Omistatko yrityksen? Sinunkin on luultavasti käsiteltävä paljon postia. Tehosta postinhallintaasi ottamalla kaikki paketit & etanapostin edelleenlähetyksenä ja hallinnoimalla niitä verkossa.

Pienyrityksen pyörittäminen ei ole koskaan helppo tehtävä; riippuen siitä, mitä toimialaa ja asiakkaita palvelet, joudut käsittelemään monimutkaisia toimintoja, henkilöstöhallintoa, valtion säädöksiä (ja lista jatkuu.) Lisäksi on useita hallinnollisia tehtäviä, jotka vaativat jo valmiiksi hyvin kiireisen omistajan huomiota.

Tämän blogin kirjoittamishetkellä Covid-19 on asettunut uudeksi todellisuudeksi. Etätyöpaikat, sosiaalinen etääntyminen ja kotiin jääminen tilaukset, ovat häirinneet kirjaimellisesti jokaista yritystä. Ne, jotka pystyivät menemään verkkoon, pystyivät selviytymään myrskystä ja toimimaan uusissa olosuhteissa. Paikallisilla yrityksillä, kuten ravintoloilla, jotka eivät olleet panostaneet voimakkaasti digitaalisiin vaihtoehtoihin, ei ollut muuta vaihtoehtoa kuin sulkea ovensa.

Mahdollisuudesta noutaa posti tuli kriittinen; kun kaikki työskentelevät kotoa käsin, kuka käy toimistossa vain noutamassa postin? Erittäin hankalaa ja suuri ajan tappaja.

Mitä on postin edelleenlähetys?

Kun normaalisti vastaanotat postia toimipaikassasi, postin edelleenlähetyksen avulla ilmoitat USPS:lle, että se ohjaa postin jakelun uudelleen ja sen sijaan, että posti lähetettäisiin entiseen toimipaikkaasi, se välittää kaiken postin uuteen toimipaikkaan. Paras tapa ajatella tätä on, että jos yritys muuttaa toimipaikkaa: mitä tapahtuu kaikille yhteyshenkilöille, jotka tuntevat vain entisen osoitteesi? Sinun täytyisi käydä läpi kaikkien ystävien, liikekumppaneiden & asiakkaiden luettelo, ilmoittaaksesi heille osoitteenmuutoksen (mikä ei ole lainkaan käytännöllistä.)

Postin edelleenlähetyksen avulla kaikki postisi ohjataan entisestä sijainnistasi uuteen sijaintiin. Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä saadaksesi tämän prosessin käyntiin, on suorittaa osoitteenmuutos USPS:n kanssa. Ja muutamassa päivässä olet valmis lähtemään liikkeelle.

How to Forward Business Mail

Nyt, ennen kuin siirrymme parhaaseen tapaan aloittaa yrityspostin edelleenlähetys (eli rekisteröitymällä virtuaalipostilaatikkopalveluun), katsotaanpa, miten voit vain käyttää Yhdysvaltain postipalvelua muuttaaksesi yrityksesi edelleenlähetysosoitetta.

Ensimmäinen USPS:n tarjoama vaihtoehto on postilokeron avaaminen. Pidemmittä puheitta menemme siis suoraan yksityiskohtiin.

USPS:n postilaatikot yrityksille

PO-laatikoita tarjotaan monissa paikallisissa postitoimistoissa, ja niitä voi käyttää sekä henkilökohtaiseen että yrityskäyttöön. Ne ovat turvallisia, saatavilla ja helppo avata verkossa. Kannattaa kuitenkin huomata, että sinun on silti käytävä postitoimistossa kerran tai kahdesti viikossa noutamassa kaikki saapuneet postilokerot; joillekin tämä riittää lannistamaan heidät.

Ennen kuin teet päätöksesi, tarkastelemme postilokeron käyttämisen hyviä ja huonoja puolia postin edelleenlähetyspalveluna yrityksille.

Postilokeron hyvät puolet

• Se on turvallinen tapa vastaanottaa postia, kun et ole toimistossa.
• Sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että paketit seisovat ovellasi.
• Se on helppo pitää luottamukselliset asiakirjat turvassa ja yksityisinä.
• Voit matkustaa postilokeroosi silloin, kun sinulle sopii.
• Jotkut postilokerot ovat avoinna 24 tuntia vuorokaudessa, 7 päivää viikossa.

Postilokeroiden haittapuolia

• Sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin käydä fyysisessä postilaatikossa kerran, kahdesti tai kolmesti viikossa.
• Se ei ole yhtä turvallinen kuin virtuaalinen postilaatikko, koska se on aivan kaikkien muiden postilaatikon vieressä.
• Jos toimistosi siirtyy kauas muualle, joudut vaihtamaan postilaatikkoasi, sillä postilaatikkoasiakkuus ei siirry kanssasi.

USPS Business Mail Pickup

Tämä vaihtoehto on tarkoitettu niille, jotka saavat paljon postia (tai lukuisia paketteja ja paketteja, jotka ovat liian isoja suurimpaan postilaatikkoon).

Miten se toimii?

Postitoimisto vastaanottaa kaikki liikeosoitteesi postinlähetykset, kun toimistosi on muuttanut tai olet alkanut työskennellä täysipäiväisesti kotona. Sitten sovit ajan, jolloin keräät kaikki kirjeesi, pakettisi ja pakettisi, ilmestyt paikalle, keräät ne ja olet valmis!

Miten pääsen alkuun?

Jos olet kiinnostunut (joskin suosittelemme, että tutustut alla oleviin hyviin ja huonoihin puoliin, ennen kuin asetut aloillesi), seuraavassa kerrotaan, miten yrityspostin nouto järjestetään. Se ei vie kauan, sinun tarvitsee vain toimittaa kaksi henkilöllisyystodistusta ja täyttää lomake.

1. Löydät PS Form 1093-C -lomakkeen verkosta.
2. Tulosta se.
3. Täytä osio ”Application for Post Office Caller Service” (Hakemus postin soittopalvelua varten).
4. Vastaanota täytetty lomake ja kaksi valtion hyväksymää yhdysvaltalaista henkilötodistusta. Voit käyttää ensisijaisena lomakkeena yhtä seuraavista (varmistaen, että ne ovat joko liittovaltion, osavaltion tai heimojen myöntämiä):
   1. Valtion ajokortti
   2. Ei…driver’s ID card
   3. Uniformed Service ID card
   4. US Armed Forces card
   5. Corporate identification
   6. US passport
   7. US passport card
   8. US university identification
   9. US permanent resident card
   10. A any ID card issued by United States Citizenship and Immigration Services
   11. US certificate of naturalization or citizenship
   12. Tribal identification card

Toissijaiseksi henkilöllisyystodistukseksi, voit tuoda jonkin seuraavista:

1. Vuokrasopimus
2. Kiinnityssopimus
3. Vuokrasopimus
4. Vaalijäsenrekisterikortti
5. Kotivakuutuskirja
6. Ajoneuvon rekisteröintikortti
7. Liikelaitoksen lasku
8. Lomake I-lomake
9. Ajoneuvovakuutuskirja
10. Päättäkää, minkä palveluvaihtoehdon haluatte. Tämä voi olla 1 vuosi tai 6 kuukautta.
11. Maksa maksu. Varmista, että teet tämän siinä postitoimistossa, jossa tämä palvelu sijaitsee. Voit maksaa luotto- tai pankkikortilla, käteisellä, shekillä tai maksumääräyksellä.
12. Noutaa yrityspostisi aina tarvittaessa.

Yrityspostin noutopalvelun hyvät puolet

• Voit vastaanottaa isoja lähetyksiä murehtimatta, mahtuvatko ne postilokeroosi.
• Jos postilaatikoita ei ole saatavilla, tämä on tilaisuutesi saada vieläkin parempaa palvelua.
• Voit noutaa postisi silloin, kun se on sinulle sopivaa.
• Yrityksesi voi helposti skaalautua suuremmaksi ilman pelkoa siitä, että se ei pysty selviytymään postin tulvasta.

Yrityspostin noutamisen haittapuolia

• Et ehkä halua maksaa postipalvelusta, joka kestää vuoden tai 6 kuukautta, varsinkin jos olet aloittava yritys, koska se rajoittaa sinut yhteen paikkaan.
• Joudut edelleen matkustamaan tiettyyn paikkaan saadaksesi postisi.
• Voi olla melko aikaa vievää matka-ajasta riippuen.

Okei, nyt kun tunnet USPS:n tarjoamat postin edelleenlähetysliikeosoitepalvelut, on aika näyttää, mihin sinun kannattaa oikeasti laittaa rahasi!

Miksi pieni yrityksesi tarvitsee postin edelleenlähetystä?

On paljon syitä, miksi pieni yrityksesi tarvitsee postin edelleenlähetystä! Käymme kohta jokaisen niistä läpi vuorollaan, mutta jos sinulla ei ole paljon aikaa, siirry vain tämän osion loppuun, josta löydät pikaluettelon.

Jos siis olet vielä mukana, hypätään suoraan kaikkiin etuihin, joita saat, kun perustat virtuaalisen postinlähetyspalvelun.

Mukavuus

Kun sinulle lähetetään paketti, joka edellyttää, että olet paikalla noutamassa sitä, voi olla ongelmallista, jos satut olemaan poissa toimistosta, käymään työmaalla tai yksinkertaisesti liian kiireinen vastaanottamaan pakettisi. Yritysten omistajat päätyvät ottamaan vastaan kaikki paketit ja postin postilokeroon. Tämä synnyttää uuden ongelman: sinun on varattava tietty viikonpäivä ajellaksesi paikalliseen postitoimipaikkaan, seisoaksesi jonossa ja saadaksesi postisi. Mutta entä jos saisit jonkun allekirjoittamaan pakettisi vain sinun luvallasi ja murto-osalla kustannuksista, jotka aiheutuvat siitä, että sihteerisi tekisi sen? Entä jos voisit pyytää, että paketti lähetetään pyydettäessä sijaintipaikkaasi jopa 80 prosenttia halvemmalla kuin tavanomaiset postikulut? Tämän ajansäästö- ja toimituskustannusetu on melko ilmeinen.

Postin suojaus

Kun posti saapuu toimipisteeseesi, siihen pääsee tavallisesti käsiksi melkein kuka tahansa, joka haluaa päästä siihen käsiksi. Henkilöllisyysvarkauksista postivarkauksiin ja kaikkeen siltä väliltä, postin jättäminen paikalle ilman valvontaa tai poissa ollessasi ei luultavasti ole paras idea. Kun ulkoistat postisi, kaikki paketit säilytetään varastossa, jossa on ympärivuorokautiset valvontajärjestelmät ja turvahenkilöstö paikan päällä. Ei ole turvallisempaa paikkaa säilyttää etanapostia kuin postin huolintapalvelu.

Näytä terävältä

Yrityksenä ei ole mitään pahempaa kuin näyttää epäammattimaiselta, eikö? No, jos olet verkkoyritys tai olet yksinkertaisesti päättänyt rekisteröidä sen postilokeroon tai kotiosoitteeseesi, siihen liittyy useita ongelmia.

Ei vain ole lisätty turvallisuushuolia, jotka sinun on otettava huomioon (vihaiset asiakkaat tietävät asuinpaikkasi jne.), mutta yrityksesi ei näytä lainkaan ammattimaiselta. Postilokeroon rekisteröity yritys ei varmasti näytä yhtä hyvältä kuin oikeaan fyysiseen osoitteeseen rekisteröity yritys.

Kodin yksityisyys

Koskettelimme tätä jo hieman, mutta kun päätät käyttää kotiosoitettasi yrityspostin lähettämiseen, altistat tuon osoitteen kirjaimellisesti jokaiselle pahantahtoiselle henkilölle verkossa. Vihaiset asiakkaat, työntekijät tai sijoittajat voivat tietää sinun ja perheesi olinpaikan yksinkertaisella Google-haulla. Rekisteröimällä yrityksesi todelliseen fyysiseen osoitteeseen, joka ei ole kotiosoitteesi, pidät yksityisyytesi ja perheesi suojassa.

Pysyvä osoite

Mitä tapahtuu, jos päätät siirtää yrityksesi sijainnin? Sinun on jatkuvasti päivitettävä kaikki yhteystietosi, ilmoitettava asiakkaille muutosta ja täytettävä osoitteenmuutoslomakkeet USPS:n kanssa. Kun rekisteröidyt virtuaaliosoitteeksi, tämä osoite on sinun koko elämäsi ajan riippumatta siitä, missä fyysisesti sijaitset. Ajattele: vaihdatko puhelinnumerosi aina muuttaessasi? Miksi sinun pitäisi siis vaihtaa postiosoitteesi, kun teet niin?

Suoraviivaistettu postinhallinta

Kun rekisteröidyt virtuaaliseen yritysosoitteeseen, kaikki työntekijät voivat hallita saapuvaa postia digitaalisesti. Kenenkään ei tarvitse olla paikan päällä, vaan he voivat virtuaalisesti, mukavasti omasta toimistostaan tai kodistaan käsin, tehdä muutaman klikkauksen ja hoitaa postin verkossa.

Pikakatselmus Plussat ja miinukset

Kaikille teille kiireisille jäniksille, joilla ei juuri nyt ole aikaa täysimittaiseen keskusteluumme, tässä on nopea yhteenveto kaikesta siitä, mistä puhuimme edellä.

Valmiina? Mennään!

Pikakatselun ammattilaiset

• Mukavuus – sinun ei tarvitse olla paikalla noutamassa tärkeää asiakirjaasi tai pakettiasi, vaan asiantunteva postinkäsittelijä tekee sen puolestasi.
• Postin turvallisuus – kaikki postisi säilytetään turvallisessa laitoksessa, jossa on muun muassa ympärivuorokautinen videovalvonta. Tätä turvallisempaa paikkaa et löydä mistään!
• Näytä terävältä – kotiosoitteesi käyttäminen liikeosoitteena ei näytä kovin ammattimaiselta. Virtuaalipostilaatikon avulla tämä ongelma on ratkaistu.
• Kodin yksityisyys – kotiosoitteesi käyttäminen liikeasioihin voi olla sotkuista. Vihaiset asiakkaat, tyytymättömät sijoittajat ja raivoavat työntekijät löytävät sinut ja läheisesi uskomattomasti
• Pysyvä – sinun ei enää koskaan tarvitse vaihtaa postiosoitettasi joka kerta, kun vaihdat toimipistettä!
• Suoraviivaistettu postinhallinta – kaikki työntekijäsi pääsevät käsiksi toimistosi postiin älypuhelinsovelluksesta tai omalta tietokoneeltaan. Kenenkään ei tarvitse olla paikan päällä.

Okei, mitä haittapuolia tässä sitten on? Kaikella on varjopuolensa, eikö niin?

No, kyllä, mutta virtuaalisen postin välityspalveluun liittymisen edut ovat huomattavasti suuremmat kuin mahdolliset haitat. Siitä huolimatta juttelemme lyhyesti niistä asioista, jotka eivät ole niin hyviä virtuaalisessa postilaatikkojärjestelmässä. (Vihje: kun sanoimme ”asioita”, tarkoitimme ”asiaa”, sillä mahdollisia huonoja puolia on vain yksi)!

Pikavilkaisu Huonot puolet

• Ylimääräiset kustannukset – tämä koskee erityisesti aloittavia yrityksiä. Olemme havainneet, että monet uudet yritykset eivät halua maksaa ylimääräisiä kustannuksia, joita liikeosoitteiden välitys ehdottaa. On kuitenkin tärkeää muistaa, että virtuaalinen postilaatikko tuo sinulle valtavan tuoton sijoituksellesi (katsomalla edellä mainittuja etuja voit todeta sen!).

Lopputulos