Sage 50cloud

Aalto

Xero

Zoho Books

GoDaddy Bookkeeping

Sunrise

Kashoo

Intuit QuickBooks Self-Employed

Miten tämä muutos vaikuttaa tapaan, jolla käytät FreshBooksia? Suurimmaksi osaksi se ei vaikuta. Harrastat edelleen toimintoja, kuten laskujen luomista, ajanseurantaa ja maksujen vastaanottamista, kuten aina ennenkin. Mutta kirjanpitotiedoillasi on uusi, vankka kehys, joka tarjoaa jäsennellympää kirjanpitoa ja parempaa näkemystä raha-asioistasi. Erityisesti FreshBooksissa on nyt tilikartta ja pääkirja, kaksi uutta tiliä, muut tuotot ja myytyjen tuotteiden kustannukset (COGS), pankkien täsmäytys ja kaksi uutta vakiomuotoista talousraporttia (Trial Balance ja Balance Sheet).

FreshBooks ei ole vieläkään ottanut käyttöön kaikkia FreshBooks Classicissa olevia työkaluja, mutta se toi tänä vuonna mukanaan ison työkalun: varaston seurannan. Se on myös lisännyt uuden käyttäjäroolin (johtaja), automaattisen kilometriseurannan iOS-sovelluksessa ja kassalinkit (asiakkaat voivat suorittaa maksuja ilman laskutusta). Urakoitsijat voivat seurata omaa aikaansa, ja johtajat voivat hallita raportteja paremmin. Projekteissa on kaksi uutta välilehteä: Laskut ja Kulut. FreshBooks on myös lisännyt lukuisia parannuksia laskuihin ja yleiseen työnkulkuun. Esimerkiksi on uusi Esikatselu-välilehti. Laskuissa näkyvät nyt laskuttamaton aika ja kulut. Asiakasviesti on muokattavissa, ja asiakkaat voivat myös suorittaa osamaksuja. FreshBooks on tehnyt palveluunsa enemmän parannuksia (sekä suuria että pieniä) kuin mikään muu tarkastelemani sivusto.

Tehokas käyttöliittymä

FreshBooks on myös parantanut käyttöönottoprosessiaan. Se kysyy ensin muutaman peruskysymyksen yrityksestäsi (kuten mitä teet ja miten laskutat). Annat yhteystiedot ja sinua kannustetaan kutsumaan tiimisi jäsenet luomaan tilit. Sitten Freshbooks pudottaa sinut pääsivustolle, jossa näet laatikon, jossa on kolme asetusvaihetta. Yksi niistä on laskujen mukauttaminen (vaihtoehdot rajoittuvat kahteen malliin, logoon, taustaväriin ja kahteen fonttiin). Minulla oli ongelmia logon lisäämisessä. Useimmat sivustot vain pyytävät grafiikkatiedostoa ja sijoittavat logon myyntilomakkeeseen. FreshBooks ottaa tiedostosi ja käyttää sitä pitkulaisen laatikon täyttämiseen. Pystyin siis sisällyttämään vain osan logostani.

Kun suljet asetusruudun, pääset sivuston kojelaudalle, jossa ei ole lisäohjeita siitä, miten päästä alkuun. Wave ja Xero tarjoavat paljon parempia käyttöönottotyökaluja, jotka opastavat sinut lukuisten asennusvaiheiden läpi.

Dashboard antaa sinulle nopean yleiskuvan yrityksesi taloudellisesta tilasta. Kaavioita on viisi. Maksamattomat tulot kertoo, kuka on sinulle velkaa ja kuka on maksujen kanssa jäljessä. Kokonaisvoitto antaa tietysti reaaliaikaisen luvun tämänhetkisestä voitostasi tai tappiostasi. Voit muuttaa tämän graafin päivämääräväliä. Kulut näyttää kulusi luokittain. FreshBooks lisäsi viime vuonna kaksi lisää: Tulovirrat ja Laskuttamaton aika.

Linkit tukeen ja sivulle, jossa kuvataan, mitä uutta FreshBooksissa on, näkyvät oikeassa alakulmassa. Oikeassa yläkulmassa olevat linkit vievät sivuille, joilla voit kutsua tiimin jäseniä (mukaan lukien kirjanpitäjä) eri käyttöoikeustasoilla ja luoda uusia tietueita ja tapahtumia. Valitettavasti joudut selaamaan paljon nähdäksesi kaaviot, eikä tehtävälistaa ole, kuten GoDaddy Bookkeepingissa.

Kojelaudan vasemmalla puolella olevassa pystysuorassa paneelissa näkyvät navigointilinkit työkalun keskeisille alueille: Dashboard (kojelauta), Clients (asiakkaat), Invoices (laskut), Payments (maksut), Expenses (kulut), Estimates (arviot), Time Tracking (ajanseuranta), Projects (projektit), My Team (Oma tiimi), Integrations (integraatiot), Reports (raportit), Accounting (kirjanpito) ja Add-ons (lisäosat). Napsauta tämän luettelon yläpuolella, yrityksesi nimen vieressä olevaa linkkiä, jolloin avautuu luettelo sivuston asetuksista. Täällä voit esimerkiksi lisätä lisäyrityksiä, ottaa yhteyttä asiakastukeen, luoda tuote- ja palvelutietueita ja integroida kolmannen osapuolen sovelluksia (niitä on nyt yli 100).

Voit myös määrittää kaksi FreshBooksin toiminnan kannalta tärkeää yhteyttä. Jos annat kirjautumistietosi rahoituslaitoksille, joissa sinulla on tilejä, FreshBooks muodostaa yhteyden niiden verkkosivustoihin ja tuo tilitapahtumat. Ja rekisteröitymällä FreshBooks Payments- tai Stripe-järjestelmään voit aloittaa luottokorttien hyväksymisen. Lopuksi vasemmassa yläkulmassa olevasta pienestä kellokuvakkeesta pääset päivityksiin asiakkaistasi, tiimisi jäsenistä ja muista liiketoiminta-asioista.

Kaiken kaikkiaan FreshBooksissa on yksinkertaisimmat, intuitiivisimmat ja houkuttelevimmat kuvaruutunäytöt kaikista viime aikoina tarkastelemistani palveluista. Se on helpompi lukea yhdellä silmäyksellä kuin esimerkiksi Kashoo. FreshBooksin vanhan käyttöliittymän käyttäjältä voi kuitenkin kestää jonkin aikaa orientoitua. Onneksi FreshBooks tarjoaa runsaasti opastusta, mukaan lukien hakukelpoinen ohjetietokanta sekä sähköposti- ja puhelintuki.

Laskujen luominen FreshBooksissa

Klikkaamalla työkalurivin Laskut-välilehteä avautuu ruutu, joka kertoo kaiken tarvittavan kirjanpidon saatavien (vaikkei sivustolla käytetäkään tuota kirjanpitotermiä) tilasta. Kun ”minulta” -välilehti on korostettuna (”minulle” avaa sivun laskuille, jotka olet saanut muilta FreshBooks-käyttäjiltä), näet erääntyneiden, maksamattomien ja luonnosvaiheessa olevien laskujen dollarisummat. Alla on linkkejä viimeksi päivitettyihin laskuihisi. Alareunassa on luettelo kaikista laskuista ja toistuvista malleista.

FreshBooksin Lasku-sivulla on paljon tietoa viimeisimmistä ja aiemmista laskuistasi.

FreshBooks tukee kahta ylimääräistä tapahtumatyyppiä: arvioita ja ehdotuksia, jotka molemmat voidaan muuntaa laskuiksi. Ehdotus on paljon yksityiskohtaisempi versio arviosta, jonka asiakas voi allekirjoittaa hyväksyessään (FreshBooks sallii sähköiset allekirjoitukset). Se voi sisältää kuvailevaa tekstiä ja taulukoita, ja se voi käsittää useita sivuja. Mikään kilpaileva työkalu ei tarjoa näin kehittynyttä vaihtoehtoa. Uutta viimeisimmän tarkistuksemme jälkeen on mahdollisuus luoda ennakkomaksuja, joita voit käyttää, kun olet luomassa jatkuvaa liikesuhdetta asiakkaaseen, joka saattaa vaatia monimutkaisempaa laskutusta.

Aloita tästä, napsauta Uusi lasku. Avautuu laskumalli, johon on täytetty yhteystietosi ja logosi, nykyinen päivämäärä ja eräpäivä sekä laskun numero. Täydennät loput valitsemalla tuotteet tai palvelut ja syöttämällä määrät. Jos olet jo luonut liikevaihtoverokannat, oikea verokanta pitäisi olla määritetty. Voit lisätä alennuksen, minkä monet sivustot sallivat. Mutta voit myös pyytää käsirahaa ja laatia maksuaikataulun. Jälkimmäinen on ainutlaatuinen FreshBooksissa. Kun se on valmis, voit tallentaa tai lähettää sen.

FreshBooks antaa sinulle jonkin verran valtaa laskujesi ulkoasuun.

Yksi varoitus tässä: FreshBooksin maksut perustuvat aktiivisiksi määrittelemiesi asiakkaiden määrään. Jos lisäät uuden asiakkaan laskutusprosessin aikana ja sinulla on aiemmin ollut viisi aktiivista asiakasta (mikä on alkuperäisen hinnoittelutason yläraja), FreshBooks laskuttaa sinua korkeammalla hinnalla seuraavasta maksupäivästä alkaen.

Asiakkaasi voivat suorittaa sinulle maksuja käyttämällä FreshBooksin omaa maksutoimintoa (joka on itse asiassa uudelleenbrändätty maksujenkäsittelypalvelu WePaysta). Se maksaa 2,9 prosenttia plus 30 senttiä per maksutapahtuma, mikä on käytännössä alan standardi. Voit myös hyväksyä maksuja Stripen kautta.

FreshBooks tuo yleisimmin käyttämäsi laskuasetukset saatavillesi, kun työstät laskua.

Voit määrittää myös liikevaihtoverot suoraan laskuistasi. Lisää veroja -linkki on suoraan kunkin erän hinnan alapuolella. Napsauta sitä, niin avautuu pieni ikkuna, jossa voit määrittää useita myyntiveroja. Voit joko ruksata valintaruudun, jolloin veroja sovelletaan kaikkiin laskun eriin, tai määrittää ne erikseen. FreshBooks ei integroidu suoraan myyntiveropalveluun, kuten kultainen standardi Avalara, mutta ilman sitäkin se käsittelee myyntiveroja kuten useimmat kilpailijat. Myyntiverojen yhteenvetoraportti auttaa sinua täyttämään tarvittavat asiaan liittyvät raportit.

Ympäristöherkät asetukset

Kun työskentelet laskujen parissa, FreshBooks näyttää linkkejä asiayhteysherkkiin asetuksiin. Tämä on ainutlaatuista FreshBooksissa. Muilla työkaluilla on yksi jättimäinen osio, jossa määrittelet kaikki sen asetukset. Tämä kontekstiherkkyys on loistava ominaisuus, joka säästää aikaa ja muistuttaa sinua jatkuvasti käytettävissä olevista vaihtoehdoista. Voit esimerkiksi vaihtaa tässä eri laskutyyliin. Voit myös asettaa laskun toistumaan tietyin väliajoin joko automaattisesti tai manuaalisesti ja määrittää verkkomaksut. Kun tallennat laskun, näkyviin tulee lisää kontekstisidonnaisia asetuksia.

Jos käytät mitä tahansa FreshBooksin versiota Lite-versiota lukuun ottamatta, voit lähettää muistutuksia määrätyin väliajoin ja veloittaa myöhästymismaksuja, mikä on epätavallista tässä työkaluryhmässä. Voit myös avata minkä tahansa tallennetun laskun uudelleen ja muokata sitä tai napsauttaa Lisää toimintoja -painiketta lisätoimintoja varten, kuten lomakkeen lähettämistä sähköpostitse, maksun soveltamista tai PDF-tiedoston luomista varten. Voit myös tarkastella laskun historiaa.

Yhteystiedot ja kulut FreshBooksissa

Kun luot uuden asiakastietueen FreshBooksissa, annat periaatteessa vain yhteystiedot. Mutta asiakkaan etusivu täyttyy lopulta tiedoilla. Asiakastietueet näyttävät yhteystietonsa eräänlaisina digitaalisina käyntikortteina. Niissä on kentät kunkin asiakkaan nimelle, posti- ja sähköpostiosoitteelle sekä puhelinnumerolle. Asiakaskortin vieressä olevassa kaaviossa näkyy, kuinka paljon kyseiseen asiakkaaseen liittyy maksamattomia tuloja, ja se jakautuu laskuluonnoksiin, käytettävissä olevaan luottoon, laskuttamattomaan aikaan ja laskuttamattomiin kuluihin. Alla on taulukko, joka näyttää luettelot kyseisen asiakkaan laskuista, ennakkomaksuista, luotoista, kuluista, arvioista, ajanseurannasta, projekteista ja raporteista. Voit siirtyä niiden välillä napsauttamalla välilehtiä.

Kun kirjaat yksittäisiä kuluja FreshBooksissa, voit muuttaa joitakin asetuksia lennossa ja liittää kuitin.

Klikkaa näytön yläreunassa olevaa Suhde-välilehteä nähdäksesi tapahtumahistorian. Tämä on loistava, kattava joukko näyttöjä, joka on vertaansa vailla tässä sivustoryhmässä.

Jos olet liittänyt yhden tai useamman pankkitilin FreshBooksiin, näet luettelon viimeisimmistä tapahtumista, kun napsautat Kulut-välilehteä vasemmassa pystysuorassa ruudussa. FreshBooks yrittää luokitella nämä automaattisesti (valinnoilla kuten Asiantuntijapalvelut, Tarvikkeet, Ateriat & Viihde, Henkilökohtaiset ja niin edelleen), kun se tuo ne sisään, mutta se ei aina osu kohdalleen. Sinun on aluksi harjoiteltava sitä korjaamalla epätarkat kategoriat, mikä kannattaa ehdottomasti tehdä, sillä nämä tiedot ovat erittäin tärkeitä raportteja ja veroja varten.

Syötät kulun manuaalisesti tai muokkaat tuotua kulua, voit lisätä tai muokata paljon yksityiskohtia. Viisi viimeksi päivitettyä kulua näkyvät Kulut-näytön yläreunassa; ne näyttävät kassanauhanauhoilta. Yksittäiset kuluerätietueet alla olevassa luettelossa, joka sisältää kentät myyjälle, luokalle, päivämäärälle, lähteelle, asiakkaalle/projektille/kuvaukselle ja määrälle/verolle/tilalle. Voit liittää tiedoston, vetää ja pudottaa kuittikuvan, merkitä kulun laskutettavaksi tietylle asiakkaalle, vaihtaa valuutan ja määrittää sen myytyjen tuotteiden kustannukseksi (COGS). Mikään kilpailija tässä ryhmässä ei tarjoa yhtä kattavia kulukirjauksia. FreshBooks ei kuitenkaan arvioi neljännesvuosittaisia tuloveromaksuja, kuten Intuit QuickBooks Self-Employed ja GoDaddy Bookkeeping tekevät.

Yksinkertaiset projektinhallintatyökalut

FreshBooks tarjoaa kilpailijoitaan rikkaampia projektinhallintatoimintoja. Aloittaaksesi anna projektillesi nimi ja määritä siihen tiimin jäsenet ylläpitäjiksi, johtajiksi, työntekijöiksi tai urakoitsijoiksi (jokaisella roolilla on omat käyttöoikeusrajoituksensa). Voit määrittää projektin ulkoiselle asiakkaalle, jos teet projektin jollekin toiselle, jotta hän voi tehdä yhteistyötä ja saada laskutuksen sekä syöttää tuntibudjetin ja loppupäivän. Sinulla on kaksi laskutusvaihtoehtoa: tuntihinta tai kiinteä projektihinta. Jos valitset tuntiveloituksen, voit valita yhden tuntihinnan tai hinnat tiimin jäsenen tai palvelun mukaan.

FreshBooksin avulla voit dokumentoida projektin tunnit ja kulut perusteellisesti. Se tarjoaa yksityiskohtaisen yleiskatsauksen projektista.

Voit määrittää projektin palvelut napsauttamalla Lisää palvelu -painiketta ja kirjoittamalla kuvaavan nimen. FreshBooks lisää jokaisen lisäämiesi palveluiden luetteloon, jonka se näyttää aina, kun luot uuden projektin. Kun on aika aloittaa projektin aikamerkintöjen lisääminen, sinulla on kaksi vaihtoehtoa: käynnistää ja pysäyttää ajastin tai syöttää tunnit manuaalisesti täyttämällä kentät pienessä ikkunassa. Voit lisätä täällä myös kuluja ja korvamerkitä sekä ne että aikamerkinnät laskutettaviksi.

Kullakin projektilla on oma etusivu, jossa voit tarkastella merkintöjäsi ja lisätä niitä lisää sekä vaihtaa viestejä tiimisi jäsenten kanssa.

Laskupohjissa ei ole kenttää Projekti, mutta voit toki laskuttaa asiakkaita tehdyistä työtunneista ja aiheutuneista kuluista. Kun valitset laskussa asiakkaan, jolla on jompikumpi näistä kohdista, näet ne avattavassa luettelossa. Lisää se laskuun napsauttamalla Lisää, jolloin avautuu uusi ikkuna, jossa näkyvät laskuttamattomat työtunnit ja kulut. Voit valita haluamasi kulut, ja ne näkyvät rivierinä, kun palaat laskuun. Sekä aikamerkinnät että projektit voidaan muuntaa automaattisesti laskuiksi.

FreshBooksin mobiilisovellukset

FreshBooks tarjoaa Android-sovelluksia ja iOS-sovelluksia, jotka ovat pitkälti samanlaisia keskenään. Sovellukset ovat riittävän helppokäyttöisiä, mutta ne eivät tarjoa yhtä poikkeuksellista käyttökokemusta kuin pääsivusto. Ne ovat melko yksinkertaisia. FreshBooks-sovellus avautuu kojelautaan, joka sisältää kolme kriittistä kaaviota: Erääntyneet tulot, Kokonaisvoitto ja Kokonaismenot. Näytön alareunassa olevat kuvakkeet vievät sinut työkalun työskentelyalueille, joissa voit tarkastella, lisätä ja muokata laskujen, kulujen, työajanseurannan, arvioiden ja asiakastietojen sisältämiä tietoja. Mobiilisovelluksissa on paljon sellaista, mitä et voi tehdä, kuten työskennellä projektien ja raporttien kanssa, mutta pääset käsiksi sivuston keskeisiin ominaisuuksiin, joita käytät todennäköisimmin muualla kuin toimistolla.

FreshBooksin mobiilisovelluksissa et voi tehdä kaikkea sitä, mitä voit tehdä selaimessa, mutta voit lisätä, tarkastella ja muokata kriittisiä tietoja.

IOS-sovelluksessa on uusi ominaisuus, jonka olen nähnyt vain QuickBooks Online- ja QuickBooks Self-Employed -sovelluksissa: automaattinen kilometriseuranta. Käynnistät sovelluksen, kun Sijaintipalvelut on päällä, ja FreshBooks seuraa kilometrimäärääsi, kun ajat. Voit kirjata matkat henkilökohtaisiksi tai työmatkoiksi ja palata takaisin ja lisätä matkoja, jos jokin matka on jäänyt väliin.

Palkinnon lunastaminen

Jos et ole koskaan aiemmin käyttänyt FreshBooksia, sinulla ei pitäisi olla suuria vaikeuksia oppia, miten nykyinen versio toimii. FreshBooksin ulkoasu on poikkeuksellinen ja sen navigointityökalut ovat intuitiivisia. Suosittelemme kuitenkin tarkistamaan yrityksen kanssa, ennen kuin vaihdat FreshBooks Classicista, jotta voit varmistaa, että pakolliset ominaisuutesi ovat mukana.

Freelancerit, jotka toivovat voivansa hallinnoida rahojaan osaavasti, tarvitsevat parhaat saatavilla olevat laskutus- ja ajanseurantatyökalut, kulujenhallinta- ja asiakastiedot sekä raportoinnin. Heidän on päästävä sivustolle ja sieltä pois nopeasti voidakseen tehdä työnsä, eikä haittaa ole, jos sivuston käyttöliittymä ja navigointityökalut ovat myös luokkansa parhaita. FreshBooks tarjoaa kaiken tämän ja paljon muuta. Se on jälleen Editors’ Choice -voittajamme kirjanpidossa yksityisyrittäjille, freelancereille ja hyvin pienille yrityksille.

Niinkin FreshBooks on poikkeuksellinen valinta freelancereille ja itsenäisille urakoitsijoille, siitä puuttuu paljon toiminnallisuuksia, joita suuremmat, monimutkaisemmat yritykset tarvitsevat. Intuit QuickBooks Online voittaa toimittajan valintamme pienyritysten verkkokirjanpidosta.

Kun pohdit rahatilannettasi, kannattaa tutustua myös juttuihimme parhaista henkilökohtaisista rahoituspalveluista ja parhaista verovalmisteluohjelmistoista.