Johtamisen tehtävät eri yrityksissä ja toimialoilla voidaan luokitella neljään pääluokkaan – suunnitteluun, organisointiin, johtamiseen ja valvontaan. Ne voidaan ymmärtää myös neljänä perustoimintona, joita johtajilta edellytetään. Perinteisesti johtaminen ja valvonta ovat olleet johtajan tehtävien näkyvämpiä puolia. Johtajan kaksi ensimmäistä tehtävää ovat kuitenkin yhtä tärkeitä. Vaikka POLC-kehys ei ehkä kuvaa tarkasti kaikkia johtajan roolin ulottuvuuksia, se on kuitenkin riittävä ymmärtämään johtajien roolia liiketoimintaorganisaatioissa. Viitekehys on hyödyllinen, kun halutaan ymmärtää johtajien roolia ja heidän päivittäistä toimintaansa organisaation päämäärien ja tavoitteiden saavuttamiseksi.
POLC-kehys: Four Functions of Management
Planning:
Organisaatioiden sisällä tehdään päivittäin paljon suunnittelua. Suunnittelua pidetään tärkeänä esivaiheena ennen uuden projektin aloittamista tai uuden tavoitteen asettamista. Suunnitteluun kuuluu pääasiassa tavoitteiden asettaminen ja sen jälkeen kurssin määrittäminen näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Johtajien tulisi pysyä tietoisena toimialaympäristöstään ja tehdä ennusteita käytettävissä olevien tietojen ja informaation perusteella liiketoiminnan tulevaisuudesta. Suunnittelu ei kuitenkaan ole niin yksinkertaista kuin miltä se näyttää, koska johtajien on oltava hyviä päätöksentekijöitä voidakseen suunnitella menestyksekkäästi. Suunnittelu sisältää useita vaiheita, mutta se alkaa ympäristön kartoituksella. Johtajien on ensin kartoitettava ympäristönsä tunteakseen toimialaympäristönsä, yleisen taloudellisen ympäristön, kilpailun tason sekä asiakkaiden tarpeet ja mieltymykset.
Kerättyään tietoa kaikista näistä tekijöistä ja tehtyään analyysin johtajien on pyrittävä tekemään ennusteet tulosten perusteella. Johtajien tekemät ennusteet ovat suunnittelun perusta. Tavoitteet ovat lausumia, joissa hahmotellaan saavutettavat tulokset ja aikataulu tulosten saavuttamiseksi. Johtajien on asetettava tavoitteet osana suunnitteluprosessia. Sen lisäksi, että suunnittelijoiden on asetettava kurssi näiden tavoitteiden saavuttamiseksi, heidän on asetettava myös vaihtoehtoisia kursseja hahmoteltujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ennen kuin johtajat päättävät lopullisesta toimintatavasta, heidän on harkittava eri toimintatapoja ja valittava paras toimintatapa. Kun johtajat ovat valinneet parhaan toimintalinjan, heidän on muotoiltava tarvittavat toimenpiteet suunnitelman toteuttamiseksi ja varmistettava, että suunnitelma pannaan tehokkaasti täytäntöön. Koska suunnitelmia on monenlaisia, myös suunnittelua on monenlaista. Liiketoiminnan johtamisessa on pääasiassa kolmenlaisia suunnittelutyyppejä (suunnitelman käsitteen perusteella), joita ovat strateginen, taktinen ja operatiivinen suunnittelu.
Strateginen suunnittelu on prosessi, jossa analysoidaan yrityksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, minkä jälkeen analyysin perusteella suunnitellaan kilpailullinen asemointi ja nopeampi kasvu. Useimmiten ylin johto osallistuu strategiseen suunnitteluun, ja strategiset suunnitelmat ovat pitkäkestoisia, kuten kolmesta viiteen vuotta. Strategisen suunnittelun tärkein perusta on useimmiten yrityksen toiminta-ajatus, jossa selitetään yrityksen olemassaolon perimmäinen syy.
Taktinen suunnittelu organisaatiotasolla tukee strategista suunnittelua, ja sitä tehdään pääasiassa strategisen suunnitelman menestyksekkääksi toteuttamiseksi. Se on keskipitkän aikavälin suunnittelua ja lyhyen aikavälin suunnittelua verrattuna strategiseen suunnitteluun.
Toiminnallinen suunnittelu on lyhyen aikavälin suunnittelua ja tukee organisaation sisällä kahta ensin mainittua suunnitelmatyyppiä. Se keskittyy pääasiassa sellaisten vaiheiden ja toimien kehittämiseen, jotka voivat auttaa strategisten ja taktisten suunnitelmien onnistuneessa toteuttamisessa. Strategisessa ja taktisessa suunnittelussa otetaan huomioon pidemmän aikavälin tavoitteet, mutta operatiivisessa suunnittelussa keskitytään kahden ensimmäisen suunnitelmatyypin onnistumiseen lyhyemmällä aikavälillä. Operatiivisen suunnittelun kesto on yleensä alle vuosi, kuten kuukausisuunnittelu tai puolivuotissuunnittelu.
Organisointi:
Yritys voi hyödyntää resurssejaan, olivatpa ne sitten taloudellisia, toiminnallisia tai henkilöresursseja, täysimääräisesti vain, jos ne on organisoitu asianmukaisesti. Organisaatio on johtamisen toiminto, joka käsittelee organisaatiorakenteen kehittämistä ja sen jälkeen henkilöresurssien tehokasta kohdentamista organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. Organisaatiorakenne, joka yleensä esitetään organisaatiokaavion avulla, tarjoaa useimmiten puitteet ponnistelujen koordinoinnille koko organisaation tasolla.
Johtamisen organisointitehtävä ei kuitenkaan rajoitu pelkästään organisaatiokaavion kehittämiseen, vaan siihen kuuluu myös yksittäisten työpaikkojen suunnittelu. Siihen kuuluu myös yksittäisiin tehtäviin liittyvien tehtävien ja vastuiden päättäminen sekä se,
miten nämä tehtävät suoritetaan. Organisaatiotasolla organisointiin kuuluu organisaation toiminnan jakaminen erillisiin toimintoihin. Organisaatiot pyörittävät liiketoimintaansa erilaisin perustein. Joskus liiketoimintaa saatetaan esimerkiksi toimintoihin jakamisen lisäksi harjoittaa maantieteellisin perustein tai tuotesegmenttien perusteella. Kansainväliset organisaatiot käyttävät yleensä useita eri perusteita toimintojensa segmentointiin. Monet organisaatiot käyttävät myös asiakassegmentointia organisoidakseen toimintansa tehokkaasti. Yksikkö- tai työtasolla organisointiin liittyy se, miten työpaikat suunnitellaan, jotta henkilöresurssit voidaan kohdentaa tehokkaasti.
Johtaminen:
Nykyaikaisessa teollisuusympäristössä johtajien on oltava myös tehokkaita johtajia innostaakseen seuraajiaan suorittamaan tehtävänsä onnistuneesti. Jos johtajat osaavat johtaa tehokkaasti, se motivoi alaisiaan ponnistelemaan organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. Vaikka johtajat eroavat johtajista, johtajan työhön kuuluu aina jonkin verran johtajuutta. Se tarkoittaa, että jotkut johtajien johtamisominaisuudet auttavat heitä olemaan tehokkaampia työssään. Kotterin mukaan johtamistaitoja voidaan hankkia ja hioa aivan kuten johtamistaitoja.
Tämän päivän liiketoimintaorganisaatiolle on ominaista suuri monimutkaisuus ja muutos, jossa yritysjohtajat eivät voi menestyä ilman johtamistaitoja. Johtajan työhön kuuluu myös alaistensa motivoiminen ponnistelemaan niin, että tehtävät voidaan suorittaa vaaditussa ajassa. Nykyisessä ympäristössä vallitsevan monitulkintaisuuden ja epävarmuuden vuoksi yritysjohtajien on ajateltava ja toimittava johtajina. Heidän on tiedotettava prioriteeteista siten, että heidän organisaationsa voi reagoida nopeammin. On kertynyt paljon tutkimustietoa, joka osoittaa, että menestyäkseen johtajien on ajateltava johtajien tavoin.
Controlling:
Valvonta on myös keskeinen johtamistoiminto, jolla varmistetaan, että organisaation suorituskyky on asetettujen normien mukainen ja tavoitteet saavutetaan. Valvontaan kuuluu kolme vaihetta, joihin kuuluvat standardien asettaminen, suorituskyvyn vertaaminen näihin standardeihin ja sen jälkeen korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen aina tarvittaessa. Organisaatiotasolla suoritusstandardit asetetaan yleensä taloudellisin tai toiminnallisin ehdoin. Suorituskykystandardit voivat olla taloudellisia, kuten nettotulot, nettotulot ja liiketoiminnan kokonaiskustannukset, tai muita kuin taloudellisia, kuten tuotetut nettoyksiköt, tuotteiden laatutaso ja asiakaspalvelun taso. Johtajat käyttävät suorituskyvyn mittaamiseen erilaisia mittareita, kuten tilinpäätöksiä, myyntiraportteja, suoritusarviointeja ja asiakastyytyväisyyskyselyjen tuloksia. Jossain määrin organisaation kaikkien tasojen johtajat osallistuvat valvontatehtävään.
Kontrolli sekoitetaan kuitenkin usein johtajien henkilökohtaiseen valvontaan alaisiaan kohtaan. Kontrollointi ei tarkoita työntekijöiden käyttäytymisen tai persoonallisuuden manipulointia. Sen sijaan kontrollointi merkitsee sitä, että johtajat ryhtyvät tarvittaviin toimiin varmistaakseen, että heidän alaistensa ponnistelut ovat yhdenmukaisia organisaation ja osaston tavoitteiden kanssa.
Tehokas valvonta edellyttää kuitenkin tehokasta suunnittelua. Sen lisäksi johtajien on myös saatava käsitys siitä, mistä normeista poikkeamisen perimmäinen syy johtuu. Budjettitarkastukset ja tuloksellisuustarkastukset ovat kaksi perinteistä valvontamekanismia. Budjettitarkastuksen avulla voidaan saada käsitys siitä, mihin ja miten suunniteltu budjetti käytetään. Vastaavasti suoritustarkastuksen avulla voidaan ymmärtää, kuvastavatko raportoidut luvut todellista suoritusta vai eivät. Vaikka valvontaa ajatellaan pääasiassa taloudellisin termein, johtajien olisi sovellettava sitä myös tuotantoon, muihin toiminta-alueisiin ja yrityksen toimintatapoihin.
Vaikka POLC-viitekehystä on kritisoitu siitä, että se ei kuvaa johtajien vastuualueita täydellisesti ja tarkasti, sitä pidetään yleisesti parhaana viitekehyksenä kuvaamaan johtajien tehtäviä organisaatioiden sisällä. Vaikka johtajien tehtävät ovat muuttuneet paljon aikojen muuttuessa, johtajien odotetaan kaikkialla maailmassa edelleen hoitavan näitä neljää perustehtävää. Johtajien rooli on muuttunut paljon monimutkaisemmaksi, kun toimialaympäristön monitulkintaisuus ja epävarmuus ovat kasvaneet ajan myötä, johtajien työtehtäviin kuuluvat edelleen nämä neljä perustoimintoa. Johtamistehtävien ymmärtämiseksi on olemassa myös muita viitekehyksiä, kuten Henry Fayolin antama viitekehys.