En ole työskennellyt toimistossa – kunnon toimistossa – sitten vuoden 2008. Silloin minulla oli tarralapuilla rapattu koppi ja ergonomisesti kyseenalainen työtuoli. Minulla oli kokouksia kokoushuoneessa, lounas pöydän ääressä. Minulla oli kollegoita lähistöllä olevissa kabineteissa, jotka antoivat neuvoja ja juoruja. Minulla oli hiiriä, jotka jättivät pieniä todisteita yöllisistä vierailuistaan työpöytäni laatikoihin.

Nyt työpöytäni vastapäätä on seinä, joka on täynnä tarralappuja, ja tuolini on edelleen ergonomiselta arvoltaan kyseenalainen – mutta tuo työpöytä on kotonani. Tapaamiseni ovat puhelimitse tai Skypen välityksellä, ja suurin osa viestinvaihdosta tapahtuu sähköpostitse tai tekstiviestillä. Täällä on hiljaista. En tuhlaa aikaa työmatkoihin, ja voin jopa pestä pyykkiä, kun siihen on tilaisuus.

Yhä useammat ihmiset, eivät vain kaltaiseni freelancerit, valitsevat etätyön. Vaihtoehtoisten toimistotilojen tarjoajan vuonna 2018 tekemä kyselytutkimus kertoi iloisesti, että 70 prosenttia työntekijöistä maailmanlaajuisesti tekee etätyötä vähintään kerran viikossa. Jotkut ehdottavat, että startup-yritysten ei pitäisi vaivautua hankkimaan toimistotiloja lainkaan. Haastattelin hiljattain erään sovelluksia valmistavan yrityksen kahta perustajaa, joista toinen asui New Yorkissa ja toinen Georgiassa. He tapasivat harvoin kasvotusten.

Jos siis minä en tarvitse toimistoa, ja jos 5 prosenttia amerikkalaisista, jotka työskentelevät vain etätyönä, eivät tarvitse toimistoa, ja jos 70 prosenttia ihmisistä, jotka jo nyt työskentelevät osan aikaa etätyönä, eivät tarvitse toimistoa, ja jos startup-yritykset eivät tarvitse, niin kuka sitten tarvitsee? Mitä varten toimisto oikeastaan on?

Tuottavuuden suunnittelu

Yritystoimisto sellaisena kuin me sen tunnemme, on suhteellisen uusi keksintö. 1900-luvun alkupuolella toimistot olivat paperitehtaita – työpöytärivejä, jotka täyttyivät toimistovirkailijoiden riveistä; ylemmillä toimihenkilöillä oli yksityiset toimistot, jotka usein sijaitsivat tehtaan lattialla. Vuosisadan puolivälissä otettiin käyttöön tehokkuusmittareita, mutta kukaan ei kyennyt todella määrittämään tuottavuutta. Frank Lloyd Wrightin kaltaiset arkkitehdit ajoivat avointa suunnitelmaa, joka on paperitehtaan jälkeläinen, yhteistyön edistämiseksi ja seinien murtamiseksi sekä kirjaimellisesti että sosiaalisesti. 1960-luvun lopulla keksittiin koppi, joka oli futuristinen yritys yhdistää ihmisten todellinen työskentelytapa ja tehokkuus, jota avoimen suunnitelman oletettiin tuovan mukanaan.

Kuinka paljon toimistotilat ovatkin mielestämme muuttuneet 1900-luvun alusta, ne eivät todellisuudessa ole muuttuneet. Luotettava avoin pohjaratkaisu on nykyään yleisin toimistosuunnittelu Yhdysvalloissa, mutta se on myös vihatuin – se on äänekäs, siitä puuttuu yksityisyys ja se antaa vääriä signaaleja luottamuksesta. Se ei myöskään onnistu juuri siinä, mitä sen piti tehdä: innostaa yhteistyöhön. Vuonna 2018 tehdyssä tutkimuksessa, jossa seurattiin työntekijöiden vuorovaikutusta kahdessa äskettäin suunnitellussa avokonttorissa, havaittiin, että kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus väheni molemmissa noin 70 prosenttia, ja myös sähköposti ja muut digitaalisen viestinnän muodot vähenivät. ”Avoin arkkitehtuuri näytti laukaisevan ihmisen luonnollisen reaktion vetäytyä sosiaalisesti toimistokavereista”, kirjoittajat päättelivät.”

Työmatkojen oikeuttaminen

Työntekijät joutuivat käyttämään niitä suurimman osan toimiston elämästä. Nyt he eivät tarvitse, ja tämä asettaa johtajille suuria paineita perustella toimistot. ”Yksi ajatus oli, että ne tarjosivat vuorovaikutusta, jota ei voinut saada niiden ulkopuolella”, Nikil Saval, vuonna 2014 ilmestyneen teoksen Cubed: A Secret History of the Workplace, kertoi minulle. Vuonna 2013, kun Saval työsti kirjaansa, toimistosuunnittelun muotisana oli serendipiteetti: Toimistossa oleminen merkitsi sitä, että sinulla olisi suunnittelemattomia tapaamisia, jotka johtavat luovuuteen, innovaatioihin ja yhteistyöhön.

Konsepti on ollut olemassa vuosikymmeniä. Bell Labs -laboratorion ihmeellinen tuotanto johtui kampuksen pitkistä käytävistä, jotka pakottivat insinöörit, kemistit ja tutkijat sattumanvaraisiin käytäväkohtaamisiin. Vaikka etätyöskentely oli yleistymässä, Yahoon silloinen johtaja Marissa Mayer kielsi sen vuonna 2013. ”Jotkut parhaista päätöksistä ja oivalluksista syntyvät käytävä- ja kahvilakeskusteluissa, uusiin ihmisiin tutustumisessa ja improvisoiduissa tiimikokouksissa”, Yahoon noin 11 500 työntekijälle suunnatussa muistiossa luki.

Tämä serendipiteetti oli syy, miksi toimistotilat annettiin olla olemassa. San Franciscossa sijaitsevan arkkitehtuuri- ja suunnittelutoimisto Genslerin toimitusjohtaja Kristen Conry selitti sähköpostitse, että suunnittelijat yrittävät edelleen valmistaa serendipiteettiä ”tarkkaan harkituilla kulkureiteillä.”

St. Louisissa sijaitsevan arkkitehtuuri-, insinööri- ja kaupunkisuunnittelutoimisto HOK:n projektipäällikkö Lisa Reedin mukaan serendipiteettiä voidaan edistää ympäristöillä, jotka saavat ihmiset tuntemaan olonsa turvalliseksi ja varmaksi. ”Näen, että halutaan ”resimmerimäisiä” ympäristöjä, joissa työpaikoille tuodaan asuinympäristön piirteitä – olipa kyse sitten olohuoneen tyylisestä kokoushuoneesta tai taukotilan läpi kulkemisesta, joka tuntuu kodikkaalta kotikeittiöltä, on todennäköisempää, että vartiointi on alhaalla, ollaan avoimia keskustelulle ja tutkitaan hetki, minne keskustelu etenee tämäntyyppisissä ympäristöissä”, Reed sanoi.

Tuloksien kvantitatiivinen tarkastelu

Mutta onnistuuko se sittenkään? Yritykset, jotka panostavat työtilojensa optimointiin serendipiteetin ja hyvinvoinnin kannalta, voivat nyt kerätä tietoja valintojensa perustelemiseksi, vaikka tällä on joitakin hermostuttavia seurauksia. Bostonissa toimiva konsultointitoimisto Humanyze käyttää sosiometrisiä henkilökortteja, joissa on mikrofoneja, jotka määrittävät, puhuvatko ihmiset, ja kiihtyvyysmittareita, jotka seuraavat heidän fyysistä liikkumistaan. Taemie Kim, Humanyzen toinen perustaja ja johtava tutkija, sanoi, että tiedot voivat olla yllättäviä. Esimerkiksi eräällä Humanyzen asiakkaana olleella yrityksellä oli useita pieniä taukotiloja, joissa jokaisessa oli ”surkea” kahvinkeitin. ”Kukaan ei ollut todella tyytyväinen kahviin”, Kim sanoi, ja mikä vielä pahempaa, koneita oli liikaa, mikä ”ei antanut ihmisille mahdollisuutta törmätä toisiinsa kahvia juodessaan”. Humanyze suositteli investoimaan yhteen laadukkaampaan kahvinkeittimeen, joka sijoitetaan keskeiselle paikalle. Sen lisäksi, että ihmiset olivat tyytyväisempiä, siirto lisäsi myös ”suunnittelemattomien, muissa tiimeissä työskenteleviin ihmisiin törmäämisen määrää valtavasti”, Kim sanoi. Myös toimistojen välillä lähetettyjen sähköpostiviestien ja kalenteritapahtumien määrä kasvoi.

Ei ole juurikaan empiiristä näyttöä siitä, että useammat tapaamiset johtaisivat suurempaan luovuuteen, mutta eräässä vuonna 2012 tehdyssä tutkimuksessa, jossa käytettiin sosiometrisiä merkkejä, havaittiin, että sekä akateemisessa että teollisessa ympäristössä työskentelevät ihmiset olivat vakioidun luovuudenarviointiasteikon mukaan luovempia tavatessaan henkilökohtaisesti.

Tuottavuuspalapelin ratkaiseminen

Onko tulevaisuuden toimisto siis vain laskelma kiinteistökustannusten ja joustavuuden hyötyjen välillä? Jotkin suuret yritykset, kuten Bank of America ja IBM, ovat vähentäneet tai poistaneet etätyöskentelymahdollisuuksiaan; IBM teki niin jopa sen jälkeen, kun se oli vuonna 2009 ilmoittanut, että 40 prosenttia sen maailmanlaajuisista työntekijöistä työskentelee etätyössä, minkä ansiosta se pystyi myymään lähes kahden miljardin dollarin arvosta kiinteistöjä. Tämä osoittaa, että suuryritykset investoivat uudelleen pienempiin tiloihin ja odottavat, että kasvokkain tapahtuvat suhteet ovat kannattavia vähentyneelle henkilöstölle.

Suunnittelu innovaatiota ja sattumanvaraisuutta varten on vain osa tuottavuuspalapelin ratkaisemista; ihmisläheinen suunnittelu on kaikki. Jotkut ihmiset haluavat tuon ”resimmerisen” ympäristön; toiset haluavat loistavan kahvinkeittimen tai oven, joka sulkee melun pois. Myönnän avoimesti, että kaikesta nykyisestä tuottavuudestani huolimatta kaipaan toimistoa: enimmäkseen ihmisiä sekä mahdollisuutta kysyä joltakulta kysymyksen henkilökohtaisesti. Kotona vietetyn vuosikymmenen jälkeen en luultavasti edes välittäisi hiiristä.