Vuoden kaksi viimeistä kuukautta ovat useimmille tapahtumien järjestäjille tarpeeksi hektisiä. Kun otsikkoon lisätään ”voittoa tavoittelematon”, stressiä tulee vielä lisää. Nyt on organisaatiosi aika arvioida varainhankintatavoitteitaan ja sitä, miten ne parhaiten saavutetaan, jos ne jäävät saavuttamatta.

Jos sinulla on yksi viimeinen varainhankintatapahtuma tulossa marras- tai joulukuussa, joudut kilpailemaan kaikkien muiden juhlien, varainhankintatilaisuuksien ja juhlapyhätapahtumien kanssa, jotka järjestetään tähän aikaan vuodesta. Mutta pystyt siihen vedenpitävällä suunnitelmalla – alkaen tästä oppaasta.

Jatka lukemista ja tutustu 10 parhaaseen käytäntöön rahankeruuseen voittoa tavoittelemattomissa tapahtumissa.

Löydä tapahtumamuoto ja -teema, joka houkuttelee lahjoittajia

Ihmiset ovat innoissaan tukeakseen aihetta, mutta he haluavat myös pitää hauskaa. Muista: ”Kerää rahaa” ei ole teema – ”sinkkujen hyväntekeväisyysilta” on. Voit houkutella lahjoittajia keksimällä hauskan, ainutlaatuisen idean, johon he innostuvat osallistumaan (ja josta he kertovat sosiaalisessa mediassaan).

Vinkki: Laita luovuutesi valloilleen tämän sadan ainutlaatuisen varainkeruuidean luettelon avulla.

Aseta realistinen tapahtumabudjetti

Tarpeenasi on kerätä varoja, jotka ylittävät sen summan, jonka aiot käyttää. Budjetti auttaa pitämään kustannukset oikeassa mittasuhteessa ja saamaan rahoillesi enemmän vastinetta. Varmista, että se sisältää jokaisen yksityiskohdan – tapahtumapaikasta tarjoiluihin ja parkkipalvelijoihin.

Jätä budjettiisi aina hieman tilaa ennalta arvaamattomia asioita varten. Parempi ylittää tavoitteesi kuin että ennakoimattomat kulut syövät ne.

Vinkki:

Valitse lompakkoystävällinen tapahtumapaikka

Jotkut tapahtumapaikat saattavat olla halukkaita antamaan alennuksia tai lahjoittamaan tilansa, jotta ne voidaan liittää hyvään tarkoitukseen. Jos sinulla on joustavuutta päivämäärän suhteen, se voi auttaa varmistamaan tapahtumapaikan edullisemmin. Muista kuitenkin, että tapahtumapaikan tulisi antaa tapahtumallesi tunnelmaa.

Vinkki: Käytä tätä kysymysluetteloa tapahtumapaikan tarkistamiseen ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hyväntekeväisyystapahtuman sponsoreiden etsiminen

Sponsorointi on miljardin dollarin ala. Jos voit saada palan tästä kakusta, enemmän voittoa tavoittelemattoman järjestösi keräämistä rahoista voidaan käyttää hyväntekeväisyyteen cateringin sijaan.

Vaikka se saattaa kuulostaa sydämettömältä, sponsorointi ei ole hyväntekeväisyyttä. Eikä se todellakaan ole sama asia kuin mainonta. Säästäväiset sponsorit odottavat, että käytät tapahtumasi henkilökohtaista vaikutusvaltaa antaaksesi heille lämpimän esittelyn tapahtumasi yleisölle.

Jos haluat rakentaa strategisen suhteen sponsoreihin, tutustu osallistujiin paremmin ja siihen, miten tapahtumasi voi auttaa heitä saavuttamaan heidän erityiset liiketoimintatavoitteensa. Mitä paremmin pystyt osoittamaan, että tapahtumasi osallistujat ovat heidän kohdemarkkinoitaan, sitä enemmän tuloja voit saada sponsoreilta.

Vinkki:

Myydä lippuja ja ilmoittautumisia verkossa

Tapahtumateknologian kehittyminen on helpottanut tapahtumien löytämistä ja lipun tai ilmoittautumisen ostamista. Sama pätee varainkeruutapahtumaasi – ilman tapahtumasivustoa ja rekisteröintiprosessia verkossa, erityisesti mobiilioptimoitua, menetät osallistujia – ja varoja.

Jos sinulla ei ole lipunmyynti- tai rekisteröintikumppania, varmista, että valitset sellaisen, joka antaa sinulle ja henkilökunnallesi arvokasta tietoa osallistujista ja lahjoittajista. Esimerkiksi Eventbrite tarjoaa työkaluja lipunmyynnin ja lahjoitusten seuraamiseen reaaliajassa millä tahansa laitteella. Kun nämä raportit ja tiedot ovat käden ulottuvilla, saat enemmän vastinetta rahoillesi.

Vinkki: Tutustu lipunmyynnin uusiin sääntöihin verkossa tässä oppaassa.

Tarjoa rahankeräystäsi verkossa

Hyväntekeväisyystapahtumalle tai rahankeräykselle sanan levittäminen on ratkaisevan tärkeää – se vaikuttaa suoraan mahdollisuuksiisi saavuttaa tavoitteesi. Perinteisiä malleja ovat postitetut kutsut, puhelinpankit ja suoramainonta. Nykyään on kuitenkin monia digitaalisia vaihtoehtoja, joita sinun on myös käytettävä, kuten:

• Sähköpostimarkkinointi: Myynnin elinkaaren jokaisessa vaiheessa sinun pitäisi hyödyntää sähköpostitietokantaasi, jotta voit jakaa kutsun, alennuksen tai kurkistuksen tapahtumastasi – ja saada nykyiset osallistujasi tuntemaan olonsa erityiseksi. Lue nämä vinkit parempien sähköpostien lähettämiseen.
• Sosiaalisen median mainonta: Facebookin ja LinkedInin kaltaisissa sosiaalisissa verkostoissa on tehokkaita työkaluja, joiden avulla voit lähettää kohdennettuja mainoksia oikealle yleisölle. Älä kuitenkaan levitä itseäsi liian pitkälle. Tee tämä nopea tietokilpailu selvittääksesi, mitkä sosiaaliset verkostot ovat järkeviä voittoa tavoittelemattomille tapahtumillesi.
• Tapahtumien löytösivustot: Useimmilla tapahtumakävijöillä on tapahtumien löytösivustot, joihin he luottavat suunnitelmien tekemisessä. Ja jos käytät Eventbriteä, voit jakaa tapahtumasi automaattisesti löytösivustoille eri puolilla verkkoa. Näitä ovat esimerkiksi Bandsintown, Goldstar, Songkick, Eventful – ja tietenkin Facebook Events.

Vinkki: Vie taitosi seuraavalle tasolle tapahtumamarkkinointikurssillamme ja -sertifioinnillamme.

Hyödynnä yhteisöäsi varainkeruussa

Hyödynnätkö kannattajayhteisöäsi varainkeruussa? CrowdRisen avulla voit esimerkiksi antaa lipunostajille mahdollisuuden luoda omia varainkeruusivujaan tukeakseen asiaasi. Yhtäkkiä heidän verkostonsa ovat uusi varainkeräysyleisö asiallesi.

Vinkki: Kannusta jakamaan asiaasi sosiaalisessa mediassa lippujen lahjoituksella.

Rekrytoi, kouluta ja hallinnoi vapaaehtoisia

Mitä menestyksekästä hyväntekeväisyystapahtumaa ei pyöritettäisi vapaaehtoisten innostuksen ja tuen varassa? Paras paikka etsiä vapaaehtoisia on osallistujien joukossa, mukaan lukien postituslistalla olevat tai aiemmin ilmoittautuneet henkilöt. Voit myös pyytää vapaaehtoisia verkostostasi.

On tärkeää valita luotettavia vapaaehtoisia – sellaisia, jotka tulevat paikalle eivätkä anna lahjoittajille aihetta valittaa Twitterissä. Näillä kolmella taktiikalla voit karsia epäluotettavat vapaaehtoiset pois ja varmistaa, että ponnistuksesi tuottavat tulosta.

• Karsi vapaaehtoiset etukäteen: Varmista, että et löydä vain ihmisiä, jotka haluavat tehdä vapaaehtoistyötä, vaan niitä, jotka todella pystyvät tekemään työn. Kysy potentiaalisilta vapaaehtoisilta ilmoittautumisen yhteydessä, mitä muita tapahtumia he ovat vapaaehtoisesti hoitaneet, mikä heidän tehtävänsä oli ja miksi he haluavat toimia vapaaehtoisina tapahtumassasi.
• Luo perehdytysohjelma: Olipa se sitten henkilökohtainen tai verkossa tapahtuva, tee yleiskatsaus siihen, mitä vapaaehtoisten on odotettavissa tapahtumapäivänä ja mitä heiltä odotetaan.
• Määritä vapaaehtoisten vetäjä: Vapaaehtoisten vetäjä vastaa siitä, että vapaaehtoiset perehdytetään kaikkeen logistiikasta tekniikkaan paikan päällä. Varaa riittävästi aikaa vapaaehtoisten kouluttamiseen, jotta tapahtumapäivänä ei synny sekaannusta tai viime hetken stressiä.

Vinkki:

Luo esteetön tapahtuma

Tapahtuman esteettömyys ei ole vain vaatimustenmukaisuuskysymys. Tapahtumasi esteettömyyden parantaminen laajentaa tavoitettavuuttasi ja saa osallistujasi tuntemaan olonsa tervetulleeksi. Mikä tärkeintä, se luo osallistavuuden, monimuotoisuuden ja positiivisuuden ilmapiirin – täydelliset ainekset voittoa tavoittelemattomalle varainkeruutapahtumalle.

Aloita varmistamalla, että tapahtumassasi on varattu riittävästi tilaa pyörätuolia käyttäville, huonokuuloisille, näkövammaisille tai palveluseläimille tilaa tarvitseville ihmisille. Muista myös käyttää esteettömiä opasteita, joissa on suuret, luettavat kirjasimet eri korkeuksilla.

Vinkki:

Käytä oikeaa tapahtumateknologiaa varainkeruuseen

Oikean teknologian käyttö voi tehdä valtavan eron tapahtuman suunnittelussa, edistämisessä ja toteuttamisessa.

Eventbrite esimerkiksi antaa voittoa tavoittelemattomille tapahtumille mahdollisuuden käyttää ilmaisia työkaluja, kuten mukautettuja sähköpostikutsuja, sisäänrakennettua sosiaalista jakamista ja kohdennettuja tapahtumasuosituksia. Ja koska olemme PCI-yhteensopiva, voit kerätä varoja turvallisesti ja suojatusti.

Valmis saada varainkeruutapahtumasi käyntiin jo tänään? Aloita seuraava voittoa tavoittelematon tapahtumasi Eventbriten avulla.