Kirkas, ytimekäs, vakuuttava ja huomiota herättävä – näin kirjoitat tiivistelmän. Se on se osa koko raportistasi, jonka kaikki lukevat, ja useimmille se saattaa olla ainoa asia, jonka he lukevat.

Mikä on tiivistelmä?

Yhteenveto on luonteensa vuoksi tiivistelmä tiedoista, joka toimii ehdotuksen johdantona.Yhteenveto sisältää usein lyhyitä lausumia, joissa kuvataan, mitä tulevassa ehdotuksessa kuvataan yksityiskohtaisemmin.

Keskimääräisessä ehdotuksessa yhteenveto tarjoaa vain lyhyitä tietoja ulkoa opitulla tavalla. Mutta erinomaisessa tiivistelmässä esitetään koko ehdotuksen yhteenveto tavalla, joka sitouttaa asiakasta ja toimii MYYDYLLÄ.

Mihin tiivistelmä kuuluu?

Tyypillisesti tiivistelmä kannattaa sisällyttää liikeasiakirjan alkuun. Tämä johtuu siitä, että tiivistelmän ainoana tarkoituksena on antaa yleiskatsaus seuraavasta asiakirjasta – samaan tapaan kuin tiivistelmä akateemisessa tutkielmassa.

Mitä tiivistelmän tulisi sisältää?

Tässä on joitain tekemisiä ja tekemättä jättämisiä, jotka on hyvä pitää mielessä, kun kirjoitat tehokasta tiivistelmää + ilmainen mallimme auttaa sinua!

Tempaukset

Kirjoita loistava johdantokappale

Lukuisten internet-lähteiden mukaan tiivistelmällä on tietty pituus, jota tiivistelmän tulisi noudattaa. Tämä ei pidä paikkaansa. Vaikka tiivistelmä ei saisi olla liian pitkä, sen tulisi olla kattava selvitys koko ehdotuksesta.

Yhteenvedossa on oltava loistava johdantokappale. Jos potentiaaliset asiakkaat vain vilkaisevat ehdotustasi, haluat varmistaa, että ensimmäinen asia, jonka he todennäköisesti lukevat, on koko ehdotuksesi vahvin osa.

Tämän johdantokappaleen on oltava alusta alkaen huomiota herättävä. On viisasta tuoda esiin yrityksesi vaikuttavia ominaisuuksia, mutta ole tarkka eikä yleinen. Potentiaaliset asiakkaat haluavat nähdä todellisia todisteita osoitetuista taidoista ja ainutlaatuisista kyvyistä. Käytä tätä osiota yrityksen tai työntekijän ansioiden korostamiseen.

Kaiken ehdotuksen ja sen myötä tiivistelmän tarkoituksena on myydä. Anna nopea isku ja tee itsevarma myynti asiakkaalle. Tämä onnistuu tarjoamalla ainutlaatuisen lähestymistavan käsillä olevaan ongelmaan/kysymykseen/tarpeeseen.

Tarjoa harkittu tavoite yleisöllesi

Kun innostat lukijaa jännittävällä myyntityöllä ja dramaattisella johdannolla, sinun kannattaa miettiä ehdotuksen ja tiivistelmän suuntaamista nimenomaan yleisöllesi. Vaikka käytätkin mallia, ehdotus tulisi räätälöidä kunkin asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin ja ongelmiin.

Yhteenveto on ihanteellinen paikka aloittaa harkittu kohdentaminen tärkeimpään kohderyhmääsi. Tässä voit tarkemmin yksilöidä asiakkaan kohtaaman ongelman – esimerkiksi uuden markkinointistrategian tarpeen, myynnin menetyksen, uudistetun verkkosivuston tärkeyden jne.

Kun tämä ongelma on yksilöity, tarjoa hyvin tutkittua, perusteltua tietoa tästä ongelmasta. Faktat, luvut ja asiaankuuluvat yksityiskohdat ovat tärkeitä asiakkaalle, ja ne auttavat asettamaan sinut asiantuntijaksi, joka tietää paljon heidän yrityksensä erityiskysymyksistä.

Kun ongelma on nimetty, jatka yrityskeskeistä tavoitetta osoittamalla, miten ehdottamasi ratkaisu on menestys. Erinomainen tapa on esitellä ongelmia koskevia tosiasioita, minkä jälkeen esitetään nopeasti käytännöllisiä mutta ainutlaatuisia ratkaisuja, jotka on suunniteltu erityisesti asiakasta varten.

3. Tarjoa esiin tunnistettava tavoite

Potentiaalisen asiakkaan on pystyttävä näkemään, mitä juuri sinä ja yrityksesi voitte tehdä hänen hyväkseen. Vaikka ratkaisut ja menetelmät ovat keskeinen osa tiivistelmääsi ja ehdotusta yleensä, asiakkaalle on tärkeintä se, mitä tuloksia näillä ratkaisuilla saavutetaan.

Demonstroi asiakkaallesi, millaisia suuria tuottoja hän saa ehdotuksestasi. Jälleen kerran vahvoista, asiakaskohtaisista tutkimuksista saatujen lukujen mainitseminen on tässäkin avain menestykseen.

Älä ole kuitenkaan liian yleisluontoinen tarjotessasi ratkaisuja ja tuloksia. Pelkkä kertomus asiakkaalle, että menetelmänne ”lisäävät myyntiä”, ei riitä.

Hyödyntäkää realistiseen markkinapotentiaaliin perustuvia tutkimusasiakirjoja ja -ennusteita sekä esimerkkejä aiemmasta menestyksestä, ja antakaa kuvaavia ja houkuttelevia todennäköisiä tuloksia. Asiakkaat rakastavat nähdä, mitä hyötyjä työsi tuo heille, ja perusteellinen tutkimus on niin tärkeää, kun tutkitaan ja määritetään, mitä nämä hyödyt ovat.

4. Kiinnitä huomiota yksityiskohtiin

Seuraten tarkasti tuota viimeistä elementtiä, huomiota yksityiskohtiin on ensiarvoisen tärkeää kiinnittää koko tiivistelmässä. Mikään ei pilaa kovaa työtä ehdotuksen parissa enempää kuin huolimaton yksityiskohtien huomioiminen. Typeriä virheitä voi ja pitääkin välttää.

Tavoitteesi on olla menestynein yritys, joka jättää ehdotuksen potentiaaliselle asiakkaallesi. Tasoita pelikenttää tarkistamalla ja tarkistamalla uudelleen mahdolliset virheet. On hyödyllistä, että tuoreet silmät oikolukevat asiakirjasi puolestasi. Tämä on menestyksen peruselementti. Kun tämä on kunnossa, voit lisätä edellä mainittuja elementtejä, jotta voit mennä pidemmälle ja toivottavasti saada seuraavan liikesopimuksen.

Käytä mallia saadaksesi sen tehtyä nopeammin

PandaDoc tarjoaa sinulle monia, monia ilmaisia liiketoimintamalleja, jotka on luonut luotettava tiimimme menestyviä kirjanpitäjiä, lakimiehiä ja pienten yritysten omistajia, jotka käyttävät näitä asiakirjoja joka päivä.

Millaiset mallit voivat auttaa sinua siinä, miten kirjoitetaan tiivistelmä?

• Esimerkki liiketoimintasuunnitelmamalli tai jokin toimialakohtaisista liiketoimintasuunnitelmamalleistamme.
• Näyte myyntiehdotusmalli tai jokin toimialakohtaisista liiketoimintaehdotusmalleistamme.

Tai voit edetä ja luoda omia malleja, joita voit käyttää uudelleen, lähettää verkossa ja seurata helposti!

Ei saa

1. Ota huomioon, mitä ei saa tehdä. Vältä yleistäviä yleistyksiä tai vääriä tietoja

Leppo, johon voi helposti langeta, kun laadit tiivistelmää tai mitä tahansa ehdotuksen osaa, on puhua yleistävillä yleistyksillä tai kliseisillä väitteillä. Tätä olisi vältettävä, sillä nämä toistuvat ja usein kuullut ajatukset niputtavat sinut ala-arvoisten kilpailijoiden rinnalle.

Erottumiseen kuuluu ainutlaatuisen ja arvokkaan tiedon tarjoaminen asiakkaallesi. Rehelliset arviot ja totuudenmukaiset lupaukset myyvät, eivät ylikäytetyt, kierrätetyt ideat ja ontot väitteet.

On tärkeää, että tarkastelet tiivistelmääsi – ja koko liiketoimintaehdotustasi – toistuvasti, kirjoitat sen uudelleen ja kiillotat sitä, jotta saat aikaan luovan ja ammattimaisen teoksen, jonka voit ylpeänä ja innostuneena jakaa potentiaalisten asiakkaidesi kanssa.

Älkää ryhtykö teknisiksi

Kaikille asioille on aikansa ja paikkansa. Hissipuheesi, joka on pohjimmiltaan tiivistelmäsi, ei ole oikea paikka tehdä sitä. Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että tekniset, syvälliset selitykset kuuluvat raporttisi pääosaan. Liiketoimintasuunnitelmasi, ehdotuksesi tai raporttisi tiivistelmän tarkoituksena on kiinnittää lukijan huomio ja saada hänet innostumaan siitä, mitä laajemmassa asiakirjassa on luvassa.

Hissitekstisi, riippumatta siitä, kuinka tekninen pidempi raportti on, tulisi kirjoittaa niin, että maallikko ymmärtää, mitä aiot tarjota. Samalla kannattaa luopua jargonista. Pyrkikää selkeään, ytimekkääseen ja yksiselitteiseen kielenkäyttöön.

Älkää innostuko liikaa

Niin innostunut kuin oletkin mahdollisuudesta saada yrityksellesi lisärahoitusta tai alkupääomaa, muistakaa – pitäytykää pituudessa. Tarkoituksena on tehdä lukijasi uteliaaksi liiketoimintasuunnitelmasi, raporttisi tai ehdotuksesi loppuosasta.

20-sivuiseen raporttiin riittää yhden sivun tiivistelmä, johon on koottu pidemmässä asiakirjassa korostetut tärkeät kohdat. Pääsääntöisesti tiivistelmän tulisi olla enintään viisi prosenttia koko asiakirjasta.

Jätä yrityksen historia menneisyyteen

Ei sitä turhaan kutsuta ”historiaksi”. Tiivistelmä ei ole oikea paikka kertoa tarinaa yrityksesi matkasta vaatimattomasta alkutaipaleesta loistavaksi tähdeksi, joka se on tänään. Yrityksen historiaa ei saisi koskaan esiintyä missään asiakirjassa, ellei sitä nimenomaisesti vaadita. Lukija ei ole siitä kiinnostunut.

Määrittele ongelma, määrittele tavoite, puutu ongelmiin ja ehdota ratkaisua. Kaikki muu tämän alueen ulkopuolella on vain ajanhukkaa sekä sinulle että yleisöllesi.

Älä jätä sitä viimeiseksi

Nyt tämä on luultavasti vastoin kaikkea, mitä olet tähän mennessä oppinut raportin kirjoittamisesta, mutta siihen on hyvä syy.

Niin houkuttelevaa kuin onkin jättää tiivistelmä aivan viimeiseksi asiaksi raporttiisi, älä tee sitä. Aina on vaarana, että joudut muokkaamaan kaiken uudelleen, jos muutat mieltäsi sen sisällön tietyistä näkökohdista.

Sinun on oltava alusta alkaen hyvin selvillä siitä, mihin suuntaan haluat lukijasi menevän. Aloittamalla tiivistelmästä varmistat ensin omassa mielessäsi, mitä haluat asiakirjan saavuttavan. Jos jotakin, niin se, että tiedät, mihin olet menossa, helpottaa ja nopeuttaa koko asiakirjan laatimista.

How to write an executive summary

Oletko utelias siitä, miten laatia tiivistelmä juuri sinun asiakirjaasi varten? Tässä on muutamia yleisiä käyttötapauksia ja miten niitä kannattaa lähestyä.

Miten kirjoitat tiivistelmän liiketoimintasuunnitelmaa varten

Kun laadit liiketoimintasuunnitelmaa, mahdolliset sijoittajat tai muut sidosryhmät haluavat usein nähdä tiivistelmän alussa saadakseen 30 000 jalan yleiskuvan suunnitelmasta.

Tahdot tislata koko suunnitelman muutamaan kappaleeseen konkreettista tiivistelmää pääkohdista, joita tuetaan asiayhteystiedoilla, jotka ovat tärkeitä ehdotetun idean ymmärtämiseksi.

Toimintayhteenveto aloittavalle yritykselle

Aloittavalle yritykselle päämääränä on pääoman hankinta. Tämä voi tapahtua oman pääoman ehtoisen rahoituksen, valtionavustusten tai pankkien, Small Business Administrationin (SBA) ja muiden luottolaitosten myöntämien yrityslainojen muodossa. Riippumatta siitä, minkä rahoituslähteen valitset, sinun on perusteltava liiketoimintasi. Näin kirjoitat tiivistelmän startup-yrityksille.

1. Kuvaile liiketoimintamahdollisuus – Esittele ensimmäisessä kappaleessa lyhyesti markkinoilla havaitsemasi aukko.
2. Selitä, miten startup-yrityksesi hyödyntää tilaisuutta – Selitä, miten yrityksesi palvelee markkinoita.
3. Kuvaile kohdemarkkinasi – Anna yleiskatsaus kohdeasiakaskuntaasi.
4. Käsittele liiketoimintamalliasi – Esittele tuotteesi/palvelusi ja selitä, miksi ne vetoavat kohdemarkkinoihisi.
5. Esittele myynti- ja markkinointistrategiaasi – Kuvaile lyhyesti markkinointisuunnitelmasi tuotteitasi/palvelujasi varten.
6. Kuvaile kilpailijasi – Määrittele strategiasi saadaksesi palan markkinaosuuden kakusta ja tarjoamasi kilpailuetu.
7. Taloudellinen analyysi – Tee yhteenveto rahoitussuunnitelmastasi ja sisällytä siihen samalla joitakin ennusteita.
8. Kuvaile johtoryhmäsi – Anna lyhyt katsaus heidän ainutlaatuisiin taitoihinsa ja arvoon, jonka he tuovat yrityksellesi.
9. Esitä toteutussuunnitelma – Korosta joitakin keskeisiä kohtia siitä, mitä tarvitaan, jotta yrityksesi pääsee nykyisestä suunnitteluvaiheesta siihen pisteeseen, jossa asiakkaat voivat astua ovesta sisään.

Vakiintuneen yrityksen tiivistelmä

Vakiintuneille yrityksille suunnatussa tiivistelmässä käytetään hieman erilaista lähestymistapaa. Siinä keskitytään antamaan tietoa yrityksen kasvusuunnitelmista, saavutuksista, näkymistä jne.

1. Kerro yrityksen tehtävä – Mikä on yrityksen tarkoitus?
2. Anna joitakin yritystietoja – Kuvaile tarjoamiaan tuotteita/palveluita, toimipaikkoja ja keskeisiä tilastotietoja luettelemalla
3. Korosta saavutuksia – Hahmottele yrityksen kehitystä ja kasvua vuosien varrella asiakaskunnan, markkinaosuuden, kannattavuuden ja arvostuksen osalta, ja tulot
4. Sisällytä taloudellinen yhteenveto – Tämä osio on tärkeä erityisesti, jos koko liiketoimintasuunnitelman tavoitteena on hakea rahoitusta
5. Kuvaile yrityksen tulevaisuuden tavoitteita – Esitä yleiskatsaus yrityksen tulevaisuudennäkymiin

.

Miten kirjoittaa tiivistelmä markkinointiehdotusta varten

Markkinointiehdotuksen tavoitteena on auttaa potentiaalista asiakasta ymmärtämään paitsi, mitä markkinointitaktiikoita aiot käyttää ja kuinka paljon palvelusi maksavat, myös miten kokonaisuus toimii.

Tästä sinun tulisi puhua markkinointiehdotuksen tiivistelmässä: mitä tuloksia asiakkaan tulisi odottaa ja millaista on työskennellä kanssasi?

Tässä kerrotaan, miten kirjoitat markkinointiehdotuksen tiivistelmän sekä alaotsikot, joita voit käyttää asiakirjassasi.

1. Johdanto – Selitä projekti ja markkinointisuunnitelman tavoite
2. Yritystiedot – Esitä lyhyt taustatieto yrityksestäsi, sen rakenteesta ja asiakaskunnasta
3. Projektin johtoryhmä – Luettele johtoryhmän avainhenkilöt sekä heidän osaamisensa ja vastaavat roolinsa markkinointitavoitteiden saavuttamisessa
4. Markkina-analyysi – Anna yleiskatsaus tuotteittenne/palveluidenne markkinoihin, luettelo luettelopistekohdista, joissa on yksityiskohtaisesti eriteltynä markkinointiin vaikuttavia suuntauksia, ja keskeiset ajurit
5. Tuotteet ja palvelut – Hahmottele tuotteidesi/palvelujesi USP:t ja niiden kilpailuetu markkinoilla
6. Markkinointistrategia – Kuvaile kohdeyleisö ja menetelmät, joilla heidät tavoitetaan
7. Taloudellinen suunnittelu ja ennusteet – Anna lyhyen ja pitkän aikavälin markkinointitoimiin liittyvät tiedot, budjetti, ennustettu sijoitetun pääoman tuotto ja siihen liittyvät mittarit
8. Tavoitteet – Tiivistä markkinointikampanjan tavoitteet ja niihin käytettävät strategiat

Miten kirjoitetaan tiivistelmä raporttia varten

Toinen yleinen käyttötapaus tiivistelmälle on sisällyttää se raporttiasiakirjan esipuheeksi. Se tarjoaa lukijalle näkökulman siihen, miten seuraava raportti ja tiedot vaikuttavat laajempaan liiketoimintakokonaisuuteen.

Varusta lukija siis tiivistelmällä raportin tavoitteesta, metodologiasta ja keskeisistä havainnoista, jotta hänen ei tarvitse yhdistää pisteitä lukiessaan koko raporttia. Näin kirjoitat tiivistelmän raporttia varten.

1. Kirjoita avauspuheenvuoro – Taustoita lyhyesti raportin laajuus
2. Selitä tutkimuksen tarkoitus – Tämä liittyy tutkimuksen tavoitteeseen
3. Korosta metodologiaa – Kuvaile fak-tiedonhankintamenetelmät ja käytetyt analyysitekniikat
4. Hahmottele keskeiset havainnot – Selitä, mikä oli tutkimuksen lopputulos ja mikä on se tärkein johtopäätös, jonka haluat lukijasi tietävän
5. Kuvaile suositukset – Voit sisällyttää tähän kohtaan myös perustelut

Sen pitäisi kattaa kaiken, mitä sinun on koskaan tarvinnut tietää tiivistelmistä. Jos olet kiinnostunut oppimaan lisää siitä, miten PandaDoc voi auttaa yksinkertaistamaan, virtaviivaistamaan ja tehostamaan koko dokumenttityönkulkuasi, tutustu ominaisuuksiimme täällä.

Kysymys

Minkä pituinen on tiivistelmän pituus?

Yhteenvedon tulisi olla täydellinen tiivistelmä koko asiakirjasta. Tarkoituksena on, että kuka tahansa sitä lukeva voi poimia siitä mielekästä tietoa ilman, että hänen tarvitsee välttämättä lukea koko asiakirjaa.

Nyrkkisääntönä voidaan sanoa, että tehokkaan tiivistelmän tulisi olla 5-8 prosenttia koko asiakirjasta. Jos koko raportti on esimerkiksi 50-sivuinen, pyri 3-4-sivuiseen tiivistelmään.

Mitä eroa on tiivistelmällä ja johdannolla?

Yhteenveto on raportin, suunnitelman tai ehdotuksen ensimmäinen osa. Se ilmestyy ennen johdantoa ja sisällysluettelon jälkeen. Tiivistelmä on pohjimmiltaan tiivistetty muunnelma koko raportista, joka voi olla yli 20 sivua pitkä.

Esittely taas on yksinkertaisesti lyhyt selostus siitä, mitä laajemmassa asiakirjassa on odotettavissa ja miksi se on laadittu. Tiivistelmässä kerrotaan koko asiakirjan ydin, johdannossa ei.

Originally published June 20, 2013, updated February 10, 2021