Viime vuosina monet yritykset pitivät IT-organisaatiota reaktiivisena kustannuspaikkana. Jos joku yrityksessä tarvitsi tietokoneen, palvelimen, ohjelmiston tai mitä tahansa siltä väliltä, IT-osasto kävi ostamassa sen, ja se oli siinä. Ajan myötä IT-järjestelmästä tuli tilkkutäkkimäinen sekamelska, jota oli vaikea hallita, ylläpitää, tukea ja pitää turvallisena.

Tässä tilanteessa IT-osasto on osa ongelmaa, ei osa ratkaisua, koska siltä puuttui IT-strategiasuunnitelma. Ohjelmistoista, jotka eivät täytä liiketoiminnan vaatimuksia, vanhentuneista laitteistoista ja eristetyistä järjestelmistä tulee räikeitä todisteita hukkaan heitetyistä rahoista ja IT-rakenteesta, joka on irrallaan yrityksen tehtävästä ja tavoitteista.

Katsotaanpa esimerkki IT-strategiasuunnitelmasta ja sen olennaisista osista.

Mikä on IT-strategiasuunnitelma?

IT-strategiasuunnitelma on yrityksen IT-organisaatiota ohjaava asiakirja. Siinä määritellään yleiset tavoitteet, näitä tavoitteita tukevat strategiat ja strategioiden toteuttamiseen tarvittavat taktiikat.

Tietotekniikan strategiasuunnitelman kukin osa keskittyy yhteen strategiaan ja kuvaa tietyt toimet, joita tarvitaan kyseisen strategian toteuttamiseksi. Ajattele sitä korkean tason projektisuunnitelmana strategian toteuttamiseksi.

IT-strategiasuunnitelma vs. varsinainen IT-strategia: Suunnitelma on kuin laaja aikataulu, jolla korjataan kaikki puutteet IT:n nykytilan ja parhaiden käytäntöjen täyttämisen välillä. Siinä käsitellään kaikkia aloitteita, jotka johtavat liiketoiminnan tuloksiin ja tavoitteisiin. Aloitteet, jotka vaativat aikaa ja resursseja IT-osastolta, jotta ne voidaan toteuttaa, kuten esimerkiksi seuraavat:

• Paremmat IT-tuen vasteajat
• Digitaalisen kokemuksen parantaminen
• Uusien tuotteiden tarjoaminen digitaalisesti
• Yleismaailmallinen laajentuminen
• Kustannusten karsiminen
• Työnkulun parantaminen
• Työskentelyn automatisoinnin hyödyntäminen

.

• Myynnin lisääminen
• Uuden toimipisteen avaaminen

Esimerkki IT-strategiasuunnitelman kaaviosta

Tietotekniikkastrategiasuunnitelman laajuus ja muoto vaihtelee yrityksestä toiseen, mutta yksi asia pysyy vakiona: IT-strategiasuunnitelman on oltava linjassa yrityksen yleisen liiketoimintavision kanssa ja tuettava sitä. Tietotekniikka ei voi toimia tyhjiössä, vaan jokaisen aloitteen ja jokaisen käytetyn dollarin on tuettava yrityksen tavoitteita ja tehtävää.

Varmalla strategiasuunnitelmalla IT:stä tulee liiketoiminnan kumppani: osa ratkaisua.

IT-strategiasuunnitelman osat

Miltä IT-strategiaesimerkki siis näyttää? Aloitetaan joistakin keskeisistä komponenteista. Tätä IT-strategia-asiakirjaesimerkkiä voidaan muokata vastaamaan tietyn yrityksen erityistarpeita.

Kohdistaminen liiketoimintastrategiaan ja -tavoitteisiin: Tietotekniikkastrategiasuunnitelman tulisi osoittaa, että se on linjassa liiketoimintastrategian kanssa, jotta tietotekniikkastrategiat tukevat liiketoimintastrategioita. Liiketoimintastrategiat, jotka edellyttävät suuria investointeja IT-infrastruktuuriin tai ohjelmistoratkaisuihin, olisi mainittava erikseen. Yrityksen tavoitteita on helppo tulkita väärin tai ymmärtää väärin, jos ne tulevat sanomalehtien välityksellä. Siksi on tärkeää, että IT-johtajat ovat mukana jokaisessa liiketoiminnan strategisen suunnittelun kokouksessa.

Pitkän aikavälin aloitteet: Edelliseen kohtaan liittyy läheisesti se, että hyvään IT-strategiakarttaesimerkkiin pitäisi sisältyä pitkän aikavälin aloitteita (joilla tarkoitetaan aloitteita, joiden toteuttaminen kestää kolmesta viiteen vuotta). Jos esimerkiksi yksi liiketoimintastrategioista on parempi digitaalinen asiakaskokemus, kannattaa ehkä kehittää joukko mobiilisovelluksia seuraavien vuosien aikana. Jos yrityksellä ei ole omia kehitysresursseja, siihen liittyvä IT-aloite voi olla mobiilisovellusten kehitystiimin perustaminen ja sen varustaminen asianmukaisilla työkaluilla, prosesseilla ja koulutuksella. Tai solmia kumppanuussuhde IT-palveluntarjoajan kanssa, jolla on tarvittavat taidot viedä hanke loppuun asti. Jälleen kerran on tärkeää pitää nämä aloitteet linjassa yrityksen tavoitteiden ja haluttujen tulosten kanssa.

Teknologian etenemissuunnitelma: Teknologia kehittyy luonnollisesti ajan myötä ja tarjoaa jatkuvasti mahdollisuuksia tarjota parempaa, nopeampaa ja halvempaa palvelua. IT-strategiaesimerkkejä tarkasteltaessa teknologian tulisi olla keskeisellä sijalla, kun otetaan huomioon sen rooli IT:ssä.

Kuvan lähde: https://www.itonics-innovation.com/blog/all-you-need-to-know-about-roadmapping-innovation/

Esimerkiksi monet yritykset ovat havainneet edut, joita on saavutettu siirtämällä paikalliset datakeskuksensa pilvipalveluntarjoajille, kuten Microsoft Azure ja Amazon Web Services (AWS). IT-strategian tiekarttaesimerkkiosiossa tulisi kuvata liiketoimintaa parhaiten tukevat teknologiasuunnat ja korkean tason suunnitelma siitä, miten nykytilasta päästään sinne. Koska voi olla vaikeaa ennakoida, millainen uusi teknologinen kehitys hyödyttäisi tiettyä liiketoimintaa, on joskus helppo lähteä liikkeelle suuntaan, joka osoittautuu lopulta vääräksi. Siksi tietotekniikkastrategia kattaa usein joukon periaatteita, joilla ohjataan eri liiketoimintatavoitteiden kannalta asianmukaista huolellisuutta tai riskinottoa uusien teknologisten suuntausten suhteen.

Parhaat käytännöt: Keskeinen osa IT-organisaation kykyä tukea liiketoimintaa on sen noudattaminen parhaita käytäntöjä, kuten IT Infrastructure Library (ITIL). Tässä osiossa olisi yksilöitävä puutteet organisaation parhaiden käytäntöjen noudattamisessa ja miten nämä puutteet aiotaan korjata. Tämän oikein tekeminen edellyttää asiantuntemusta IT:n parhaista käytännöistä. Mikään IT-organisaatio ei ota näitä parhaita käytäntöjä käyttöön yhdessä yössä, vaan se on matka, joka kestää usein useita vuosia. Parhaat IT-liiketoimintastrategiaesimerkit ottavat kuitenkin huomioon parhaat käytännöt.

IT-hallinto: IT:n parhaisiin käytäntöihin liittyy IT:n hallinto eli käytännöt ja menettelyt, joissa määritellään, miten IT-organisaatio hyväksyy, arvioi, käynnistää ja valvoo uusia aloitteita, laatua ja budjettia. Kuten parhaissa käytännöissä, myös näissä IT-strategian esimerkkidokumenteissa on monissa organisaatioissa parantamisen varaa. Tässä jaksossa käsitellään IT-hallinnan puutteita ja parannussuunnitelmia.

IT-palveluluettelo: Liiketoiminnan tukeminen tarkoittaa, että otetaan käyttöön vakiomuotoinen IT-palveluluettelo, joka on linjassa liiketoiminnan tarpeiden kanssa. Tässä osiossa tulisi kuvata nykyisessä IT-palveluluettelossa olevat puutteet ja suunnitelma näiden puutteiden täyttämiseksi. Joidenkin puutteiden täyttäminen on kuitenkin vaikeampaa (tai kalliimpaa) kuin toisten, ja tässä kohtaa on helppo olla liian kunnianhimoinen.

Viestintäsuunnitelma: Yksi avain menestykseen missä tahansa organisaatiossa on avoimuus: Selkeä viestintä nykytilasta, tulevista muutoksista, muutosten syistä ja käynnissä olevien aloitteiden tilasta. Jos IT-organisaatiolla ei ole toimivaa viestintäkoneistoa, jolla se voi pitää asiakkaansa ajan tasalla, tässä osiossa hahmotellaan, miten siihen aiotaan päästä. IT-organisaatioiden on kuitenkin varottava viestimästä liikaa, sillä liiasta viestinnästä tulee pelkkää huomiotta jätettyä roskapostia.

IT-periaatteet, mittarit ja talous: Tässä osiossa vastataan muun muassa seuraaviin kysymyksiin: Mitkä ovat IT:n johtavat periaatteet? Miten IT-organisaatio mittaa menestystään? Mitkä keskeiset suorituskykymittarit ohjaavat organisaatiota jatkuvaan parantamiseen? Mikä on pääomainvestointien, toimintakulujen ja veloitusten budjettimalli? Nämä IT-strategiaesimerkit on sovitettava huolellisesti yhteen muun liiketoiminnan kanssa, ja ne on sovitettava yhteen yrityksen yleisen rahoitusmallin kanssa.

Holistinen suunnittelu: Tässä osiossa kuvataan suunnitteluperiaatteet, jotka otetaan käyttöön tai tarkennetaan käytettäväksi jokaisessa IT-ratkaisussa, ja sen tulisi sisältää IT-testausstrategia. Esimerkiksi IT-strategisen suunnittelun kokonaisvaltaisessa suunnittelussa otetaan huomioon ihmiset, prosessit ja teknologia. Hankalinta on pitäytyä valituissa periaatteissa ja olla turvautumatta epäoptimaalisiin mutta tuttuihin toimintatapoihin.

IT-strategiasuunnitelman laatiminen

Vankan ja kattavan IT-strategiasuunnitelman laatiminen voi olla kovaa työtä, koska tiimin kunnianhimoiset tavoitteet on suhteutettava niiden toteuttamiseen käytettävissä oleviin resursseihin. Yritysjohdon kanssa on tehtävä useita luonnos- ja tarkistuskierroksia, ennen kuin päädytään strategiasuunnitelmaan, joka sopii sekä IT:lle että muulle liiketoiminnalle.

Klikkaa tästä nähdäksesi IT-strategian suunnitteluprosessin erittelyn.