Milloin ja milloin ei kannata käyttää lyhenteitä ja nimikirjaimia

Kaikille asioille on aikansa ja paikkansa, eikä nimikirjaimien ja nimikirjaimien käyttö ole poikkeus. Näiden lyhenteiden käyttämisen tarkoitus liikekirjoituksessasi on tehdä kirjoituksestasi selkeämpää. Jos kuitenkin käytät väärin tai väärinkäytät initialismeja ja/tai akronyymejä, saavutat juuri päinvastaisen tuloksen ja teet muistioistasi ja käsikirjoituksistasi sekavan mössön.

Mikä on initialismi?

Asiassa initialismit ovat sanojen tai lausekkeiden lyhyempiä muotoja, jotka voivat olla käteviä silloin, kun joudut toistamaan samaa sanaa tai lauseketta useita kertoja samassa kirjoitusosassa. Ne lausutaan kirjainsarjoina. Esimerkiksi ”Maailman kauppajärjestö” kirjoitetaan usein ”WTO”. Näet, miten kolmen kirjaimen alkukirjaimen kirjoittaminen voi säästää paljon aikaa ja estää liikeasiakirjasi kuulostamasta toistolta.

Mikä on akronyymi?

Akronyymi on nimen tai lauseen alkukirjaimista muodostettu sana. Se lausutaan ikään kuin se olisi sana. Esimerkkejä yleisistä akronyymeistä ovat ”SARS” (vakava akuutti hengitystieoireyhtymä) ja ”UNICEF” (Yhdistyneiden kansakuntien kansainvälinen lasten hätärahasto) – kuvittele, että joudut kirjoittamaan sen joka kerta 10-sivuiseen asiakirjaan, joka koskee järjestön aloitetta nuorten tyttöjen koulutusmahdollisuuksien parantamiseksi Afrikassa!

Tärkeitä asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon ennen kuin käytät alkukirjainta tai lyhennettä

Kerro, mitä alkukirjain tai lyhenne tarkoittaa

Lyhyet muodot eivät aina ole paras tapa välttää päällekkäisyyksiä. Jos siis aiot käyttää alkukirjaimia ja/tai lyhenteitä liikekirjoituksessasi, muista: Ensimmäisellä kerralla, kun käytät alkukirjainta tai lyhennettä asiakirjassasi, sanat on kirjoitettava ulos, ja lyhennetty muoto on sijoitettava sulkuihin heti sen jälkeen. Näin lukijalle on selvää, mitä kirjaimet tarkalleen tarkoittavat. Tässä esimerkki:

Uusi maailmanjärjestys (NWO) tuli voimaan syyskuun 11. päivän jälkeen.

Ole johdonmukainen

Lukijat tietävät tällöin, että kaikki myöhemmät viittaukset ”NWO:hon” asiakirjassasi viittaavat todella uuteen maailmanjärjestykseen. Kun olet vakiinnuttanut alkukirjaimen tai lyhenteen paperissasi, sinun on johdonmukaisesti käytettävä lyhyttä muotoa sanojen sijasta.

Pidä kiinni alkukirjaimen tai lyhenteen yhdestä määritelmästä

Korjaa aina omassa mielessäsi kunkin käyttämäsi lyhenteen tarkka määritelmä. Jos määrittelet SEM:n ”pyyhkäisyelektronimikroskopiaksi” (joka on prosessi), akronyymisi tulisi viitata vain prosessiin koko kirjoituksessasi. Esimerkiksi seuraava lause olisi virheellinen, jos se sisältyisi samaan paperiin:

Kokeissamme käytimme SEM:ää.

Jos olet jo määritellyt SEM:n tarkoittavan prosessia, et voi käyttää SEM:ää viittaamaan esineeseen (eli pyyhkäisyelektronimikroskooppiin, jota käytät pyyhkäisyelektronimikroskopian prosessin suorittamiseen), vaikka molempien sanojen alkukirjaimet ovat samat. Lyhyesti sanottuna sama alkusana tai lyhenne voi viitata asiakirjassa vain yhteen asiaan.

Älkää unohtako artikkelien käyttöä

Muistakaa, että monet alkusanat tai lyhenteet vaativat edelleen artikkeleita (esim. ”a”, ”an” tai ”the”). Käytetäänpä taas uutta maailmanjärjestystä:

Oikein: NWO on syntynyt 2000-luvulla.

Oikein: NWO on syntynyt 2000-luvulla.

Muista, että NWO tarkoittaa substantiivia ”Uusi maailmanjärjestys”, ja substantiivit vaativat artikkelin eteensä.

Jos olet hämmentynyt siitä, pitäisikö käyttää ”a”- vai ”an”-merkkiä konsonantilla alkavan alkukirjaimen tai akronyymin edessä, muista puhua lyhennetty muoto ääneen. Jos alkukirjaimen tai lyhenteen ensimmäinen kirjain on vokaaliäänne (riippumatta siitä, onko ensimmäinen kirjain itse asiassa vokaali vai ei), käytä ”an”. Lyhenne ”NWO” on täydellinen esimerkki. Vaikka ”N” on konsonantti, se on lyhyt e-äänne (eli vokaaliäänne), kun sanot sen. Näin ollen tulisi käyttää ”an”.

Tarkista, onko lauseellesi jo olemassa vakiintunut alkusana tai lyhenne

On myös tärkeää muistaa, että vaikka voit joskus keksiä alkusanoja tai lyhenteitä, monet lyhentämistä vaativat sanat/lauseet ovat jo vakiintuneita ja yleisiä. Verkossa on useita sanakirjoja, joista voit etsiä yleisesti käytettyjä alkusanoja ja lyhenteitä.

Initialismit ja lyhenteet akateemisessa kirjoittamisessa

Jos käytät alkusanoja ja/tai lyhenteitä akateemisessa kirjoittamisessa, muista, että joissakin tieteellisissä aikakauslehdissä edellytetään, että esittelet alkusanat ja lyhenteet kerran artikkelisi tiivistelmässä ja sitten uudelleen, kun käytät niitä ensimmäisen kerran artikkelin rungossa. Jos olet epävarma siitä, miten initialismeja tai akronyymejä tulisi käyttää akateemista artikkelia kirjoittaessasi, tutustu lehden erityisvaatimuksiin.

Liian monet initialismit ja akronyymit voivat tehdä liikekirjoituksestasi aakkoskeittoa

Muista, että akronyymejä tulisi käyttää vain sellaisiin sanoihin tai lausekkeisiin, jotka toistuvat useita kertoja asiakirjan sisällä. Jos käytät liikaa alkukirjaimia ja lyhenteitä, lukijat hämmentyvät. Tässä esimerkki äärimmäisestä alkusanojen/lyhenteiden käytöstä lehdistötiedotteessa:

Yhdysvalloissa käsitys NWO:sta tuli suosittu WTC:hen tehtyjen terrori-iskujen jälkeen. Naton ja WTO:n virkamiehet viittaavat kuitenkin harvoin NWO:hon GATTiin liittyvissä menettelyissä, ja voidaan sanoa, että MVTO:lla, suosituimmuus- ja suosituimmuuskohtelulausekkeella ja SRO:illa ei ole juurikaan tekemistä NWO:n kanssa.

Kuten huomaatte, liiallinen määrä alkukirjaimia ja akronyymejä voi vaikeuttaa kirjoituksenne ymmärrettävyyttä. Jos lukuisat akronyymit ovat välttämättömiä, suosittelemme sisällyttämään alku- ja lyhennesanaston; lukijasi voivat sitten viitata siihen, jos he ovat hämmentyneitä.

TTYL-Säästäkää satunnaiset alku- ja lyhenteet tekstiviesteihin

Loppujen lopuksi, vaikka saattaisitkin usein mädäntyä bffisi kanssa Chem hw:stä, joka on saatava tehtyä pikimmiten, muistathan, että pikaviesteissä käytetyt alku- ja lyhenteet sopivat harvoin, jos ollenkaan, liike- tai ammattimaisiin kirjoituksiin.

Vaikka initialismien ja akronyymien oikeaoppinen käyttö voi auttaa lukijoita ymmärtämään työsi helpommin, initialismien ja akronyymien väärä käyttö voi tehdä työstäsi sotkun. Kun olet epävarma, lähetä työsi liike-elämän toimittajillemme, niin saat nopean ja ammattitaitoisen lausunnon.