Mikä on kirjanpitojärjestelmä?
Tulojen selvittäminen ja seuraaminen on avainasemassa minkä tahansa yrityksen kannalta. Vaikka kirjanpitojärjestelmiä voi olla erilaisia, yrityksen rakenteesta riippuen on sanomattakin selvää, että ajantasaisen kirjanpidon ylläpitäminen on yrityksen tärkein toiminto. Kaikille yritysten kirjanpitojärjestelmille on yhteistä, että niillä hallitaan yrityksen taloudellista toimintaa, kuten tuloja, menoja ja velkoja. Tänä digitaalisena aikakautena useimmat kirjanpitäjät käyttävät kehittyneitä järjestelmiä, joissa on erääntyneiden maksujen muistutukset, kehittyneet raportointiominaisuudet, automatisoidut tietojen varmuuskopiot ja paljon muuta.
Ennen kuin kirjanpitojärjestelmistä tuli automatisoituja, kirjanpito hoidettiin manuaalisesti, mikä ei ollut vain hankala tehtävä, vaan myös altis epätarkkuuksille ja aikaa vievä. Tietokoneistettu kirjanpito on onnistunut ottamaan yrittäjiltä ja kirjanpitäjiltä ylimääräistä kuormaa pois ja tekemään kirjanpidosta yksinkertaista ja luotettavaa. Kirjanpitojärjestelmät auttavat laskemaan työntekijöille maksetut ja maksettavat palkat, kirjaamaan liiketapahtumat, tarkistamaan luottojen vaihtuvuussuhteet ja käsittelemään myyntiin, palkanlaskentaan, varastoon ja muihin yrityksesi keskeisiin näkökohtiin liittyviä tietoja.
Kirjanpitoohjelmistotyypit
Kirjanpitojärjestelmän valinta riippuu budjetistasi, mieltymyksistäsi ja yrityksesi koosta. Taloushallinnon ohjelmistojärjestelmien neljä päätyyppiä ovat:
- Kertakirjausjärjestelmät
- Kaksoiskirjausjärjestelmät
- Manuaaliset kirjanpitojärjestelmät
- Tietokonepohjaiset kirjanpitojärjestelmät
Näitä voidaan jakaa edelleen useisiin muihin kategorioihin, kuten; räätälöityihin kirjanpitoohjelmistoihin, yrityksen resurssienhallintaohjelmistoihin, kaupallisiin valmisohjelmistoihin ja muihin. Nykyaikaiset ohjelmistoratkaisut, kuten Tally, tarjoavat monipuolisia ominaisuuksia, jotka tekevät jokapäiväisistä kirjanpitotehtävistä lastenleikkiä.
Kertakirjausjärjestelmät ovat yksinkertaisin vaihtoehto. Nimensä mukaisesti ne kirjaavat jokaisen tapahtuman yhdellä kirjauksella kirjanpitopäiväkirjaan. Tämä menetelmä on helppokäyttöinen, eikä se vaadi teknistä osaamista kirjanpidossa. Se soveltuu pienille yrityksille, joiden liiketoimien määrä on vähäinen. Huonona puolena on kuitenkin se, että se on altis virheille eikä siinä seurata saatavia, velkoja, velkoja ja muita velkoja. Useimmissa taloushallinnon ohjelmistojärjestelmissä, myös pienille yrityksille tarkoitetuissa, käytetäänkin nykyään kahdenkertaista kirjanpitoa. Tämä tarkoittaa, että jokaiseen tapahtumaan liittyy vähintään kaksi tiliä, mikä mahdollistaa tarkemman raportoinnin ja virheiden oikea-aikaisen havaitsemisen.
Esimerkki
Katsotaanpa yksinkertaista esimerkkiä, joka selittää kaksinkertaisen kirjanpidon, jotta ymmärrät tätä kirjanpitojärjestelmää paremmin! Esim: Tavaranvalmistaja ostaa jakeluautoja luotolla. Luotto-ostojen kokonaismäärä on 50,00,000 INR. Kaikkia uusia kuorma-autoja käytetään päivittäisessä liiketoiminnassa, eikä niitä myydä seuraavan 10 vuoden aikana. Kuorma-autojen arvioitu käyttöikä on 10 vuotta. Seuraavassa kerrotaan, miten kaksinkertainen kirjausjärjestelmä toimii tämän liiketapahtuman kirjaamiseksi.
Koska kyseessä on kuorma-autojen osto luotolla, tässä liiketapahtumassa on kaksi toimintoa, joista toinen on kuorma-autojen osto luotolla ja toinen on uuden varaston lisäys. Kirjaukset kirjataan ensin omiin kirjanpitokirjoihinsa. Koska yritykselle on kertynyt omaisuuseriä, varastoon tehdään veloituskirjaus 50 00 000 INR:llä. Koska kyseessä on luotto-ostos, velkojen kirjanpitoon on tehtävä samansuuruinen kirjaus kredit-puolelle. Näemme, että debet-kirjaus kasvattaa varaston varojen saldoa ja kredit-kirjaus kasvattaa velkojen velkojen saldoa samalla summalla.
Kaksoiskirjaukset voivat myös vaikuttaa samaan tililuokkaan. Jos tavaranvalmistaja olisi ostanut kuorma-autot käteisellä, kassatilille on tehtävä hyvityskirjaus ja varastotilille veloituskirjaus. Oli miten oli, lopputulos saldossa on sama.