Jos sinulla on W-2-lomakkeita, jotka sinun on täytettävä työntekijöiden vuotuisia palkkaraportteja varten, helpoin tapa täyttää ne verkossa. Seuraavassa kerrotaan, mitä sinun on tiedettävä.
W-2-lomakkeiden jättämisen määräaika
Täytät W-2-lomakkeet sosiaaliturvaviranomaiselle (Social Security Administration, SSA), et verovirastolle (IRS).
W-2-lomakkeiden jättämisen määräaika on seuraavan vuoden tammikuun 31. päivä. Vuoden 2020 W-2-lomakkeiden osalta määräaika on 31.1.2021. Muutos tehtiin vuonna 2015 veropetosten estämiseksi, ja päivämäärä koskee sekä paperi- että verkkolähetyksiä. Ilmoituksesi katsotaan ajoissa jätetyiksi, jos ne toimitetaan tähän päivämäärään mennessä.
Sinun on annettava jäljennökset W-2-lomakkeista työntekijöillesi viimeistään verovuotta seuraavan vuoden 31.1. mennessä. Täytetyt W-2-lomakkeet kannattaa antaa työntekijöille jo tammikuun alkupuolella, jotta he voivat tutustua niihin ja jotta voit tarvittaessa tehdä korjauksia ennen määräaikaa.
W-2-lomakkeiden ja W-3-lomakkeiden ero
W-2-lomakkeilla ilmoitetaan työntekijän palkat sosiaaliturvahallinnolle. SSA jakaa tiedot IRS:n kanssa tuloverotusta varten.
Sinun on annettava W-2-lomake jokaiselle työntekijälle, josta olet pidättänyt FICA-veroja (Federal Insurance Contribution Act) eli sosiaaliturva- ja Medicare-veroja sekä liittovaltion ja osavaltioiden tuloveroja. Sinun on myös annettava W-2-lomake kaikille niille, joilta olisi pitänyt pidättää tulovero, mutta jostain syystä ei ole pidätetty.
W-3-lomakkeet ovat lähetyslomakkeita, jotka on liitettävä W-2-lomakkeisiin. Niissä esitetään yhteenveto kaikista SSA:lle lähettämiesi W-2-lomakkeiden tiedoista. Jos jätät W-2-lomakkeet SSA:lle sähköisesti Business Services Online (BSO) -portaalin kautta, se luo automaattisesti W-3-lomakkeen, joten sinun ei tarvitse jättää lomaketta.
Milloin sähköinen jättäminen on pakollista
Jos jätät kalenterivuoden aikana vähintään 250 W-2-lomaketta, ne on jätettävä sähköisesti, ellei IRS myönnä sinulle vapautusta. Sinulta voidaan periä sakko, jos et toimita sähköisesti vaadittuna ajankohtana.
Sakkoja määrätään jokaisesta toimittamatta jätetystä tai virheellisesti toimitetusta lomakkeesta. Seuraamusmaksut riippuvat siitä, kuinka myöhään lomake on jätetty SSA:lle tai annettu työntekijöille, ja ne vaihtelevat yrityksesi koon mukaan. Voit harkita jatkohakemuksen jättämistä ja sen jälkeen lomakkeiden jättämistä mahdollisimman pian seuraamusten minimoimiseksi.
The Taxpayer First Act -laki muutti vaatimusta tiettyjen vuotuisten veroilmoitusten jättämisestä verkossa (mukaan lukien W-2-lomakkeet työntekijöille ja 1099-MISC-lomakkeet muille kuin työntekijöille).
- Verovuodesta 2021 alkaen sinun on jätettävä veroilmoitus verkossa, jos yritykselläsi on 100 jätettävää W-2-lomaketta
- Vuoden 2021 jälkeisinä verovuosina sinun on jätettävä veroilmoitus verkossa, jos yritykselläsi on vähintään 10 jätettävää W-2-lomaketta
Osa on myös erityissääntöjä, jotka koskevat W-2-lomakkeita verkossa jättäviä henkilöyhtiöitä:
- Vuonna 2019 henkilöyhtiön on täytettävä W-2-lomakkeet verkossa, jos sillä on vähintään 150 jäsentä
- Vuonna 2020 henkilöyhtiön on täytettävä W-2-lomakkeet verkossa, jos sillä on vähintään 100 jäsentä
- Vuonna 2021 henkilöyhtiön on täytettävä W-2-lomakkeet verkossa, jos sillä on vähintään 50 jäsentä
Voit aloittaa W-2-lomakkeiden sähköisen arkistointivelvoitteen täyttämisen milloin tahansa.
Online-ilmoituksen tekeminen
Voit täyttää W-2-lomakkeet sähköisesti SSA:n Business Services Online -sivustolla. Se on maksutonta ja turvallista, ja se on SSA:n suosima menetelmä paperitietojen toimittamiseen verrattuna.
BSO tarjoaa kaksi vaihtoehtoa. Voit luoda enintään 50 tällaista lomaketta ja tulostaa niistä kopiot, jotka voit antaa työntekijöillesi. Tai jos käytät palkanlaskentaohjelmistoa, voit ladata palkkaraportin, jota käytetään lomakkeiden luomisessa.
W-2-lomakkeiden sähköisen toimittamisen edut
Sähköinen toimittaminen säästää aikaa ja vaivaa ja auttaa varmistamaan tarkkuuden. Sinun ei tarvitse laskea ja lähettää W-3-lähetyslomaketta, koska Social Security Administration luo W-3-lomakkeen automaattisesti, kun lähetät W-2-lomakkeet.
Voit myös lähettää W-2c-lomakkeet (korjatut W-2-lomakkeet) BSO-sivustolla korjataksesi virheen, jos olet tehnyt virheen yhdessä tai useammassa W-2-lomakkeessa sen jälkeen, kun olet jättänyt lomakkeet.
Voit myös käyttää BSO-sivustoa tarkistamaan sosiaaliturvatunnuksia palkkailmoituksia varten. Sivustolla on opetusohjelma, käsikirjoja, tarkistuslista ja muuta hyödyllistä tietoa, joka auttaa sinua näiden lomakkeiden sähköisessä jättämisessä.
Ennen kuin lähetät lomakkeet sähköisesti
Sinun on ensin rekisteröidyttävä sosiaaliturvaviranomaisen (Social Security Administration) BSO-sivustolle, ennen kuin voit lähettää W-2-lomakkeet verkossa. Kun olet rekisteröitynyt, voit luoda ja tallentaa W-2-lomakkeet erityisessä tiedostomuodossa ja lähettää ne verkkosivustolla.
Voit tarkastella ladattuja tiedostoja ja nähdä virheilmoitukset tiedostojen lähettämisen jälkeen, mukaan lukien nimi- ja sosiaaliturvatunnusten yhteensopimattomuudet. Näin voit tehdä tarvittavat korjaukset.
Voit myös tarkastella lähettämisesi tilaa ja nähdä, onko tiedosto hyväksytty.