisia aseita ja eläviä lemmikkejä. Nämä esineet voivat herättää ei-toivottua huomiota ja aiheuttaa mahdollisesti vastalauseita eturyhmien taholta. Pelaa aina varman päälle.

Jos lippuja annetaan yleisön saataville osallistujamäärästä riippumatta, aloita lippujen myynti noin kahdeksan viikkoa ennen jakotilaisuutta. Tarjoa ”Early-Bird”-palkinto niille, jotka ostavat liput tiettyyn päivämäärään mennessä. Kokemus on osoittanut, että arpajaislippujen myynti on korkealla tasolla myyntiajan alussa ja vähitellen laskee ja nousee kahden viimeisen viikon aikana, ja viimeisellä viikolla myynti nousee.

Tee lippujen ostamisesta helppoa. Jos lipunmyynti verkossa on sallittua, järjestön verkkosivustolla on oltava linkki turvalliseen ostoon. Et voi määrätä, että lipunostajien on oltava paikalla voittaakseen. Järjestössä on aina muutama jäsen, jotka ovat halukkaita ja hyvin kykeneviä myymään hyvän määrän lippuja ystäville ja yhteistyökumppaneille.

Hiljainen huutokauppa

Hiljaista huutokauppaa, toisin kuin elävää huutokauppaa, jossa huutokaupanpitäjä huutaa hintoja ja osoittaa tarjoajia, jotka voivat tehdä tarjouksia äänettömästi, hoidetaan perinteisesti leikepöydän ja kynän avulla. Huutokaupassa tarjolla olevat kohteet näytetään tai kuvataan, ja lähellä olevan lehden avulla tarjoajat voivat kirjoittaa tarjouksensa koko illan ajan.

Kymmenen viime vuoden aikana älypuhelinten yleistyessä on syntynyt useita sovelluksia ja verkkosivustoja, jotka tuovat huutokaupan nykyaikaan. Näin huutokauppa voi jatkua helpommin koko ohjelman ajan. Vieraita voidaan muistuttaa tarjousten tekemisestä lähettämättä väkeä ulos huoneesta.

Jotkut sovellukset ovat kuitenkin kalliita. Jotkut tekniikkaan perehtyneet vieraat eivät halua ladata uusia sovelluksia tarkistamatta niitä ensin tai saattavat olla haluttomia käyttämään sovellusta yksityisyyden suojaan liittyvien huolenaiheiden vuoksi. Vähemmän tekniikkaan perehtyneitä jäseniä teknologia saattaa edelleen pelottaa – mukaan lukien jotkut suurimmista lahjoittajistasi. Ota kaikki nämä tekijät huomioon, kun valitset hiljaisen huutokauppasi toteutustapaa.

Kuten edellä todettiin, haluat saada huutokauppatavarasi lahjoituksina. Voit tunnustaa lahjoittajat sponsoreiksi ja olla tarkkana, että tunnistat luksusloman lahjoittajan, jonka voit myydä 5 000 dollaria kalliimmalla kuin jonkun, joka lahjoittaa 100 dollarin lahjakorin.

Reggie varoittaa, ettet saa antaa hiljaisen huutokauppasi muuttua autotallimyynniksi, jossa myydään esineitä, jotka ovat pölyttyneet kaupan hyllyllä tai jonkun kotona. Huutokauppakohteiden tulisi sopia vieraiden demografiaan ja elämäntyyliin.

Huutokaupattavien kohteiden luovan esillepanon lisäksi varmista, että sinulla on täysin riittävät kirjalliset kuvaukset, jotta vieraat tietävät tarkalleen, mistä he ovat tekemässä tarjousta.

Durbin sanoo, että hänen järjestönsä ei kerää paljon rahaa hiljaisella huutokaupalla, mutta he käyttävät sitä edistääkseen missiota ja sanomaa myymällä taidetta ja valokuvia, jotka edustavat heidän työtään, auttaen perheitä pääsemään pois elämästä, joka perustuu roskien poimimiseen roskakasoista.

Rapp sanoo, että JDRF:n hiljaiset huutokaupat täyttyvät ”korkealaatuisista, laadukkaista esineistä. Keskitymme todella laatuun määrän sijaan”. Yksi avain menestykseen, hän korostaa, on perusteellinen arviointi siitä, mitä myytiin ja mitä ei ja mitkä kohteet saivat eniten tarjouksia. Epäsuosittuja kohteita voidaan välttää tulevina vuosina. ”Haluamme, että vieraillamme on mahdollisuus tehdä tarjouksia ja ostaa kohteita, jotka kiinnostavat heitä.”

Liivihuutokauppa

Liivihuutokaupan onnistuminen riippuu huutokaupanpitäjästä. ”Palkkaa ammattilainen”, Reggie sanoo. Levy on samaa mieltä ja toteaa, että ”jos hyvän huutokaupanpitäjän kanssa voi luoda ilmapiirin, se toimii.”

Huutokaupanpitäjä järjestää yleisön joukosta tarkkailijoita, jotka auttavat tunnistamaan tarjoajat. Huutokaupanpitäjää kannattaa varoittaa etukäteen joidenkin niiden henkilöiden kasvoista ja nimistä, joiden toivot kirjoittavan isoja shekkejä.

Reggie huomauttaa myös, että elävän huutokaupan kohteet on myös asetettava näytteille, ja vieraita on rohkaistava tutustumaan niihin ennen huutokaupan alkua.

Levy ja Rapp korostavat molemmat, että huutokauppaan on löydettävä aidosti ainutlaatuisia elämyksiä, tavaroita, joita ihmiset eivät voi ostaa mistään muualta. Optimaalisesti sidot tämän jollain tavalla missioosi.

Reggie ehdottaa myös, että kannustat saamaan vertaisesi kilpailemaan huutokaupassa; tämä alkaa siitä, että varmistat, että ystävälliset kilpailijat ovat molemmat paikalla. ”Monet ihmiset nauttivat anteliaisuutensa esittelemisestä ystävien ja liikekumppaneiden seurassa.”

”Elävien huutokauppojen aikana ei ole epätavallista, että ystävät käyvät kiivasta huutokauppasotaa toisiaan vastaan”, Reggie sanoo.

Lahjoitukset

Kaiken rahankeruuseen käytetyn hauskanpidon ja leikkien jälkeen on vielä yksi viimeinen tilaisuus kerätä rahaa yksinkertaisesti pyytämällä lahjoituksia.

”Avainasemassa illan aikana on se, että teet tarjouksestasi helposti lähestyttävän”, Ubuntun Levy sanoo. ”Ihmisten on tunnettava asiasi henkilökohtaisella tasolla. Sinun on luotava työstäsi tarina, joka osoittaa heille, että asia liittyy heidän elämäänsä. Jos esimerkiksi autat lapsia, on oltava selvää, että lapset kaikkialla maailmassa tarvitsevat samoja asioita. Tämä saa kaikki miettimään, mitä he haluaisivat lapsilleen, jos he olisivat samassa tilanteessa.”

Javits REDF:stä sanoo, että on tärkeää profiloida edunsaajat. Pidä heidät valmiina kertomaan tarinansa sekä kahdenkeskisesti pöydissä ja seurustelun aikana että lavalta käsin.

Durbin on samaa mieltä. ”Tarina on ykkönen. Tarinan käyttäminen visiosi jakamiseen on avainasemassa.”

Kohdelkaa edunsaajia kunniavieraina, Reggie sanoo. He edustavat missiotasi.

Javits huomauttaa myös, että lahjoittajat haluavat tietää, mihin heidän rahansa menevät. Jos voit antaa heille selkeän viestin siitä, että 1 000 dollarin lahjoitus käytetään tietynlaisen asian toteuttamiseen, se on hienoa. Vielä parempi, jos voit antaa lahjoittajalle mahdollisuuden valita yhden henkilön, yhden koulun, yhden kylän, yhden aurinkopaneelin tai mitä tahansa, mitä hänen rahoillaan voidaan rahoittaa. Hyväntekeväisyys: Water antaa lahjoittajille raportteja heidän rahoittamistaan yksittäisistä kaivoista.

Reggie toteaa, että ”Jokaisen on tunnettava, että hänen osallistumisensa palvelee yhteisöä näyttävällä tavalla”. Osallistujien on tunnettava, että he ovat tähtiä hienossa elokuvassa – sinun elokuvassasi.”

Rapp muistuttaa, että puheissa, videoissa ja muussa mediassa on jatkuvasti vahvistettava järjestön missiota, jotta se ei koskaan katoa.”

Toinen tapa käyttää suuria lahjoituksia on Javitsin mukaan hyödyntää niitä otteluina. Ilmoita, että tämä erityisen antelias lahjoittaja vastaa seuraavan 5 000 dollarin lahjoituksista.

Seuranta

Kun olet suunnitellut suurtapahtumaa vähintään vuoden ajan, on houkuttelevaa ajatella tapahtuman jälkeistä päivää ensimmäisenä lomapäivänä, mutta asiantuntijamme varoittavat, että gaalan jälkeinen seuranta on kriittinen osa tapahtumaa.

Aloita tapahtuma ”niin pian kuin mahdollista”, Levy sanoo. ”Jos olet järjestänyt onnistuneen tapahtuman, vieraasi ovat sitoutuneita ja innostuneita puhumaan kanssasi. Soita ja lähetä sähköpostia seuraavana aamuna.”

Gaalan jälkeen Rapp sanoo, että JDRF varmistaa, että kaikki vieraat saavat tunnustusta tuestaan. ”Varmistamme myös, että he ovat tietoisia T1D-tutkimuksen päivityksistä ja tulevista gaalapäivistä sähköpostin ja sosiaalisen median välityksellä.”

Trash Mountainin Durbin on samaa mieltä ja huomauttaa, että jokainen, joka ostaa lipun tai osallistuu heidän gaaloihinsa, antaa yhteystietonsa; hänen tiiminsä ottaa yhteyttä jokaiseen.

Reggie suosittelee, että lähetetään kirjeitä jokaiselle osallistujalle, joissa osoitetaan kiitollisuutta, ilmoitetaan kerättyjen varojen kokonaismäärä ja kerrotaan, että he ovat osallisina illan menestyksessä. Hän ehdottaa myös, että tätä tilaisuutta käytetään hyväksi, jotta ensi vuoden gaala merkitään heidän kalenteriinsa.

Seurantaa on todellakin jatkettava koko vuoden ajan, ja vieraille on tiedotettava varojen käytöstä, saavutetusta edistyksestä ja seuraavaa tapahtumaa koskevista suunnitelmista.

Reggie ehdottaa myös, että jaat valokuvia illasta verkkosivuillasi ja sosiaalisessa mediassa. Vieraiden merkitseminen kuviin voi auttaa heitä tuntemaan, että heitä arvostetaan tapahtumaa seuraavina päivinä. Mitä nopeammin tällaiset kuvat julkaistaan, sitä parempi.

Loppuajatuksia

Organisaation ylimmillä johtajilla on oltava täydellinen luettelo kaikista gaalan suunnitteluun osallistuneista henkilöistä ja heidän rooleistaan. Jotkut heistä työskentelevät täysin näiden vanhempien johtajien ulottumattomissa; hekin haluavat saada tunnustusta.

Varaa gaalan aikana aikaa kiittää vapaaehtoisia ja henkilökuntaa, jotka järjestivät gaalan. Voit jopa harkita rennon seurustelun järjestämistä – pizzaa ja juurikaljaa – gaalan jälkeen vapaaehtoisten ja heitä tukeneiden perheiden palkitsemiseksi.

Durbin, jonka järjestämät budjettigaalat keräävät satoja tuhansia dollareita pienelle organisaatiolleen, antaa varoituksen sanan. ”Gaalat ovat joko loistavia organisaatiollesi tai ne voivat olla suuri rasite tiimillesi ja vapaaehtoisillesi, sinun on löydettävä tasapaino, joka hyödyttää tekemääsi työtä.”

JDRF:n Rapp kuitenkin vakuuttaa: ”Olen ollut monissa gaaloissa, ja kun ilta on hyvin harkittu ja yksityiskohdat huomioitu, eikä mitään jätetä sattuman varaan, voi tapahtua taianomaisia asioita.”