Best Practice-Helmikuu 27, 2018

Henkilöstöosasto on perinteisesti keskittynyt työlainsäädännön noudattamisen varmistamiseen ja työntekijätasojen ylläpitämiseen, mutta viime vuosina olemme nähneet roolin muuttuvan strategisemmaksi ja osallistuvan entistä enemmän liiketoimintaan.

Henkilöstöosastoilla on laaja toimenkuva. Keskeisiä HR-toimintoja ovat:

• Rekrytointi

Yksi henkilöstöhallinnon päätehtävistä on henkilöstömäärän ylläpitäminen: varmistaa, että organisaatiolla on oikeat ihmiset oikeassa työssä oikeaan aikaan. Tämä on jatkuva tehtävä, joka muuttuu organisaation laajentuessa. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilöstöhenkilöstöllä on oltava vankka käsitys organisaation eri rooleista, tiettyihin tehtäviin vaadittavasta pätevyydestä ja yleiskäsitys siitä, millaiset henkilöt sopivat parhaiten näihin tehtäviin.

• Henkilöstösuhteet

Minkä tahansa organisaation elinehto ovat sen ihmiset. Kuten olemme kirjoittaneet useita kertoja, sitoutuneet työntekijät ovat tuottavampia ja voivat vaikuttaa positiivisesti yrityksen tulokseen. Tätä varten henkilöstöosasto toimii yhteyshenkilönä organisaation ja työntekijöiden välillä varmistaakseen, että työntekijät pidetään ajan tasalla asiaankuuluvasta tiedosta ja että henkilöstötiimi puolestaan edustaa heitä kaikissa heitä koskevissa päätöksissä. Yksinkertainen tapa pitää henkilöstö ajan tasalla on säännöllinen HR-uutiskirje, jossa kerrotaan asiaankuuluvista uutisista ja tapahtumista sekä tarjotaan työntekijöille foorumi, jossa he voivat osallistua.

• Työlainsäädännön noudattaminen

Jokaisen organisaation on noudatettava työlainsäädäntöä. Henkilöstöryhmän tehtävänä on pitää organisaatio työlainsäädännön mukaisena aina myönteisten työolojen tarjoamisesta oikeudenmukaisten työkäytäntöjen varmistamiseen. Tämä voi usein olla monimutkainen ja jatkuvasti muuttuva osa henkilöstöhallinnon roolia, sillä lainsäädäntöä voidaan muokata satunnaisesti, jos uusia tapauksia tai skenaarioita tulee esiin.

• Terveys ja turvallisuus

Turvallisen työpaikan edistäminen kuuluu myös henkilöstöhallinnon tehtäviin. Tässä roolissa henkilöstöhallinto on vastuussa siitä, että organisaatio noudattaa kaikkea terveys- ja turvallisuuslainsäädäntöä, että työntekijöiden turvallisuuskoulutus pidetään ajan tasalla ja että työpaikan turvallisuustietoja ylläpidetään. Työturvallisuuden edistäminen on välttämätön tehtävä missä tahansa organisaatiossa, mutta se voi usein jäädä prioriteettilistan häntäpäähän, kun työntekijät ovat kiireisiä. Henkilöstöosastot voivat pitää yksityiskohdat ajan tasalla säännöllisellä viestinnällä; videon käyttäminen voi olla hyvä ajatus huomion kiinnittämiseksi ja tiettyjen ohjeiden korostamiseksi.

• Henkilöstön koulutus ja kehittäminen

Useimmissa organisaatioissa on työntekijöille suunnattua koulutusta, aina uusien työntekijöiden perehdyttämiskoulutuksesta johtamiskoulutuksen tarjoamiseen yleneville työntekijöille ja kaikkea siltä väliltä. Henkilöstöosaston keskeisenä tehtävänä on helpottaa työpaikkakoulutusta, varmistaa, että koulutusta tarjotaan riittävästi, mutta myös edistää työntekijöiden jatkuvaa kehittymistä asiaankuuluvien koulutuskurssien tai työpajojen avulla. Työntekijöiden kehittymisen edistäminen voi vaikuttaa merkittävästi henkilöstön pysyvyyteen ja sitoutumiseen, ja se on elintärkeä osa menestyvän organisaation toimintaa.

Nämä viisi tehtävää ovat perinteisesti muodostaneet henkilöstöosaston päätehtävät, mutta nykyään näemme kuitenkin, että henkilöstöryhmällä on entistä enemmän valtuuksia, se istuu johtoryhmän pöydän ääressä ja se on keskeinen toimija strategisessa suunnittelussa. Loppujen lopuksi henkilöstöosastolla on usein vertaansa vailla oleva tietämys organisaation tärkeimmästä voimavarasta – sen työntekijöistä.

Teknologian kehittyminen on johtanut siihen, että tietyt menettelyt, jotka aiemmin suorittivat HR-tiimin erityiset jäsenet, on automatisoitu. Vapautuneina näillä tiimin jäsenillä on enemmän aikaa keskittyä lisäarvon tuottamiseen liiketoiminnalle ja strategisten muutosten edistämiseen. Heidän on nyt annettava arvokasta tietoa tehokkuuden lisäämisestä, uusien toimintatapojen toteuttamisesta, parannusehdotuksista ja sen varmistamisesta, että rakenteelliset muutokset toteutetaan mahdollisimman pienin vaikutuksin.

Henkilöstöryhmästä on myös tullut entistä enemmän työntekijöiden puolestapuhuja. Aikana, jolloin yrityskulttuuri on vahvasti esillä, on tärkeämpää kuin koskaan, että työntekijät saavat äänensä kuuluviin ja että heidän kokemuksiaan ja huolenaiheitaan etsitään ja kuunnellaan. Pulssikyselyt voivat olla nopea ja tehokas tapa kerätä työntekijöiltä palautetta ja seurata sitä ajan mittaan.